Calendario¶
Odoo Calendar is a scheduling app that allows users to integrate a company’s business flow into a single management platform. By integrating with the other apps in Odoo’s ecosystem, Calendar allows users to schedule and organize meetings, schedule events, plan employee appraisals, coordinate projects, and more.
Al abrir , los usuarios pueden ver el resumen de sus reuniones actuales. La opción de vista se encuentra en un menú desplegable y puede elegir entre día, semana, mes y año. En el mismo menú desplegable, los usuarios también pueden habilitar o deshabilitar la opción Mostrar fines de semana.
Truco
Según la opción de vista seleccionada, los usuarios pueden hacer clic en los botones (flecha a la derecha o la izquierda) para navegar entre los días, semanas, etc. y pueden regresar al día de hoy con el botón Hoy.
Sincronizar calendarios externos¶
Los usuarios pueden sincronizar Odoo con los calendarios existentes de Outlook o Google desde . Una vez allí, ingrese el ID del cliente y el secreto del cliente. La sincronización se pausará si marca la casilla, pero la sincronización se realizará de forma automática si la deja vacía.
Once the desired configurations are complete, click Save before moving on.
Los eventos creados en calendarios sincronizados aparecen de manera automática en las plataformas integradas.
Crear actividades desde el chatter¶
Instantly create new meetings anywhere in Odoo through an individual record’s chatter, like in a CRM opportunity card or task in the Project app.
From the chatter, click on the Activity button. In the Schedule Activity pop-up window, select the desired Activity Type, which populates a set of buttons, depending on the activity.
Activities that involve other schedules, like Meeting or Call for Demo, link to the Calendar app. Select one of these activities to link to the Calendar app, then hit Schedule to navigate back to the app.
Consulta
Planificar un evento¶
Para poner un evento en el calendario, abra la y haga clic en la fecha que quiere. En la ventana emergente Nuevo evento que aparece, primero agregue el título del evento.
La fecha que quiere estará en el campo Inicio de forma automática. Puede cambiar esto si hace clic en la sección de la fecha y seleccionar una fecha del calendario. Para eventos de múltiples días, seleccione una fecha final en el segundo campo y después haga clic en Aplicar.
Seleccione la casilla Todo el día si no hay una hora específica de inicio o finalización.
Para eventos con tiempos de inicio y fin específicos, asegúrese de que la casilla Todo el día no esté marcada para que pueda seleccionar un tiempo. De esta forma, en el campo Empezar aparecerá la opción de seleccionar un tiempo.
El usuario que tenga su sesión abierta aparecerá como el primer asistente. Aquí también puede agregar o crear Asistentes.
For virtual meetings, copy and paste the URL into the space provided in the Videocall URL field. Or, click Video to create a link.
Después, puede hacer clic en Guardar y cerrar para crear el evento, o seleccionar Más opciones para hacer más configuraciones en el evento.
Truco
Después de que haya creado el evento, los usuarios podrán hacer clic en la reunión virtual desde el calendario para acceder a más opciones de configuración.
En el campo Descripción puede agregar información adicional o detalles sobre la reunión.
Haga clic en Más opciones para ir al formulario de la reunión, donde puede realizar más configuraciones del evento:
Duración: Defina la duración de la reunión en horas o presione el botón Todo el día.
Organizador: Es el usuario actual de Odoo de forma predeterminada. Seleccione uno nuevo de los usuarios existentes o cree y edite uno nuevo.
Etiquetas: agregar etiquetas al evento, como
Reunión del clienteoReunión interna. Esto se puede buscar y filtrar en la aplicación Calendario si está organizando varios eventos.Calendar description: Add additional information or details about the meeting.
Recordatorios: Seleccione las notificaciones que le enviará a los asistentes. Elija una notificación predeterminada o configure nuevos recordatorios.
Recurrente: Seleccione la casilla para crear una reunión recurrente. Luego de seleccionarla aparecen otros campos:
Repetir: Selecciona el periodo recurrente de esta reunión. Según el tipo de recurrencia que elijas, aparecerá un campo adicional en el que los usuarios pueden indicar cuándo debe repetirse la reunión. Por ejemplo, al seleccionar Mensual como opción en Repetir aparecerá un nuevo campo en el que el usuario decidirá el día del mes en el que debe repetirse a reunión.
Hasta: seleccione el número de repeticiones limitado que debe tener esta reunión, la Fecha de finalización de cuándo deben detenerse las reuniones, o si las reuniones deben ocurrir Para siempre.
Zona horaria: Seleccione la zona horaria correspondiente para esta reunión.
Coordinar con la disponibilidad de los equipos¶
Al programar un evento para varios usuarios, en el tablero de la aplicación Calendario, seleccione la casilla que se encuentra junto a Asistentes para ver la disponibilidad de los miembros del equipo. Marque (o desmarque) la casilla junto a los usuarios incluidos para mostrar (u ocultar) sus calendarios.
Compartir disponibilidades¶
On the Calendar app main dashboard, click the Share button at the top of the page, then select Specific Slots from the drop-down. Next, click and drag to select the available times and dates on the calendar to add them as options in the invitation.
Truco
Para quitar un periodo seleccionado, pase el cursor encima de la disponibilidad para hacer clic en el icono (papelera).
Once availability has been selected, click Copy Link to copy a sharable link to the clipboard. Or, click Configure icon button to navigate to the associated appointment.
On the Share Availabilities form, enter an Appointment Title. Confirm the correct user is selected in the Users field. To add a meeting room to the appointment, click the Location field.
Nota
If nothing is selected in the Location field, the appointment defaults to an Online Meeting.
In the Video Link field, select the type of video call link that will be used for the generated appointments. If this field is left blank, no meeting URLs will be created.
To allow attendees to invite others to the event, tick the Allow invitations checkbox.
Add a message in the Introduction Message field. This is used as a description for the event. Add a message to the Extra Message on Confirmation field to be displayed after the appointment is booked.
Click Save & Copy Link. To futher customize the appointment, click the (expand) icon at the top of the pop-up window.
Haga clic en el botón Previsualización para visualizar el enlace de la reunión como lo hacen los asistentes.
Configure las siguientes pestañas de manera opcional:
Una vez que termine las configuraciones, haga clic en el botón Compartir para generar un enlace que enviar directamente, o haga clic en Publicar para publicar la selección de la cita en el sitio web conectado.
Availabilites tab¶
In the Availabilites tab of the appointment form, time slots can be managed. The target date and time populate as the first time slots.
To add a new time slot, click Add a line. Click into the new blank space under the From field, then select and enter the new target start date and time, respectively. Repeat under the new blank space under To to select and enter the new target end date and time.
Pestaña de preguntas¶
In the Questions tab, add questions for the attendee to answer when confirming their meeting. Click Add a line to configure a Question. Then select a Question Type, optionally add a Placeholder answer, and choose whether it is meeting. Click Add a line to configure a Question. Then select an Answer Type, optionally add a placeholder Answer, and choose whether it is Mandatory.
Consulte la documentación de Encuestas relacionada con la creación y configuración de preguntas para obtener datos para aprender a crear cuestionarios más completos.
Communication tab¶
In the Introduction Page field of the Communication tab, add additional meeting information to appear on the invitation.
Information added to the Confirmation Page field appears once the meeting is confirmed.
Under the Emails & SMS heading, click the Reminders field to add one or more methods of reminding attendees about the appointment. Under the Booking Email field, and Cancellation Email field, select an email template to be sent to attendees when booking or cancelling meetings.
Pestaña de opciones¶
La pestaña Opciones proporciona ajustes adicionales:
Allow invitations: Tick the checkbox to allow attendees to invite guests.
Auto Confirm: Only shown if Resources has been selected in the Availability On field. Tick the checkbox and enter a maximum percentage of the selected resource(s)” total capacity to create a manual confirmation requirement to finalize the meeting.
Display pictures: Tick the checkbox to display user or resource images across the entire booking flow.
Create Opportunity: When this is selected, each scheduled appointment creates a new CRM opportunity.
Pago por adelantado: marque la casilla para requerir que los usuarios paguen antes de confirmar su reserva. Una vez que se marque, aparecerá un enlace para Configurar proveedores de pago, que activa los pagos en línea.
Sitio web: Especifique el sitio web en el que se publicará la invitación a esta reunión.
Schedule: Select Weekly or Flexible scheduling.
Allow Bookings: set a minimum hour window to ensure appointments are confirmed a specified amount of time in advance. For example, set
01:00to require attendees to confirm at least one hour before their appointment time.Cancellation: set a maximum hour window before the appointment that attendees are able to cancel.
Zona horaria: De forma predeterminada, es la zona horaria de la empresa que se haya seleccionado en la aplicación Ajustes. Para cambiarla, seleccione la opción deseada del menú desplegable.