Đức

Kế toán

Hệ thống tài khoản

Cả hai bảng tài khoản SKR03 và SKR04 đều được hỗ trợ trong Odoo. Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu Odoo Online mới, SKR03 được cài đặt mặc định.

Xác minh bản nào được cài đặt bằng cách truy cập Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt và kiểm tra trường Gói trong mục Bản địa hóa thuế.

Cảnh báo

Chỉ có thể chọn gói khác nếu bạn chưa tạo bút toán kế toán nào. Nếu đã ghi sổ một bút toán, phải thiết lập công ty hoặc cơ sở dữ liệu mới để chọn gói khác. Ngoài ra, tất cả các bút toán sẽ cần được tạo lại.

Báo cáo

Các báo cáo đặc thù của Đức sau đây có sẵn trên Odoo Enterprise:

  • Bảng cân đối kế toán

  • Lãi & lỗ

  • Báo cáo thuế (Umsatzsteuervoranmeldung)

  • EC Sales List

  • Intrastat

Xuất bút toán từ Odoo sang DATEV

Với điều kiện một trong các gói bản địa hóa thuế Đức được cài đặt, bạn có thể xuất các bút toán kế toán từ Odoo sang DATEV từ sổ cái tổng hợp.

Cần hai loại xuất: đầu tiên là xuất DATEV ATCH, sau đó là xuất DATEV DATA.

Ghi chú

Cả hai đều cần thiết ở các giai đoạn khác nhau để truyền dữ liệu chính xác sang DATEV, vì DATEV hoạt động với hai giao diện, một cho khách hàng (DUO - DATEV Unternehmen Online) và một cho cố vấn thuế (DATEV Rechnungswesen).

1. DATEV ATCH

Truy cập Kế toán ‣ Báo cáo ‣ Sổ cái tổng hợp, nhấp vào nút (Hành động), và chọn Datev ATCH (zip).

Menu hành động của sổ cái tổng hợp với xuất DATEV

Tải tệp ZIP đã tải xuống lên thông qua phần mềm DATEV Belegtransfer.

Ghi chú

Nếu bạn chưa cài đặt phần mềm DATEV Belegtransfer trên máy tính của mình, hãy nhờ cố vấn thuế giúp bạn với điều này.

Cảnh báo

Tệp ZIP DATEV ATCH bao gồm các tệp (báo cáo) liên kết với hóa đơn hoặc phiếu chi của Odoo. Đối với hóa đơn khách hàng, tệp phải được tạo bằng cách sử dụng nút Gửi. Đối với phiếu chi nhà cung cấp, tệp phải được nhận qua bí danh email hoặc tải lên bằng cách sử dụng nút Tải lên.

Tệp ZIP DATEV ATCH

Tệp ZIP chứa hai loại tệp:

  • các tệp hóa đơn/phiếu chi riêng lẻ (PDF, JPEG, v.v.) cho kỳ đã chọn trên sổ cái tổng hợp, và

  • tệp document.xml được sử dụng để tạo ID duy nhất (GUID) cho mỗi tệp.

Các ID duy nhất này rất quan trọng vì chúng cho phép DATEV tự động liên kết các tệp với từng bút toán nhật ký riêng lẻ, những bút toán này sẽ được nhập bằng tệp DATEV DATA ở bước tiếp theo.

2. DATEV DATA

Vào Kế toán ‣ Báo cáo ‣ Sổ cái, nhấp vào nút (Hành động) và chọn Datev DATA (zip).

Chuyển tệp ZIP đã tải xuống cho cố vấn thuế của bạn. Họ nên nhập tệp ZIP vào DATEV Rechnungswesen.

Hỏi cố vấn thuế của bạn về tần suất họ cần các tệp này.

Tệp ZIP DATEV ATCH

Tệp ZIP chứa ba tệp CSV:

  • tệp EXTF_customer_accounts.csv chứa tất cả thông tin liên quan đến khách hàng của bạn,

  • tệp EXTF_vendor_accounts.csv chứa tất cả thông tin liên quan đến nhà cung cấp của bạn, và

  • tệp EXTF_accounting_entries.csv chứa tất cả các bút toán nhật ký cho kỳ được xác định trên sổ cái, cũng như các ID duy nhất (GUID) để các bút toán nhật ký có thể được liên kết với các tệp bên trong tệp ZIP DATEV ATCH.

Tuân thủ GoBD

GoBD là viết tắt của Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Nói ngắn gọn, đây là hướng dẫn về việc quản lý và lưu trữ sổ sách, hồ sơ, tài liệu dưới dạng điện tử cũng như truy cập dữ liệu một cách hợp quy định, có liên quan đến cơ quan thuế Đức, khai thuế và bảng cân đối kế toán.

Những nguyên tắc này được Bộ Tài chính Liên bang (BMF) ban hành vào tháng 11 năm 2014. Kể từ tháng 1 năm 2015, chúng đã trở thành tiêu chuẩn và thay thế các quy trình trước đây liên quan đến kế toán trên máy tính. BMF đã thực hiện một số thay đổi vào năm 2019 và tháng 1 năm 2020 để làm rõ một số nội dung nhằm đáp ứng sự phát triển của các giải pháp số (lưu trữ đám mây, doanh nghiệp không giấy tờ,...).

Quan trọng

Odoo được chứng nhận tuân thủ GoBD.

Hiểu GoBD liên quan đến phần mềm kế toán

GoBD có ràng buộc đối với các công ty phải trình bày tài khoản, bao gồm các doanh nghiệp vừa và nhỏ, freelancer và doanh nhân, với cơ quan tài chính. Do đó, chính người nộp thuế là người duy nhất chịu trách nhiệm về việc lưu giữ đầy đủ và toàn diện dữ liệu có liên quan đến thuế (dữ liệu tài chính và dữ liệu liên quan nêu trên).

Ngoài các yêu cầu về phần mềm, người dùng được yêu cầu đảm bảo các hệ thống kiểm soát nội bộ (theo khoản 146 của Bộ luật Thuế):

  • Kiểm soát quyền truy cập;

  • phân tách nhiệm vụ, tách biệt chức năng;

  • kiểm soát nhập liệu (thông báo lỗi, kiểm tra tính hợp lý);

  • kiểm tra đối chiếu khi nhập dữ liệu;

  • kiểm soát xử lý; và

  • các biện pháp để ngăn chặn thao túng cố ý hoặc vô ý đối với phần mềm, dữ liệu hoặc tài liệu.

Người dùng phải phân phối các nhiệm vụ trong tổ chức của họ cho các vị trí liên quan (kiểm soát) và xác minh rằng các nhiệm vụ được thực hiện đúng cách và đầy đủ (giám sát). Kết quả của các kiểm soát này phải được ghi lại (tài liệu), và nếu phát hiện lỗi trong quá trình kiểm soát, các biện pháp thích hợp để khắc phục tình hình cần được áp dụng (phòng ngừa).

Bảo mật dữ liệu

Người nộp thuế phải bảo vệ hệ thống chống lại mọi mất mát dữ liệu do xóa, loại bỏ hoặc đánh cắp bất kỳ dữ liệu nào. Nếu các bút toán không được bảo vệ đầy đủ, sổ sách kế toán sẽ được coi là không tuân thủ theo hướng dẫn GoBD.

Sau khi các bút toán đã được ghi sổ cuối cùng, chúng không thể bị thay đổi hoặc xóa thông qua ứng dụng.

  • Nếu Odoo được sử dụng trên đám mây, sao lưu định kỳ là một phần của dịch vụ Odoo Online. Ngoài ra, các bản sao lưu định kỳ có thể được tải xuống và lưu trữ trên các hệ thống bên ngoài.

    Xem thêm

    Odoo Cloud Hosting - Thỏa thuận Mức độ Dịch vụ

  • Nếu máy chủ được vận hành cục bộ, người dùng chịu trách nhiệm tạo cơ sở hạ tầng sao lưu cần thiết.

Quan trọng

Trong một số trường hợp, dữ liệu phải được lưu giữ trong mười năm hoặc lâu hơn, vì vậy hãy luôn lưu các bản sao lưu. Điều này thậm chí còn quan trọng hơn nếu bạn quyết định thay đổi nhà cung cấp phần mềm.

Trách nhiệm của nhà phát triển phần mềm

Xét rằng GoBD chỉ áp dụng cho người nộp thuế, nhà phát triển phần mềm không thể bị buộc trách nhiệm về việc tài liệu hóa chính xác và tuân thủ dữ liệu giao dịch tài chính của người dùng. Họ chỉ có thể cung cấp các công cụ cần thiết để người dùng tuân thủ các hướng dẫn liên quan đến phần mềm được mô tả trong GoBD.

Đảm bảo tuân thủ thông qua Odoo

Các từ khóa khi nói đến GoBD là: có thể truy vết, có thể xác minh, đúng sự thật, rõ ràng và liên tục. Nói ngắn gọn, bạn cần có lưu trữ có thể kiểm toán, và Odoo cung cấp cho bạn các phương tiện để đạt được tất cả các mục tiêu này:

  1. Khả năng truy vết và xác minh
    Mỗi bản ghi trong Odoo được đánh dấu với người tạo tài liệu, ngày tạo, ngày sửa đổi và ai đã sửa đổi. Ngoài ra, các trường liên quan được theo dõi. Do đó, có thể thấy giá trị nào đã được thay đổi bởi ai trong phần thảo luận của đối tượng liên quan.
  2. Tính hoàn thiện
    Tất cả dữ liệu tài chính phải được ghi nhận trong hệ thống mà không có bất kỳ khoảng trống nào. Odoo đảm bảo không có sự gián đoạn trong số thứ tự của các giao dịch tài chính. Người dùng có trách nhiệm nhập đầy đủ tất cả dữ liệu tài chính vào hệ thống. Vì hầu hết dữ liệu tài chính trong Odoo được tạo tự động, người dùng vẫn cần đảm bảo nhập đầy đủ các hóa đơn nhà cung cấp và các nghiệp vụ khác.
  3. Tính chính xác
    Odoo đảm bảo rằng, khi được cấu hình đúng cách, thì các tài khoản phù hợp sẽ được sử dụng. Bên cạnh đó, các cơ chế đối soát giữa đơn mua hàng và đơn bán hàng với hóa đơn tương ứng giúp phản ánh tình hình thực tế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, người dùng vẫn cần chủ động quét và đính kèm hóa đơn mua hàng ở định dạng giấy vào bản ghi tương ứng trong Odoo. Odoo Tài liệu có thể giúp bạn tự động hóa nhiệm vụ này.
  4. Ghi sổ và lưu giữ hồ sơ kịp thời
    Vì hầu hết dữ liệu tài chính trong Odoo được tạo ra từ các đối tượng giao dịch (ví dụ: hóa đơn được ghi sổ khi xác nhận), Odoo đảm bảo lưu giữ hồ sơ kịp thời ngay từ đầu. Trách nhiệm của người dùng là mã hóa tất cả các hóa đơn nhà cung cấp đến một cách kịp thời, cũng như các hoạt động khác.
  5. Trật tự
    Dữ liệu tài chính được lưu trữ trong Odoo, theo định nghĩa, được sắp xếp và có thể được sắp xếp lại theo hầu hết các trường có trong mô hình. GoBD không yêu cầu thứ tự cụ thể, nhưng hệ thống phải đảm bảo rằng một giao dịch tài chính nhất định có thể được tìm thấy nhanh chóng bởi chuyên gia bên thứ ba. Odoo đảm bảo điều này ngay từ đầu.
  6. Tính không thể thay đổi
    Với bản địa hóa Đức của Odoo, Odoo được cấu hình tiêu chuẩn theo cách mà điều khoản không thể thay đổi có thể được tuân thủ mà không cần tùy chỉnh thêm.

Xuất GoBD

Trong trường hợp kiểm soát thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu ba cấp độ truy cập vào hệ thống kế toán (Z1, Z2, Z3). Các cấp độ này khác nhau từ truy cập trực tiếp vào giao diện đến việc chuyển giao dữ liệu tài chính trên thiết bị lưu trữ.

Trong trường hợp chuyển giao dữ liệu tài chính sang thiết bị lưu trữ, GoBD không bắt buộc định dạng cụ thể. Dữ liệu có thể ở định dạng XLS, CSV, XML, Lotus 123, SAP-format, AS/400-format hoặc các định dạng khác. Odoo hỗ trợ xuất dữ liệu tài chính dưới dạng CSV và XLS ngay từ đầu. GoBD khuyến nghị xuất dữ liệu theo định dạng GoBD dựa trên XML cụ thể (xem "Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung" §3), nhưng không bắt buộc.

Không tuân thủ

V případě porušení můžete očekávat pokutu a soudní příkaz požadující zavedení konkrétních opatření.

POS

Technický bezpečnostní systém

Kassensicherungsverordnung (zákon o ochraně před manipulací s digitálními záznamy) vyžaduje, aby elektronické systémy pro vedení záznamů - včetně systémů pokladního místa - byly vybaveny technickým bezpečnostním systémem (také nazývaným TSS nebo TSE).

Odoo nabízí službu, která je v souladu s předpisy pomocí fiskaly, cloudového řešení.

Quan trọng

Jelikož je toto řešení cloudové, je vyžadováno funkční připojení k internetu.

Ghi chú

Povoleny jsou pouze sazby DPH poskytované společností fiskaly. Tyto sazby můžete zkontrolovat v dokumentaci fiskaly DSFinV-K API: VAT Definition.

Cấu hình

Nainstalujte moduly Německo - Certifikace pro pokladní místo (l10n_de_pos_cert) a Německo - Certifikace pro pokladní místo typu restaurace (l10n_de_pos_res_cert).

Mẹo

Pokud tyto moduly nejsou v seznamu, aktualizujte seznam aplikací.

Registrace společnosti u finančního úřadu

Pro registraci vaší společnosti otevřete aplikaci Nastavení, klikněte na Aktualizovat informace v sekci Společnosti a vyplňte následující pole:

  • Tên công ty

  • Địa chỉ

  • Thuế GTGT

  • St.-Nr. (Steuernummer) toto číslo je přidělováno finančním úřadem každé zdanitelné fyzické nebo právnické osobě (např. 2893081508152).

  • W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) toto číslo se používá jako trvalé identifikační číslo pro ekonomicky aktivní osoby.

Poté můžete zaregistrovat svou společnost prostřednictvím fiskaly otevřením karty Fiskaly a kliknutím na tlačítko Registrace Fiskaly.

Mẹo

Pokud nevidíte tlačítko Registrace Fiskaly, ujistěte se, že jste uložili údaje o společnosti a již nejste v režimu úprav.

Po dokončení registrace se zobrazí nová pole:

  • ID organizace Fiskaly odkazuje na ID vaší společnosti na straně fiskaly.

  • API klíč Fiskaly a API tajemství Fiskaly jsou přihlašovací údaje, které systém používá pro přístup ke službám nabízeným společností fiskaly.

Karta registrace Fiskaly

Ghi chú

V případě jakýchkoli problémů se stávajícími přihlašovacími údaji je možné požádat o nové kliknutím na tlačítko Nové klíče.

Xuất DSFinV-K

Bất cứ khi nào bạn đóng sổ đăng ký POS, thông tin chi tiết của các đơn hàng được gửi đến dịch vụ DSFinV-K của fiskaly.

Trong trường hợp kiểm toán, bạn có thể xuất dữ liệu đã gửi sang DSFinV-K bằng cách truy cập POS ‣ Đơn hàng ‣ Xuất DSFinV-K ‣ Mới.

Menu xuất DSFinV-K

Các trường này là bắt buộc:

  • Ngày giờ bắt đầu: xuất dữ liệu có ngày lớn hơn hoặc bằng ngày bắt đầu đã cho

  • Ngày giờ kết thúc: xuất dữ liệu có ngày nhỏ hơn hoặc bằng ngày kết thúc đã cho

Để trống trường POS để xuất dữ liệu của tất cả các POS của bạn; chỉ định một POS cụ thể nếu bạn chỉ muốn xuất dữ liệu cho POS đó.

Đang xuất DSFinV-K

Khi quá trình xuất được kích hoạt thành công và đang được xử lý, trường Trạng thái sẽ hiển thị Đang chờ. Nhấp Làm mới trạng thái để kiểm tra xem đã sẵn sàng chưa.