Creare eventi¶
Con l’applicazione Eventi, gli organizzatori possono creare e configurare eventi in presenza o online in Odoo. Ogni nuovo evento contiene diverse opzioni per personalizzare aspetti logistici specifici come la vendita di biglietti, il desk di registrazione, gli stand, i track, gli sponsor, le sale e altro ancora.
Gli eventi possono essere creati manualmente da zero o costruiti a partire da modelli preconfigurati. Una volta avviata, l’app Eventi si integra con altre app per funzionalità avanzate, tra cui la promozione degli eventi, la vendita di biglietti di registrazione ai partecipanti e la generazione di opportunità utilizzando regole personalizzabili.
Dashboard¶
Per creare un evento, vai all’app Eventi per accedere alla dashboard. Per impostazione predefinita, la dashboard Eventi utilizza la vista (Kanban), che mostra tutti gli eventi nel database nelle rispettive fasi della pipeline. È possibile impostare altre viste utilizzando i pulsanti nell’angolo in alto a destra.
Ogni scheda evento mostra il nome dell’evento, la data programmata, la posizione, il numero previsto di Partecipanti, eventuali attività programmate relative all’evento e il responsabile dell’evento.
Le fasi predefinite nella vista Kanban sono Nuovo, Prenotato, Annunciato e Terminato. Le schede possono essere trascinate e rilasciate in qualsiasi fase della pipeline.
Nota
La fase Terminato è minimizzata per impostazione predefinita ed è situata a destra delle altre fasi.
Per aggiungere una nuova fase, fai clic sul pulsante Aggiungi fase, inserisci un nome e poi fai clic su (Aggiungi) per aggiungere la fase o su (Rimuovi) per eliminarla.
Aggiungi un nuovo evento¶
Gli eventi possono essere creati andando all’app , nelle viste (Kanban), (Elenco) o (Gantt). Quindi, fai clic sul pulsante Nuovo nell’angolo in alto a sinistra della dashboard per aprire un nuovo modulo evento.
Nella parte superiore del modulo evento si trova una serie di pulsanti intelligenti relativi a varie metriche dell’evento. Questi si popolano automaticamente con i dati una volta che i partecipanti iniziano a registrarsi, quando gli stand e gli sponsor si iscrivono all’evento, quando l’evento si svolge e così via. È possibile fare clic su questi pulsanti per accedere alle pagine correlate dell’evento per modificare eventuali dettagli ed eseguire qualsiasi azione desiderata.
Sotto i pulsanti intelligenti si trova il modulo evento, che contiene vari campi e schede cliccabili per configurare i dettagli necessari dell’evento.
Per iniziare, inserisci alcune informazioni di base sull’evento nei seguenti campi:
Nome evento: il titolo dell’evento. Questo campo è obbligatorio.
Data: la data programmata o l’intervallo di date dell’evento (espresso nel fuso orario locale). Questo campo è compilato automaticamente ma modificabile ed è obbligatorio.
Visualizza fuso orario: il fuso orario in cui la data dell’evento viene visualizzata sul sito web. Questo campo è compilato automaticamente ma modificabile ed è obbligatorio.
Lingua: la lingua scelta per tutte le comunicazioni dell’evento.
Nota
A destra del campo Nome evento inserito, è presente un tooltip della lingua, rappresentato da un indicatore di lingua abbreviato (ad es. EN). Quando si fa clic, appare una finestra pop-up Traduci nome che mostra varie opzioni di traduzione linguistica preconfigurate disponibili nel database.
In alternativa, per compilare il modulo evento da un modello evento, selezionare un’opzione nel menu a discesa Modello. Per saperne di più, consulta la documentazione Modelli di eventi.
Inoltre, aggiungi eventuali tag corrispondenti (ad es. Online, Conferenza) per l’evento nel campo Tag. È possibile aggiungere più tag per evento.
Suggerimento
I tag possono essere visualizzati sugli eventi elencati sul sito web abilitando la casella di controllo Mostra sul sito web da .
Continua inserendo informazioni come i punti di contatto e la sede dell’evento nei seguenti campi:
Organizzatore: l’organizzatore dell’evento (un’azienda, un contatto o un dipendente).
Responsabile: l’utente specifico responsabile della gestione dell’evento nel database.
Azienda: l’azienda specifica nel database a cui è correlato l’evento. Questo campo appare solo se si lavora in un ambiente multi-azienda. Questo campo viene compilato automaticamente ma è modificabile. È obbligatorio.
Sito web: il sito web specifico nel database su cui viene pubblicato l’evento. Se questo campo viene lasciato vuoto, l’evento può essere pubblicato su tutti i siti web nel database. Per saperne di più, consultare la documentazione Siti web multipli.
Sede: la sede dell’evento. Questo campo estrae informazioni dall’applicazione Contatti. In alternativa, le informazioni possono essere inserite manualmente.
Per limitare il numero di registrazioni per l’evento, seleziona Limita registrazioni e inserisci il numero massimo di partecipanti consentiti nel campo risultante.
Configurazioni aggiuntive dell’evento¶
Dopo aver compilato i campi nel modulo evento, passa alle quattro schede in basso per ulteriori personalizzazioni.
Scheda biglietti¶
Nella scheda Biglietti del modulo evento, crea biglietti di registrazione personalizzati e livelli di biglietti per gli eventi.
Per creare un biglietto, fai clic su Aggiungi una riga nella scheda Biglietti. Nel campo Prodotto, seleziona il prodotto preconfigurato Registrazione evento oppure creane uno nuovo digitando il nome del nuovo prodotto di registrazione evento e selezionando Crea o Crea e modifica… dal menu a discesa risultante. Quindi, inserisci un nome per il biglietto (ad es. Biglietto base o VIP) nel campo Nome.
Importante
Affinché un prodotto di registrazione evento sia selezionabile nella scheda Biglietti, il Tipo di prodotto della registrazione evento deve essere impostato su Servizio e il campo Crea su ordine deve essere impostato su Registrazione evento.
Suggerimento
I prodotti di registrazione agli eventi esistenti possono essere modificati direttamente da questo campo cliccando sull’icona (freccia destra) situata accanto al prodotto di registrazione all’evento. In questo modo viene visualizzato il modulo di quel prodotto. Se l’applicazione Magazzino è installata, sono disponibili scelte aggiuntive per personalizzare il prodotto.
Successivamente, imposta il costo di registrazione del biglietto nel campo Prezzo.
Nota
Il Prezzo di vendita definito nel modulo del prodotto di registrazione all’evento imposta il costo predefinito di un biglietto. Modificare il Prezzo di un biglietto nella scheda Biglietti imposta un nuovo costo di registrazione del biglietto per quell’evento.
Successivamente, inserire le date Inizio vendite e Fine vendite nei rispettivi campi. Per farlo, cliccare nel campo vuoto per visualizzare un calendario a comparsa. Da lì, selezionare la data e l’ora desiderate, quindi cliccare Applica.
Quindi, se desiderato, designa un importo Massimo di quel biglietto specifico che può essere venduto.
La colonna Registrazione si popola con il numero di biglietti venduti.
Per eliminare biglietti dalla scheda Biglietti, cliccare sull’icona (cestino) a destra nella riga corrispondente al biglietto da eliminare.
Suggerimento
Per aggiungere una colonna facoltativa Descrizione alla scheda Biglietti, clicca sul menu a tendina (opzioni aggiuntive), situato all’estrema destra dei titoli delle colonne.
Successivamente, seleziona la casella accanto alla voce Descrizione dal menu a tendina risultante.
Una volta aggiunta, appare l’opzione per aggiungere brevi descrizioni per ciascun biglietto dell’evento, che può essere utilizzata per informare i partecipanti di eventuali vantaggi o servizi che possono coincidere con acquisti di biglietti specifici.
Scheda comunicazione¶
Nella scheda Comunicazione di un modulo evento, creare varie comunicazioni di marketing che possono essere programmate per essere inviate a intervalli specifici prima e dopo l’evento.
Nota
Per impostazione predefinita, Odoo fornisce tre comunicazioni preconfigurate separate su ogni nuovo modulo evento. Una è un’email inviata dopo ogni registrazione per confermare l’acquisto con il partecipante. Le altre due sono email di promemoria dell’evento programmate per essere inviate a diversi intervalli di tempo prima dell’evento per ricordare al destinatario l’evento imminente.
Per aggiungere elementi nella scheda :guilabel:`Comunicazioni, fai clic su Aggiungi riga. In seguito, seleziona il tipo di comunicazione desiderato dal primo menu a tendina nella colonna Modello. Le opzioni disponibili sono: E-mail, SMS, Post social oppure WhatsApp.
Importante
L’opzione Post social appare solo se l’applicazione Social marketing è installata. L’opzione WhatsApp appare solo se il modulo WhatsApp è installato.
I template WhatsApp non possono essere modificati durante la configurazione attiva. È richiesta un’approvazione separata da Meta.
Quindi, selezionare un modello di email esistente dal secondo menu a tendina nel campo Modello.
Successivamente, definire l”Intervallo e l”Unità dai rispettivi campi a tendina, indicando a Odoo quando la comunicazione deve essere inviata. Le opzioni di Unità sono: Immediatamente, Ore, Giorni, Settimane e Mesi.
In seguito, seleziona una delle seguenti opzioni dal menu a discesa Attivazione:
Dopo ciascuna registrazione
Prima dell’inizio dell’evento
Dopo l’inizio dell’evento
Dopo la fine dell’evento
Prima della fine dell’evento
La colonna (#) Inviato mostra la quantità di comunicazioni inviate. Accanto al numero appaiono icone diverse in base allo stato di ogni comunicazione. Lo stato In corso è rappresentato dall’icona (tre ingranaggi). Lo stato Inviato è rappresentato dall’icona (segno di spunta). Infine, lo stato Programmato è rappresentato dall’icona (clessidra).
È possibile aggiungere un numero qualsiasi di comunicazioni nella scheda Comunicazione di un modulo evento.
Example
Per inviare un’email di conferma un’ora dopo che un partecipante si registra a un evento, configura la seguente comunicazione:
Intervallo:
1Unità: Ore
Trigger: Dopo ogni registrazione
Nota
I modelli di email esistenti possono essere modificati direttamente dal menu a tendina Modello, se necessario, cliccando sull’icona (collegamento interno) accanto al nome del modello. In questo modo viene visualizzata una pagina separata in cui gli utenti possono modificare il Contenuto, la Configurazione email e le Impostazioni di quel particolare modello di email.
Per visualizzare e gestire tutti i modelli e-mail, attiva la Modalità sviluppatore (modalità di debug) e vai su . Modifica con cautela poiché i modelli e-mail influenzano tutte le comunicazioni in cui il modello viene utilizzato.
Scheda domande¶
Nella scheda Domande del modulo di un evento, gli utenti possono creare questionari per raccogliere informazioni dai partecipanti al momento della registrazione all’evento.
Nota
Per impostazione predefinita, Odoo fornisce tre domande nella scheda Domande per ogni modulo evento. Le domande predefinite richiedono ai partecipanti di fornire il proprio nome, l’indirizzo e-mail e, facoltativamente, un numero di telefono.
Le informazioni raccolte dalla scheda Domande si trovano nella dashboard Partecipanti, accessibile tramite il pulsante intelligente Partecipanti. Odoo popola record individuali che contengono informazioni di base sui registranti e sulle loro preferenze.
Per aggiungere una domanda nella scheda Domande, fai clic su Aggiungi riga. In questo modo si aprirà la finestra pop-up Aggiungi: domanda. Da qui, gli utenti possono selezionare domande configurate in precedenza o fare clic su Nuova per crearne una nuova. In questo modo si aprirà una nuova finestra pop-up dal titolo Crea domanda.
Per prima cosa, inserisci la domanda nel campo nella parte superiore del modulo. In seguito, specifica se la domanda richiede una Risposta obbgligatoria.
Successivamente, selezionare un’opzione Tipo di domanda:
Selezione: fornire opzioni di risposta alla domanda tra cui i registranti possono scegliere. Le opzioni di risposta selezionabili possono essere gestite nella colonna Risposte nella parte inferiore della finestra pop-up.
Inserimento testo: consente agli utenti di inserire una risposta personalizzata alla domanda in un campo di testo.
Nome: fornisce ai registranti un campo in cui inserire il proprio nome.
Email: Fornisce ai partecipanti un campo per inserire il proprio indirizzo email.
Telefono: Fornisce ai partecipanti un campo per inserire il proprio numero di telefono.
Azienda: Fornisce ai partecipanti un campo per inserire l’azienda a cui sono associati.
Inoltre, è possibile selezionare una o più delle seguenti opzioni per configurare la visibilità e l’estensibilità della domanda:
Una domanda per ordine: poni questa domanda una sola volta per ogni registrazione applicando la risposta a tutti i partecipanti dell’ordine (se vengono acquistati più biglietti contemporaneamente);
Domanda predefinita: aggiungi automaticamente la domanda a tutti i nuovi eventi;
È riutilizzabile: permetti di riutilizzare la domanda per tutti i nuovi eventi. Se la Domanda predefinita è selezionata, l’opzione viene attivata automaticamente.
La scheda Risposte appare se il Tipo di domanda scelto è Selezione. Aggiungi le risposte alla domanda in questa scheda facendo clic su Aggiungi riga.
Una volta aggiunte tutte le configurazioni desiderate, fai clic su Salva e chiudi per salvare la domanda e tornare alla scheda Domande nel modulo dell’evento. In alternativa, fai clic su Salva e nuova per salvare la domanda e configurarne un’altra. Per annullare, fai clic su Annulla.
Gli utenti possono aggiungere tutte le domande necessarie nella scheda Domande.
Suggerimento
Per i tipi Selezione e Inserimento testo, un pulsante Statistiche appare sul lato destro della riga della domanda. Quando viene cliccato, Odoo visualizza una pagina separata che mostra le metriche di risposta a quella domanda specifica.
Scheda Note e documenti¶
Nella scheda Note e documenti di un modulo evento gli utenti possono aggiungere note interne dettagliate e istruzioni relative all’evento oppure informazioni per i partecipanti.
Per gli eventi in presenza, gli utenti possono specificare la mappa della sede e i dettagli del badge dei partecipanti nei seguenti campi:
Mappa evento: carica un’immagine della mappa della location dell’evento. Per farlo, fai clic su Carica file;
Dimensioni badge: seleziona le dimensioni del formato carta desiderato per i badge dei partecipanti. Le opzioni sono: A4 pieghevole, A6, 4 per foglio`e :guilabel:`96x82 mm (Stampante badge);
Sfondo badge: carica un’immagine personalizzata per lo sfondo del badge. Fai clic su Carica file.
Nel campo Istruzioni biglietto gli utenti possono aggiungere istruzioni specifiche per i partecipanti che appariranno sui biglietti.
Nel campo Nota gli utenti possono inserire note interne per il personale dell’evento, come elenchi di cose da fare, informazioni di contatto, istruzioni e molto altro.
Pubblicare eventi¶
Una volta completate tutte le configurazioni e modifiche nel modulo evento, è il momento di pubblicare l’evento sul sito web. In questo modo l’evento diventa visibile ai visitatori del sito web e permette alle persone di registrarsi all’evento.
Per pubblicare un evento dopo aver completato tutte le personalizzazioni, fare clic sul pulsante intelligente Vai al sito web nella parte superiore del modulo evento. In questo modo viene visualizzata la pagina web dell’evento, che può essere personalizzata come qualsiasi altra pagina web del sito tramite il pulsante Modifica.
Per saperne di più sulle funzionalità e le opzioni di progettazione del sito web, consultare la documentazione Blocco di costruzione.
Una volta che il sito web dell’evento è pronto per essere condiviso, clicca sul pulsante rosso Non pubblicato nell’intestazione per trasformarlo nel pulsante verde Pubblicato. A questo punto, la pagina web dell’evento è pubblicata e accessibile a tutti i visitatori del sito.
Inviare inviti per eventi¶
Per inviare inviti agli eventi a potenziali partecipanti, accedere al modulo evento desiderato tramite e fare clic sull’evento desiderato. Successivamente, fare clic sul pulsante Invita nell’angolo in alto a sinistra del modulo evento.
In questo modo viene visualizzato un modulo email vuoto da compilare come desiderato. Per saperne di più su come creare e personalizzare email come questa, consultare la documentazione Creare un’email.
Procedere alla creazione e personalizzazione di un messaggio email da inviare come invito ai potenziali partecipanti. Ricordarsi di includere un link alla pagina di registrazione sul sito web dell’evento, consentendo ai destinatari interessati di registrarsi.
Suggerimento
L’invio di email da Odoo è soggetto a un limite giornaliero che, per impostazione predefinita, è di 200. Per saperne di più sui limiti giornalieri, consultare la documentazione Limite giornaliero raggiunto.
Vedi anche