Programează interviuri

Schedule in-person, virtual, and phone interviews with Odoo through the Recruitment app.

An interview can be scheduled in one of two ways: either by the recruitment team, or by the applicant.

Interviuri programate de echipa de recrutare

Când un candidat ajunge la etapa de interviu, echipa de recrutare trebuie să programeze interviul, stabilind mai întâi o dată și o oră potrivite cu candidatul și intervievatorii.

Pentru a programa interviul, accesați fișa candidatului mergând în aplicația Recrutare și făcând clic pe cardul postului relevant. Se va deschide pagina Aplicații pentru acel post. Apoi, dați clic pe fișa candidatului dorit pentru a vedea detaliile.

To schedule an phone, virtual, or in-person interview, click the No Meeting smart button at the top of the applicant’s record.

Notă

The Meetings smart button displays No Meeting if no meetings are currently scheduled. For applicants who are new to the First Interview stage, this is the default.

If there is one meeting already scheduled, the smart button displays 1 Meeting, with the date of the upcoming meeting beneath it. If more than one meeting is scheduled, the button displays Next Meeting, with the date of the first upcoming meeting beneath it.

Clicking the Meetings smart button loads a calendar, showing the scheduled meetings and events for the currently signed-in user, as well as the employees who are listed under the Attendees section, located to the right of the calendar.

Pentru a schimba întâlnirile și evenimentele afișate, debifați un participant pentru a-i ascunde evenimentele din calendar. Doar participanții bifați sunt vizibili.

Pentru a adăuga o întâlnire în calendar în vizualizarea Zi sau Săptămână, faceți clic pe ora de început și trageți până la ora de final. Astfel selectați data, ora și durata întâlnirii.

O întâlnire poate fi adăugată și făcând clic pe ziua și intervalul orar dorit.

Ambele metode vor deschide o fereastră pop-up Eveniment nou.

Fereastra pop-up nouă pentru eveniment

Un clic pe grilă, la ora și data dorite, deschide fereastra pop-up Eveniment nou pentru programarea întâlnirii.

Introduceți informațiile în formular. Singurele câmpuri obligatorii sunt titlul întâlnirii și câmpurile Început (și sfârșit dată/oră).

După ce ați completat detaliile, apăsați Salvează și închide pentru a salva modificările și a crea interviul.

După ce ați introdus un nume obligatoriu pentru întâlnire, pe cardul Eveniment nou pot fi modificate următoarele câmpuri:

• Titlul întâlnirii: ​​introduceți subiectul întâlnirii. Acest lucru ar trebui să indice clar scopul întâlnirii. Subiectul implicit este Subiect/Numele aplicației de pe cardul solicitantului.

• Start: start and end date and times for the meeting. Clicking either of these fields opens a calendar pop-up window. Click Apply to close the window.

• All Day: tick the box to schedule an all-day interview. If this box is ticked, the Start field changes to Start Date.

• Attendees: select the people who should attend the meeting. The default employee listed is the person who created the meeting. Add as many other people as desired.

• Videocall URL: if the meeting is virtual, or if there is a virtual option available, click Odoo meeting, and a URL is automatically created for the meeting, which populates the field.

• Description: enter a brief description in this field. There is an option to enter formatted text, such as numbered lists, headings, tables, links, photos, and more. Use the powerbox feature, by typing a / to reveal a list of options.

  Derulați prin opțiuni și selectați elementul dorit. Acesta va apărea în câmp și poate fi modificat. Fiecare comandă deschide o fereastră pop-up diferită. Urmați instrucțiunile pentru a completa câmpul.

Mai multe opțiuni

Pentru a adăuga informații suplimentare la întâlnire, apăsați butonul Mai multe opțiuni din colțul dreapta jos al ferestrei pop-up Eveniment nou. Completați oricare dintre următoarele câmpuri suplimentare:

• Durată: acest câmp se completează automat pe baza datei și orei de Început (și sfârșit). Dacă ora întâlnirii se modifică, durata se ajustează automat. Durata implicită este o oră.

• Recurent: dacă întâlnirea trebuie să se repete la un anumit interval (nu este tipic pentru primul interviu), bifați căsuța de lângă Recurent. Vor apărea câmpuri suplimentare.

  • Fus orar: selectați fusul orar pentru întâlnirile recurente din meniu.

  • Repetă: alegeți Zilnic, Săptămânal, Lunar, Anual sau Personalizat. Dacă selectați Personalizat, va apărea câmpul Repetă la fiecare, împreună cu o altă opțiune de frecvență (Zile, Săptămâni, Luni, Ani). Introduceți un număr și selectați perioada din meniu.

  • Repetă în: activ când este selectată opțiunea Săptămânal la Repetă. Alegeți ziua săptămânii pentru întâlnire.

  • Ziua lunii: configurați cele două meniuri pentru a selecta o zi anume din lună, indiferent de dată (ex: prima marți din fiecare lună). Pentru o dată fixă, alegeți Data lunii și introduceți data (ex: 15 pentru a programa întâlnirea pe 15 ale fiecărei luni).

  • Until: using the drop-down menu, select when the meetings stop repeating. The available options are Number of repetitions, End date, and Forever. If Number of repetitions is selected, enter the number of total meetings to occur in the blank field to the right. If End date is selected, specify the date using the calendar pop-up window, or type in a date in a XX/XX/XXXX format. Forever schedules meetings indefinitely.

• Locație: introduceți locația întâlnirii.

• Etichete: selectați etichete pentru întâlnire din meniu sau adăugați una nouă tastând și apăsând Creează „eticheta”. Nu există limită de etichete.

• Appointment: if an appointment is associated with this meeting, select it from the drop-down menu, or create a new appointment by typing in the appointment name, then clicking Create & Edit… from the resulting drop-down men. A Create Appointment form loads. Enter the information on the form, then click Save & Close.

• Confidențialitate: selectați dacă organizatorul apare Disponibil sau Ocupat pe durata întâlnirii. Apoi selectați vizibilitatea întâlnirii: Publică, Privată sau Doar utilizatori interni. Publică permite tuturor să vadă întâlnirea, Privată doar participanților, iar Doar utilizatori interni oricui este logat în baza de date a companiei.

• Organizator: angajatul care a creat întâlnirea este populat în acest câmp. Utilizați meniul derulant pentru a schimba angajatul selectat.

• Mementouri: selectați un memento din meniu. Opțiunile implicite sunt Notificare, Email și SMS, fiecare cu o perioadă specifică înainte de eveniment (ore, zile etc). Mementoul ales va alerta participanții la momentul stabilit. Se pot selecta mai multe mementouri.

Trimiteți întâlnirea participanților

După ce ați introdus modificările în fereastra pop-up Eveniment nou și detaliile întâlnirii sunt corecte, întâlnirea poate fi trimisă participanților prin email sau SMS din formularul extins (vizibil după apăsarea butonului Mai multe opțiuni).

To send the meeting via email, click the Email button next to the Attendees field on the expanded meeting form.

Va apărea o fereastră pop-up Contactează participanții. Un email preformatat, folosind șablonul implicit Calendar: Actualizare eveniment, va completa corpul emailului.

The followers of the job application, as well as the user who created the meeting, are added as Recipients by default. If needed, add the applicant’s email address to the list to send the email to the applicant, as well. Make any other desired changes to the email. If an attachment is needed, click the Attachments button, navigate to the file, then click Open. Once the email is ready to be sent, click Send.

To send the meeting via text message, click the SMS button next to the Attendees field on the expanded meeting form. A Send SMS Text Message pop-up window appears.

Dacă vreun participant nu are număr de mobil valid, va apărea un banner albastru în partea de sus, indicând câte înregistrări sunt invalide. Dacă un contact nu are număr valid, apăsați Închide și editați fișa participantului, apoi reluați pașii.

Dacă nu apare niciun avertisment, introduceți mesajul pentru participanți în câmpul Mesaj. Pentru a adăuga emoji, apăsați pictograma (adaugă zâmbet) din dreapta ferestrei.

The number of characters, and amount of text messages required to send the message (according to GSM7 criteria) appears beneath the Message field. Click Put In Queue to have the text sent later, after any other messages are scheduled, or click Send Now to send the message immediately.

Notă

Trimiterea de SMS-uri nu este o funcționalitate implicită în Odoo. Pentru a trimite SMS-uri, sunt necesare credite care trebuie achiziționate. Pentru detalii despre credite și planuri IAP, consultați documentația Achiziții în aplicație (IAP).

Interviuri programate de candidat

By default, the recruitment interview stages are not set up for applicants to schedule their own interviews.

However, if the First Interview or Second Interview stages are modified to send the Recruitment: Schedule Interview email template when an applicant reaches that stage, the applicant receives a link to the recruitment team’s calendar, and can schedule the interview on their own. The recruitment team’s availability is reflected in the calendar.

In order for applicants to be able to schedule their own interviews, a stage must first be modified in the Recruitment app.

Modificați etapa

To modify either the First Interview or Second Interview stage, first navigate to the main Recruitment app dashboard. Next, click on the desired job card to navigate to the Applications page for that job position.

Hover over the name of the stage, and a (gear) icon appears in the upper-right hand side of the stage name. Click the (gear) icon, and a drop-down menu appears. Then, click on the Edit option, and an Edit: (Stage) form appears.

The Email Template field is blank, by default. Using the drop-down menu, select Recruitment: Schedule interview for the Email Template field, then click Save & Close when done.

Trimite email

After either the First Interview or Second Interview stages are modified to send the Recruitment: Schedule interview email to the applicant upon moving their applicant card to one of those stages, the following email is received by the applicant:

Subject: Can we plan an interview together for your (Job Position) application?

Congratulations! Your application is really interesting and we'd like to plan an interview with you. Can you please use the button below to schedule it with one of our recruiters?

Plan my interview

Schedule interview

When the applicant received the email, they click the Plan my interview button at the bottom of the email. This navigates the applicant to a private online scheduling page, which is only accessible through the emailed link.

Această pagină afișează DETALII ÎNTÂLNIRE în partea dreaptă. Sunt incluse formatul și durata întâlnirii. În acest exemplu, interviul este virtual ( Online) și durează o jumătate de oră ( 30 minute).

First, if there is an option of who to meet with, the user selects who they are scheduling their meeting with, by clicking on their icon and name. If only one person is available to interview the applicant, this step is not available. If the applicant does not wish to chose an interviewer, they can just click See all availabilities .

Notă

If the applicant selects an interviewer, the applicant is shown a Select a date & time page, and only sees the dates and times that specific person is available. In addition, that interviewer’s information (name, email, and phone number) appears on the right-side of the screen, under the heading OPERATOR, located beneath the MEETING DETAILS.

If the applicant clicks See all availabilities instead, or if there are no interviewer options available, the user is navigated to the same Select a date & time page, but there is no OPERATOR section visible.

Then the applicant clicks on an available day on the calendar, signified by a square around the date. Once a day is selected, they click on one of the available times to select that date and time.

Sfat

Asigurați-vă că verificați câmpul Fus orar de sub calendar pentru a fi setat corect. Schimbarea fusului orar poate modifica orele disponibile.

După selectarea datei și orei, candidatul este direcționat către pagina Adaugă mai multe detalii despre tine. Aici trebuie să introducă Nume complet, Email și Număr de telefon. Aceste date vor fi folosite pentru a-i trimite mementouri despre interviu.

După completarea tuturor datelor pe pagina Adaugă mai multe detalii despre tine, candidatul apasă butonul Confirmă programarea și interviul este programat.

După confirmarea interviului, candidatul ajunge pe o pagină de confirmare unde sunt afișate toate detaliile. Există opțiunea de a adăuga întâlnirea în calendarele personale prin butoanele Adaugă în iCal/Outlook și Adaugă în Google Agenda de sub detalii.

The applicant is also able to cancel or reschedule the interview, if necessary, with the Cancel/Reschedule button.