Buste paga¶
Le buste paga sono registrazioni individuali di pagamento, contenenti tutti i dettagli su come è stato calcolato il compenso (ore, trattenute, altri input, ecc.), e generate dai responsabili del libro paga tramite l’applicazione Libro paga. Le buste paga possono essere create ed elaborate singolarmente, oppure è possibile elaborare più buste paga contemporaneamente, in un unico lotto.
Creare una busta paga¶
Una nuova busta paga può essere creata dalla pagina Buste paga da pagare o dalla pagina Buste paga dipendenti.
Andare in e fare clic su Da pagare o su Tutte le buste paga. Fare clic sul pulsante Nuovo nell’angolo in alto a sinistra e verrà caricato un modulo busta paga vuoto.
Modulo busta paga¶
Compilare le seguenti informazioni nel modulo busta paga:
Dipendente: utilizzare il menu a tendina per selezionare il dipendente in questo campo. Questo campo è obbligatorio. Una volta effettuata la selezione, altri campi potrebbero essere compilati automaticamente in base alla scheda del dipendente.
Nota
Si consiglia di creare buste paga solo per dipendenti già presenti nel database. Se non esiste una scheda dipendente corrente (e quindi nessun contratto dipendente), si consiglia di creare il nuovo dipendente nell’applicazione Dipendenti prima di creare buste paga per quel dipendente. Consultare la documentazione nuovo dipendente per istruzioni su come aggiungere un dipendente.
Contratto: il contratto corrente per il dipendente selezionato compila questo campo. Questo campo è obbligatorio.
Importante
Tutti i dipendenti devono avere un contratto per poter generare buste paga. Inoltre, solo un contratto può essere nella fase di esecuzione per ciascun dipendente, pertanto il contratto corrente compila questo campo e non si consiglia di apportare modifiche a questo campo.
Lotto: utilizzare il menu a tendina per selezionare il lotto buste paga a cui aggiungere questa nuova busta paga, se applicabile.
Struttura: la struttura collegata al contratto del dipendente compila automaticamente questo campo per impostazione predefinita. Se lo si desidera, utilizzare il menu a tendina per selezionare una struttura diversa.
Periodo: dal primo all’ultimo giorno del mese corrente i campi Periodo vengono compilati automaticamente per impostazione predefinita. Le date possono essere modificate, se lo si desidera.
Per modificare la data di inizio, fare clic sulla prima data nel campo Periodo per visualizzare un calendario a comparsa. Spostarsi al mese desiderato e fare clic sul giorno desiderato per selezionare quella data specifica.
Ripetere questo processo per modificare la data di fine della busta paga. Questi campi sono obbligatori.
Nota
In genere, dopo aver effettuato una selezione nel campo Dipendente, Odoo compila automaticamente tutti gli altri campi obbligatori (oltre al campo Periodo), ma solo se tali informazioni sono già presenti nel modulo di quel dipendente nell’app Dipendenti.
Importante
Se vengono apportate modifiche ai campi compilati automaticamente, si consiglia di verificare con il reparto contabilità per garantire che ogni voce che influisce sull’applicazione Contabilità sia corretta.
Scheda giorni lavorati e input¶
La scheda Giorni lavorati e inserimenti riporta in dettaglio il numero di giorni e ore che il dipendente ha lavorato durante il Periodo di tempo specificato nella parte superiore del modulo della busta paga, ed è calcolata in base ai campi Contratto e Struttura selezionati.
La sezione Giorni lavorati viene popolata automaticamente ed elenca tutti i singoli record di presenza per il periodo di tempo, inclusi sia il tempo lavorato che eventuali ferie prese.
Ogni singola voce elenca il Tipo, la Descrizione, il Numero di giorni, il Numero di ore e l”Importo totale.
Non è possibile creare record aggiuntivi per i Giorni lavorati e inserimenti poiché vengono popolati automaticamente in base ai record di presenza del dipendente o al programma di lavoro nella loro scheda dipendente.
La sezione Altri inserimenti è dove vengono elencati gli inserimenti aggiuntivi, come detrazioni, rimborsi e note spese.
Ogni singola voce elenca il Tipo, la Descrizione e il Conteggio. Per aggiungere un nuovo inserimento, fare clic su Aggiungi una riga e, utilizzando il menu a discesa, selezionare il Tipo. Quindi, inserire una breve Descrizione e infine inserire il Conteggio.
Scheda calcolo stipendio¶
La scheda Calcolo stipendio è dove vengono elencate e calcolate tutte le singole regole salariali, incluso tutto, dallo stipendio del dipendente a tutte le detrazioni e indennità, come tasse, note spese, contributi per benefit e qualsiasi altro elemento associato alla localizzazione libro paga installata.
Quando la busta paga viene creata per la prima volta, questa scheda rimane vuota. Fare clic sul pulsante Calcola foglio nell’angolo in alto a sinistra e la scheda Calcolo stipendio viene popolata.
Importante
Non è possibile apportare modifiche a questa scheda, poiché i calcoli si basano su altre voci della busta paga.
Suggerimento
Il pulsante Calcola foglio non scompare dalla vista dopo essere stato cliccato, quindi la busta paga può essere ricalcolata in qualsiasi momento prima di elaborarla.
Se è necessario apportare modifiche alla scheda Giorni lavorati e inserimenti, fare clic sul pulsante Calcola foglio per ricalcolare la busta paga.
Scheda altre informazioni¶
La scheda Altre info contiene informazioni richieste, ma non associate ad alcun inserimento o calcolo, come invece fanno le altre schede.
Il Nome busta paga viene popolato automaticamente in base al nome del dipendente e al periodo di tempo a cui si riferisce la busta paga. Apportare eventuali modifiche desiderate al nome in questo campo. Questo campo è obbligatorio.
Il campo Azienda viene anche popolato automaticamente in base al record del dipendente e non può essere modificato.
La data di fine selezionata nel campo Periodo nella metà superiore del modulo popola per impostazione predefinita sia i campi Data di chiusura che Data contabile. La Data di chiusura è la data in cui il pagamento viene emesso al dipendente, mentre la Data contabile è la data di fine che la busta paga copre. Modificare le date, se necessario.
Il campo Registro stipendi viene popolato per impostazione predefinita e non può essere modificato. Questo è il registro contabile in cui viene registrata la busta paga.
Se ci sono note aggiuntive o informazioni necessarie per il cedolino, aggiungerle nel campo Aggiungi una nota interna….
Elaborare un cedolino¶
Quando tutte le informazioni necessarie sul cedolino sono state inserite, il cedolino può essere elaborato. Per prima cosa viene creata una bozza della registrazione contabile, seguita da un report di pagamento e infine il dipendente viene pagato.
Suggerimento
Prima di elaborare i cedolini, è buona prassi verificare la sezione Avvisi della dashboard dell’app Libro paga. Qui compaiono tutti i possibili problemi relativi al libro paga.
Per visualizzare gli avvisi, andare su . Gli avvisi compaiono nell’angolo in alto a sinistra della dashboard.
Gli avvisi sono raggruppati per tipo, come Dipendenti senza contratti attivi o Dipendenti senza numero di conto bancario. Fare clic su un avviso per visualizzare tutte le voci associate a quel problema specifico.
Se gli avvisi non vengono risolti, in qualsiasi momento del processo di elaborazione del cedolino può verificarsi un errore. Gli errori compaiono in una finestra pop-up e forniscono dettagli sull’errore e su come risolverlo.
Creare bozza di registrazione¶
Una volta che tutto nel modulo del cedolino è corretto, fare clic sul pulsante Crea bozza di registrazione per creare il cedolino. Viene visualizzata una finestra pop-up di Conferma, che chiede Sei sicuro di voler procedere? Fare clic su OK per confermare.
Una volta creata la bozza del cedolino, lo stato cambia in Completato, un pulsante intelligente Registrazione contabile (bozza) compare in alto e pulsanti aggiuntivi compaiono nell’angolo in alto a sinistra.
Nota
Dopo aver creato una bozza di registrazione, Odoo considera il cedolino come confermato.
Fare clic sul pulsante intelligente Registrazione contabile (bozza) per visualizzare la registrazione contabile dettagliata. Fare clic su Registra per registrare la voce. Utilizzando il menu breadcrumb, tornare al cedolino.
Dopo che la registrazione contabile è stata registrata, il pulsante intelligente in alto cambia in Registrazione contabile (registrata)
Nota
I dipendenti non possono essere pagati finché la registrazione contabile non è stata registrata.
Creare report di pagamento¶
Una volta che lo stato del cedolino è cambiato in Completato, deve essere creato un report di pagamento. Un report di pagamento è un documento che contiene tutte le informazioni necessarie per trasferire il compenso del dipendente dal conto bancario dell’azienda al suo. Questi vengono inviati dal reparto libro paga all’istituto appropriato.
Fare clic su Crea report di pagamento e si carica una finestra pop-up. Utilizzando il menu a discesa, selezionare il Formato di esportazione per il report di pagamento. Le due opzioni predefinite disponibili sono NACHA e CSV. NACHA sta per National Automated Clearing House Association e questa selezione crea un file ACH compatibile che viene inviato alla banca dell’azienda.
Nota
Altre opzioni potrebbero essere disponibili a seconda della localizzazione del libro paga installata nel database.
Se viene selezionato CSV, tutti gli altri campi vengono nascosti.
Successivamente, selezionare il Giornale bancario desiderato in cui viene registrato lo stipendio. Infine, utilizzando il selettore del calendario, impostare la data in cui viene emesso lo stipendio nel campo Data effettiva.
Una volta configurata la finestra pop-up, fare clic sul pulsante Genera e il file apparirà nel modulo della busta paga, in un nuovo campo Rapporto di pagamento.
Paga dipendente¶
Successivamente, il pagamento deve essere inviato al dipendente. A tal fine, fare clic sul pulsante Paga nell’angolo in alto a sinistra. Questa operazione apre un modulo pop-up Paga.
Tutte le informazioni necessarie sono precompilate nel modulo in base alla configurazione della busta paga, ma è possibile apportare modifiche, se necessario, a qualsiasi campo tranne Importo. Questo campo è compilato in base ai calcoli della busta paga e non può essere modificato.
Giornale: il giornale contabile in cui viene registrata la busta paga.
Metodo di pagamento: utilizzando il menu a discesa, selezionare il modo in cui il dipendente viene pagato. Le opzioni predefinite sono:
Pagamento manuale: selezionare questa opzione se si paga il dipendente con un metodo diverso da Assegno o NACHA.
Assegno: selezionare questa opzione quando si emette un assegno direttamente al dipendente.
NACHA: selezionare questa opzione se si utilizza National Automated Clearing House Association per trasferire il pagamento al dipendente tramite deposito diretto.
Raggruppa pagamenti: se il dipendente ha più buste paga per lo stesso periodo di tempo (ad esempio, assegni per retribuzioni, rimborsi e provvigioni), selezionare la casella di controllo per raggruppare tutti i pagamenti in un unico pagamento.
Data di pagamento: utilizzando il selettore del calendario, selezionare la data in cui il dipendente deve essere pagato.
Una volta completato il modulo pop-up Paga, fare clic sul pulsante Crea pagamenti e il pagamento viene elaborato.
Dopo l’elaborazione del pagamento e la conferma che gli assegni sono stati emessi o che i fondi sono stati depositati direttamente sul conto bancario del dipendente, fare clic sul pulsante Segna come pagato per contrassegnare la busta paga come pagata.
Importante
Affinché una busta paga possa essere pagata, il dipendente deve avere un conto bancario inserito nella scheda informazioni private del proprio record dipendente e il conto bancario deve essere contrassegnato come Attendibile.
Se non sono presenti informazioni bancarie o se la banca non è elencata come Attendibile, le buste paga non possono essere pagate e viene visualizzato un errore quando si fa clic sul pulsante Paga. Modificare il record del dipendente e aggiungere le informazioni bancarie o contrassegnare il conto bancario come attendibile, secondo necessità.
Rimborsare una busta paga¶
Quando si rimborsa un pagamento, il rimborso viene effettuato creando una busta paga per un importo negativo della busta paga originale.
Example
Un dipendente riceve per errore un pagamento di $5.000,00 USD in uno stipendio. Quando si rimborsa la busta paga, viene creata una nuova busta paga per un importo di $-5.000,00.
Se un pagamento deve essere rimborsato, accedere alla busta paga individuale da rimborsare e fare clic sul pulsante Rimborso situato in alto a sinistra dello schermo. Si carica la dashboard Rimborso busta paga, con tutte le buste paga di rimborso visualizzate in vista elenco.
Nota
Poiché i rimborsi sono rari, in genere appare nell’elenco solo la busta paga rimborsata.
Per impostazione predefinita, la busta paga di rimborso ha lo stato In attesa. Questa busta paga di rimborso viene elaborata nello stesso modo in cui viene elaborata una normale busta paga.
Stampare una busta paga¶
Per stampare una busta paga, fare clic sul pulsante Stampa nell’angolo in alto a sinistra del record della busta paga individuale. Viene scaricato un file PDF e la busta paga appare nel chatter, mentre il file viene allegato al record della busta paga.
Visualizzare tutte le buste paga¶
Per visualizzare tutte le buste paga, indipendentemente dallo stato, andare su . Si carica la pagina Buste paga dipendenti, che mostra tutte le buste paga organizzate per lotto in una vista elenco nidificata predefinita.
Fare clic su ▶ (freccia destra) accanto al nome di un singolo lotto per espandere l’elenco e visualizzare tutte le buste paga in quel particolare lotto, insieme a tutti i dettagli delle buste paga.
Il numero di buste paga nel lotto è indicato tra parentesi dopo il nome del lotto. Lo Stato di ogni singola busta paga appare sul lato destro, indicando una delle seguenti opzioni di stato:
Bozza: la busta paga è stata creata ed è ancora possibile apportare modifiche, poiché gli importi non sono stati calcolati.
In attesa: la busta paga è stata calcolata e i dettagli dello stipendio si trovano nella scheda Calcolo stipendio.
Completato: la busta paga è calcolata e pronta per essere pagata.
Pagato: il dipendente è stato pagato.
Fare clic su una singola busta paga per visualizzare i dettagli di quella busta paga in una pagina separata. Utilizzando il menu di navigazione breadcrumb, fare clic su Buste paga dipendenti per tornare alla vista elenco di tutte le buste paga.
È possibile creare una nuova busta paga dalla pagina Buste paga dipendenti, facendo clic sul pulsante Nuovo nell’angolo in alto a sinistra. In questo modo viene visualizzata una pagina separata con il modulo vuoto della busta paga. In quella pagina del modulo vuoto, inserire tutte le informazioni necessarie, come descritto nella sezione Creare una busta paga.
Le buste paga possono anche essere esportate in un foglio di calcolo Excel. Per esportare tutte le buste paga, fare clic sull’icona (ingranaggio) alla fine delle parole Buste paga dipendenti nell’angolo in alto a sinistra. Viene visualizzato un menu a discesa. Fare clic su Esporta tutto per esportare tutte le buste paga in un foglio di calcolo.
Per esportare solo buste paga selezionate, selezionare prima dall’elenco le buste paga da esportare. Quindi fare clic sulla casella di controllo a sinistra di ogni singola busta paga per selezionarla. Man mano che le buste paga vengono selezionate, appare un pulsante smart nella parte superiore centrale della pagina, che indica il numero di buste paga selezionate. Quindi fare clic sull’icona Azioni nella parte superiore centrale della pagina e fare clic su Esporta.
Nota
Sia Da pagare che Tutte le buste paga mostrano tutte le informazioni dettagliate per ogni busta paga.
Visualizza buste paga da pagare¶
Per visualizzare solo le buste paga in attesa di essere elaborate, andare su .
Ogni busta paga elenca il numero di Riferimento della singola busta paga, il nome del Dipendente, il Nome batch, l”Azienda, il Salario base, il Salario lordo, il Salario netto e lo Stato della busta paga.
Fare clic su una singola voce di busta paga per visualizzare i dettagli di quella specifica busta paga.
Elaborare le buste paga allo stesso modo in cui viene elaborata una normale busta paga, oppure in batch.