Spickzettel für die Buchhaltung

Die Bilanz ist eine Momentaufnahme der Finanzen des Unternehmens zu einem bestimmten Datum (im Gegensatz zur Gewinn- und Verlustrechnung, die eine Analyse über einen bestimmten Zeitraum darstellt).

  • Die Aktiva stellen das Vermögen des Unternehmens und die Güter dar, die es besitzt. Zu den Sachanlagen gehören Gebäude und Büros, während zum Umlaufvermögen Bankkonten und Bargeld gehören. Das Geld, das ein Kunde schuldet, ist ein Vermögenswert. Ein Mitarbeiter ist kein Vermögenswert.

  • Verbindlichkeiten sind Verpflichtungen aus vergangenen Ereignissen, die das Unternehmen in der Zukunft begleichen muss (Betriebskosten, Schulden, unbezahlte Lieferanten). Verbindlichkeiten können auch als eine Finanzierungsquelle definiert werden, die dem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird, auch Leverage genannt.

  • Das Eigenkapital ist der Betrag der von den Eigentümern des Unternehmens (Gründer oder Aktionäre) eingebrachten Mittel zuzüglich der zuvor einbehaltenen Gewinne (oder Verluste). Jedes Jahr können die Nettogewinne (oder -verluste) als einbehaltene Gewinne ausgewiesen oder an die Aktionäre (als Dividende) ausgeschüttet werden.

Das, was Sie besitzen (ein Vermögensgegenstand), wurde durch Schulden finanziert, die Sie zurückzahlen müssen (Verbindlichkeiten) oder durch Eigenkapital (Gewinne, Kapital).

Es wird zwischen Vermögensgegenständen und Aufwänden unterschieden:
  • Ein Vermögensgegenstand ist eine Ressource mit wirtschaftlichem Wert, die eine Einzelperson, ein Unternehmen oder ein Land in der Erwartung besitzt oder kontrolliert, dass sie einen zukünftigen Nutzen bringt. Vermögensgegenstände werden in der Bilanz eines Unternehmens ausgewiesen. Sie werden gekauft oder erstellt, um den Wert eines Unternehmens zu steigern oder seine Geschäftstätigkeit zu fördern.

  • Ein Aufwand sind die Kosten, die ein Unternehmen trägt, um Einnahmen zu erzielen.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zeigt die Leistung des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum, in der Regel ein Quartal oder ein Geschäftsjahr.

  • Die Einnahmen beziehen sich auf das Geld, das das Unternehmen durch den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen verdient.

  • Die Herstellkosten des Umsatzes (HKU oder auch „Umsatzkosten“ genannt) beziehen sich auf die Kosten für den Verkauf von Waren (z. B. die Kosten für die zur Herstellung der Waren verwendeten Materialien und Arbeitskräfte).

    • Der Bruttogewinn entspricht den Einnahmen aus dem Verkauf abzüglich der Herstellkosten des Umsatzes.

    • Zum Betriebsaufwand (OPEX) gehören Verwaltung, Gehälter für Vertrieb und F&E, Miete und Nebenkosten, verschiedene Kosten, Versicherungen und alles, was über die Kosten der verkauften Produkte oder die Umsatzkosten hinausgeht.

Aktiva = Verbindlichkeiten * Eigenkapital

Kontenplan

Im Kontenplan sind alle Konten des Unternehmens aufgeführt: sowohl die Bilanzkonten als auch die GuV-Konten. Jede Transaktion wird durch Belastung und Gutschrift auf mehreren Konten in einer Journalbuchung erfasst. Ein Kontenplan ist gewissermaßen die DNA eines Unternehmens!

Jedes im Kontenplan aufgeführte Konto gehört zu einer bestimmten Kategorie. In Odoo hat jedes Konto einen eindeutigen Code und gehört zu einer dieser Kategorien:

  • Eigenkapital und nachrangige Schuld
    • Das Eigenkapital ist der Geldbetrag, den die Aktionäre eines Unternehmens zur Finanzierung der Aktivitäten des Unternehmens investieren.

    • Nachrangige Schulden sind der Geldbetrag, der einem Unternehmen von einem Dritten zur Finanzierung seiner Aktivitäten geliehen wird. Im Falle der Auflösung eines Unternehmens werden diese Dritten vor den Aktionären zurückgezahlt.

  • Sachanlagen sind materielle (d. h. physische) Gegenstände oder Immobilien, die ein Unternehmen erwirbt und für die Produktion seiner Waren und Dienstleistungen verwendet. Sachanlagen sind langfristiges Vermögen. Das bedeutet, dass die Vermögensgegenstände eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben. Sie umfassen auch Grundstücke, Anlagen und Ausrüstungen (auch bekannt als „Anlagevermögen“) und werden in der Bilanz mit dieser Klassifizierung ausgewiesen.

  • Umlagevermögen und Verbindlichkeiten
    • Das Konto für das Umlaufvermögen ist ein Bilanzposten, der unter der Rubrik Aktiva aufgeführt ist und alle unternehmenseigenen Vermögensgegenständee umfasst, die innerhalb eines Jahres in Bargeld umgewandelt werden können. Zum Umlaufvermögen gehören Barmittel, Geldmarktanlagen, Forderungen, Lagerbestände, marktgängige Wertpapiere, vorausbezahlte Verbindlichkeiten und andere liquide Mittel.

    • Kurzfristige Verbindlichkeiten sind die kurzfristigen finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens, die innerhalb eines Jahres fällig werden. Ein Beispiel für eine kurzfristige Verbindlichkeit sind Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten in Form von Kreditoren.

  • Bank- und Bargeldkonten
    • Ein Bankkonto ist ein von einer Bank oder einem anderen Finanzinstitut geführtes Finanzkonto, auf dem die Finanztransaktionen zwischen der Bank und einem Kunden verbucht werden.

    • Ein Bargeldkonto oder Kassenbuch kann sich auf ein Hauptbuch beziehen, in dem alle Bargeldtransaktionen aufgezeichnet werden. Das Bargeldkonto umfasst sowohl die Journale für Bareingänge als auch die Barzahlungen.

  • Ausgaben und Einnahmen
    • Eine Ausgabe ist der Aufwand, den ein Unternehmen trägt, um Einnahmen zu erzielen. Sie sind einfach definiert als die Kosten, die man aufwenden muss, um etwas zu erhalten. Zu den üblichen Ausgaben gehören Zahlungen an Lieferanten, Löhne und Gehälter von Mitarbeitern, Leasingverträge für Fabriken und die Abschreibung von Geräten.

    • Der Begriff „Einkommen“ bezieht sich im Allgemeinen auf den Betrag an Geld, Eigentum und anderen Werttransfers, den man über einen bestimmten Zeitraum im Austausch für Dienstleistungen oder Produkte erhält.

Beispiel

*: Die Felder Kundenerstattung und Kundenzahlung können nicht gleichzeitig ausgewählt werden, da sie sich widersprechen.

Saldo = Soll - Haben

Journalbuchungen

Jedes Finanzdokument des Unternehmens (z. B. eine Rechnung, ein Kontoauszug, eine Gehaltsabrechnung, ein Vertrag über eine Kapitalerhöhung) wird als Journalbuchung erfasst und wirkt sich auf mehrere Konten aus.

Damit eine Journalbuchung ausgeglichen ist, muss die Summe aller Belastungen gleich der Summe aller Gutschriften sein.

Beispiele von Buchungen für verschiedene Transaktionen. (siehe entries.js)

Abstimmung

doc:Abstimmung <../../accounting/bank/reconciliation> ist der Prozess der Verknüpfung von Buchungszeilen eines bestimmten Kontos und der Abgleich von Haben- und Sollbuchungen.

Der Hauptzweck besteht darin, Zahlungen mit den zugehörigen Rechnungen zu verknüpfen, um sie als bezahlt zu kennzeichnen. Dies geschieht durch eine Abstimmung in der Debitoren- und/oder Kreditorenbuchhaltung.

Die Abstimmung wird automatisch vom System durchgeführt, wenn:

  • die Zahlung direkt auf der Rechnung verbucht wird

  • die Verknüpfungen zwischen den Zahlungen und den Rechnungen beim Bankabgleich festgestellt werden

Beispiel eines Kundenkontoauszugs

Forderungen

Soll

Haben

Rechnung 1

100

Teilzahlung 1/2

70

Rechnung 2

65

Teilzahlung 2/2

30

Zahlung 2

65

Rechnung 3

50

Insgesamt zu zahlen

50

Bankabstimmung

Die Bankabstimmung ist der Abgleich von Kontoauszugszeilen (die von Ihrer Bank bereitgestellt werden) mit intern erfassten Transaktionen (Zahlungen an Lieferanten oder von Kunden). Jede Zeile in einem Kontoauszug kann:

  • mit einer zuvor erfassten Zahlung abgegleicht werden: Eine Zahlung wird registriert, wenn ein Scheck von einem Kunden eingeht, und dann bei der Überprüfung des Kontoauszugs abgeglichen.

  • als neue Zahlung erfasst werden: Die Journalbuchung der Zahlung wird erstellt und bei der Bearbeitung des Kontoauszugs mit der zugehörigen Rechnung abgestimmt.

  • als andere Transaktion erfasst werden: Banküberweisung, Lastschrift usw.

Odoo sollte die meisten Transaktionen automatisch abstimmen; nur einige wenige sollten manuell überprüft werden müssen. Wenn die Bankabstimmung abgeschlossen ist, sollte der Saldo des Bankkontos in Odoo mit dem Saldo auf dem Kontoauszug übereinstimmen.

Scheckverarbeitung

Für die Verwaltung von Schecks und internen Überweisungen gibt es zwei Ansätze:

  • Zwei Journalbuchungen und eine Abstimmung

  • Eine Journalbuchung und eine Bankabstimmung

Die erste Journalbuchung wird erstellt, wenn die Zahlung auf der Rechnung registriert wird. Die zweite wird bei der Registrierung des Kontoauszugs erstellt.

Konto

Soll

Haben

Abstimmung

Debitorenkonto

100

Rechnung ABC

Nichteingezahlte Gelder

100

Scheck 0123

Konto

Soll

Haben

Abstimmung

Nichteingezahlte Gelder

100

Scheck 0123

Bank

100

Eine Journalbuchung wird erstellt, indem die Zahlung auf der Rechnung registriert wird. Bei der Abstimmung des Kontoauszugs wird die Auszugszeile mit der vorhandenen Journalbuchung verknüpft.

Konto

Soll

Haben

Abstimmung

Bankauszug

Debitorenkonto

100

Rechnung ABC

Bank

100

Kontoauszug XYZ