Calendrier¶

Odoo Calendrier est une application de planification qui permet aux utilisateurs d’intégrer le flux d’activité d’une entreprise dans une seule plateforme de gestion. En s’intégrant avec les autres applications de l’écosystème Odoo, Calendrier permet aux utilisateurs de planifier et d’organiser des réunions, de programmer des événements, de planifier des évaluations d’employés, de coordonner des projets, et plus encore.

À l’ouverture de l”application Calendrier, les utilisateurs disposent d’une vue d’ensemble de leurs réunions en cours. L’option de vue sélectionnée apparaît sous forme de menu déroulant Jour, Semaine, Mois ou Année. Sous le menu déroulant des options de vue, les utilisateurs peuvent également activer ou désactiver Afficher les week-ends.

Vue d'ensemble de l'application Calendrier.

Astuce

Selon l’option de vue sélectionnée, les utilisateurs peuvent cliquer sur les boutons (flèche gauche ou droite) pour basculer entre les jours, les semaines, etc., et revenir au jour actuel avec le bouton Aujourd’hui.

Synchroniser des calendriers tiers¶

Les utilisateurs peuvent synchroniser Odoo avec des calendriers Outlook et/ou Google existants en accédant à application Calendrier ‣ Configuration ‣ Paramètres. Depuis cet écran, saisir l”ID client et le Secret client. Il est également possible de mettre en pause la synchronisation en cochant la case ou d’automatiser la synchronisation en la laissant vide.

Une fois les configurations souhaitées terminées, cliquer sur Save avant de continuer.

Les événements créés dans les calendriers synchronisés apparaissent automatiquement sur les plateformes intégrées.

Voir également

Créer des activités depuis le fil de discussion¶

Créer instantanément de nouvelles réunions n’importe où dans Odoo via le fil de discussion d’un enregistrement individuel, comme dans une fiche d’opportunité CRM ou une tâche dans l’application Projet.

Depuis le fil de discussion, cliquer sur le bouton Activity. Dans la fenêtre contextuelle Schedule Activity, sélectionner le Activity Type souhaité, ce qui affiche un ensemble de boutons, selon l’activité.

Les activités qui impliquent d’autres plannings, comme Meeting ou Call for Demo, sont liées à l’application Calendrier. Sélectionner l’une de ces activités pour créer un lien vers l’application Calendrier, puis cliquer sur Schedule pour revenir à l’application.

Voir également

Planifier des activités dans Odoo

Planifier un événement¶

Pour ajouter un événement au calendrier, ouvrir l”application Calendrier et cliquer sur la date cible. Dans la fenêtre contextuelle Nouvel événement qui apparaît, commencer par ajouter le titre de l’événement.

Fenêtre de planification d'un événement dans l'application Calendrier.

La date cible est automatiquement renseignée dans le champ Début. Elle peut être modifiée en cliquant dans la section de date et en sélectionnant une date dans le calendrier. Pour les événements sur plusieurs jours, sélectionner la date de fin dans le second champ, puis cliquer sur Appliquer.

Cocher la case Toute la journée s’il n’y a pas d’heure de début ou de fin spécifique.

Pour les événements avec des heures de début et de fin spécifiques, s’assurer que la case Toute la journée est décochée pour activer la sélection de l’heure. Lorsque la case Toute la journée est décochée, les sélections d’heure apparaissent dans le champ Début.

L’utilisateur connecté est automatiquement ajouté comme premier participant. Des Participants supplémentaires peuvent également être ajoutés ou créés depuis cet écran.

Pour les réunions virtuelles, copier et coller l’URL dans l’espace prévu dans le champ Videocall URL. Ou, cliquer sur Video pour créer un lien.

Ensuite, soit créer l’événement en cliquant sur Enregistrer & fermer, soit sélectionner Plus d’options pour configurer davantage l’événement.

Astuce

Une fois l’événement créé, les utilisateurs peuvent cliquer directement sur la réunion virtuelle depuis l’événement du calendrier pour accéder à davantage d’options de configuration.

Le formulaire complet d'événement pour un nouvel événement de calendrier.

Le champ Description permet aux utilisateurs d’ajouter des informations et des détails supplémentaires sur la réunion.

Cliquer sur Plus d’options pour accéder au formulaire de réunion, qui fournit des configurations supplémentaires pour l’événement :

Durée : définir la durée de la réunion en heures, ou activer le bouton Toute la journée.
Organisateur : par défaut, il s’agit de l’utilisateur Odoo actuel. Sélectionner un nouvel utilisateur parmi les utilisateurs existants, ou créer et modifier un nouvel utilisateur.
Étiquettes : ajouter des étiquettes à l’événement, comme Réunion client ou Réunion interne. Elles peuvent être recherchées et filtrées dans l’application Calendrier lors de l’organisation de plusieurs événements.
Calendar description : ajouter des informations ou des détails supplémentaires sur la réunion.
Rappels : sélectionner les options de notification à envoyer aux participants. Choisir une notification par défaut ou configurer de nouveaux rappels.
Récurrent : cocher la case pour créer une réunion récurrente. Une fois sélectionnée, de nouveaux champs apparaissent :
- Répéter : sélectionner la période de récurrence de cette réunion. Selon le type de récurrence sélectionné, un champ supplémentaire apparaît, dans lequel les utilisateurs peuvent indiquer quand la réunion doit se répéter. Par exemple, si Mensuel est sélectionné comme option Répéter, un nouveau champ apparaît, dans lequel l’utilisateur décide à quel Jour du mois la réunion doit se répéter.
- Jusqu’à : sélectionner le Nombre de répétitions limité pour cette réunion, la Date de fin à laquelle les récurrences doivent s’arrêter, ou si les réunions doivent se répéter Indéfiniment.
- Fuseau horaire : sélectionner le fuseau horaire pour lequel cette heure de réunion est spécifiée.

Coordonner avec les disponibilités des équipes¶

Lors de la planification d’un événement pour plusieurs utilisateurs, sur le tableau de bord de l’application Calendrier, cocher la case à côté de Participants pour afficher les disponibilités des membres de l’équipe. Cocher (ou décocher) la case à côté des utilisateurs listés pour afficher (ou masquer) les calendriers individuels.

Vue de la section Participants sur l'application Calendrier.

Onglet Disponibilités¶

Dans l’onglet Disponibilités du formulaire de rendez-vous, les créneaux horaires peuvent être gérés. La date et l’heure cibles sont renseignées comme premiers créneaux horaires.

Pour ajouter un nouveau créneau horaire, cliquer sur Ajouter une ligne. Cliquer dans le nouvel espace vide sous le champ De, puis sélectionner et saisir la nouvelle date et heure de début cibles, respectivement. Répéter sous le nouvel espace vide sous À pour sélectionner et saisir la nouvelle date et heure de fin cibles.

Onglet Questions¶

Dans l’onglet Questions, ajouter des questions auxquelles le participant devra répondre lors de la confirmation de sa réunion. Cliquer sur Ajouter une ligne pour configurer une Question. Sélectionner ensuite un Type de question, ajouter éventuellement une Réponse indicative, et choisir si elle est obligatoire. Cliquer sur Ajouter une ligne pour configurer une Question. Sélectionner ensuite un Type de réponse, ajouter éventuellement une Réponse indicative, et choisir si elle est Obligatoire.

Pour apprendre à créer des questionnaires plus complets, consulter la documentation de l’application Sondages sur la création et la configuration de questions de collecte de données.

Onglet communication¶

Dans le champ Page d’introduction de l’onglet Communication, ajouter des informations supplémentaires sur la réunion qui apparaîtront sur l’invitation.

Les informations ajoutées au champ Page de confirmation s’affichent une fois la réunion confirmée.

Sous le titre E-mails et SMS, cliquer sur le champ Rappels pour ajouter une ou plusieurs méthodes de rappel du rendez-vous aux participants. Sous le champ E-mail de réservation et le champ E-mail d’annulation, sélectionner un modèle d’e-mail à envoyer aux participants lors de la réservation ou de l’annulation de réunions.

Onglet Options¶

L’onglet Options fournit des configurations supplémentaires :

Autoriser les invitations : cocher la case pour permettre aux participants d’inviter des invités.
Confirmation automatique : affiché uniquement si Ressources a été sélectionné dans le champ Disponibilité sur. Cocher la case et saisir un pourcentage maximal de la capacité totale de la ou des ressources sélectionnées pour créer une exigence de confirmation manuelle afin de finaliser la réunion.
Afficher les photos : cocher la case pour afficher les images des utilisateurs ou des ressources tout au long du processus de réservation.
Créer une opportunité : lorsque cette option est sélectionnée, chaque rendez-vous planifié crée une nouvelle opportunité CRM.
Paiement à l’avance : cocher la case pour obliger les utilisateurs à payer avant de confirmer leur réservation. Une fois cochée, un lien apparaît pour Configurer les fournisseurs de paiement, ce qui active les paiements en ligne.
Site Web : spécifier sur quel site web cette invitation de réunion sera publiée.
Planification : sélectionner une planification Hebdomadaire ou Flexible.
Autoriser les réservations : définir une fenêtre horaire minimale pour garantir que les rendez-vous sont confirmés un certain temps à l’avance. Par exemple, définir 01:00 pour exiger que les participants confirment au moins une heure avant l’heure de leur rendez-vous.
Annulation : définir une fenêtre horaire maximale avant le rendez-vous pendant laquelle les participants peuvent annuler.
Fuseau horaire : défini par défaut sur le fuseau horaire de l’entreprise sélectionné dans l’application Paramètres. Pour changer le fuseau horaire, sélectionner l’option souhaitée dans le menu déroulant.

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