Pianificare i colloqui

Un colloquio di persona, virtuale o telefonico può essere pianificato in due modi tramite l’app Assunzioni, sia dal team di assunzioni, sia dal candidato.

Con un semplice trascinamento, Odoo invia un’email al candidato con un link self-service, il candidato prenota la fascia oraria e invia la riunione al calendario di tutti. Niente più email o chiamate avanti e indietro.

Colloqui pianificati dal team di assunzioni

Quando un candidato raggiunge la fase del colloquio, il team di assunzioni dovrebbe pianificare il colloquio, coordinando prima una data e un orario adatti con il candidato e gli intervistatori.

Per pianificare il colloquio, accedere alla scheda del candidato andando prima su App Assunzioni e facendo clic sulla scheda della posizione lavorativa pertinente. Questo apre la pagina Candidature per quella posizione lavorativa. Quindi, fare clic sulla scheda del candidato desiderato per visualizzare il modulo dettagliato del candidato.

Per pianificare un colloquio telefonico, virtuale o di persona, fare clic sul pulsante intelligente Nessuna riunione nella parte superiore del record del candidato.

Nota

Il pulsante intelligente Riunioni visualizza Nessuna riunione se non ci sono riunioni attualmente pianificate. Per i candidati che sono nuovi alla fase Primo colloquio, questa è l’impostazione predefinita.

Se è già pianificata una riunione, il pulsante intelligente visualizza 1 riunione, con la data della riunione imminente sotto di esso. Se è pianificata più di una riunione, il pulsante visualizza Prossima riunione, con la data della prima riunione imminente sotto di esso.

Facendo clic sul pulsante intelligente Riunioni si carica un calendario che mostra le riunioni e gli eventi pianificati per l’utente attualmente connesso, nonché i dipendenti elencati nella sezione Partecipanti, situata a destra del calendario.

Per modificare le riunioni e gli eventi attualmente caricati che vengono visualizzati, deselezionare un partecipante i cui eventi del calendario devono essere nascosti. Solo i partecipanti selezionati sono visibili nel calendario.

Per aggiungere una riunione al calendario quando si è nella vista Giorno o Settimana, fare clic sull’ora di inizio della riunione e trascinare verso il basso fino all’ora di fine. In questo modo si selezionano la data, l’ora e la durata della riunione.

Una riunione può anche essere aggiunta in questa vista facendo clic sul giorno e sulla fascia oraria desiderati.

Entrambi i metodi causano la visualizzazione di una finestra pop-up Nuovo evento.

Finestra pop-up nuovo evento

Facendo clic su una casella della griglia, corrispondente all’ora e alla data, si apre la finestra pop-up Nuovo evento per pianificare una riunione.

Inserire le informazioni nel modulo. Gli unici campi obbligatori da inserire sono un titolo per la riunione, insieme ai campi Inizio (e data/ora di fine).

Una volta inseriti i dettagli della scheda, fare clic su Salva e chiudi per salvare le modifiche e creare il colloquio.

Dopo aver inserito un nome obbligatorio per la riunione, i campi disponibili da modificare nella scheda Nuovo evento sono i seguenti:

• Titolo riunione: inserire l’oggetto della riunione. Questo dovrebbe indicare chiaramente lo scopo della riunione. L’oggetto predefinito è il nome del Candidato inserito nella scheda del richiedente.

• Inizio: configurare la data e l’ora di inizio e fine della riunione. Facendo clic su uno di questi campi si apre una finestra pop-up del calendario. Fare clic sulla data desiderata per selezionarla, quindi inserire l’ora nel campo corrispondente. Fare clic su Applica per chiudere la finestra.

• Tutto il giorno: selezionare la casella per pianificare un colloquio di un’intera giornata. Se questa casella è selezionata, il campo Inizio cambia in Data inizio.

• Partecipanti: selezionare le persone che dovrebbero partecipare alla riunione. I partecipanti predefiniti sono il potenziale candidato e il selezionatore assegnato per la posizione lavorativa. Aggiungere tutte le altre persone desiderate.

• URL videochiamata: se la riunione è virtuale o se è disponibile un’opzione virtuale, fare clic su Riunione Odoo e viene creato automaticamente un URL per la riunione, che compila il campo.

• Descrizione: inserire una breve descrizione in questo campo. È disponibile un’opzione per inserire testo formattato, come elenchi numerati, intestazioni, tabelle, collegamenti, foto e altro. Utilizzare la funzione powerbox, digitando / per visualizzare un elenco di opzioni.

  Scorrere le opzioni e fare clic sull’elemento desiderato. L’elemento appare nel campo e può essere modificato. Ogni comando presenta una diversa finestra pop-up. Seguire le istruzioni per ciascun comando per completare l’inserimento.

Più opzioni

Per aggiungere ulteriori informazioni alla riunione, fare clic sul pulsante Altre opzioni nell’angolo in basso a destra della finestra pop-up Nuovo evento. Inserire uno dei seguenti campi aggiuntivi:

• Durata: questo campo si compila automaticamente in base alla data e all’ora di Inizio (e fine). Se l’orario della riunione viene modificato, questo campo si adatta automaticamente alla durata corretta. La durata predefinita di una riunione è di un’ora.

• Ricorrente: se la riunione deve ripetersi a un intervallo selezionato (non tipico per un primo colloquio), selezionare la casella accanto a Ricorrente. Quando questa opzione è abilitata, vengono visualizzati diversi campi aggiuntivi:

  • Fuso orario: utilizzando il menu a tendina, selezionare il Fuso orario per le riunioni ricorrenti.

  • Ripeti: scegliere riunioni ricorrenti Giornaliere, Settimanali, Mensili, Annuali o Personalizzate. Se si seleziona Personalizzata, viene visualizzato un campo Ripeti ogni sottostante, insieme a un altro parametro di frequenza temporale (Giorni, Settimane, Mesi o Anni). Inserire un numero nel campo vuoto, quindi selezionare il periodo di tempo utilizzando il menu a tendina.

  • Ripeti il: abilitato quando l’opzione Settimanale è selezionata nel campo Ripeti. Scegliere il giorno in cui cade la riunione settimanale.

  • Giorno del mese: configurare le due opzioni del menu a tendina per selezionare un giorno specifico del mese, indipendentemente dalla data (ad es. il primo martedì di ogni mese). Per impostare una data specifica del calendario, scegliere Data del mese e inserire la data del calendario nel campo (ad es. 15 per impostare la riunione il quindici di ogni mese).

  • Fino a: utilizzando il menu a tendina, selezionare quando le riunioni cessano di ripetersi. Le opzioni disponibili sono Numero di ripetizioni, Data di fine e Per sempre. Se si seleziona Numero di ripetizioni, inserire il numero totale di riunioni da effettuare nel campo vuoto a destra. Se si seleziona Data di fine, specificare la data utilizzando la finestra popup del calendario o digitare una data in formato MM/GG/AAAA. Per sempre pianifica le riunioni indefinitamente.

• Luogo: inserire il luogo della riunione.

• Tag: selezionare eventuali tag per la riunione utilizzando il menu a tendina oppure aggiungere un nuovo tag digitandolo e facendo clic su Crea «tag». Non esiste un limite al numero di tag utilizzabili.

• Privacy: selezionare se l’organizzatore appare Disponibile o Occupato per la durata della riunione. Successivamente, selezionare la visibilità di questa riunione utilizzando il menu a tendina a destra della prima selezione. Le opzioni sono Pubblico, Privato e Solo utenti interni. Pubblico consente a tutti di vedere la riunione, Privato consente solo ai partecipanti elencati nella riunione di vederla e Solo utenti interni consente a chiunque sia connesso al database aziendale di vedere la riunione.

• Organizzatore: il dipendente che ha creato la riunione viene inserito in questo campo. Utilizzare il menu a tendina per modificare il dipendente selezionato.

• Promemoria: selezionare un promemoria dal menu a tendina. Le opzioni predefinite includono Notifica, Email e Messaggio di testo SMS, ciascuno con un periodo di tempo specifico prima dell’evento (ore, giorni, ecc.). Il promemoria scelto avvisa i partecipanti alla riunione tramite l’opzione selezionata all’ora specificata. In questo campo è possibile selezionare più promemoria.

Inviare la riunione ai partecipanti

Una volta inserite le modifiche nella finestra popup Nuovo evento e verificati i dettagli della riunione, la riunione può essere inviata ai partecipanti via email o messaggio di testo dal modulo evento espanso (ciò che si visualizza quando si fa clic sul pulsante Altre opzioni nella finestra popup Nuovo evento).

Per inviare la riunione via email, fare clic sul pulsante EMAIL accanto al campo Partecipanti nel modulo riunione espanso.

Viene visualizzata una finestra popup di configurazione email Contatta i partecipanti. Un’email preformattata, che utilizza il modello email predefinito Calendario: aggiornamento evento, popola il campo del corpo dell’email.

Il candidato, i follower della candidatura e l’utente che ha creato la riunione vengono aggiunti al campo A per impostazione predefinita. Apportare le modifiche desiderate all’email.

Per inviare la riunione via messaggio di testo, fare clic sul pulsante SMS accanto al campo Partecipanti nel modulo riunione espanso. Viene visualizzata una finestra popup Invia SMS.

Nella parte superiore viene visualizzato un banner blu se alcuni partecipanti non hanno numeri di cellulare validi ed elenca quanti record non sono validi. Se un contatto non ha un numero di cellulare valido elencato, fare clic su Chiudi e modificare il record del partecipante, quindi ripetere questi passaggi.

Quando non viene visualizzato alcun messaggio di avviso, digitare il messaggio da inviare ai partecipanti nel campo Messaggio. Per aggiungere emoji al messaggio, fare clic sull’icona (aggiungi smile) sul lato destro della finestra popup.

Il numero di caratteri e la quantità di messaggi di testo necessari per inviare il messaggio (secondo i criteri GSM7) appare sotto il campo Messaggio. Fare clic su Metti in coda per inviare il testo in seguito, dopo gli altri messaggi programmati, oppure fare clic su Invia ora per inviare il messaggio immediatamente.

Nota

L’invio di messaggi di testo non è una funzionalità predefinita di Odoo. Per inviare messaggi di testo sono necessari crediti, che devono essere acquistati. Per ulteriori informazioni sui crediti e i piani IAP, consultare la documentazione Acquisti in-app (IAP).

Colloqui programmati dai candidati

Coordinare gli orari dei colloqui richiede solitamente diversi scambi di e-mail e può rallentare il processo di assunzione. Abilitare la pianificazione self-service di Odoo elimina questo collo di bottiglia: quando un candidato viene spostato in una fase di colloquio, il sistema invia automaticamente un link di pianificazione, registra lo slot selezionato e aggiorna tutti i calendari pertinenti.

Questa automazione è disattivata per impostazione predefinita. Per attivarla, assegnare il modello e-mail Assunzioni: Pianifica colloquio alla fase Primo colloquio o Secondo colloquio (vedere Modificare fase).

Modificare fase

Modificare la fase Primo colloquio o Secondo colloquio in modo che il campo Modello e-mail della fase sia impostato su Assunzioni: Pianifica colloquio.

Invia email

Dopo aver configurato le fasi Primo colloquio o Secondo colloquio per inviare e-mail, trascinare la scheda del candidato in una di queste fasi per inviare l’e-mail.

Colloquio autoprogrammato

Quando il candidato riceve l’e-mail, fa clic sul pulsante Pianifica il mio colloquio in fondo all’e-mail. Questo porta il candidato a una pagina di pianificazione online privata, che è accessibile solo tramite il link inviato via e-mail.

Questa pagina mostra i DETTAGLI DELLA RIUNIONE sul lato destro dello schermo. Questo include il formato e la durata della riunione. In questo esempio, il colloquio è virtuale ( Online) e la durata è di mezz’ora ( 30 minuti).

Quindi il candidato fa clic su un giorno disponibile nel calendario, indicato dal testo viola. Una volta selezionato un giorno, fa clic su uno degli orari disponibili per selezionare quella data e ora.

Suggerimento

Assicurarsi di controllare il campo Fuso orario, sotto il calendario, per verificare che sia impostato sul fuso orario corretto. La modifica del fuso orario può alterare gli orari disponibili presentati.

Una volta selezionati data e ora, il candidato viene indirizzato a una pagina Aggiungi maggiori dettagli su di te. Questa pagina chiede al candidato di inserire il proprio Nome completo, E-mail e Numero di telefono. Le informazioni di contatto inserite in questo modulo sono il modo in cui il candidato viene contattato per ricordargli il colloquio programmato.

Quando tutto è stato inserito nella pagina Aggiungi maggiori dettagli su di te, il candidato fa clic sul pulsante Conferma appuntamento e il colloquio viene programmato.

Dopo aver confermato il colloquio, il candidato viene indirizzato a una pagina di conferma, dove vengono visualizzati tutti i dettagli del colloquio. È disponibile l’opzione per aggiungere la riunione ai calendari personali del candidato, tramite i pulsanti Aggiungi a iCal/Outlook e Aggiungi a Google Agenda, sotto i dettagli del colloquio.

Il candidato è anche in grado di annullare o riprogrammare il colloquio, se necessario, con il link Annulla il tuo appuntamento in fondo alla conferma.