Fases¶
Fases worden gebruikt om de pijplijn van een app te structureren en de voortgang van geconfigureerde items bij te houden. Deze items worden vanaf nu kaarten genoemd.
In apps vertegenwoordigen deze kaarten specifieke items, bijvoorbeeld in de app Helpdesk, waar fases tickets opvolgen. Fases zijn aanpasbaar en kunnen worden hernoemd om aan de behoeften van elk team te voldoen.
Fases aanmaken of wijzigen¶
Belangrijk
Ontwikkelaarsmodus moet geactiveerd zijn om toegang te krijgen tot het fasesmenu. Om de ontwikkelaarsmodus te activeren ga je naar en klik je op Activeer de ontwikkelaarsmodus.
Om fases te bekijken of te wijzigen, ga je naar de gewenste app en ga je naar .
De standaard lijstweergave op de pagina Fases toont de fases die momenteel beschikbaar zijn in de app. Ze worden weergegeven in de volgorde waarin ze in de pijplijn verschijnen.
Om de volgorde van de fases te wijzigen, klik je op het icoon (versleepbaar) links van de fasenaam en sleep je deze naar de gewenste plaats in de lijst.
Tip
Wijzig de volgorde van fases in de kanban-weergave van de pijplijn van een team door afzonderlijke kolommen te verslepen.
Om een nieuwe fase aan te maken, klik je op de knop Nieuw linksboven in de faselijst. Hierdoor verschijnt een leeg faseformulier.
Kies een Naam voor de nieuwe fase.
Rotting lead detection¶
Notitie
De functie Dagen tot verouderd is enkel beschikbaar voor apps die gebruikmaken van fases, bijvoorbeeld de apps CRM en Helpdesk. Deze functie wordt automatisch uitgeschakeld door het aantal dagen in te stellen op nul.
De functie Dagen tot verouderd zorgt voor proactieve meldingen wanneer een specifieke kaart binnen die fase aandacht vereist. Wanneer een kaart de gedefinieerde grenswaarde voor veroudering overschrijdt, wordt deze rood gemarkeerd. De fase geeft ook het totale aantal kaarten weer dat momenteel verouderd is in die fase.
To enable this feature, the Kanban view must be active. Navigate to the desired app and click on the (Kanban) icon.
Om de grenswaarde voor een fase in te stellen, klik je op het tandwieltje (Instellingen) voor de betreffende fase en selecteer je Bewerken in het vervolgkeuzemenu. Er verschijnt een configuratievenster.
Voer in het veld Dagen tot verouderd het aantal dagen in waarna een melding nodig is. Klik op Opslaan om de configuratie toe te passen.
Voortgangsbalk¶
Boven elke fase staat een voortgangsbalk die de procentuele verdeling toont van elk statustype voor alle kaarten binnen die fase. Elk statustype heeft een toegewezen kleur de balk.
De specifieke definitie van deze statussen varieert per app. In de app Helpdesk bestaat de voortgangsbalk voor een fase bijvoorbeeld standaard uit de statussen In behandeling, Gereed en Geblokkeerd.
Om een specifiek aantal zien, zweef je met je muis over een bepaalde kleur. Dan verschijnt er een tekstvak met het aantal kaarten in de fase van die specifieke status.
Als je op een statuskleur klikt, wordt de fase gefilterd zodat alleen kaarten met die status worden weergegeven. Het aantal kaarten voor de geselecteerde status verschijnt naast de voortgangsbalk.
E-mail- en sms-sjablonen aan fases toevoegen¶
Wanneer een E-mailsjabloon aan een fase wordt toegevoegd, wordt automatisch een vooraf geconfigureerde e-mail naar de klant verzonden zodra een ticket die specifieke fase in de pijplijn bereikt. Op dezelfde manier activeert het toevoegen van een Sms-sjabloon het verzenden van een vooraf geconfigureerd sms-bericht naar de klant.
Belangrijk
Sms-berichten zijn een In-app aankoop-dienst (IAP) waarvoor prepaidcredits nodig zijn. Raadpleeg Sms-tarieven FAQ voor meer informatie.
Je kunt een bestaand e-mailsjabloon selecteren in het veld E-mailsjabloon. Nadat je een sjabloon hebt gekozen, klik je op het icoon (pijl naar rechts) rechts van het veld om het gekozen sjabloon te bewerken.
Om een nieuw sjabloon aan te maken vanuit het faseformulier, klik je op het sjabloonveld en voer je een titel in voor het nieuwe sjabloon. Selecteer vervolgens Aanmaken en bewerken in het vervolgkeuzemenu dat verschijnt en vul de formuliergegevens in.
Volg dezelfde stappen om een Sms-sjabloon te selecteren, bewerken of maken.
Zie ook
Een fase vouwen¶
Fasen zijn standaard uitgevouwen in de kanban-weergave. Als er een fase ‘Gewonnen’ of ‘Gesloten’ is, wordt deze standaard gevouwen.
Kaarten in een uitgevouwen fase zijn zichtbaar in de pijplijn onder de fasenaam en worden beschouwd als open.
Je kunt instellen dat fases worden gevouwen in de kanban-weergave van de pijplijn.
De naam van de gevouwen fases is nog steeds zichtbaar, maar de kaarten in de fase zijn verborgen.
Om een fase te vouwen, vink je het selectievakje Gevouwen in Kanban aan op het formulier van Fases.
Waarschuwing
Kaarten die een gevouwen fase bereiken, worden beschouwd als gesloten. Een kaart sluiten voordat het werk is voltooid, kan leiden tot rapportage- en communicatieproblemen. Deze instelling mag alleen worden ingeschakeld voor fases die worden beschouwd als gesloten fases.
Fase tijdelijk vouwen¶
Fases kunnen ook tijdelijk worden gevouwen in de kanban-weergave van de pijplijn.
Bekijk de pijplijn van een specifiek team door naar de gewenste app te gaan en op de Kanban-kaart van het team te klikken.
Ga met je muis naar de bovenkant van de fase die je tijdelijk wil verbergen, klik vervolgens op het icoon (tandwiel) dat verschijnt en selecteer Vouwen in het vervolgkeuzemenu.
Belangrijk
Een fase handmatig vouwen vanuit de kanban-weergave is tijdelijk en zorgt er niet voor dat de kaarten in de fase worden gesloten.
Fases aan een team toewijzen¶
Kies in het formulier van een Fase de gewenste teams in het veld Teams. Er kan meer dan één team worden geselecteerd, aangezien dezelfde fase aan meerdere teams kan worden toegewezen.