Jadwalkan wawancara

Wawancara tatap muka, virtual, atau telepon dapat dijadwalkan dengan salah satu dari dua cara melalui aplikasi Perekrutan, baik oleh tim perekrutan, atau oleh pelamar.

Dengan satu kali seret-dan-lepas, Odoo mengirim email kepada kandidat dengan tautan layanan mandiri, kandidat memesan slot waktu, dan mengirimkan rapat ke kalender semua orang. Tidak perlu lagi email atau panggilan bolak-balik.

Wawancara yang dijadwalkan tim perekrutan

Ketika pelamar mencapai tahap wawancara, tim perekrutan harus menjadwalkan wawancara, dengan terlebih dahulu mengoordinasikan tanggal dan waktu yang sesuai dengan pelamar dan pewawancara.

Untuk menjadwalkan wawancara, navigasikan ke kartu pelamar, dengan terlebih dahulu membuka aplikasi Perekrutan, dan klik kartu pekerjaan yang relevan. Ini membuka halaman Lamaran untuk posisi pekerjaan tersebut. Kemudian, klik kartu pelamar yang diinginkan untuk melihat formulir pelamar terperinci mereka.

Untuk menjadwalkan wawancara telepon, virtual, atau tatap muka, klik tombol pintar Tidak Ada Rapat di bagian atas catatan pelamar.

Catatan

Tombol pintar Rapat menampilkan Tidak Ada Rapat jika tidak ada rapat yang saat ini dijadwalkan. Untuk pelamar yang baru masuk ke tahap Wawancara Pertama, ini adalah default.

Jika ada satu rapat yang sudah dijadwalkan, tombol pintar menampilkan 1 Rapat, dengan tanggal rapat mendatang di bawahnya. Jika lebih dari satu rapat dijadwalkan, tombol menampilkan Rapat Berikutnya, dengan tanggal rapat pertama mendatang di bawahnya.

Mengklik tombol pintar Rapat memuat kalender, menampilkan rapat dan acara yang dijadwalkan untuk user yang saat ini masuk, serta karyawan yang terdaftar di bawah bagian Peserta, yang terletak di sebelah kanan kalender.

Untuk mengubah rapat dan acara yang sedang dimuat yang ditampilkan, hapus centang peserta yang acara kalendernya ingin disembunyikan. Hanya peserta yang dicentang yang terlihat di kalender.

Untuk menambahkan rapat ke kalender saat dalam tampilan Hari atau Minggu, klik waktu mulai rapat dan tarik ke bawah ke waktu akhir. Melakukan hal ini memilih tanggal, waktu, dan panjang rapat.

Rapat juga dapat ditambahkan dalam tampilan ini dengan mengklik hari dan slot waktu yang diinginkan.

Kedua metode menyebabkan jendela pop-up Acara Baru muncul.

Jendela pop-up acara baru

Mengklik kotak, yang sesuai dengan waktu dan tanggal, membuka jendela pop-up Acara Baru untuk menjadwalkan pertemuan.

Masukkan informasi pada formulir. Satu-satunya bidang wajib yang harus diisi adalah judul untuk pertemuan, bersama dengan bidang Mulai (dan tanggal/waktu selesai).

Setelah detail kartu dimasukkan, klik Simpan & Tutup untuk menyimpan perubahan dan membuat wawancara.

Setelah memasukkan nama yang diperlukan untuk pertemuan, bidang yang tersedia untuk dimodifikasi pada kartu Acara Baru adalah sebagai berikut:

• Judul Pertemuan: Masukkan subjek untuk pertemuan. Ini harus dengan jelas menunjukkan tujuan pertemuan. Subjek default adalah nama Kandidat yang dimasukkan pada kartu pelamar.

• Mulai: Konfigurasikan tanggal dan waktu mulai dan selesai untuk pertemuan. Mengklik salah satu bidang ini membuka jendela pop-up kalender. Klik pada tanggal yang diinginkan untuk memilihnya, lalu masukkan waktu di bidang yang sesuai. Klik Terapkan untuk menutup jendela.

• Sepanjang Hari: Centang kotak untuk menjadwalkan wawancara sepanjang hari. Jika kotak ini dicentang, bidang Mulai berubah menjadi Tanggal Mulai.

• Peserta: Pilih orang-orang yang harus menghadiri pertemuan. Peserta default adalah calon kandidat, dan perekrut yang ditugaskan untuk posisi pekerjaan. Tambahkan orang lain sebanyak yang diinginkan.

• URL Panggilan Video: Jika pertemuan bersifat virtual, atau jika ada opsi virtual yang tersedia, klik Pertemuan Odoo, dan URL secara otomatis dibuat untuk pertemuan, yang mengisi bidang.

• Deskripsi: Masukkan deskripsi singkat di bidang ini. Ada opsi untuk memasukkan teks terformat, seperti daftar bernomor, judul, tabel, tautan, foto, dan lainnya. Gunakan fitur powerbox, dengan mengetik / untuk menampilkan daftar opsi.

  Gulir melalui opsi dan klik pada item yang diinginkan. Item muncul di bidang, dan dapat dimodifikasi. Setiap perintah menampilkan jendela pop-up yang berbeda. Ikuti instruksi untuk setiap perintah untuk menyelesaikan entri.

Lebih banyak opsi

Untuk menambahkan informasi tambahan ke pertemuan, klik tombol Opsi Lainnya di sudut kanan bawah jendela pop-up Acara Baru. Masukkan salah satu bidang tambahan berikut:

• Durasi: bidang ini terisi secara otomatis berdasarkan tanggal dan waktu Mulai (dan selesai). Jika waktu pertemuan disesuaikan, bidang ini secara otomatis menyesuaikan dengan panjang durasi yang benar. Panjang default pertemuan adalah satu jam.

• Berulang: jika pertemuan harus berulang pada interval yang dipilih (tidak umum untuk wawancara pertama), centang kotak centang di samping Berulang. Beberapa bidang tambahan muncul saat ini diaktifkan:

  • Zona Waktu: menggunakan menu drop-down, pilih Zona Waktu untuk pertemuan berulang.

  • Ulangi: pilih pertemuan berulang Harian, Mingguan, Bulanan, Tahunan, atau Kustom. Jika Kustom dipilih, bidang Ulangi Setiap muncul di bawahnya, bersama dengan parameter frekuensi waktu lainnya (Hari, Minggu, Bulan, atau Tahun). Masukkan angka di bidang kosong, lalu pilih periode waktu menggunakan menu drop-down.

  • Ulangi pada: diaktifkan saat opsi Mingguan dipilih di bidang Ulangi. Pilih hari saat pertemuan mingguan berlangsung.

  • Hari dalam Bulan: konfigurasikan dua opsi menu drop-down untuk memilih hari tertentu dalam bulan, terlepas dari tanggalnya (mis. Selasa pertama setiap bulan). Untuk mengatur tanggal kalender tertentu, pilih Tanggal Bulan dan masukkan tanggal kalender di bidang (mis. 15 untuk mengatur pertemuan terjadi pada tanggal lima belas setiap bulan).

  • Sampai: menggunakan menu drop-down, pilih kapan rapat berhenti berulang. Opsi yang tersedia adalah Jumlah pengulangan, Tanggal akhir, dan Selamanya. Jika Jumlah pengulangan dipilih, masukkan jumlah total rapat yang akan terjadi pada kolom kosong di sebelah kanan. Jika Tanggal akhir dipilih, tentukan tanggal menggunakan jendela pop-up kalender, atau ketik tanggal dalam format MM/DD/YYYY. Selamanya menjadwalkan rapat tanpa batas waktu.

• Lokasi: masukkan lokasi untuk rapat.

• Tag: pilih tag apa pun untuk rapat menggunakan menu drop-down, atau tambahkan tag baru dengan mengetik tag tersebut dan mengklik Buat "tag". Tidak ada batasan jumlah tag yang dapat digunakan.

• Privasi: pilih apakah penyelenggara tampil sebagai Tersedia atau Sibuk selama durasi rapat. Selanjutnya, pilih visibilitas rapat ini menggunakan menu drop-down di sebelah kanan pilihan pertama. Opsinya adalah Publik, Pribadi, dan Hanya user internal. Publik memungkinkan semua orang melihat rapat, Pribadi memungkinkan hanya peserta yang terdaftar pada rapat untuk melihat rapat, dan Hanya user internal memungkinkan siapa pun yang masuk ke database perusahaan untuk melihat rapat.

• Penyelenggara: karyawan yang membuat rapat akan muncul di kolom ini. Gunakan menu drop-down untuk mengubah karyawan yang dipilih.

• Pengingat: pilih pengingat dari menu drop-down. Opsi default mencakup Notifikasi, Email, dan Pesan Teks SMS, masing-masing dengan periode waktu tertentu sebelum acara (jam, hari, dll). Pengingat yang dipilih akan mengingatkan peserta rapat tentang rapat tersebut, melalui opsi yang dipilih pada waktu yang ditentukan. Beberapa pengingat dapat dipilih di kolom ini.

Kirim rapat ke peserta

Setelah perubahan dimasukkan pada jendela pop-up Acara Baru, dan detail rapat sudah benar, rapat dapat dikirim ke peserta melalui email atau pesan teks dari formulir acara yang diperluas (yang terlihat ketika tombol Opsi Lainnya diklik pada jendela pop-up Acara Baru).

Untuk mengirim rapat melalui email, klik tombol EMAIL di sebelah kolom Peserta pada formulir rapat yang diperluas.

Jendela pop-up konfigurator email Hubungi Peserta akan muncul. Email yang telah diformat sebelumnya, menggunakan template email default Kalender: Pembaruan Acara, akan mengisi kolom isi email.

Pelamar, pengikut lamaran pekerjaan, serta user yang membuat rapat, ditambahkan ke Kepada secara default. Buat perubahan yang diinginkan pada email.

Untuk mengirim rapat melalui pesan teks, klik tombol SMS di sebelah kolom Peserta pada formulir rapat yang diperluas. Jendela pop-up Kirim SMS akan muncul.

Di bagian atas, banner biru akan muncul jika ada peserta yang tidak memiliki nomor ponsel yang valid, dan mencantumkan berapa banyak catatan yang tidak valid. Jika kontak tidak memiliki nomor ponsel yang valid yang terdaftar, klik Tutup, dan edit catatan peserta, lalu ulangi langkah-langkah ini.

Ketika tidak ada pesan peringatan yang muncul, ketik pesan yang akan dikirim ke peserta di kolom Pesan. Untuk menambahkan emoji apa pun ke pesan, klik ikon (tambahkan senyum) di sisi kanan jendela pop-up.

Jumlah karakter, dan jumlah pesan teks yang diperlukan untuk mengirim pesan (menurut kriteria GSM7) muncul di bawah kolom Pesan. Klik Masukkan ke antrean untuk mengirim teks nanti, setelah pesan lain dijadwalkan, atau klik Kirim Sekarang untuk mengirim pesan segera.

Catatan

Mengirim pesan teks bukan kemampuan default dengan Odoo. Untuk mengirim pesan teks, kredit diperlukan, yang perlu dibeli. Untuk informasi lebih lanjut tentang kredit dan paket IAP, lihat dokumentasi Pembelian dalam Aplikasi (IAP).

Wawancara terjadwal pelamar

Mengoordinasikan waktu wawancara biasanya memerlukan beberapa pertukaran email dan dapat memperlambat proses perekrutan. Mengaktifkan penjadwalan layanan mandiri Odoo menghilangkan hambatan tersebut: ketika pelamar dipindahkan ke tahap wawancara, sistem secara otomatis mengirimkan tautan penjadwalan, mencatat slot yang dipilih, dan memperbarui semua kalender terkait.

Otomasi ini dinonaktifkan secara default. Untuk mengaktifkannya, tetapkan templat email Perekrutan: Jadwalkan Wawancara ke tahap Wawancara Pertama atau Wawancara Kedua (lihat Modifikasi tahap).

Modifikasi tahap

Ubah tahap Wawancara Pertama atau Wawancara Kedua sehingga kolom Templat Email tahap diatur ke Perekrutan: Jadwalkan wawancara.

Kirim email

Setelah mengonfigurasi tahap Wawancara Pertama atau Wawancara Kedua untuk mengirim email, seret dan lepas kartu pelamar ke salah satu tahap ini untuk mengirim email.

Wawancara yang dijadwalkan sendiri

Ketika pelamar menerima email, mereka mengklik tombol Jadwalkan wawancara saya di bagian bawah email. Ini mengarahkan pelamar ke halaman penjadwalan online pribadi, yang hanya dapat diakses melalui tautan email.

Halaman ini menampilkan DETAIL PERTEMUAN di sisi kanan layar. Ini mencakup format dan durasi pertemuan. Dalam contoh ini, wawancara bersifat virtual ( Online) dan durasinya setengah jam ( 30 menit).

Kemudian pelamar mengklik hari yang tersedia di kalender, yang ditandai dengan teks ungu. Setelah hari dipilih, mereka mengklik salah satu waktu yang tersedia untuk memilih tanggal dan waktu tersebut.

Tip

Pastikan untuk memeriksa kolom Zona Waktu, di bawah kalender, untuk memastikan diatur ke zona waktu yang benar. Mengubah zona waktu dapat mengubah waktu yang tersedia yang ditampilkan.

Setelah tanggal dan waktu dipilih, pelamar diarahkan ke halaman Tambahkan detail lebih lanjut tentang Anda. Halaman ini meminta pelamar untuk memasukkan Nama lengkap, Email, dan Nomor telepon. Informasi kontak yang dimasukkan pada formulir ini adalah cara pelamar dihubungi untuk mengingatkan mereka tentang wawancara yang dijadwalkan.

Ketika semuanya dimasukkan pada halaman Tambahkan detail lebih lanjut tentang Anda, pelamar mengklik tombol Konfirmasi Janji Temu, dan wawancara dijadwalkan.

Setelah mengonfirmasi wawancara, pelamar dibawa ke halaman konfirmasi, di mana semua detail wawancara ditampilkan. Opsi untuk menambahkan pertemuan ke kalender pribadi pelamar tersedia, melalui tombol Tambahkan ke iCal/Outlook dan Tambahkan ke Google Agenda, di bawah detail wawancara.

Pelamar juga dapat membatalkan atau menjadwal ulang wawancara, jika perlu, dengan tautan Batalkan janji temu Anda di bagian bawah konfirmasi.