Procedura di uscita

Quando un dipendente lascia l’azienda, è importante disporre di un piano di offboarding per garantire che tutti i passaggi necessari vengano seguiti, come la restituzione delle attrezzature, la revoca dell’accesso ai sistemi aziendali, la compilazione dei moduli HR, un colloquio di uscita e altro ancora. A seconda dell’azienda, potrebbero esserci diversi piani di offboarding, configurati per uffici o divisioni specifici, che hanno requisiti e passaggi diversi dal piano di offboarding principale.

Oltre a un piano di offboarding, il record del dipendente deve essere aggiornato per riflettere la sua partenza, registrare il motivo per cui se ne è andato, chiudere tutte le attività aperte associate al dipendente e fornirgli tutti i documenti importanti.

Visualizza piano di offboarding

Prima di iniziare l’offboarding, si consiglia di verificare il piano di offboarding predefinito preconfigurato con l’app Dipendenti. Per visualizzare il piano predefinito corrente, vai a app Dipendenti ‣ Configurazione ‣ Piano attività. Fai clic su Offboarding per visualizzare il modulo dettagliato del piano di offboarding.

Passaggi del piano di offboarding

Il piano Offboarding predefinito è minimale, con due passaggi predefiniti (tre se l’app Parco veicoli è installata). Tutti i passaggi sono attività To-Do e sono programmati per il giorno in cui viene avviato il piano di offboarding (0 giorni prima della data del piano).

• Organizza il trasferimento di conoscenze all’interno del team: il responsabile deve assicurarsi che tutte le conoscenze che il dipendente ha in relazione alla sua posizione lavorativa siano documentate o condivise con i colleghi in modo che non ci sia lacuna di conoscenze.

• Riprendi parco veicoli: il responsabile del parco veicoli assicura che tutti i veicoli assegnati al dipendente siano disassegnati (disponibili per altri dipendenti) o che venga assegnato il prossimo conducente. Questo passaggio appare solo se l’app Parco veicoli è installata.

• Ritirare materiali HR: Il responsabile deve ottenere tutti i documenti e i materiali richiesti dall’ufficio risorse umane. Si consiglia di verificare con l’ufficio risorse umane per assicurarsi che tutto il necessario per questo passaggio sia completato.

Modifica piano di offboarding

Il piano di offboarding predefinito è minimale, in modo che possano essere apportate modifiche per soddisfare le esigenze di offboarding di qualsiasi azienda. Ogni azienda ha requisiti diversi, pertanto è necessario aggiungere i passaggi richiesti al piano di offboarding.

Se il piano di offboarding è universale, aggiungi o modifica il piano di offboarding predefinito. Se il piano di offboarding necessario è solo per un ufficio specifico, allora dovrebbe essere creato un nuovo piano, specificamente per quell’ufficio.

Per modificare il piano predefinito, vai prima a app Dipendenti ‣ Configurazione ‣ Piano attività, quindi fai clic su Offboarding.

Per modificare un passaggio, fai clic sul passaggio e appare una finestra pop-up Apri: Attività. Apporta le modifiche desiderate al passaggio, quindi fai clic su Salva per accettare le modifiche e chiudere la finestra pop-up.

Per aggiungere un nuovo passaggio, fare clic su Aggiungi una riga nella parte inferiore delle attività elencate nella scheda Attività da creare, e apparirà una finestra pop-up vuota Crea attività. Inserire tutte le informazioni nella finestra pop-up, quindi fare clic su Salva e chiudi se non ci sono altri passaggi da aggiungere, oppure fare clic su Salva e nuovo se sono necessari altri passaggi.

Configurare tutti i passaggi desiderati per il piano di offboarding.

Crea piano di offboarding

Per alcune aziende, potrebbero essere necessari piani di offboarding specifici per alcuni uffici. In questi casi, potrebbe essere necessario un nuovo piano di offboarding specifico per l’ufficio.

Per creare un nuovo piano di offboarding, vai prima a app Dipendenti ‣ Configurazione ‣ Piano attività. Fai clic sul pulsante Nuovo nell’angolo in alto a sinistra e si carica un modulo di piano vuoto.

Inserisci le seguenti informazioni nel modulo:

• Nome del piano: il nome specifico del piano.

• Modello: Questo campo specifica dove può essere utilizzato questo piano. In questo caso, nell’app Dipendenti. Questo campo non può essere modificato.

• Ufficio: se lasciato vuoto (impostazione predefinita) il piano è disponibile per tutti gli uffici. Per rendere il piano specifico per un ufficio, seleziona un ufficio utilizzando il menu a discesa.

Quindi, aggiungi i vari passaggi per il piano facendo clic su Aggiungi una riga in fondo alle attività elencate nella scheda Attività da creare, e appare una finestra pop-up vuota Crea attività.

Inserire le seguenti informazioni nella finestra pop-up:

• Tipo di attività: utilizzando il menu a discesa, seleziona l’attività specifica da programmare. Le opzioni predefinite sono Email, Chiamata, Riunione, To-Do, o Carica documento. Se l’app Firma è installata, è disponibile un’opzione Richiedi firma.

• Riepilogo: Inserire una breve descrizione per il passaggio.

• Assegnazione: Utilizzando il menu a tendina, selezionare la persona assegnata a eseguire l’attività. Le opzioni predefinite sono: Chiedi all’avvio, Utente predefinito, Coach, Responsabile e Dipendente. Se l’app Parco veicoli è installata, è disponibile un’opzione Responsabile parco veicoli.

  Nota

  La selezione per il ruolo Assegnazione è in relazione al dipendente. Se viene selezionato Coach, il coach del dipendente viene assegnato all’attività.

  Se viene selezionato Utente predefinito, viene visualizzato un campo Assegnato a. Utilizzando il menu a tendina, selezionare l’utente a cui verrà sempre assegnata questa attività.

• Intervallo: configurare i campi in questa riga per determinare la data di scadenza dell’attività. Inserire un numero nel primo campo, quindi, utilizzando i menu a tendina nei due campi successivi, configurare quando deve essere creata la data di scadenza; (#) di giorni, settimane o mesi, Prima della data pianificata o Dopo la data pianificata.

Quando il modulo Crea attività è completato, fai clic su Salva e chiudi se non ci sono altri passaggi da aggiungere, o fai clic su Salva e nuovo per aggiungere altri passaggi, se necessario.

Example

Un’azienda specializzata in programmi artistici doposcuola ha due piani di offboarding separati, uno per gli insegnanti che lavorano sul campo e uno per gli impiegati.

Il piano di offboarding per gli insegnanti è impostato per l’ufficio Insegnanti del programma artistico e include compiti specializzati relativi a questi ruoli. Questi includono garantire che tutti i materiali artistici siano catalogati e restituiti, che tutti i moduli di feedback degli studenti siano consegnati e che tutti i badge di accesso e le chiavi per le varie sedi siano restituiti.

Avvia piano di offboarding

Dopo che un dipendente ha dato il preavviso (in genere due settimane) o una volta che l’azienda ha deciso di terminare il rapporto di lavoro con il dipendente, il piano di offboarding dovrebbe essere avviato. Vai all”app Dipendenti e fai clic sul profilo del dipendente in uscita. Fai clic sul pulsante Avvia piano, e si carica una finestra pop-up vuota Avvia piano.

Utilizzando il menu a discesa, seleziona il piano di offboarding desiderato nel campo Piano. Quindi, utilizzando il selettore del calendario, imposta una data nel campo Data del piano. Questa è in genere il giorno in cui il dipendente ha dato il preavviso, ma può essere selezionata qualsiasi data.

Il lato destro della finestra pop-up Avvia piano visualizza tutti i passaggi del piano selezionato, raggruppati in base a ciò che è stato selezionato nei campi Assegnazione per i vari passaggi del piano.

Una volta configurati i campi Piano e Data del piano, fare clic sul pulsante Pianifica, e Odoo pianifica tutto nel piano, secondo le rispettive date di scadenza. Tutte le attività pianificate appaiono nella discussione del profilo del dipendente.

Archiviare un dipendente

In Odoo, quando un dipendente lascia l’azienda deve essere archiviato. Questo passaggio deve essere eseguito dopo che il dipendente è stato completamente offboardato. Per archiviare un dipendente, accedere prima all”app Dipendenti. Da qui, individuare il dipendente che sta lasciando l’azienda e fare clic sulla sua scheda dipendente.

Il modulo del dipendente si carica, mostrando tutte le informazioni. Fare clic sull’icona (ingranaggio) nell’angolo in alto a sinistra, e appare un menu a tendina. Fare clic su Archivia, e appare una finestra pop-up Cessazione del dipendente.

Compilare i seguenti campi nel modulo:

• Motivo della partenza: selezionare un motivo per cui il dipendente sta lasciando dal menu a tendina. Le opzioni predefinite sono:

  • Licenziato: selezionare questa opzione quando un dipendente viene licenziato e l’azienda ha dato preavviso.

  • Dimesso: selezionare questa opzione quando il dipendente non desidera più essere impiegato e il dipendente ha dato preavviso.

  • Dimesso: In pensione: Selezionare questa opzione quando il dipendente va in pensione.

  • Diventato freelance: Selezionare questa opzione quando il dipendente non lavora più per l’azienda, ma diventa invece un lavoratore autonomo.

  • Accordo reciproco: Selezionare questa opzione quando entrambe le parti hanno concordato di terminare il loro rapporto di lavoro.

• Data di fine contratto: utilizzando il selettore del calendario, selezionare l’ultimo giorno in cui il dipendente lavora per l’azienda.

• Motivo dettagliato: inserire una breve descrizione della partenza del dipendente in questo campo.

• Chiudi attività: Spuntare la casella accanto a ciascun tipo di attività per chiudere o eliminare eventuali attività aperte ad essa associate. Si consiglia di spuntare tutte le caselle applicabili. Le opzioni disponibili sono:

  • Valutazione dipendenti: annulla tutte le valutazioni programmate dopo la data di fine contratto.

  • Contratto: applica una data di fine per il contratto corrente.

  • Auto aziendale: rimuove il dipendente come conducente della sua attuale auto aziendale, e assegna il prossimo conducente, se applicabile.

  • Attrezzatura: disassocia il dipendente da qualsiasi attrezzatura assegnata.

• Info HR: Spuntare la casella accanto a Invia link di accesso per inviare un link di download all’indirizzo email personale del dipendente, contenente tutti i suoi file HR personali.

• Email privata: Questo campo appare se la casella Info HR è spuntata. Se c’è un’email privata elencata nel profilo del dipendente, questo campo viene compilato automaticamente. Se non c’è un indirizzo email privato nei suoi dati, inserire l’indirizzo email privato del dipendente.

Quando il modulo è completo, fare clic su Applica. Il record del dipendente viene archiviato, un’email con un link di download ai suoi documenti personali viene inviata all’indirizzo email privato del dipendente (se selezionato), e un banner rosso Archiviato appare nell’angolo in alto a destra del modulo del dipendente. La discussione registra la Data di partenza e il Motivo della partenza, e se un link di accesso è stato inviato via email.

Nota

Durante il tentativo di inviare il link di accesso ai documenti HR, può apparire una finestra pop-up Operazione non valida, che mostra il seguente messaggio di errore:

L’utente correlato del dipendente e l’email privata devono essere impostati per utilizzare la funzione «Invia link di accesso»: (Nome del dipendente)

Se appare questo errore, fare clic su Chiudi per chiudere la finestra pop-up, quindi spuntare la casella Invia link di accesso per deselezionarla nella finestra pop-up Cessazione del dipendente.

Fare clic su Applica per archiviare il dipendente e chiudere le attività selezionate nella finestra pop-up Cessazione del dipendente, tornando al modulo del dipendente.

Una volta visualizzato il modulo del dipendente, assicurarsi che i seguenti campi siano compilati:

• Scheda Informazioni private: Assicurarsi che un indirizzo email sia inserito nel campo Email.

• Scheda Impostazioni HR: Assicurarsi che un Utente correlato sia selezionato nel campo corrispondente.

Dopo aver inserito le informazioni necessarie, reinviare il link di accesso ai documenti HR

Invia link di accesso ai documenti HR

Se il link di accesso non è stato inviato al primo archiviamento del dipendente nel modulo Cessazione del dipendente, può essere inviato in qualsiasi momento dopo l’archiviazione del dipendente.

Dopo l’archiviazione di un dipendente, questo non è più visibile nella dashboard principale dell’app Dipendenti. Per visualizzare i dipendenti archiviati, accedere alla dashboard dell”app Dipendenti, e cliccare su (freccia giù) nella barra di ricerca per visualizzare un menu a tendina. Selezionare Archiviati, verso il fondo della colonna Filtri, quindi cliccare fuori dalla finestra del menu a tendina per chiuderla.

Ora, nella dashboard appaiono solo i dipendenti archiviati. Cliccare sul dipendente desiderato per aprire il suo modulo dipendente. In questo modulo, cliccare sull’icona (ingranaggio) nell’angolo in alto a sinistra, quindi cliccare su Invia link di accesso ai documenti HR dal menu a tendina risultante. Il chatter registra che il link è stato inviato.