Incidenti

Quando si gestisce un parco veicoli, gli incidenti sono inevitabili. Tracciare gli incidenti è fondamentale per comprendere i costi di manutenzione dei veicoli e identificare i conducenti sicuri.

L’app Parco veicoli di Odoo offre diversi modi per tracciare gli incidenti. Di seguito sono riportate le istruzioni dettagliate per un possibile metodo di monitoraggio degli incidenti e dei costi di riparazione.

Struttura

Per questo caso d’uso, andare su Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi. Nel modulo del servizio, vengono creati due tipi di servizio: Incidente - Colpa del conducente e Incidente - Nessuna colpa.

Questa configurazione registra le riparazioni associate agli incidenti e le organizza per responsabilità.

Quando si verifica un incidente, viene creato un record di servizio. Le riparazioni specifiche necessarie per l’incidente vengono registrate nella Descrizione del record di servizio, e i dettagli sull’incidente vengono registrati nella sezione Note.

Con questa struttura organizzativa, è possibile visualizzare tutti gli incidenti organizzati per responsabilità, auto, conducente o costo.

Nota

Per gestire gli incidenti, la creazione di record di servizio è obbligatoria.

Fare riferimento alla documentazione Servizi per istruzioni dettagliate sulla creazione di record di servizio nell’app Parco veicoli di Odoo.

Registrare incidenti e riparazioni

Per registrare un incidente e avviare il processo di riparazione, il primo passo è creare un record di servizio che dettaglia le riparazioni specifiche necessarie.

Nota

Alcuni incidenti richiedono riparazioni multiple con diversi fornitori. Per questi scenari, è necessario un record di servizio separato per ogni fornitore che esegue le riparazioni. Per mantenere i record organizzati, si consiglia di mantenere identico il campo Note e allegare la stessa documentazione importante, come un rapporto di polizia.

Andare su Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi per visualizzare la Dashboard principale dei servizi. Fare clic su Nuovo nell’angolo in alto a sinistra e viene caricato un modulo di servizio vuoto.

Inserisci le seguenti informazioni nel modulo:

• Descrizione: inserire la descrizione delle riparazioni necessarie per riparare completamente il veicolo, come Carrozzeria, Sostituzione parabrezza o Sostituzione paraurti, pneumatici e finestrini.

• Tipo di servizio: per questo esempio, selezionare Incidente - Colpa del conducente o Incidente - Nessuna colpa, a seconda della situazione.

  Quando si inserisce per la prima volta uno di questi due Tipi di servizio, digitare il nuovo tipo di servizio, quindi fare clic su Crea (nuovo tipo di servizio). Viene visualizzata una finestra pop-up Crea tipo di servizio, con il nuovo tipo di servizio che popola il campo Nome. Nel campo Categoria, selezionare Servizio dal menu a discesa, quindi fare clic sul pulsante Salva e chiudi.

  Una volta aggiunto un tipo di servizio per incidenti al database, è disponibile per la selezione dal menu a discesa nel campo Tipo di servizio.

• Data: utilizzando la finestra del calendario, selezionare la data in cui si è verificato l’incidente. Passare al mese desiderato utilizzando le icone (freccia), quindi fare clic sulla data per selezionarla.

• Costo: lasciare vuoto questo campo, poiché il costo della riparazione non è ancora noto.

• Fornitore: selezionare il fornitore che esegue le riparazioni utilizzando il menu a discesa. Se il fornitore non è già stato inserito nel sistema, digitare il nome del fornitore e fare clic su Crea per aggiungerlo, oppure su Crea e modifica… per aggiungere e configurare il fornitore.

• Veicolo: selezionare il veicolo coinvolto nell’incidente dal menu a discesa. Quando il veicolo viene selezionato, il campo Conducente viene popolato e l’unità di misura per il campo Valore contachilometri appare.

• Conducente: il conducente attuale elencato per il veicolo selezionato popola questo campo quando il Veicolo viene selezionato. Se un conducente diverso stava guidando il veicolo quando si è verificato l’incidente, selezionare il conducente corretto dal menu a discesa.

• Valore contachilometri: inserire la lettura del contachilometri al momento dell’incidente. Le unità di misura sono in chilometri (km) o miglia (mi), a seconda di come è stato configurato il veicolo selezionato.

• NOTE: inserire i dettagli specifici dell’incidente nella parte inferiore del modulo di servizio, ad esempio Investito un cervo o Tamponamento a un incrocio mentre ero fermo.

Odoo offre la possibilità di allegare qualsiasi documento importante, come preventivi di riparazione e rapporti di polizia, al record di servizio. Per farlo, fare clic sull’icona (graffetta), situata nella chatter del modulo, e apparirà una finestra di esplorazione file. Navigare fino al record desiderato e fare clic su Apri per caricare il file.

Nota

Una volta aggiunto un file a un record di servizio, nella chatter appare una sezione File. Per allegare altri record, fare clic su Allega file per aggiungere altri documenti.

Fasi di servizio

Nell’app Parco veicoli di Odoo, ci sono quattro fasi di servizio predefinite:

NewRunningCompletedCancelled

La fase predefinita quando viene creato un record di servizio. Il servizio è stato richiesto, ma le riparazioni non sono ancora iniziate. Il campo Costo per questa fase rimane a zero.

Durante il processo di riparazione, modificare lo stato del servizio per riflettere lo stato attuale del veicolo in uno dei due modi: sul singolo record di servizio, o nella vista Kanban dei servizi.

Record di servizio

Aprire la dashboard principale Servizi, navigando in App Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi. Successivamente, fare clic sul singolo record di servizio per aprire il modulo di servizio dettagliato. Fare clic sulla fase desiderata nell’angolo in alto a destra, sopra il modulo di servizio, per cambiare lo stato.

Vista kanban

Aprire la dashboard principale Servizi, navigando in App Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi. Innanzitutto, fare clic sull’icona Kanban nell’angolo in alto a destra dello schermo, che organizza tutte le riparazioni per veicolo.

Successivamente, rimuovere il filtro predefinito Tipo di servizio nella barra di ricerca. In questo modo, tutti i servizi appaiono in una vista Kanban, organizzati per il rispettivo Stato.

Trascinare e rilasciare il record di servizio nella fase desiderata.

Segnalazione incidenti

Una delle ragioni principali per tracciare gli incidenti utilizzando il metodo descritto in questo documento è la possibilità di visualizzare il costo totale degli incidenti, determinare i conducenti più sicuri e calcolare il costo totale effettivo per veicoli specifici.

La dashboard Servizi principale visualizza tutte le varie informazioni sugli incidenti, mentre la dashboard Report visualizza il costo totale per veicoli specifici.

Dashboard Servizi

Andare in Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi per visualizzare la dashboard Servizi. Tutti i record dei servizi sono visualizzati in una vista (Elenco), raggruppati alfabeticamente per Tipo di servizio.

I due tipi di servizio creati per il tracciamento degli incidenti appaiono nell’elenco: Incidente - Colpa del conducente e Incidente - Nessuna colpa.

Ogni raggruppamento visualizza il numero di record all’interno di ciascun tipo ed elenca i singoli record sotto ogni titolo di raggruppamento.

Example

In questo esempio, ci sono tre incidenti in cui il conducente era colpevole e un incidente che non era colpa del conducente. Questa dashboard visualizza anche il Costo totale stimato per tutti gli incidenti in ciascun gruppo.

Un importo stimato di $3.284,00 dollari rappresenta i costi delle riparazioni per incidenti causati dal conducente. L’incidente senza colpa non ha alcun costo associato, poiché la riparazione non è stata completata e non esiste ancora una stima.

Nota

Il Costo totale calcola tutti i costi nel modulo di riparazione, inclusi i costi stimati e i costi finali di riparazione. Questo numero potrebbe non essere accurato se ci sono riparazioni nella fase In corso e la fattura finale non è ancora stata calcolata.

Dashboard Report

Andare in Parco veicoli ‣ Report ‣ Costi per visualizzare il report Analisi dei costi. Questo report visualizza un (Grafico a barre) di tutti i costi di Contratto e Servizio per l’anno corrente, organizzati per mese (Data : (anno)), per impostazione predefinita. Il Totale, rappresentato da una linea tratteggiata grigia, è il totale combinato dei costi di Contratto e Servizio.

Per visualizzare il costo totale per veicolo, fare clic sull’icona (Attiva/disattiva barra di ricerca) a destra della barra di ricerca, visualizzando un menu a discesa. Fare clic su Veicolo nella colonna Raggruppa per, e i dati vengono organizzati per veicolo.

Questo visualizza il costo reale per ciascun veicolo, inclusi sia il costo del contratto (come il costo mensile del noleggio del veicolo) sia tutti i costi dei servizi, inclusi tutti gli incidenti. Passare il mouse su una colonna per visualizzare una finestra popup con i dati, che mostra il nome del veicolo e il costo totale. Questo consente una visione più completa del costo del veicolo.

Per visualizzare i dettagli dei singoli costi sia per i costi dei contratti che per le riparazioni, fare clic sull’icona (Pivot) nell’angolo in alto a destra della dashboard Analisi dei costi. Questo visualizza ogni veicolo su una riga separata e mostra il costo Contratto e il costo Servizio, nonché il costo Totale.

Nota

La vista (Pivot) organizza i dati per veicolo, per impostazione predefinita, pertanto il raggruppamento dei dati per Veicolo non è richiesto. Se questo filtro è già attivato, non influisce sui dati presentati.

Gestire le riparazioni degli incidenti

Per le aziende con più dipendenti che gestiscono un grande parco veicoli, visualizzare solo i record dei servizi nelle fasi Nuovo e In corso può far risparmiare tempo, se ci sono molti record nella dashboard Servizi.

Andare su App Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi, dove tutte le richieste di servizio sono organizzate per Tipo di servizio. Successivamente, cliccare sull’icona (Attiva/Disattiva pannello di ricerca) a destra della barra di ricerca, rivelando un menu a tendina. Cliccare Aggiungi filtro personalizzato nella colonna Filtri, e appare una finestra pop-up Aggiungi filtro personalizzato.

Tre campi a tendina devono essere configurati nella finestra pop-up.

Nel primo campo, scorrere verso il basso e selezionare Fase.

Lasciare il secondo campo impostato su =.

Selezionare In corso dal menu a tendina nell’ultimo campo.

Successivamente, cliccare sull’icona (più) a destra dell’ultimo campo, e appare una regola identica sotto la regola corrente.

Quindi, cambiare In corso in Nuovo nel terzo campo della seconda regola, lasciando gli altri campi invariati.

Cliccare il pulsante Aggiungi in basso per aggiungere il nuovo filtro personalizzato.

Questa leggera modifica presenta solo i servizi nelle fasi Nuovo e In corso. Questo è un report utile per un’azienda che gestisce un numero elevato di riparazioni in qualsiasi momento.

Per far apparire questo report come report predefinito quando si apre la dashboard Servizi, cliccare sull’icona (Attiva/Disattiva pannello di ricerca) all’estrema destra della barra di ricerca. Successivamente, cliccare Salva ricerca corrente, sotto la colonna Preferiti, che rivela un’altra colonna a tendina sotto di essa. Spuntare la casella accanto a Filtro predefinito, quindi cliccare Salva. Quindi, questa dashboard Servizi personalizzata appare, per impostazione predefinita, ogni volta che si accede alla dashboard Servizi.