Kalender

Odoo Kalender ist eine Planungsapp, die es Benutzern erlaubt, den Geschäftsablauf eines Unternehmens in eine einzige Verwaltungsplattform zu integrieren. Dank der Integration mit anderen Apps im Odoo-Ökosystem können Benutzer mit Kalender Meeting planen und organisieren, Veranstaltungen planen, Mitarbeiterbeurteilungen organisieren, Projekte koordinieren und vieles mehr! Und das alles über dieselbe Plattform.

Beim Öffnen der Kalenderapp erhalten Benutzer eine Übersicht ihrer aktuellen Meetings. Die ausgewählte Ansichtsoption erscheint als Tag, Woche, Monat oder Jahr. In den Ansichtsoptionen des Drop-down-Menüs können Benutzer auch die Funktion Wochenenden anzeigen aktivieren oder deaktivieren.

Übersicht der Kalenderapp.

Tipp

Je nach Ansichtsoption können die Benutzer auf die Schaltflächen (Pfeil nach links oder rechts) klicken, um zwischen Tage, Wochen usw. zu wechseln und über die Schaltfläche Heute zurück zum aktuellen Tage kehren.

Externe Kalender synchronisieren

Benutzer können Odoo mit bestehenden Kalendern von Outlook und/oder Google synchronisieren, indem Sie zu Kalender ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen gehen. Geben Sie hier die Client-ID und das Client-Geheimnis ein. Sie können die Synchronisierung auch anhalten, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren, oder die Synchronisierung automatisieren, indem Sie das Kästchen leer lassen.

Wenn alle Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie auf Speichern, bevor Sie fortfahren.

In synchronisierten Kalendern erstellte Termine erscheinen automatisch auf den integrierten Plattformen.

Siehe auch

Aktivitäten über Chatter erstellen

Erstellen Sie sofort überall neue Meetings über den Chatter des einzelnen Datensatzes in Odoo, wie z. N. in einer CRM-Verkaufschance oder in einer Aufgabe in der Projekte-App.

Klicken Sie im Chatter auf die Schaltfläche Aktivitäten. Im Pop-up-Fenster Aktivität planen wählen Sie einen Aktivitätstyp aus, der eine Reihe von Schaltflächen füllt, je nach Aktivität.

Aktivitäten, die andere Zeitpläne beinhalten, wie Meeting oder Anruf für Demo, sind mit der Kalender-App verknüpft. Wählen Sie eine dieser Aktivitäten aus, um sie mit der Kalender-App zu verknüpfen, und klicken Sie dann auf Kalender öffnen, um zur App zurückzukehren. Alternativ können Sie auch Planen & als erledigt markieren auswählen, um die Aktivität zu schließen, oder Erledigt und nächste planen auswählen, um das Fenster Aktivität planen geöffnet zu lassen und eine weitere Aktivität zu erstellen.

Siehe auch

Aktivitäten in Odoo planen

Einen Termin planen

Um ein Ereignis in den Kalender einzutragen, öffnen Sie die Kalender-App und klicken Sie auf das gewünschte Datum. Fügen Sie im daraufhin angezeigten Pop-up-Fenster Neues Ereignis zunächst den Titel des Ereignisses hinzu.

Fenster „Ein Ereignis planen“ in der Kalenderapp.

Das Zieldatum wird automatisch in das Feld Start eingetragen. Sie können das Datum ändern, indem Sie in den Datumsbereich klicken und ein Datum aus dem Kalender auswählen. Bei mehrtägigen Veranstaltungen wählen Sie das Enddatum im zweiten Feld aus und klicken dann auf Anwenden.

Kreuzen Sie das Kästchen Ganztägig an, wenn es keine bestimmte Start- oder Endzeit gibt.

Bei Ereignissen mit bestimmten Start- und Endzeiten stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Ganztägig deaktiviert ist, um die Zeitauswahl zu aktivieren. Wenn das Kontrollkästchen Ganztägig deaktiviert ist, wird die Zeitauswahl im Feld Start angezeigt.

Der angemeldete Benutzer wird automatisch als erster Teilnehmer eingetragen. Weitere Teilnehmer können von hier aus hinzugefügt oder erstellt werden.

Für virtuelle Besprechungen kopieren Sie die URL und fügen Sie sie in das Feld Videoanrufs-URL ein. Oder klicken Sie auf Odoo-Meeting, um einen Link zu erstellen.

Erstellen Sie als nächstes das Ereignis, indem Sie auf Speichern & Schließen klicken oder Weitere Optionen auswählen, um das Ereignis zu konfigurieren.

Tipp

Sobald das Ereignis erstellt wurde, können Benutzer direkt aus dem Kalenderereignis auf das virtuelle Meeting klicken, um auf weitere Konfigurationsoptionen zuzugreifen.

Das ausgefüllte Ereignisformular für einen neuen Kalendereintrag.

Das Feld Beschreibung ermöglicht es Benutzern, zusätzliche Infos und Details zum Meeting zur Verfügung zu stellen

Klicken Sie auf Weitere Optionen, um zum Meetingformular zu gelangen, das zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten für das Ereignis bietet:

  • Dauer: Legen Sie die Länge des Meetings in Stunden an oder aktivieren Sie den Schalter Ganztägig.

  • Wiederkehrend: Kreuzen Sie das Kästchen an, um ein wiederkehrendes Meeting zu erstellen. Dadurch erscheinen neue Felder:

    • Zeitzone: Wählen Sie die Zeitzone, in der dieses Meeting stattfindet.

    • Wiederholen: Wählen Sie den wiederkehrenden Zeitraum für dieses Meeting aus. Je nach ausgewählter Wiederholungsart wird ein weiteres Feld angezeigt, in dem Benutzer angeben können, wann das Meeting wiederholt werden soll. Wenn beispielsweise Monatlich als Option zum Wiederholen ausgewählt wird, wird ein neues Feld angezeigt, in dem der Benutzer festlegt, an welchem Tag des Monats das Meeting wiederholt werden soll.

    • Bis: Wählen Sie eine begrenzte Anzahl Wiederholungen für dieses Meeting, das Enddatum, an dem die Wiederholungen enden oder, ob Meetings Für immer werden sollen, aus.

  • Stichwörter: Fügen Sie Stichwörter zum Ereignis hinzu, wie Kundenmeeting oder Internes Meeting. In der Kalender-App kann nach diesen gesucht und gefiltert werden, wenn mehrere Termin organisiert wurden.

  • Termin: Verknüpfen Sie bestehende oder neue Termine. Diese können über die Schaltfläche Verfügbarkeiten teilen im Hauptdashboard der Kalenderapp konfiguriert werden.

  • Privatsphäre: Bestimmen Sie die Sichtbarkeitsoptionen, um zu kontrollieren, wer das Ereignis sehen kann.

  • Organisator: Dies ist standardmäßig der aktuelle Odoo-Benutzer. Wählen Sie einen neuen Benutzer aus den vorhandenen Benutzern aus oder erstellen und bearbeiten Sie einen neuen Benutzer.

  • Beschreibung: Fügen Sie zusätzliche Infos oder Details zum Meeting hinzu.

  • Erinnerungen: Wählen Sie Benachrichtigungsoptionen aus, um Erinnerungen an die Teilnehmer zu senden. Wählen Sie eine Standardbenachrichtigung oder konfigurieren Sie neue Erinnerungen.

Verfügbarkeiten des Teams koordinieren

Wenn Sie eine Veranstaltung für mehrere Benutzer planen, aktivieren Sie im Dashboard der Kalender-App das Kontrollkästchen neben Teilnehmer, um die Verfügbarkeit der Teammitglieder anzuzeigen. Aktivieren (oder deaktivieren) Sie das Kontrollkästchen neben den aufgelisteten Benutzern, um einzelne Kalender anzuzeigen (oder auszublenden).

Ansicht des Abschnitts „Teilenehmer“ in Kalenderapp.

Verfügbarkeiten teilen

Klicken Sie im Hauptdashboard der Kalender-App auf die Schaltfläche Verfügbarkeit teilen oben auf der Seite. Klicken Sie anschließend auf den Kalender und ziehen Sie die verfügbaren Zeiten und Daten, um sie als Optionen in die Einladung aufzunehmen.

Tipp

Um einen ausgewählten Zeitraum zu entfernen, fahren Sie über die Verfügbarkeit, um auf das Symbol (Papierkorb) zu klicken.

Bemerkung

In der Funktion Verfügbarkeiten teilen können Zeiten nur in den Kalenderansicht für einen Tag ausgewählt werden.

Sobald Sie die Verfügbarkeit ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen, um zum zugehörigen Termin zu navigieren.

Fenster „Verfügbarkeiten teilen“ in Kalenderapp.

Im Terminformular stehen mehrere Konfigurationsoptionen zur Verfügung.

Legen Sie im Feld Planung ein Mindestzeitfenster fest, um sicherzustellen, dass Termine eine bestimmte Zeit im Voraus bestätigt werden. Legen Sie beispielsweise 01:00 fest, damit die Teilnehmer mindestens eine Stunde vor ihrem Termin eine Bestätigung abgeben müssen.

Legen Sie im Feld Absage zulassen ein Höchstzeitfenster fest, vor dem die Teilnehmer den Termin absagen können.

Das Feld Verfügbarkeit nach ermöglicht es Teilnehmern, Benutzer oder Ressourcen wie Konferenzräume oder Tische zu buchen. Geben Sie nach der Auswahl von Benutzern oder Ressourcen den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Ressource in das Feld unten ein.

Das Feld Frontend-Anzeige wird verwendet, um Kein Bild oder Bilder anzeigen in Bezug auf den ausgewählten Benutzer oder die Ressource auf der Terminseite auszuwählen.

Wenn Ressourcen im Feld Verfügbarkeit nach ausgewählt ist, können Benutzer Kapazitäten verwalten.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die maximale Anzahl der Personen zu begrenzen, die die Ressource gleichzeitig nutzen können.

Das Feld Zuweisungsmethode aktiviert die Reihenfolge, in der Teilnehmer ihren Zeitraum und Benutzer/Ressource buchen können.

  • Zuerst Benutzer/Ressource, dann Zeit festlegen

  • Zuerst Zeit, dann Benutzer/Ressource festlegen

Wenn Ressourcen im Feld Verfügbarkeit nach ausgewählt ist, ist eine weitere Option verfügabr: Zuerst Zeit auswählen, dann automatisch zuweisen.

Optional können Sie folgende Reiter konfigurieren:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau, um zu sehen, wie der Termin für Teilnehmer angezeigt wird.

Sobald die Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen, um einen Link zu generieren, den Sie direkt senden können, oder klicken Sie auf Veröffentlichen, um die Terminauswahl auf der verbundenen Odoo-Website zu veröffentlichen.

Reiter „Planen“

Im Reiter Planen des Terminformulars können Zeitfenster verwaltet werden. Das Wunschdatum und die Wunschuhrzeit werden als erste Zeitfenster angezeigt.

Um ein neues Zeitfenster hinzuzufügen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen. Klicken Sie in das neue leere Feld unter dem Feld Von und wählen Sie dann das neue Startdatum und die neue Startzeit aus und geben Sie diese ein. Wiederholen Sie den Vorgang im neuen leeren Feld unter Bis, um das neue Enddatum und die neue Endzeit auszuwählen und einzugeben.

Reiter „Optionen“

Der Reiter Optionen bietet zusätzliche Konfigurationen:

  • Website: Geben Sie an, auf welcher Website diese Termineinladung veröffentlicht werden soll.

  • Zeitzone: Standardmäßig wird die in der App „Einstellungen“ ausgewählte Zeitzone des Unternehmens verwendet. Um die Zeitzone zu ändern, wählen Sie die gewünschte Option aus dem Drop-down-Menü aus.

  • Standort: Erstellen oder wählen Sie neue Standorte aus dem Drop-down-Menü aus. Wenn dieses Feld leer bleibt, wird angenommen, dass dieses Meeting online stattfindet.

  • Link zur Videokonferenz: Wählen Sie aus Odoo Dialog oder Google Meet, um einen Link zur Videokonferenz in der Termineinladung einzufügen oder lassen Sie es leer, um die Generierung einer Meeting-URL zu umgehen.

  • Manuelle Bestätigung: Wird nur angezeigt, wenn Ressourcen im Feld Verfügbarkeit nach angegeben ist. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und geben Sie einen maximalen Prozentsatz der Gesamtkapazität der ausgewählten Ressource(n) ein, um eine manuelle Bestätigungspflicht für den Abschluss des Meetings zu erstellen.

  • Vorauszahlung: Kreuzen Sie das Kästchen an, wenn Benutzer vor Bestätigung der Buchung bezahlen müssen. Wenn angeklickt, erscheint ein Link Zahlungsanbieter konfigurieren, wodurch Online-Zahlungen ermöglicht werden.

  • Auf Arbeitszeit beschränken: Wenn Benutzer im Feld Verfügbarkeit nach ausgewählt wurde, kreuzen Sie das Kästchen an, um das Zeitfenster des Meetings auf die Arbeitszeiten der Benutzer zu beschränken.

  • Verkaufschance erstellen: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird für jeden geplanten Termin eine neue CRM-Verkaufschance erstellt.

  • Erinnerungen: In diesem Feld können Sie Benachrichtigungserinnerungen hinzufügen oder löschen. Wählen Sie das leere Feld für weitere Optionen aus.

  • Bestätigungsmail: Kreuzen Sie das Kästchen an, um den Teilnehmern automatisch eine Bestätigungsmail zu senden, sobald das Meeting bestätigt wurde. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus oder klicken Sie auf Mehr suchen … und dann auf Neu, um eine benutzerdefinierte Vorlage zu erstellen.

  • E-Mail zur Absage: Kreuzen Sie das Kästchen an, um den Teilnehmern automatisch eine Stornierungsmail zu senden, falls das Meeting abgesagt wird. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus oder klicken Sie auf Mehr suchen … und dann auf Neu, um eine benutzerdefinierte Vorlage zu erstellen.

  • CC an: Fügen Sie in diesem Feld Kontakte hinzu, die über Meetingänderungen informiert werden sollen, ungeachtet, ob Sie an dem Meeting teilnehmen.

  • Gäste zulassen: Kreuzen Sie das Kästchen an, damit Teilnehmer Gäste einladen können.

Reiter „Fragen“

Fügen Sie im Reiter Fragen Fragen hinzu, die die Teilnehmer beantworten müssen, wenn sie ihr Meeting bestätigen. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen, um eine Frage zu konfigurieren. Wählen Sie dann einen Fragetyp aus, fügen Sie optional einen Platzhalter hinzu und wählen Sie aus, ob es die Option Antwort erforderlich aktiviert werden soll.

Um zu erfahren, wie Sie umfassendere Fragebögen erstellen, lesen Sie bitte die Dokumentation zur App Umfragen zum Erstellen und Konfigurieren von Fragen zur Datenerfassung.

Reiter „Nachrichten“

Fügen Sie im Feld Einleitungsnachricht im Reiter Nachrichten zusätzliche Informationen zum Meeting hinzu, die auf der Einladung erscheinen.

Die Informationen, die Sie in das Feld Zusätzliche Nachricht bei Bestätigung eingeben, werden angezeigt, sobald das Meeting bestätigt wurde.