Crear eventos¶
Con la aplicación Eventos, los organizadores pueden crear y configurar eventos presenciales o en línea desde Odoo. Cada nuevo evento incluye varias opciones para personalizar logísticas específicas del evento, como la venta de boletos, el registro, los estands, las sesiones, los patrocinadores, las salas y mucho más.
Los eventos se pueden crear de forma manual desde cero o con plantillas predefinidas. Una vez se empiece a usar, la aplicación Eventos se integra con otras aplicaciones para contar con funciones mejoradas, incluyendo promocionar eventos, vender boletos por registros a asistentes y generar leads usando reglas personalizables.
Tablero¶
Para crear un evento, ve a la aplicación Eventos para abrir el tablero. De forma predeterminada, el tablero de Eventos usa la vista (kanban), donde puedes ver todos los eventos en la base de datos en sus respectivas etapas del flujo. Haz clic en los botones en la esquina superior derecha para utilizar otras vistas.
Cada tarjeta de eventos muestra el nombre del evento, su fecha programada, ubicación, número de asistentes esperados, cualquier actividad programada relacionada al evento y a la persona responsable del evento.
Las etapas predeterminadas en la vista Kanban son Nuevas, Reservadas, Anunciadas, Terminado, Cancelado. Las tarjetas se pueden arrastrar y soltar en cualquier etapa del flujo.
Nota
La etapas Finalizado y Cancelado están plegadas de forma predeterminada y se encuentran a la derecha de las otras etapas.
Para agregar una etapa nueva, haz clic en el botón Agregar etapa a la derecha, ingresa un nombre para la etapa y haz clic en Agregar.
Agregar un nuevo evento¶
Para crear eventos abre la aplicación en las vistas de (kanban), (lista), o (gantt):guilabel:. Después, haz clic en el botón Nuevo en la esquina superior izquierda del tablero para abrir un formulario nuevo para el evento.
En la parte superior del formulario del evento hay varios botones inteligentes relacionados con distintas métricas del evento. Estas métricas se comenzarán completar en automático con los datos correspondientes cuando los asistentes comiencen a inscribirse, los estands y los patrocinadores se registren para el evento, el evento se lleve a cabo, etcétera. Se puede hacer clic a estos botones inteligentes para navegar a las páginas relacionadas del evento y modificar cualquier detalle o realizar las acciones deseadas.
Abajo de los botones inteligentes está el formulario del evento, que contiene varios campos y pestañas a las que puedes hacer clic para configurar todos los detalles necesarios del evento.
Para comenzar, ingresa información básica sobre el evento en los campos a continuación:
Nombre del evento: El título del evento. Este campo es obligatorio.
Fecha: La fecha programada o rango de fecha del evento (expresada en la zona horaria local). Este campo se llena en automático pero se puede modificar y es obligatorio.
Mostrar zona horaria: La zona horaria en la que aparecerá la fecha del evento en el sitio web. Este campo es obligatorio y se completa de forma automática, pero lo puedes modificar.
Idioma: El idioma seleccionado para las comunicaciones del evento.
Nota
A la derecha del nombre del evento hay una herramienta de sugerencia de idioma con un indicador abreviado (por ejemplo, ES). Al hacer clic en ella aparece la ventana emergente Traducir: nombre que muestra varias opciones de traducción preconfiguradas disponibles en la base de datos.
Para llenar un formulario de evento con una plantilla de evento, también puedes seleccionar una opción en el menú desplegable Plantilla. para aprender más, consulta la documentación sobre Plantillas para eventos.
Además, es posible agregar cualquier etiqueta correspondiente (por ejemplo, En línea o Conferencia) al evento en el campo Etiquetas. Se pueden agregar varias etiquetas a un mismo evento.
Truco
Para mostrar las etiquetas en los eventos que aparecen en el sitio web, activa la opción Mostrar en el sitio web en .
Para continuar ingresa información como los puntos de contacto y la ubicación del recinto en los campos a continuación:
Organizador: El organizador del evento (una empresa, contacto o empleado).
Responsable: El usuario responsable de la gestión del evento en la base de datos.
Empresa: Selecciona la empresa de la base de datos relacionada al evento. Este campo solo aparece si trabajas en un entorno multiempresa. Se completa en automático, pero puede modificarlo y es obligatorio.
Sitio web: El sitio web específico de la base de datos donde se publica el evento. Si dejas este campo vacío, podrás publicar el evento en todos los sitios web de la base de datos. Para obtener más información, consulta la documentación de Varios sitios web.
Sede: La sede del evento. Este campo toma la información de la aplicación Contactos, pero también es posible agregar la información de forma manual.
Mapa del evento: La imagen del mapa del recinto donde se llevará a cabo el evento. Haz clic en Sube tu archivo para cargar la imagen del mapa de la sede del evento.
Para limitar el número de registros al evento, haz clic en Limitar registros e ingresa el número máximo de asistentes permitidos en el campo.
Si quieres crear gafetes para los asistentes al evento, llena los campos a continuación:
Dimensión del gafete: La dimensión del formato de papel para los gafetes de evento. Las opciones son A4 plegable, A6 y 4 por hoja.
Fondo del gafete: La imagen personalizada de fondo para los gafetes. Haz clic en Sube tu archivo para subir una imagen.
Configuraciones adicionales para el evento¶
Después de llenar los campos en el formulario del evento, continúa con las cuatro pestañas en la parte inferior para una personalización más exacta.
Pestaña de boletos¶
En la pestaña Boletos del formulario de evento puedes crear boletos de registro y diferentes niveles de boletos para los eventos.
Para crear un boleto, haz clic en Agregar una línea en la pestaña Boletos. En el campo Producto selecciona el producto preconfigurado Registro al evento o cree uno nuevo. Para eso, escribe el nombre del nuevo producto y luego selecciona Crear o Crear y editar… en el menú desplegable. Después agrega un nombre para el boleto (por ejemplo, Boleto básico o VIP) en el campo Nombre.
Importante
Para que un producto de registro a un evento se pueda seleccionar en la pestaña Boletos, el Tipo de producto del registro debe ser Servicio y el campo Crear en la orden debe configurarse como Registro al evento.
Truco
También es posible modificar los productos de registro de eventos existentes desde este campo al hacer clic en el icono (flecha hacia la derecha) ubicado junto al producto correspondiente, esta acción abre su formulario. Habrán opciones adicionales disponibles para personalizar el producto si la aplicación Inventario está instalada.
Después, establezca el precio del boleto en el campo Precio.
Nota
El precio de venta definido en el formulario del producto de registro al evento establece el costo predeterminado de un boleto. Si modificas el precio de un boleto en la pestaña Boletos, entonces estableces un nuevo costo de registro del boleto para ese evento.
Ahora ingresa la fecha del inicio de la venta y la del fin en sus respectivos campos. Para ello, haz clic en el campo vacío para abrir el calendario emergente, selecciona la fecha y hora deseadas y luego haz clic en Aplicar.
Después, si lo desea, proporcione la cantidad máxima que se puede vender de ese boleto en específico.
La columna Registro se llena con el número de boletos que se hayan vendido.
Para eliminar cualquier boleto de la pestaña, haz clic en el icono (papelera) ubicado en la línea correspondiente al boleto que deseas eliminar.
Truco
Para agregar la columna opcional Descripción a la pestaña Boletos, haga clic en el menú desplegable (opciones adicionales) que se encuentra en la esquina derecha de los títulos de las columnas.
Después, seleccione la casilla junto a Descripción en el menú desplegable.
Al seleccionarla aparece la opción de agregar descripciones breves para cada boleto de evento. Estas son útiles para informarle a los asistentes sobre los beneficios o servicios que puedan tener al comprar algún boleto en específico.
Pestaña «Comunicación»¶
Es posible crear varias comunicaciones de marketing programadas para su envío en intervalos específicos antes y después del evento en la pestaña Comunicación del formulario de un evento.
Nota
Odoo proporciona tres mensajes preconfigurados de forma predeterminada en cada nuevo formulario de evento. Uno es un correo electrónico que se envía después de cada registro para confirmar la compra con el asistente. Los otros dos son recordatorios del evento por correo electrónico que están programados para enviarse en distintos momentos antes del evento para recordarle el próximo evento al destinatario.
Para agregar elementos a la pestaña Comunicación, haz clic en Agregar una línea y selecciona el tipo de comunicación deseado del menú desplegable en el campo Plantilla. Las opciones son: Correo, SMS, Publicación en redes sociales o WhatsApp.
Importante
La opción Publicación en redes sociales solo aparece si la aplicación Redes sociales está instalada. La opción WhatsApp solo aparece si el módulo WhatsApp está instalado.
Las plantillas de WhatsApp no se pueden editar durante una configuración activa, necesitas la aprobación de Meta.
Selecciona una plantilla de correo existente en el segundo menú desplegable en el campo Plantilla.
Después, define el intervalo y la unidad desde sus respectivos campos desplegables, esto le indica a Odoo cuándo debe enviar la comunicación. Las opciones de Unidad son: Inmediatamente, Horas, Días, Semanas y Meses.
Después seleccione una opción en el menú desplegable Activar. Las opciones son Después de cada registro, Antes del evento y Después del evento.
En la columna Enviado podrás ver el número de comunicaciones enviadas. A un lado del número aparecerán diferentes iconos según el estado de esa comunicación en particular. El estado En ejecución se representa con el icono (tres engranajes). El estado Enviado se representa con el icono (marca de verificación). El estado Programado se representa con el icono (reloj de arena).
Puedes agregar el número de comunicaciones que desees a la pestaña Comunicación de un formulario de evento.
Example
Configure la siguiente comunicación para enviar un correo de confirmación una hora después de que un participante se registre en un evento:
Intervalo:
1Unidad: Horas
Activar: Después de cada registro
Nota
También es posible modificar las plantillas de correo electrónico existentes si es necesario desde el menú desplegable Plantilla. Haz clic en el icono (enlace interno) ubicado junto al nombre de la plantilla, esta acción abre otra página donde los usuarios pueden editar el contenido, la configuración de correo electrónico y los ajustes de esa plantilla en específico.
Es necesario activar el Modo de desarrollador (modo de depuración) para ver y gestionar todas las plantillas de correo electrónico. Vaya a . Recuerde modificarlas con precaución, pues estas plantillas influyen en todas las comunicaciones donde se utilizan.
Pestaña de preguntas¶
En la pestaña Preguntas del formulario de un evento, los usuarios pueden crear cuestionarios breves para que las personas que se registraron interactúen y las respondan después de inscribirse.
Estas preguntas pueden estar orientadas para recopilar información básica sobre el asistente, conocer sus preferencias, expectativas y otros aspectos similares. Esta información también puede utilizarse para crear métricas de reportes más detalladas, además de ser útil para establecer reglas específicas para generar leads.
Nota
Odoo proporciona tres preguntas de forma predeterminada en la pestaña Preguntas de cada formulario de evento. Estas preguntas requieren que las personas que se registran proporcionen su nombre , correo electrónico y tienen la opción de incluir su número de teléfono.
La información recopilada desde la pestaña Preguntas aparece en el tablero Asistentes, al que puedes acceder con el botón inteligente Asistentes. Odoo completa registros individuales con información básica de los asistentes registrados, así como sus preferencias.
Haga clic en Agregar una línea para agregar una pregunta en la pestaña Preguntas. Esta acción abre la ventana emergente Crear pregunta en la que los usuarios pueden crear y configurar su pregunta.
Primero escriba la pregunta en el campo ubicado en la parte superior del formulario, después seleccione las casillas correspondientes si la pregunta necesita una respuesta obligatoria o si Odoo debería preguntar una vez por orden.
Si la casilla Preguntar una vez por orden está seleccionada, la pregunta solo se realizará una vez y su valor se aplicará a todos los asistentes en la orden (si es que compran varias entradas al mismo tiempo). Si la casilla no está seleccionada, Odoo hará la pregunta para cada asistente presente en el registro.
Después seleccione una opción relacionada con el tipo de pregunta:
Selección: Proporciona opciones de respuesta a la pregunta para que las personas registradas puedan elegir. Es posible gestionar las opciones de respuesta en la columna Respuestas ubicada en la parte inferior de la ventana emergente.
Entrada de texto: Permite que los usuarios escriban una respuesta personalizada para la pregunta en un campo de texto.
Nombre: Proporciona un campo para que las personas que se registran escriban su nombre.
Correo electrónico: Proporciona un campo para que las personas que se registran escriban su correo.
Teléfono: Proporciona un campo para que las personas que se registran escriban su teléfono.
Empresa: Proporciona un campo para que las personas que se registran escriban la empresa a la que pertenecen.
Después de haber realizado todas las configuraciones deseadas, haga clic en Guardar y cerrar para guardar la pregunta y regresar a la pestaña Preguntas del formulario del evento, también puede hacer clic en Guardar y crear nuevo para guardar la pregunta y crear una nueva pregunta de forma inmediata en la ventana emergente Crear pregunta.
Conforme agrega preguntas a la pestaña Preguntas, en las columnas informativas aparece la configuración de cada pregunta.
Las columnas informativas son las siguientes:
Título
Obligatorio
Una vez por orden
Tipo
Respuestas (si aplica)
En los tipos Selección y Entrada de texto aparece el botón Estadísticas del lado derecho de la línea de la pregunta. Al hacer clic, Odoo abre otra página con las métricas de respuesta a esa pregunta en específico.
Para eliminar cualquier pregunta de la pestaña Preguntas, haga clic en el icono (papelera) en su respectiva línea.
Puedes agregar el número de preguntas que desees a la pestaña Preguntas de un formulario de evento.
Pestaña de notas¶
En la pestaña Notas de un formulario de evento, los usuarios pueden agregar notas internas detalladas e instrucciones o información relacionada con el evento para los asistentes.
En el campo Nota de la pestaña Notas, los usuarios pueden agregar notas internas para otros empleados del evento, como listas de tareas pendientes, información de contacto, instrucciones, etcétera.
En el campo Instrucciones del boleto de la pestaña Notas, los usuarios pueden agregar instrucciones específicas para las personas que asisten al evento, estas aparecerán en el boleto de los asistentes.
Publicar eventos¶
Luego de completar todas las configuraciones y modificaciones en el formulario de evento, es momento de publicar el evento en el sitio web. Esto hace que los visitantes del sitio web puedan verlo y registrarse.
Haga clic en el botón inteligente Ir al sitio web ubicado en la parte superior del formulario del evento para publicar un evento después de realizar todas las personalizaciones. Esta acción abrirá la página web del evento, que se puede personalizar como cualquier otra página web del sitio con el botón Editar.
Consulta la documentación sobre los bloques de creación para obtener más información sobre las funciones y opciones de diseño web.
Una vez que el sitio web del evento esté listo para compartirlo, haga clic en el botón rojo Sin publicar del menú del encabezado, cambiará a color verde y dirá Publicado. En este punto, la página web del evento está publicada y todos los visitantes del sitio web pueden verla y acceder a ella.
Enviar invitaciones a eventos¶
Para enviar las invitaciones de los eventos a los posibles asistentes, diríjase al formulario del evento deseado desde y haga clic en el evento correspondiente. Después, haga clic en el botón Invitar ubicado en la esquina superior izquierda del formulario del evento.
Esta acción abre un formulario de correo electrónico vacío que deberá completar según sus preferencias. Consulte la documentación Crear un correo electrónico para aprender más sobre la creación y personalización de correos electrónicos como este.
Cree y personalice un mensaje de correo electrónico para enviarlo como invitación a los posibles asistentes. Recuerde incluir un enlace a la página de registro en el sitio web del evento para que los destinatarios interesados puedan registrarse.
Truco
El envío de correos desde Odoo tiene un límite diario, que es de 200 de forma predeterminada. Consulte la documentación sobre Límite diario alcanzado para obtener más información.