Kalender¶

Kalender Odoo adalah aplikasi penjadwalan yang memungkinkan user mengintegrasikan alur bisnis perusahaan ke dalam satu platform manajemen. Dengan integrasi dengan aplikasi lain dalam ekosistem Odoo, Kalender memungkinkan user untuk menjadwalkan dan mengatur rapat, menjadwalkan acara, merencanakan penilaian karyawan, mengoordinasikan project, dan lainnya.

Saat membuka aplikasi Kalender, user memiliki gambaran umum tentang pertemuan mereka saat ini. Opsi tampilan yang dipilih muncul sebagai menu drop-down Hari, Minggu, Bulan, atau Tahun. Di bawah menu drop-down opsi tampilan, user juga dapat mengaktifkan atau menonaktifkan Tampilkan akhir pekan.

Tip

Bergantung pada opsi tampilan yang dipilih, user dapat mengklik tombol (panah kiri atau kanan) untuk beralih antara hari, minggu, dll., dan beralih kembali ke hari saat ini dengan tombol Hari Ini.

Sinkronkan kalender pihak ketiga¶

User dapat menyinkronkan Odoo dengan kalender Outlook dan/atau Google yang ada, dengan menuju ke aplikasi Kalender ‣ Konfigurasi ‣ Pengaturan. Dari sini, masukkan ID Klien dan Rahasia Klien. Ada juga opsi untuk menjeda sinkronisasi dengan mencentang kotak centang, atau mengotomatiskan sinkronisasi dengan membiarkannya kosong.

Setelah konfigurasi yang diinginkan selesai, klik Save sebelum melanjutkan.

Acara yang dibuat di kalender yang disinkronkan secara otomatis muncul di semua platform yang terintegrasi.

Lihat juga

Buat aktivitas dari chatter¶

Buat rapat baru secara instan di mana saja di Odoo melalui chatter record individual, seperti di kartu peluang CRM atau task di aplikasi Project.

Dari chatter, klik tombol Activity. Di jendela pop-up Schedule Activity, pilih Activity Type yang diinginkan, yang akan menampilkan satu set tombol, tergantung pada aktivitasnya.

Aktivitas yang melibatkan jadwal lain, seperti Meeting atau Call for Demo, terhubung ke aplikasi Kalender. Pilih salah satu aktivitas ini untuk terhubung ke aplikasi Kalender, lalu tekan Schedule untuk kembali ke aplikasi.

Lihat juga

Jadwalkan aktivitas di Odoo

Rencanakan acara¶

Untuk menempatkan acara di kalender, buka aplikasi Kalender, dan klik tanggal target. Pada jendela pop-up Acara Baru yang muncul, mulai dengan menambahkan judul acara.

Jendela jadwal acara di aplikasi Kalender.

Tanggal target secara otomatis terisi di kolom Mulai. Ini dapat diubah dengan mengklik bagian tanggal, dan memilih tanggal dari kalender. Untuk acara multi-hari, pilih tanggal akhir di kolom kedua, kemudian klik Terapkan.

Centang kotak centang Sepanjang Hari jika tidak ada waktu mulai atau akhir tertentu.

Untuk acara dengan waktu mulai dan berhenti yang spesifik, pastikan kotak centang All Day tidak dicentang untuk mengaktifkan pemilihan waktu. Dengan kotak centang All Day tidak dicentang, pilihan waktu muncul di kolom Start.

User yang masuk secara otomatis terisi sebagai peserta pertama. Attendees tambahan dapat ditambahkan atau dibuat dari sini juga.

Untuk rapat virtual, salin dan tempel URL ke dalam ruang yang disediakan di field Videocall URL. Atau, klik Video untuk membuat link.

Selanjutnya, buat acara dengan mengklik Save & Close, atau pilih More Options untuk mengonfigurasi acara lebih lanjut.

Tip

Setelah acara dibuat, user dapat mengklik langsung ke pertemuan virtual dari acara kalender untuk mengakses lebih banyak opsi konfigurasi.

Formulir acara lengkap untuk acara kalender baru.

Kolom Description memungkinkan user menambahkan informasi dan detail tambahan tentang pertemuan.

Klik More Options untuk membuka formulir pertemuan, yang menyediakan konfigurasi tambahan untuk acara:

Duration: Tentukan durasi pertemuan dalam hours, atau aktifkan tombol All Day.
Organizer: Ini default ke user Odoo saat ini. Pilih yang baru dari user yang ada, atau buat dan edit user baru.
Tags: Tambahkan tag ke acara, seperti Customer Meeting atau Internal Meeting. Ini dapat dicari dan difilter di aplikasi Kalender saat mengatur beberapa acara.
Calendar description: Tambahkan informasi atau detail tambahan tentang rapat.
Reminders: Pilih opsi notifikasi untuk dikirim ke peserta. Pilih notifikasi default, atau konfigurasikan pengingat baru.
Recurrent: Centang kotak centang untuk membuat pertemuan berulang. Setelah dipilih, ini membuka kolom baru:
- Repeat: Pilih periode berulang pertemuan ini. Tergantung pada jenis pengulangan yang dipilih, kolom berikutnya muncul, di mana user dapat menunjukkan kapan pertemuan harus berulang. Misalnya, jika Monthly dipilih sebagai opsi Repeat, kolom baru muncul, di mana user memutuskan pada Day of Month berapa pertemuan harus berulang.
- Until: Pilih Number of repetitions terbatas pertemuan ini harus berulang, End date kapan pengulangan harus berhenti, atau jika pertemuan harus berulang Forever.
- Timezone: Pilih zona waktu untuk waktu pertemuan ini ditentukan.

Koordinasikan dengan ketersediaan tim¶

Saat menjadwalkan acara untuk beberapa user, pada Dashboard aplikasi Kalender, centang kotak centang di sebelah Attendees untuk melihat ketersediaan anggota tim. Centang (atau hapus centang) kotak centang di sebelah user yang terdaftar untuk menampilkan (atau menyembunyikan) kalender individual.

Tampilan bagian Peserta di aplikasi Kalender.

Tab Ketersediaan¶

Di tab Availabilites pada formulir appointment, slot waktu dapat dikelola. Tanggal dan waktu target terisi sebagai slot waktu pertama.

Untuk menambahkan slot waktu baru, klik Add a line. Klik ke dalam ruang kosong baru di bawah kolom From, kemudian pilih dan masukkan tanggal dan waktu mulai target yang baru. Ulangi di bawah ruang kosong baru di bawah To untuk memilih dan memasukkan tanggal dan waktu selesai target yang baru.

Tab Pertanyaan¶

Di tab Questions, tambahkan pertanyaan untuk dijawab peserta saat mengonfirmasi pertemuan mereka. Klik Add a line untuk mengonfigurasi Question. Kemudian pilih Question Type, opsional tambahkan jawaban Placeholder, dan pilih apakah wajib diisi. Klik Add a line untuk mengonfigurasi Question. Kemudian pilih Answer Type, opsional tambahkan Answer placeholder, dan pilih apakah Mandatory.

Untuk mempelajari cara membuat kuesioner yang lebih komprehensif, kunjungi dokumentasi aplikasi Survey tentang membuat dan mengonfigurasi pertanyaan pengumpulan data.

Tab Komunikasi¶

Di kolom Introduction Page pada tab Communication, tambahkan informasi pertemuan tambahan untuk ditampilkan pada undangan.

Informasi yang ditambahkan ke kolom Confirmation Page muncul setelah pertemuan dikonfirmasi.

Di bawah judul Emails & SMS, klik kolom Reminders untuk menambahkan satu atau lebih metode mengingatkan peserta tentang appointment. Di bawah kolom Booking Email, dan kolom Cancellation Email, pilih template email yang akan dikirim ke peserta saat memesan atau membatalkan pertemuan.

Tab Options¶

Tab Options menyediakan konfigurasi tambahan:

Allow invitations: Centang kotak untuk mengizinkan peserta mengundang tamu.
Auto Confirm: Hanya ditampilkan jika Resources telah dipilih di kolom Availability On. Centang kotak dan masukkan persentase maksimum dari total kapasitas sumber daya yang dipilih untuk membuat persyaratan konfirmasi manual guna menyelesaikan pertemuan.
Display pictures: Centang kotak untuk menampilkan gambar user atau sumber daya di seluruh alur pemesanan.
Create Opportunity: Ketika ini dipilih, setiap appointment yang dijadwalkan membuat peluang CRM baru.
Up-front Payment: Centang kotak untuk mewajibkan user membayar sebelum mengonfirmasi booking mereka. Setelah dicentang, sebuah tautan muncul ke Configure Payment Providers, yang memungkinkan pembayaran online.
Website: Tentukan website mana undangan meeting ini akan dipublikasikan.
Schedule: Pilih penjadwalan Weekly atau Flexible.
Allow Bookings: tetapkan jendela jam minimum untuk memastikan appointment dikonfirmasi dalam jumlah waktu tertentu sebelumnya. Misalnya, tetapkan 01:00 untuk mewajibkan peserta mengonfirmasi setidaknya satu jam sebelum waktu appointment mereka.
Cancellation: tetapkan jendela jam maksimum sebelum appointment yang memungkinkan peserta untuk membatalkan.
Timezone: Secara default menggunakan timezone perusahaan yang dipilih di aplikasi Settings. Untuk mengubah timezone, pilih opsi yang diinginkan dari menu drop-down.

Edit di GitHub