Interventions

Pour maintenir correctement un parc de véhicules, une maintenance régulière ainsi que des réparations périodiques sont nécessaires. Planifier les réparations et gérer les services pour l’ensemble du parc est nécessaire pour s’assurer que tous les véhicules sont en bon état de fonctionnement lorsqu’ils sont nécessaires.

Les services, tels que la maintenance régulière, comme les vidanges d’huile ou les rotations de pneus, peuvent être enregistrés à l’avance. Les autres réparations sont enregistrées au fur et à mesure qu’elles se produisent.

Créer des enregistrements de service

Créer un enregistrement de service de deux manières : directement dans l’application Parc automobile, ou à partir d’une facture fournisseur dans l’application Comptabilité.

Depuis l’application Parc automobile

Pour enregistrer un service pour un véhicule dans l’application Parc automobile, aller au tableau de bord principal Services en allant à Parc automobile ‣ Parc automobile ‣ Services. Ouvrir un nouveau formulaire de service en cliquant sur le bouton Nouveau en haut à gauche.

Remplir les informations du formulaire. Les deux seuls champs obligatoires sont Type de service et Véhicule.

Les champs du formulaire sont :

• Description : saisir une brève description du service dans ce champ.

• Type de service : utiliser le menu déroulant pour sélectionner le type de service effectué. Si le service souhaité n’existe pas, saisir un nouveau type de service et cliquer sur Créer « (type de service) » ou Créer et modifier… pour ajouter le type de service et le configurer.

  Important

  Un seul Type de service est préconfiguré dans Odoo : Facture fournisseur.

• Date : utiliser le sélecteur de calendrier pour choisir la date à laquelle le service a été fourni ou est prévu. Naviguer jusqu’au mois souhaité à l’aide des icônes (flèche), puis cliquer sur la date pour la sélectionner.

• Coût : saisir le coût estimé du service, si disponible. Si le service concerne une réparation future, ce champ doit rester vide. Ce champ est mis à jour au fur et à mesure de la réception des devis, puis lorsque le coût final de la réparation est connu.

• Fournisseur : utiliser le menu déroulant pour sélectionner le fournisseur qui effectue le service. Si le fournisseur n’a pas encore été saisi dans le système, ajouter et configurer le fournisseur.

• Véhicule : utiliser le menu déroulant pour sélectionner le véhicule qui a été entretenu. Lorsque le véhicule est sélectionné, le champ Conducteur est rempli et l’unité de mesure du champ Valeur du compteur apparaît.

• Conducteur : le conducteur actuel du véhicule remplit automatiquement ce champ lorsque le Véhicule est sélectionné. Si le conducteur doit être modifié, un autre conducteur peut être sélectionné à l’aide du menu déroulant.

• Valeur du compteur : saisir la valeur du compteur kilométrique au moment du service. Les unités de mesure sont soit en kilomètres (km), soit en miles (mi), selon la configuration du véhicule sélectionné.

  Astuce

  Pour passer des kilomètres aux miles, ou inversement, cliquer sur l’icône (lien interne) à droite du véhicule sélectionné dans le champ Véhicule.

  Modifier l’unité de mesure, puis revenir au formulaire de service via les liens de navigation. L’unité de mesure est alors mise à jour dans le champ Valeur du compteur.

• NOTES : saisir toutes les notes relatives à la réparation en bas du formulaire de service. Cela peut inclure, par exemple, les détails du devis ou les pièces remplacées.

Depuis l’application Comptabilité

Parfois, les réparations sont effectuées et facturées avant la création des enregistrements de service. C’est une situation courante lorsque les réparations sont imprévues, comme le remorquage de véhicules en panne ou l’exécution de réparations d’urgence sur le bord de la route. Dans ces circonstances, les enregistrements de service peuvent être créés directement à partir d’une facture fournisseur dans l’application Comptabilité.

Pour lier une facture fournisseur à un service et créer un enregistrement de service, ouvrir d’abord l’application Comptabilité et cliquer sur Achats dans le tableau de bord. Cliquer sur la facture fournisseur pour la réparation afin d’ouvrir les détails de la facture.

Dans l’onglet Lignes de facture, cliquer sur l’icône options supplémentaires pour afficher un menu déroulant. Cocher la case à côté de Véhicule, puis cliquer ailleurs pour fermer le menu déroulant.

Cliquer dans le champ Véhicule et sélectionner le véhicule sur lequel le service a été effectué.

Important

Pour ajouter un véhicule à une facture, le Statut de la facture dans le tableau de bord comptable doit être Brouillon. Si la facture a été confirmée, cliquer sur le bouton Réinitialiser en brouillon sur la facture, puis ajouter le véhicule.

Une fois le champ Véhicule renseigné, ouvrir le tableau de bord Services en allant à Parc automobile ‣ Parc automobile ‣ Services. Le Type de service est répertorié comme Facture fournisseur, par défaut. L’enregistrement doit être mis à jour pour conserver des enregistrements de service précis.

Cliquer sur le nouvel enregistrement Facture fournisseur pour afficher les détails du service. Cliquer sur le champ Type de service pour afficher un menu déroulant de tous les types de service disponibles, et sélectionner le type de service correct. Si nécessaire, créer un nouveau type de service.

Sur l’enregistrement de service, un bouton intelligent Facture du service apparaît en haut. Cliquer sur le bouton intelligent Facture du service pour afficher la facture fournisseur correspondante.

Astuce

La couleur du texte dans le bouton intelligent Facture du service indique le statut de la facture. Un texte vert indique que la facture est confirmée ou payée, un texte orange indique qu’elle est encore un brouillon.

Créer un type de service

La seule méthode pour créer des types de service consiste à utiliser un formulaire de service.

Dans le formulaire de service, saisir le nom du nouveau Type de service dans le champ correspondant. Ensuite, cliquer sur Créer et modifier…, et un formulaire contextuel Créer un type de service apparaît.

Le type de service saisi dans le formulaire de service remplit automatiquement le champ Nom, qui peut être modifié si nécessaire.

Ensuite, sélectionner la Catégorie pour le nouveau type de service dans le menu déroulant de ce champ. Les deux options par défaut sont Contrat ou Service. Il est impossible de créer des catégories supplémentaires.

Si le service s’applique uniquement aux contrats ou aux services, sélectionner la Catégorie correspondante. Si le service s’applique à la fois aux contrats et aux services, laisser ce champ vide.

Une fois terminé, cliquer sur Enregistrer & Fermer.

Créer un fournisseur

Lorsqu’un service est réalisé pour la première fois, la fiche du fournisseur n’a généralement pas encore été ajoutée à la base de données. Il est recommandé d’ajouter les informations complètes d’un fournisseur dans la base de données, afin de pouvoir récupérer toute information nécessaire.

Les fournisseurs sont ajoutés via l’application Contacts. Consulter la documentation pour plus de détails.

Note

Différents onglets ou champs peuvent être visibles sur le formulaire Créer Fournisseur, selon les autres applications installées.

Consulter les services

Pour consulter tous les services enregistrés dans la base de données, y compris les anciennes et nouvelles demandes, aller à application Parc automobile ‣ Parc automobile ‣ Services. Tous les services apparaissent en vue liste, avec tous les détails de chaque service.

Les enregistrements de service sont regroupés par type de service. Le nombre de réparations pour chaque type de service apparaît entre parenthèses après le nom du type de service.

Chaque service listé affiche les informations suivantes :

• Date : La date à laquelle le service ou la réparation a été effectué (ou demandé).

• Description : Une brève description du type spécifique de service ou de réparation effectué pour clarifier le service concerné.

• Type de service : Le type de service ou de réparation effectué. Cela se sélectionne dans une liste de services qui doivent être configurés.

• Véhicule : Le véhicule spécifique sur lequel le service a été effectué.

• Conducteur : Le conducteur actuel du véhicule.

• Fournisseur : Le fournisseur spécifique qui a effectué le service ou la réparation.

• Notes : Toute information associée au service ou à la réparation qui est documentée pour ajouter des précisions.

• Coût : Le coût total du service ou de la réparation.

• Étape : Le statut du service ou de la réparation. Les options sont Nouveau, En cours, Terminé ou Annulé.

En bas de la colonne Coût, le coût total de tous les services et réparations est indiqué.