Tahap

Tahap digunakan untuk mengatur pipeline aplikasi dan melacak progres item yang dikonfigurasi, yang mulai sekarang disebut sebagai kartu.

Di aplikasi, kartu-kartu ini mewakili item tertentu, misalnya, dalam aplikasi Helpdesk , tahap melacak tiket. Tahap dapat disesuaikan, serta dapat diganti namanya agar sesuai dengan kebutuhan setiap tim.

Membuat atau mengubah tahap

Penting

Mode pengembang harus diaktifkan untuk mengakses menu tahap. Untuk mengaktifkan mode pengembang, buka aplikasi Pengaturan ‣ Pengaturan Umum ‣ Alat Pengembang, lalu klik Aktifkan mode pengembang.

Untuk melihat atau mengubah tahap, buka aplikasi yang diinginkan dan kunjungi Konfigurasi ‣ Tahap.

Tampilan daftar default pada halaman Tahap menampilkan tahap-tahap yang saat ini tersedia di aplikasi. Tahap-tahap tersebut tercantum sesuai urutan kemunculannya dalam pipeline.

Untuk mengubah urutan tahap, klik ikon (dapat diseret) di sebelah kiri nama tahap, lalu seret ke posisi yang diinginkan dalam daftar.

Tip

Ubah urutan tahap di tampilan Kanban dari pipeline tim dengan menyeret dan melepaskan kolom satu per satu.

Untuk membuat tahap baru, klik tombol Baru di pojok kiri atas daftar tahap. Tindakan ini akan menampilkan formulir tahap yang masih kosong.

Pilih Nama untuk tahap baru.

Deteksi lead akan kedaluwarsa

Catatan

Fitur Hari hingga kedaluwarsa hanya tersedia untuk aplikasi yang menggunakan tahap, misalnya, CRM dan Helpdesk. Fitur ini otomatis dinonaktifkan dengan mengatur nilainya menjadi nol.

Fitur Hari hingga kedaluwarsa memberikan notifikasi proaktif ketika kartu tertentu dalam tahap tersebut memerlukan perhatian. Ketika sebuah kartu melewati ambang batas kedaluwarsa yang ditentukan, kartu tersebut akan disorot dengan warna merah dan tahap tersebut menampilkan jumlah total kartu yang saat ini akan kedaluwarsa.

Untuk mengaktifkan fitur ini, tampilan Kanban harus aktif. Buka aplikasi yang diinginkan, lalu klik ikon " (Kanban) .

Untuk mengatur ambang batas suatu tahap, klik ikon (Pengaturan) pada tahap yang bersangkutan dan pilih " Edit " dari menu drop-down. Jendela konfigurasi akan muncul.

Di bidang Hari menuju kedaluwarsa, masukkan jumlah hari yang menandai batas waktu sebelum tindakan harus dilakukan. Klik Simpan " untuk menerapkan konfigurasi.

Progress bar

Di atas setiap tahap, ada progress bar yang menampilkan perincian persentase setiap tipe status untuk semua kartu dalam tahap tersebut. Setiap tipe status memiliki warna tertentu yang muncul dalam bar tersebut.

Definisi spesifik dari status-status ini bervariasi tergantung pada aplikasinya. Misal, dalam aplikasi Helpdesk, progress bar untuk suatu tahap terdiri dari status Sedang berlangsung, Siap, dan Diblokir secara default.

Untuk melihat jumlah yang mendetail, arahkan kursor ke warnanya. Nanti, akan muncul notifikasi yang menguraikan jumlah kartu pada tahap dengan status tertentu tersebut.

Jika warna status diklik, tahap akan difilter agar hanya menampilkan kartu dengan status tersebut. Jumlah kartu untuk status yang dipilih muncul di sebelah progress bar.

Menambahkan template email dan SMS ke tahap

Ketika Template Email " ditambahkan ke suatu tahap, email yang telah dikonfigurasi akan secara otomatis dikirim kepada pelanggan saat tiket mencapai tahap tersebut dalam pipeline. Begitu pula dengan menambahkan Template SMS akan memicu pengiriman SMS yang telah dikonfigurasi kepada pelanggan.

Penting

Pesan teks SMS adalah layanan Pembelian dalam Aplikasi (IAP) yang memerlukan pulsa untuk agar bisa digunakan. Lihat TJU Harga SMS untuk informasi tambahan.

Untuk memilih template email yang sudah ada, pilih dari bidang Template Email. Setelah memilih template, klik ikon (panah kanan) di sebelah kanan bidang tersebut untuk mengedit template yang dipilih.

Untuk membuat template baru dari formulir ini, klik bidang tersebut, lalu masukkan judul untuk template baru. Selanjutnya, pilih " Buat dan edit dari menu drop-down yang muncul, dan lengkapi detail formulir.

Ikuti langkah yang sama untuk memilih, mengedit, atau membuat Template SMS.

Lihat juga

Templat-templat email

Melipat tahap

Secara default, tahapan tidak dilipat dalam tampilan Kanban. Jika ada tahap Berhasil atau Ditutup, tahap tersebut dilipat secara default.

Kartu dalam tahap yang tidak dilipat akan terlihat di pipeline di bawah nama tahap, dan dianggap terbuka.

Tahap dapat diatur agar dilipat dalam tampilan Kanban di halaman pipeline.

Nama tahap yang dilipat masih terlihat, tetapi kartu dalam tahap tersebut disembunyikan dari tampilan.

Untuk melipat tahap, centang kotak Lipat di Kanban pada formulir Tahap.

Peringatan

Kartu yang mencapai tahap dilipat dianggap ditutup. Jika kartu ditutup sebelum pekerjaan selesai, dapat terjadi masalah pelaporan dan komunikasi. Pengaturan ini hanya boleh diaktifkan untuk tahap yang dianggap sebagai tahap penutupan.

Melipat tahap untuk sementara

Tahap juga dapat dilipat sementara di tampilan Kanban dari pipeline.

Lihat pipeline tim tertentu dengan membuka aplikasi yang diinginkan, lalu klik kartu Kanban tim tersebut.

Arahkan kursor ke bagian atas tahap yang ingin dilipat sementara, lalu klik ikon (roda gigi) yang muncul, dan pilih Lipat dari menu drop-down.

Penting

Melipat tahap secara manual dari tampilan Kanban bersifat sementara dan tidak menutup kartu-kartu di tahap tersebut.

Menugaskan tahap ke tim

Buat pilihan di bidang Tim pada formulir Tahap. Anda bisa memilih lebih dari satu tim karena tahap yang sama dapat ditetapkan ke beberapa tim.