Appuntamenti¶
L’app Appuntamenti di Odoo è un’app di pianificazione self-service che semplifica il processo di prenotazione di riunioni, consulenze o servizi. Integrata con la suite di app aziendali di Odoo, consente alle aziende di automatizzare la pianificazione degli appuntamenti, ridurre il coordinamento manuale e fornire un’esperienza fluida ai clienti. Gli appuntamenti possono essere collegati a calendari, opportunità CRM, programmi dei dipendenti e altro ancora, rendendolo uno strumento ideale per le aziende basate sui servizi che cercano efficienza e organizzazione.
Configurazione¶
L’app Appuntamenti consente di pianificare nuovi appuntamenti in base alla disponibilità degli utenti o alla disponibilità di risorse, come sale riunioni o aree di seduta. Per creare una nuova risorsa o gestire le risorse esistenti, andare su . Si apre un elenco delle risorse disponibili nel database, insieme alla loro capacità individuale.
Risorse¶
Fare clic su Nuovo per creare una nuova risorsa. Nel record vuoto, inserire un Nome per la nuova risorsa. Nel campo Capacità, inserire il numero massimo di persone che la risorsa può ospitare. Quindi, confermare il Fuso orario per questa risorsa.
Se desiderato, selezionare una o più Risorse collegate dal menu a discesa. Questa opzione designa una o più risorse che possono essere utilizzate in combinazione per gestire una domanda maggiore.
Importante
Le risorse collegate vengono utilizzate solo quando si usa il metodo di assegnazione Assegnazione automatica.
Infine, aggiungere una Descrizione per questa risorsa. Il contenuto della scheda Descrizione è visibile ai clienti quando prenotano un appuntamento online.
Capacità della risorsa¶
Quando si prenota un appuntamento in base alla disponibilità delle risorse, il sito web mostra solo una capacità fino a 12. Ciò si verifica anche se la risorsa ha una capacità superiore. Per evitare ciò, è necessario aggiungere un nuovo Parametro di Sistema al database.
Innanzitutto, assicurarsi che la modalità sviluppatore sia abilitata. Quindi, navigare su . Fare clic su Nuovo per aggiungere un nuovo parametro.
Nel campo Chiave, inserire appointment.resource_max_capacity_allowed. Nel campo Valore, inserire la capacità massima che dovrebbe essere consentita. Fare clic su (Salva manualmente) al termine.
Configurazione del tipo di appuntamento¶
Prima che gli appuntamenti possano essere pianificati o prenotati, è necessario creare un tipo di appuntamento. Andare alla dashboard dell’app e fare clic su Nuovo. Nel nuovo record vuoto, inserire un Titolo appuntamento, quindi impostare una Durata per questo tipo di appuntamento.
Successivamente, impostare un Tempo di pre-prenotazione. Questo è il tempo minimo tra il momento in cui un appuntamento può essere prenotato e il momento in cui l’appuntamento può iniziare. Se il Tempo di pre-prenotazione è 1 ora, gli appuntamenti devono essere prenotati almeno 1 ora prima.
Example
Viene creato un tipo di appuntamento per Campi da tennis, con una Durata di 1 ora e un Tempo di pre-prenotazione di 1 ora. Alle 02:00 PM, un cliente tenta di prenotare un appuntamento per lo stesso giorno alle 02:45 pm. Il primo orario disponibile è 04:00 pm.
Selezionare una Finestra di pianificazione:
Selezionare Disponibile ora per consentire ai clienti di prenotare un appuntamento immediatamente. Utilizzare il campo Fino a X giorni nel futuro per definire quanto in anticipo i clienti possono pianificare gli appuntamenti. Ad esempio, se viene inserito
14, i clienti non possono prenotare nulla oltre 14 giorni dalla data corrente.Selezionare Entro un intervallo di date per limitare le prenotazioni a un intervallo specifico di date. Dopo aver selezionato questa opzione, fare clic sui campi Da e a e utilizzare la finestra pop-up del calendario per personalizzare l’intervallo di data e ora.
Aggiornare il campo Consenti cancellazione per limitare il tempo prima di un appuntamento entro il quale un cliente può cancellare. Se questa impostazione è abilitata, i clienti non possono cancellare entro l’intervallo di tempo designato.
Nota
Se un cliente tenta di cancellare entro l’intervallo di tempo, riceve un messaggio di errore con le informazioni di contatto. Se l’appuntamento è per una risorsa, i dettagli di contatto sono quelli dell’utente che ha creato il tipo di appuntamento. Se l’appuntamento è per un utente, i dettagli di contatto sono quelli dell’utente con cui è l’appuntamento.
Successivamente, designare se questo tipo di appuntamento si basa su Utenti o Risorse, selezionando il pulsante di opzione appropriato. Se si basa sugli utenti, selezionare uno o più Utenti nel menu a discesa. Se si basa su risorse, selezionare una o più Risorse nel menu a discesa.
Suggerimento
I tipi di appuntamento basati sugli utenti possono essere utilizzati per pianificare riunioni e demo di vendita, nonché colloqui di reclutamento.
I tipi di appuntamento basati sulle risorse possono essere utilizzati per pianificare il tempo in stanze o luoghi specifici.
Selezionando Risorse nel campo Disponibilità su viene visualizzata l’opzione Gestisci capacità. Se selezionata, l’appuntamento limita il numero di partecipanti in base alla capacità delle risorse selezionate.
Scegliere un Metodo di assegnazione selezionando il pulsante di opzione appropriato:
Scegli utente/risorsa poi orario: i clienti scelgono da un elenco di utenti/risorse disponibili, quindi selezionano una fascia oraria libera.
Scegli orario poi utente/risorsa: i clienti scelgono una data e un orario, quindi selezionano dall’elenco degli utenti/risorse disponibili.
Scegli orario poi assegnazione automatica: i clienti selezionano una fascia oraria e viene loro assegnato automaticamente un utente/risorsa.
Scheda Programmazione¶
La scheda Programmazione serve a delineare quando questo tipo di appuntamento deve essere reso disponibile. Le impostazioni definiscono le fasce orarie mostrate nella pagina di prenotazione.
Fare clic su Aggiungi una riga per creare un nuovo intervallo temporale. Selezionare un giorno della settimana dal menu a discesa Ogni, quindi aggiornare gli orari nei campi Da e A. Fare clic sull’icona cestino per eliminare una voce. È possibile includere più voci per un singolo giorno.
Suggerimento
Se un appuntamento non deve essere disponibile in orari specifici, ad esempio quando gli utenti stanno pranzando in mensa, includere fasce orarie prima e dopo.
Scheda Opzioni¶
La scheda Opzioni serve a personalizzare le opzioni di visualizzazione per questo appuntamento, nonché le impostazioni di notifica per clienti e utenti.
Il campo Visualizzazione Front-End determina come l’appuntamento viene presentato sul sito web ai clienti. Selezionare il pulsante di opzione Mostra immagini per pubblicare sul sito web le immagini predefinite dell’utente o delle risorse per questo appuntamento.
I campi Fuso orario e Luogo si popolano automaticamente per gli appuntamenti relativi a risorse, in base alla posizione della risorsa. Per gli appuntamenti basati su utenti, il campo Luogo è impostato di default su Riunione online, con un Link videoconferenza generato automaticamente. Se non si tratta di una riunione online, selezionare un’opzione diversa nel campo Luogo.
Spuntare la casella Conferma manuale per richiedere l’approvazione prima che una riunione venga accettata. Se questa funzione è abilitata, la fascia oraria dell’appuntamento è comunque considerata riservata fino a quando non viene confermata o rifiutata. Lasciare questa casella vuota per accettare automaticamente le riunioni create da questo appuntamento.
La funzione Crea opportunità aggiunge un’opportunità all’app CRM per ogni appuntamento programmato, che viene assegnata all’utente responsabile. Spuntare la casella Crea opportunità per abilitare questa opzione.
Importante
Questo campo è visibile solo se l’app CRM è installata sul database.
Il campo Promemoria serve a impostare come i clienti devono essere contattati prima dell’orario dell’appuntamento. Selezionare una o più opzioni dal menu a discesa, in base al metodo di comunicazione e all’intervallo di tempo.
Spuntare la casella Consenti ospiti per consentire ai clienti di aggiungere ospiti aggiuntivi durante la registrazione per un appuntamento.
Scheda Domande¶
La scheda Domande può essere utilizzata per richiedere ai clienti informazioni aggiuntive mentre prenotano un appuntamento. Fare clic su Aggiungi una riga per aggiungere una nuova domanda.
Nella finestra pop-up Crea domande, inserire la Domanda, quindi scegliere un Tipo di risposta.
Spuntare la casella Risposta obbligatoria per richiedere ai clienti di rispondere a questa domanda prima di poter prenotare un appuntamento. Fare clic su Salva e nuovo per aggiungere un’altra domanda, oppure su Salva e chiudi al termine.
Scheda Messaggi¶
La scheda Messaggi viene utilizzata dall’azienda per fornire informazioni aggiuntive ai clienti riguardo a questo tipo di appuntamento.
Importante
Il contenuto nella scheda Messaggi è visibile ai clienti e ai visitatori del sito web.
Nel campo Messaggio di introduzione, aggiungere una breve descrizione del tipo di appuntamento. Può includere l’argomento dell’appuntamento, un ordine del giorno della riunione o un’introduzione agli utenti responsabili della riunione.
Il Messaggio extra alla conferma viene visualizzato a un cliente dopo aver prenotato una riunione. Aggiungere qui eventuali informazioni aggiuntive di cui il cliente dovrebbe essere a conoscenza. Possono includere informazioni sul parcheggio, regole dell’ultimo minuto o istruzioni aggiuntive.
Pubblicare un appuntamento¶
Quando un appuntamento è pronto per la pubblicazione, fare clic sul pulsante intelligente Vai al sito web nella parte superiore del record. Quindi, far scorrere l’icona Non pubblicato su Pubblicato.