Parcours d’intégration¶
Lorsqu’un nouvel employé est embauché, il est important de disposer d’une procédure d’intégration qui peut être suivie. Cela garantit que les informations, l’équipement et la formation sont fournis à l’employé et que toutes les autres étapes nécessaires pour l’entreprise sont assignées aux bonnes personnes.
Une intégration appropriée garantit que les nouveaux employés reçoivent toutes les informations et tous les outils nécessaires pour réussir dans leurs rôles et avoir une transition en douceur vers leur nouveau poste.
Note
Depending on the installed applications, additional steps may appear in the onboarding plan.
Afficher le plan d’intégration¶
Before onboarding can begin, it is recommended to check the default onboarding plan that comes preconfigured with the Employees app. To view the current default plan, navigate to , then click Onboarding to view the detailed onboarding plan form.
Le formulaire du plan affiche les informations suivantes :
Plan Name: The specific name for the onboarding plan.
Model: Specifies where this plan can be used. In this case, in the Employees app. This field cannot be modified.
Department: If left blank (the default setting) this plan is available for all departments. Limit the use of the plan to a specific department by selecting the department using the drop-down menu.
Activities To Create: This tab lists all the onboarding steps. Each row displays:
Activity Type: The specific activity for the step. The default options are To-Do, Email, Call, Meeting, Document, and Certifications. If the Sign app is installed, a Signature option is available.
Summary: A one line description of the step.
Assignment: Chooses who completes the activity, relative to the new hire:
Ask at launch: Choose the user in the Assigned To field when launching the onboarding plan.
Default user: Choose a user who always handles this activity. Defined in the Assigned to field.
Coach: Assigns the employee’s coach as defined on the employee record.
Manager: Assigns the employee’s manager as defined on the employee record.
Employee: The new hire completes the activity.
Fleet Manager: Assigns the designated Fleet app manager. This option is only available if the Fleet app is installed.
Assigned to: This field remains blank, unless Default user is selected for the Assignment field. If Default user is selected, this field is populated with the selected user.
Interval: The time when the activity is active.
Unit: The set time interval, either days, weeks, or months.
Trigger: How scheduling is determined for the activity. Options are either Before Plan Date or After Plan Date.
Example
Un ordinateur portable doit être configuré et enregistré pour un nouvel employé la veille de son premier jour de travail. La personne qui effectue cette étape doit toujours être le responsable informatique, Abby Jones.
Pour configurer cette activité avec ces paramètres, le Type d’activité est défini sur To-Do, avec un résumé de Attribuer un ordinateur portable. Le champ Assignation est défini sur Utilisateur par défaut, et le champ Assigné à est défini sur Abby Jones. L”Intervalle est 1, et l”Unité est définie sur jours. Le Déclencheur est Avant la date du plan.
Note
In a multi-company database, a Company field also appears. Selecting a company for an onboarding plan restricts the plan to only that company.
Étapes du plan d’intégration¶
Le plan Intégration par défaut comprend trois étapes par défaut. Toutes les étapes sont des activités To-do, et sont planifiées pour le jour où le plan d’intégration est lancé (0 jours avant la date du plan).
Setup IT Materials: The manager must gather and configure all IT materials.
Plan Training: The manager must plan the training for the new employee.
Training: The new employee must complete the training planned by the manager.
Modifier le plan d’intégration¶
Un plan d’intégration unique ne fonctionne que si le flux convient à l’ensemble de l’entreprise.
Note
If the onboarding plan is universal, add to or modify the default onboarding plan. If department-specific onboarding plans are needed, create a new onboarding plan and limit the plan to a department.
To modify the default plan, first navigate to , then click on Onboarding.
To modify a step, click on it. In the Open: Activities pop-up window, make any desired modifications to the step, then click Save.
To add a new step, click Add a line at the bottom of the listed activities in the Activities To Create tab, and a blank Create Activities pop-up window appears. Enter all the information in the pop-up window, then click Save & Close if there are no other steps to add, or click Save & New if more steps are needed.
Créer un plan d’intégration¶
Certaines entreprises nécessitent différents plans d’intégration lorsqu’il existe des procédures d’intégration spécifiques à un département qui ne s’appliquent pas à l’ensemble de l’entreprise. Dans ces cas, un nouveau plan d’intégration spécifique au département doit être créé.
To create a new onboarding plan, navigate to . Click the New button in the upper-left corner, and a blank Employee Plans form loads.
Enter the Plan Name, and select the Department using the drop-down menu. This creates a plan exclusively for that department.
Add the various onboarding activities by clicking Add a line in the Activities To Create tab, and configure each activity.
Example
Une entreprise spécialisée dans la fabrication et la vente de mobilier d’extérieur en métal peut avoir une grande usine qui produit les produits et un bureau de vente séparé. Cette entreprise peut avoir deux plans d’intégration distincts, un pour les ouvriers d’usine et un pour les employés de bureau.
Le plan d’intégration pour les ouvriers d’usine est configuré pour le département Fabrication, et comprend des tâches spécialisées liées aux emplois d’usine. Celles-ci incluent la récupération de l’uniforme et de l’équipement de sécurité du nouvel employé, l’attribution d’une formation de sécurité, l’envoi d’un courriel à son équipe concernant le nouveau recrutement, l’examen des avantages sociaux, et plus encore.
Lancer le plan d’intégration¶
After an employee has been hired and their employee profile is created, navigate to the desired employee’s profile by clicking on their Kanban card on the Employees app dashboard, then click the Launch Plan button on their employee profile, and a blank Launch Plan pop-up window loads.
The top of the screen displays a button for each available plan, as well as a button for the various available activities. Click the desired onboarding plan to select it. Then, using the calendar selector, set a date in the Due Date field. This is typically the employee’s first day, but any date can be selected.
The Plan Summary section of the Launch Plan pop-up window displays all the steps in the selected plan, along with the user icon for the person assigned to each activity.
Click the Schedule button, and Odoo schedules everything in the plan according to their respective due dates.
All scheduled activities appear in the both chatter of the employee profile, and in the chatter of the users with assignments relating to the plan.
Note
If any activity assignments were configured to Ask at launch, an Assigned to field appears on the Launch Plan pop-up window. Using the drop-down menu, select the user responsible for all the unassigned activities.
Important
Onboarding can only be launched for users of the database. If there is any missing information on the employee’s profile, a warning listing the information needed appears.