Procedura di uscita¶
When an employee leaves the company, it is important to ensure their employee record is updated to reflect their departure, log the reason why, close any open activities associated with the employee, and provide them with any important documents.
Archiviare un dipendente¶
In Odoo, when an employee leaves the company they must be archived. To archive an employee, first navigate to the . From here, locate the employee who is leaving the company, and click on their employee card.
Il modulo del dipendente si carica, mostrando tutte le informazioni. Fare clic sull’icona (ingranaggio) nell’angolo in alto a sinistra, e appare un menu a tendina. Fare clic su Archivia, e appare una finestra pop-up Cessazione del dipendente.
Compilare i seguenti campi nel modulo:
Motivo della partenza: selezionare un motivo per cui il dipendente sta lasciando dal menu a tendina. Le opzioni predefinite sono:
Licenziato: selezionare questa opzione quando un dipendente viene licenziato e l’azienda ha dato preavviso.
Dimesso: selezionare questa opzione quando il dipendente non desidera più essere impiegato e il dipendente ha dato preavviso.
Pensionato: selezionare questa opzione quando il dipendente va in pensione.
Diventato freelance: Selezionare questa opzione quando il dipendente non lavora più per l’azienda, ma diventa invece un lavoratore autonomo.
Data di fine contratto: utilizzando il selettore del calendario, selezionare l’ultimo giorno in cui il dipendente lavora per l’azienda.
Motivo dettagliato: inserire una breve descrizione della partenza del dipendente in questo campo.
Chiudi attività: Spuntare la casella accanto a ciascun tipo di attività per chiudere o eliminare eventuali attività aperte ad essa associate. Si consiglia di spuntare tutte le caselle applicabili. Le opzioni disponibili sono:
Valutazione dipendenti: annulla tutte le valutazioni programmate dopo la data di fine contratto.
Contratto: applica una data di fine per il contratto corrente.
Auto aziendale: rimuove il dipendente come conducente della sua attuale auto aziendale, e assegna il prossimo conducente, se applicabile.
Time Off: cancels any time off requests after the contract end date.
Allocations: removes the employee from any accrual plans they are on.
Info HR: Spuntare la casella accanto a Invia link di accesso per inviare un link di download all’indirizzo email personale del dipendente, contenente tutti i suoi file HR personali.
Private Email: This field appears if the HR Info checkbox is ticked. Enter the private email address for the employee.
Quando il modulo è completo, fare clic su Applica. Il record del dipendente viene archiviato, un’email con un link di download ai suoi documenti personali viene inviata all’indirizzo email privato del dipendente (se selezionato), e un banner rosso Archiviato appare nell’angolo in alto a destra del modulo del dipendente. La discussione registra la Data di partenza e il Motivo della partenza, e se un link di accesso è stato inviato via email.
Nota
Durante il tentativo di inviare il link di accesso ai documenti HR, può apparire una finestra pop-up Operazione non valida, che mostra il seguente messaggio di errore:
L’utente correlato del dipendente e l’email privata devono essere impostati per utilizzare la funzione «Invia link di accesso»: (Nome del dipendente)
Se appare questo errore, fare clic su Chiudi per chiudere la finestra pop-up, quindi spuntare la casella Invia link di accesso per deselezionarla nella finestra pop-up Cessazione del dipendente.
Fare clic su Applica per archiviare il dipendente e chiudere le attività selezionate nella finestra pop-up Cessazione del dipendente, tornando al modulo del dipendente.
Una volta visualizzato il modulo del dipendente, assicurarsi che i seguenti campi siano compilati:
Scheda Informazioni private: Assicurarsi che un indirizzo email sia inserito nel campo Email.
Scheda Impostazioni HR: Assicurarsi che un Utente correlato sia selezionato nel campo corrispondente.
Dopo aver inserito le informazioni necessarie, reinviare il link di accesso ai documenti HR
Invia link di accesso ai documenti HR¶
Se il link di accesso non è stato inviato al primo archiviamento del dipendente nel modulo Cessazione del dipendente, può essere inviato in qualsiasi momento dopo l’archiviazione del dipendente.
Dopo l’archiviazione di un dipendente, questo non è più visibile nella dashboard principale dell’app Dipendenti. Per visualizzare i dipendenti archiviati, accedere alla dashboard dell”, e cliccare su (freccia giù) nella barra di ricerca per visualizzare un menu a tendina. Selezionare Archiviati, verso il fondo della colonna Filtri, quindi cliccare fuori dalla finestra del menu a tendina per chiuderla.
Ora, nella dashboard appaiono solo i dipendenti archiviati. Cliccare sul dipendente desiderato per aprire il suo modulo dipendente. In questo modulo, cliccare sull’icona (ingranaggio) nell’angolo in alto a sinistra, quindi cliccare su Invia link di accesso ai documenti HR dal menu a tendina risultante. Il chatter registra che il link è stato inviato.