Germania

Contabilità

Piano dei conti

In Odoo sono supportate sia le tabelle dei conti SKR03 che SKR04. Quando si crea un nuovo database Odoo Online, SKR03 viene installato per impostazione predefinita.

Verificare quale sia installato andando in Contabilità ‣ Configurazione ‣ Impostazioni e controllando il campo Pacchetto nella sezione Localizzazione fiscale.

Avvertimento

La selezione di un altro pacchetto è possibile solo se non è stata creata alcuna registrazione contabile. Se ne è stata registrata una, è necessario configurare una nuova azienda o database per selezionare un altro pacchetto. Inoltre, tutte le registrazioni contabili dovranno essere create nuovamente.

Report

I seguenti report specifici per la Germania sono disponibili su Odoo Enterprise:

• Stato patrimoniale

• Conto economico

• Report fiscale (Umsatzsteuervoranmeldung)

• Elenco di vendita CE

• Intrastat

Esportazione delle registrazioni da Odoo a DATEV

Dato per assodato che è stato installato uno dei pacchetti di localizzazione fiscale per la Germania, puoi esportare le registrazioni contabili da Odoo a DATEV dal libro mastro.

Sono necessari due tipi di esportazioni: prima l’esportazione DATEV ATCH, poi l’esportazione DATEV DATA.

Nota

Entrambe sono necessarie in fasi diverse per trasferire correttamente i dati a DATEV, poiché DATEV lavora con due interfacce, una per i clienti (DUO - DATEV Unternehmen Online) e una per i consulenti fiscali (DATEV Rechnungswesen).

1. DATEV ATCH

Andare in Contabilità ‣ Reporting ‣ Libro mastro, fare clic sul pulsante (Azioni) e selezionare Datev ATCH (zip).

Caricare il file ZIP scaricato tramite il `software DATEV Belegtransfer<https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/mydatev/cloud-anwendungen/datev-upload-online>`_.

Nota

Se il software DATEV Belegtransfer non è `installato<https://apps.datev.de/myupdates/download/products/ddc1adec-4b1e-4581-b5b0-504fe0d68fd2>`_ sul computer, chiedere assistenza al proprio consulente fiscale.

Avvertimento

Il file ZIP DATEV ATCH include i file (report) collegati a una fattura o bolletta Odoo. Per le fatture clienti, il file deve essere stato generato utilizzando il pulsante Invia. Per le bollette fornitori, il file deve essere stato ricevuto tramite un alias email o caricato utilizzando il pulsante Carica.

File ZIP DATEV ATCH

Il file ZIP contiene due tipi di file:

• i singoli file di fattura/bolletta (PDF, JPEG, ecc.) per il periodo selezionato nel libro mastro, e

• un file document.xml utilizzato per generare un ID univoco (GUID) per ogni file.

Questi ID univoci sono essenziali in quanto consentono a DATEV di collegare automaticamente i file alle singole voci del giornale, che verranno importate con il file DATEV DATA nel passaggio successivo.

2. DATEV DATA

Andare in Contabilità ‣ Reporting ‣ Libro mastro, fare clic sul pulsante (Azioni) e selezionare Datev DATA (zip).

Trasferire il file ZIP scaricato al proprio consulente fiscale. Dovrebbe importare il file ZIP in DATEV Rechnungswesen.

Verifica con il tuo consulente fiscale con quale frequenza necessita di questi file.

File ZIP DATEV ATCH

Il file ZIP contiene tre file CSV:

• il file EXTF_customer_accounts.csv contenente tutte le informazioni relative ai tuoi clienti,

• il file EXTF_vendor_accounts.csv contenente tutte le informazioni relative ai tuoi fornitori, e

• il file EXTF_accounting_entries.csv contenente tutte le registrazioni contabili per il periodo definito nel libro mastro, nonché gli ID univoci (GUID) in modo che le registrazioni contabili possano essere collegate ai file all’interno del file ZIP DATEV ATCH.

Conformità GoBD

GoBD sta per Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In breve, è una linea guida per la corretta gestione e conservazione di libri, registrazioni e documenti in formato elettronico, nonché per l’accesso ai dati, che è rilevante per l’autorità fiscale tedesca, la dichiarazione dei redditi e il bilancio.

Questi principi sono stati redatti e pubblicati dal Ministero Federale delle Finanze (BMF) nel novembre 2014. Dal gennaio 2015, sono diventati norma e hanno sostituito le pratiche precedentemente accettate legate alla contabilità informatizzata. Diverse modifiche sono state apportate dal BMF nel 2019 e nel gennaio 2020 per specificare alcuni contenuti a causa dello sviluppo di soluzioni digitali (hosting cloud, aziende senza carta, ecc.).

Importante

Odoo è certificato conforme a GoBD.

Comprendere GoBD in relazione al software di contabilità

Il GoBD è vincolante per le aziende che devono presentare i conti, il che include PMI, liberi professionisti e imprenditori, alle autorità finanziarie. Pertanto, il contribuente stesso è l’unico responsabile della conservazione completa ed esaustiva dei dati rilevanti ai fini fiscali (dati finanziari e correlati sopra menzionati).

Oltre ai requisiti del software, l’utente è tenuto a garantire sistemi di controllo interno (in conformità con la sezione 146 del Codice Fiscale):

• controllo dei diritti di accesso;

• separazione dei compiti, separazione funzionale;

• controlli di inserimento (notifiche di errore, verifiche di plausibilità);

• verifiche di riconciliazione all’inserimento dei dati;

• controlli di elaborazione; e

• misure per prevenire la manipolazione intenzionale o non intenzionale di software, dati o documenti.

L’utente deve distribuire i compiti all’interno della propria organizzazione alle posizioni pertinenti (controllo) e verificare che i compiti siano eseguiti in modo corretto e completo (supervisione). Il risultato di questi controlli deve essere registrato (documentazione) e, qualora vengano riscontrati errori durante questi controlli, devono essere messe in atto misure appropriate per correggere la situazione (prevenzione).

Sicurezza dei dati

Il contribuente deve proteggere il sistema contro qualsiasi perdita di dati dovuta a cancellazione, rimozione o furto di dati. Se le registrazioni non sono sufficientemente protette, la contabilità sarà considerata non conforme alle linee guida GoBD.

Una volta che le registrazioni sono state definitivamente contabilizzate, non possono più essere modificate o eliminate tramite l’applicazione.

• Se Odoo è utilizzato nel cloud, i backup regolari fanno parte del servizio Odoo Online. Inoltre, i backup regolari possono essere scaricati e salvati su sistemi esterni.

  Vedi anche

  Odoo Cloud Hosting - Accordo sul livello di servizio

• Se il server è gestito localmente, l’utente è responsabile della creazione della necessaria infrastruttura di backup.

Importante

In alcuni casi, i dati devono essere conservati per dieci anni o più, quindi è necessario avere sempre backup salvati. È ancora più importante se si decide di cambiare fornitore di software.

Responsabilità dell’editore del software

Considerando che il GoBD si applica solo al contribuente, l’editore del software non può in alcun modo essere ritenuto responsabile della documentazione accurata e conforme dei dati delle transazioni finanziarie dei propri utenti. Può semplicemente fornire gli strumenti necessari affinché l’utente rispetti le linee guida relative al software descritte nel GoBD.

Garantire la conformità tramite Odoo

Le parole chiave, quando si tratta di GoBD, sono: tracciabile, verificabile, veritiero, chiaro e continuo. In breve, è necessario disporre di un’archiviazione a prova di audit e Odoo fornisce i mezzi per raggiungere tutti questi obiettivi:

1. Tracciabilità e verificabilità

   Ogni record in Odoo è contrassegnato con il creatore del documento, la data di creazione, la data di modifica e chi lo ha modificato. Inoltre, i campi rilevanti sono tracciati. Pertanto, è possibile vedere quale valore è stato modificato da chi nella cronologia dell’oggetto rilevante.
2. Completezza

   Tutti i dati finanziari devono essere registrati nel sistema e non ci possono essere lacune. Odoo garantisce che non ci siano interruzioni nella numerazione delle transazioni finanziarie. È responsabilità dell’utente codificare tutti i dati finanziari nel sistema. Poiché la maggior parte dei dati finanziari in Odoo è generata automaticamente, resta responsabilità dell’utente codificare completamente tutte le fatture fornitore e le operazioni varie.
3. Accuratezza

   Odoo garantisce che, con la configurazione corretta, vengano utilizzati i conti corretti. Inoltre, i meccanismi di controllo tra ordini di acquisto e ordini di vendita e le rispettive fatture riflettono la realtà dell’attività. È responsabilità dell’utente scansionare e allegare la fattura fornitore cartacea al rispettivo record in Odoo. Odoo Documenti aiuta ad automatizzare questa attività.
4. Registrazione e archiviazione tempestive

   Poiché la maggior parte dei dati finanziari in Odoo è generata dagli oggetti transazionali (ad esempio, la fattura viene contabilizzata alla conferma), Odoo garantisce un’archiviazione tempestiva predefinita. È responsabilità dell’utente codificare tutte le fatture fornitore in entrata in modo tempestivo, così come le operazioni varie.
5. Ordine

   I dati finanziari memorizzati in Odoo sono, per definizione, ordinati e possono essere riordinati secondo la maggior parte dei campi presenti nel modello. Un ordinamento specifico non è imposto dal GoBD, ma il sistema deve garantire che una determinata transazione finanziaria possa essere rapidamente trovata da un esperto terzo. Odoo lo garantisce in modo predefinito.
6. Inalterabilità

   Con la localizzazione tedesca di Odoo, il sistema è configurato in modo standard in modo tale che la clausola di inalterabilità possa essere rispettata senza alcuna ulteriore personalizzazione.

Esportazione GoBD

In caso di controllo fiscale, l’autorità fiscale può richiedere tre livelli di accesso al sistema contabile (Z1, Z2, Z3). Questi livelli variano dall’accesso diretto all’interfaccia fino alla consegna dei dati finanziari su un dispositivo di archiviazione.

In caso di consegna dei dati finanziari su un dispositivo di archiviazione, il GoBD non impone il formato. Può essere, ad esempio, in XLS, CSV, XML, Lotus 123, formato SAP, formato AS/400 o altro. Odoo supporta l’esportazione dei dati finanziari in CSV e XLS di default. Il GoBD raccomanda l’esportazione in un formato GoBD specifico basato su XML (vedi «Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung» §3), ma non è vincolante.

Mancato rispetto

In caso di violazione, è possibile aspettarsi una multa e un’ordinanza del tribunale che richiede l’implementazione di misure specifiche.

Punto vendita

Sistema di sicurezza tecnico

La Kassensicherungsverordnung (legge sulla protezione contro la manipolazione dei registri digitali) richiede che i sistemi elettronici di registrazione - compresi i sistemi di punto vendita - devono essere dotati di un sistema di sicurezza tecnico (chiamato anche TSS o TSE).

Odoo offre un servizio conforme con l’aiuto di fiskaly, una soluzione basata su cloud.

Importante

Poiché questa soluzione è basata su cloud, è necessaria una connessione Internet funzionante.

Nota

Le uniche aliquote IVA consentite sono quelle fornite da fiskaly. È possibile verificare queste aliquote consultando fiskaly DSFinV-K API: VAT Definition.

Configurazione

Installare i moduli Germania - Certificazione per punto vendita (l10n_de_pos_cert) e Germania - Certificazione per punto vendita di tipo ristorante (l10n_de_pos_res_cert).

Suggerimento

Se questi moduli non sono elencati, aggiornare l’elenco delle app.

Registrazione dell’azienda presso l’autorità finanziaria

Per registrare la tua azienda, apri l’app Impostazioni, fai clic su Aggiorna informazioni nella sezione Aziende e compila i seguenti campi:

• Nome azienda

• Indirizzo

• IVA

• St.-Nr. (Steuernummer) questo numero viene assegnato dall’ufficio delle imposte a ogni persona fisica o giuridica imponibile (ad es. 2893081508152).

• W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) questo numero viene utilizzato come numero di identificazione permanente per le persone economicamente attive.

Puoi quindi registrare la tua azienda tramite fiskaly aprendo la scheda Fiskaly e facendo clic sul pulsante Registrazione Fiskaly.

Suggerimento

Se non vedi il pulsante Registrazione Fiskaly, assicurati di aver salvato i dettagli della tua azienda e di non essere più in modalità di modifica.

Una volta finalizzata la registrazione, vengono visualizzati nuovi campi:

• ID organizzazione Fiskaly si riferisce all’ID della vostra azienda sul lato di fiskaly.

• Chiave API Fiskaly e Segreto API Fiskaly sono le credenziali utilizzate dal sistema per accedere ai servizi offerti da fiskaly.

Nota

È possibile richiedere nuove credenziali in caso di problemi con quelle attuali facendo clic sul pulsante Nuove chiavi.

Creare un sistema di sicurezza tecnico e collegarlo a un punto vendita

Per utilizzare un punto vendita in Germania, creare prima un TSS accedendo a Punto vendita ‣ Configurazione ‣ Punto vendita, selezionando il Punto vendita da modificare, quindi spuntando la casella Crea TSS nella sezione API Fiskaly.

Una volta creato con successo il TSS, è possibile trovare:

• ID TSS, che si riferisce all’ID del vostro TSS sul lato di fiskaly, e

• ID client Fiskaly, che si riferisce al vostro punto vendita sul lato di fiskaly.

Esportazione DSFinV-K

Ogni volta che si chiude il registro del Punto vendita, i dettagli degli ordini vengono inviati al servizio DSFinV-K di fiskaly.

In caso di verifica, è possibile esportare i dati inviati a DSFinV-K accedendo a Punto vendita ‣ Ordini ‣ Esportazioni DSFinV-K ‣ Nuovo.

Questi campi sono obbligatori:

• Data e ora di inizio: esporta i dati con date maggiori o uguali alla data di inizio specificata

• Data e ora di fine: esporta i dati con date minori o uguali alla data di fine specificata

Lasciare vuoto il campo Punto vendita per esportare i dati di tutti i punti vendita; specificarne uno se si desidera esportare i dati solo per quel punto vendita specifico.

Quando un’esportazione viene attivata con successo ed è in fase di elaborazione, il campo Stato dovrebbe indicare In sospeso. Fare clic su Aggiorna stato per verificare se è pronta.