Calendario¶

La aplicación Calendario de Odoo es una aplicación de planificación que permite que los usuarios integren el flujo de trabajo de una empresa en una sola plataforma de gestión. Gracias a su integración con otras aplicaciones del ecosistema de Odoo, Calendario permite programar y organizar reuniones, eventos, evaluaciones de empleados, coordinar proyectos y mucho más.

Al abrir Calendario, los usuarios pueden ver el resumen de sus reuniones actuales. La opción de vista se encuentra en un menú desplegable y puede elegir entre día, semana, mes y año. En el mismo menú desplegable, los usuarios también pueden habilitar o deshabilitar la opción Mostrar fines de semana.

Vista general de la aplicación Calendario.

Truco

Según la opción de vista seleccionada, los usuarios pueden hacer clic en los botones (flecha a la derecha o la izquierda) para navegar entre los días, semanas, etc. y pueden regresar al día de hoy con el botón Hoy.

Sincronizar calendarios externos¶

Los usuarios pueden sincronizar Odoo con los calendarios existentes de Outlook o Google desde Calendario ‣ Configuración ‣ Ajustes. Una vez allí, ingrese el ID del cliente y el secreto del cliente. La sincronización se pausará si marca la casilla, pero la sincronización se realizará de forma automática si la deja vacía.

Luego de completar la configuración deseada, haz clic en Guardar antes de continuar.

Los eventos creados en calendarios sincronizados aparecen de manera automática en las plataformas integradas.

Consulta

Crear actividades desde el chatter¶

Crea nuevas reuniones al instante desde cualquier lugar de Odoo mediante el chatter de un registro individual, como la tarjeta de una oportunidad en CRM o una tarea en la aplicación Proyectos.

Desde el chatter, haz clic en el botón Actividad. En la ventana emergente Programar actividad, selecciona el tipo de actividad deseado, lo que mostrará un conjunto de botones según la actividad.

Las actividades que implican otros calendarios, como Reunión o Llamada de demostración, están vinculadas con la aplicación Calendario. Selecciona una de estas actividades para vincularla con Calendario y luego haz clic en Programar para regresar a la aplicación.

Consulta

Programar actividades en Odoo

Planificar un evento¶

Para poner un evento en el calendario, abra la aplicación Calendario y haga clic en la fecha que quiere. En la ventana emergente Nuevo evento que aparece, primero agregue el título del evento.

Ventana para programar un evento desde la aplicación Calendario.

La fecha que quiere estará en el campo Inicio de forma automática. Puede cambiar esto si hace clic en la sección de la fecha y seleccionar una fecha del calendario. Para eventos de múltiples días, seleccione una fecha final en el segundo campo y después haga clic en Aplicar.

Seleccione la casilla Todo el día si no hay una hora específica de inicio o finalización.

Para eventos con tiempos de inicio y fin específicos, asegúrese de que la casilla Todo el día no esté marcada para que pueda seleccionar un tiempo. De esta forma, en el campo Empezar aparecerá la opción de seleccionar un tiempo.

El usuario que tenga su sesión abierta aparecerá como el primer asistente. Aquí también puede agregar o crear Asistentes.

Para reuniones virtuales, copia y pega la URL en el espacio del campo URL de la videollamada o haz clic en Video para crear un enlace.

Después, puede hacer clic en Guardar y cerrar para crear el evento, o seleccionar Más opciones para hacer más configuraciones en el evento.

Truco

Después de que haya creado el evento, los usuarios podrán hacer clic en la reunión virtual desde el calendario para acceder a más opciones de configuración.

El formulario completo para un nuevo evento del calendario.

En el campo Descripción puede agregar información adicional o detalles sobre la reunión.

Haga clic en Más opciones para ir al formulario de la reunión, donde puede realizar más configuraciones del evento:

Duración: Defina la duración de la reunión en horas o presione el botón Todo el día.
Organizador: Es el usuario actual de Odoo de forma predeterminada. Seleccione uno nuevo de los usuarios existentes o cree y edite uno nuevo.
Etiquetas: agregar etiquetas al evento, como Reunión del cliente o Reunión interna. Esto se puede buscar y filtrar en la aplicación Calendario si está organizando varios eventos.
Descripción del calendario: Agrega información o detalles adicionales sobre la reunión.
Recordatorios: Seleccione las notificaciones que le enviará a los asistentes. Elija una notificación predeterminada o configure nuevos recordatorios.
Recurrente: Seleccione la casilla para crear una reunión recurrente. Luego de seleccionarla aparecen otros campos:
- Repetir: Selecciona el periodo recurrente de esta reunión. Según el tipo de recurrencia que elijas, aparecerá un campo adicional en el que los usuarios pueden indicar cuándo debe repetirse la reunión. Por ejemplo, al seleccionar Mensual como opción en Repetir aparecerá un nuevo campo en el que el usuario decidirá el día del mes en el que debe repetirse a reunión.
- Hasta: seleccione el número de repeticiones limitado que debe tener esta reunión, la Fecha de finalización de cuándo deben detenerse las reuniones, o si las reuniones deben ocurrir Para siempre.
- Zona horaria: Seleccione la zona horaria correspondiente para esta reunión.

Coordinar con la disponibilidad de los equipos¶

Al programar un evento para varios usuarios, en el tablero de la aplicación Calendario, seleccione la casilla que se encuentra junto a Asistentes para ver la disponibilidad de los miembros del equipo. Marque (o desmarque) la casilla junto a los usuarios incluidos para mostrar (u ocultar) sus calendarios.

Vista de la sección Asistentes de la aplicación Calendario.

Pestaña «Disponibilidades»¶

En la pestaña Disponibilidades del formulario de citas puedes gestionar los espacios. La fecha y hora objetivo aparecen como los primeros espacios.

Para agregar un nuevo horario, haz clic en Agregar una línea. Después, haz clic en el espacio vacío debajo del campo Desde y selecciona e ingresa la nueva fecha y hora de inicio objetivo. Repite el proceso en el espacio vacío ubicado abajo de Hasta para definir la fecha y hora de finalización objetivo.

Pestaña de preguntas¶

En la pestaña Preguntas, agrega preguntas para que el asistente las responda al confirmar su reunión. Haz clic en Agregar una línea para configurar una Pregunta. Luego, selecciona un tipo de pregunta, agrega una respuesta de ejemplo en Marcador de posición si lo deseas y elige si será obligatoria para la reunión. Haz clic en Agregar una línea para configurar una pregunta. Después, selecciona un tipo de respuesta, agrega una respuesta de ejemplo si lo deseas y elige si será obligatoria.

Consulte la documentación de Encuestas relacionada con la creación y configuración de preguntas para obtener datos para aprender a crear cuestionarios más completos.

Pestaña «Comunicación»¶

En el campo Página de introducción de la pestaña Comunicación, agrega información adicional sobre la reunión para mostrarla en la invitación.

La información que agregues en el campo Página de confirmación aparecerá luego de confirmar la reunión.

En la sección Correos y SMS, haz clic en el campo Recordatorios para agregar uno o varios métodos para recordarles la cita a los asistentes. En los campos Correo de reservación y Correo de cancelación, selecciona una plantilla de correo para enviársela a los asistentes al agendar o cancelar reuniones.

Pestaña de opciones¶

La pestaña Opciones proporciona ajustes adicionales:

Permitir invitaciones: Selecciona la casilla para permitir que los asistentes inviten a otras personas.
Autoconfirmar: Solo aparece si la opción Recursos está seleccionada en el campo Disponibilidad en. Selecciona la casilla e ingresa un porcentaje máximo de la capacidad total de los recursos seleccionados para crear un requisito de confirmación manual antes de finalizar la reunión.
Mostrar imágenes: Selecciona la casilla para mostrar imágenes de usuarios o recursos en todo el flujo de reservación.
Crear oportunidad: Al seleccionar esta opción, cada cita programada crea una nueva oportunidad de CRM.
Pago por adelantado: marque la casilla para requerir que los usuarios paguen antes de confirmar su reserva. Una vez que se marque, aparecerá un enlace para Configurar proveedores de pago, que activa los pagos en línea.
Sitio web: Especifique el sitio web en el que se publicará la invitación a esta reunión.
Programación: Selecciona una programación semanal o flexible.
Permitir reservaciones: Define una ventana mínima en horas para garantizar que las citas se confirmen con la anticipación especificada. Por ejemplo, configura 01:00 para exigir que los asistentes confirmen al menos una hora antes de su cita.
Cancelación: Define una ventana máxima en horas antes de la cita durante la cual los asistentes pueden cancelarla.
Zona horaria: De forma predeterminada, es la zona horaria de la empresa que se haya seleccionado en la aplicación Ajustes. Para cambiarla, seleccione la opción deseada del menú desplegable.

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