Vehicule noi

Aplicația Fleet de la Odoo gestionează toate vehiculele și documentația însoțitoare care vine cu întreținerea vehiculului și înregistrările șoferilor.

La deschiderea aplicației Fleet, toate vehiculele sunt organizate în tabloul de bord Vehicles, care este tabloul de bord implicit pentru aplicația Fleet. Fiecare vehicul este afișat în stadiul Kanban corespunzător, în funcție de starea sa. Etapele implicite sunt Solicitare nouă, La comandă, Înregistrat și Downgraded.

Pentru a adăuga un vehicul nou la flotă din pagina Vehicule, faceți clic pe butonul Nou din colțul din stânga sus și se încarcă un formular de vehicul gol. Apoi, continuați să introduceți informațiile despre vehicul pe formularul vehiculului.

Formularul se salvează automat pe măsură ce sunt introduse date. Cu toate acestea, formularul poate fi salvat manual în orice moment făcând clic pe opțiunea salvare manuală, reprezentată de o pictogramă (încărcare în cloud), situată în colțul din stânga sus al paginii.

Câmpuri pentru formularul vehiculului

• Model: selectați modelul vehiculului din meniul drop-down. Odată ce un model este selectat, în formular pot apărea câmpuri suplimentare.

  Dacă modelul nu este listat, introduceți numele modelului și faceți clic fie pe Creați „model”, fie pe Creați și editați… pentru a creați un nou model și editați detalii model.

• Placă de înmatriculare: introduceți numărul de înmatriculare al vehiculului în acest câmp.

• Etichete: selectați orice etichetă din meniul derulant sau introduceți o nouă etichetă. Nu există limită pentru numărul de etichete care pot fi selectate.

Notă

Model este singurul câmp obligatoriu din formularul de vehicul nou. Când este selectat un model, pe formularul vehiculului apar alte câmpuri, iar informațiile relevante completează automat câmpurile care se aplică modelului. Dacă unele câmpuri nu apar, acest lucru poate indica că nu a fost selectat niciun model.

Secțiunea șofer

Această secțiune a formularului vehiculului se referă la persoana care conduce în prezent mașina, precum și la orice planuri de schimbare a șoferului în viitor și când.

• Driver: selectați driverul din meniul drop-down sau introduceți un driver nou și faceți clic fie pe Creați „driver” sau Creați și editați… la :ref :creați un șofer nou și editați detaliile șoferului <flota/vehicul_nou/adăugați șofer>.

  Important

  Un șofer nu trebuie să fie angajat. Când se creează un șofer nou, șoferul este adăugat la aplicația Fleet, nu la aplicația Angajați.

  Dacă aplicația Contacts este instalată, informațiile despre driver sunt stocate și în aplicația Contacts.

• Carte de mobilitate: dacă șoferul selectat are un card de mobilitate menționat pe cardul de angajat în aplicația Angajați, numărul cardului de mobilitate apare în acest câmp. Dacă nu există niciun card de mobilitate listat și ar trebui adăugat unul, editați fișa angajatului în aplicația Angajați.

• Viitorul șofer: dacă este cunoscut următorul șofer al vehiculului, selectați următorul șofer din meniul derulant. Sau, tastați următorul driver și faceți clic fie pe Creați „viitor driver”, fie Creați și editați… pentru a crea un nou driver viitor și editați detaliile driverului.

• Planificați schimbarea mașinii: dacă șoferul actual setat pentru acest vehicul intenționează să-și schimbe vehiculul - fie pentru că așteaptă un vehicul nou care este comandat, fie aceasta este o atribuire temporară a vehiculului și știu care următorul vehicul pe care îl conduce - bifați această casetă. Nu bifați această casetă dacă șoferul actual nu intenționează să-și schimbe vehiculul.

• Data atribuirii: ​​folosind calendarul derulant, selectați când vehiculul este disponibil pentru un alt șofer. Selectați data navigând la luna și anul corecte folosind pictogramele ⬅️ (săgeata la stânga) și ➡️ (săgeata dreapta). Apoi, faceți clic pe ziua respectivă. Dacă acest câmp este lăsat necompletat, înseamnă că vehiculul este disponibil în prezent și poate fi realocat altui șofer. Dacă este populat, vehiculul nu este disponibil pentru alt șofer până la data selectată.

• Companie: selectați compania din meniul derulant. Acest câmp apare numai într-o bază de date cu mai multe companii.

Creați un driver nou

Dacă un driver nu este deja în sistem, noul driver trebuie mai întâi configurat și adăugat la baza de date. Un șofer nou poate fi adăugat fie din câmpurile Driver, fie din câmpurile Future Driver din formularul vehicle form.

Mai întâi, introduceți numele noului driver în câmpul Driver sau Future Driver, apoi faceți clic pe Create and edited…. Apare un formular Create Driver sau Create Future Driver, în funcție de câmpul care a inițiat formularul.

Atât formularele Create Driver, cât și Create Future Driver sunt identice.

Notă

În funcție de aplicațiile instalate, diferite file sau câmpuri pot fi vizibile în formularele Create Driver și Create Future Driver.

Informații generale

Completați următoarele informații în partea de sus a formularului:

• Persoană fizică sau :guilabel:``Companie`: alegeți dacă șoferul adăugat este un șofer individual sau o companie. Faceți clic pe butonul radio pentru a face o selecție.

  Când se face o selecție, unele câmpuri pot dispărea din formular. Dacă vreunul dintre câmpurile de mai jos nu este vizibil, înseamnă că a fost selectat Companie în loc de Persoană fizică.

• Nume: introduceți numele șoferului sau companiei în acest câmp.

• Numele companiei…: folosind meniul derulant, selectați compania cu care este asociat șoferul.

  Dacă butonul radio Company este selectat în partea de sus a formularului, acest câmp nu apare.

• Contact: introduceți informațiile de contact în această secțiune.

  Dacă se dorește, câmpul Contact poate fi schimbat cu un alt tip de contact. Faceți clic pe Contact pentru a afișa un meniu drop-down. Opțiunile disponibile de selectat sunt Contact, Adresa facturii, Adresa de livrare, Adresa de urmărire sau Altă adresă.

  Dacă doriți, selectați una dintre aceste alte opțiuni pentru câmpul Contact și introduceți informațiile corespunzătoare.

  Dacă butonul radio Companie este selectat în partea de sus a formularului, acest câmp este etichetat Adresă și nu poate fi modificat.

• Cod fiscal: introduceți codul fiscal al șoferului sau al companiei în acest câmp.

• Posiție de muncă: introduceți postul de șofer în acest câmp. Dacă butonul radio Company este selectat în partea de sus a formularului, acest câmp nu apare.

• Telefon: introduceți numărul de telefon al șoferului sau al companiei în acest câmp.

• Mobil: introduceți numărul de telefon mobil al șoferului sau al companiei în acest câmp.

• E-mail: introduceți adresa de e-mail a șoferului sau a companiei în acest câmp.

• Site web: introduceți adresa site-ului web a șoferului sau a companiei în acest câmp.

• Titlu: folosind meniul derulant, selectați titlul șoferului în acest câmp. Opțiunile implicite sunt Doctor, Doamnă, Domnișoară, Domnule și Profesor.

  Dacă butonul radio Company este selectat în partea de sus a formularului, acest câmp nu apare.

• Etichete: folosind meniul drop-down, selectați orice etichete care se aplică șoferului sau companiei.

  Pentru a adăuga o nouă etichetă, introduceți eticheta, apoi faceți clic pe Creați „etichetă”.

  Nu există limită pentru numărul de etichete care pot fi selectate.

Fila Contacte și Adrese

După ce ați completat jumătatea superioară a formularului Creați șofer sau Creați șofer viitor, adăugați orice alte contacte și adrese asociate șoferului sau companiei în această filă.

Pentru a adăuga un contact nou, faceți clic pe butonul Adăugați și va apărea o fereastră pop-up Creați contact.

Înainte de a introduce informațiile necesare în formular, selectați tipul de contact care urmează să fie adăugat dintr-o serie de opțiuni de buton radio situat în partea de sus a formularului. Aceste opțiuni sunt:

• Contact: selectați această opțiune pentru a adăuga detalii generale de contact pentru angajații companiei asociate.

• Adresa facturii: ​​selectați această opțiune pentru a adăuga o adresă preferată pentru toate facturile. Când este adăugată în formular, această adresă este selectată în mod implicit la trimiterea unei facturi către compania asociată.

• Adresa de livrare: selectați această opțiune pentru a adăuga o adresă preferată pentru toate livrările. Când este adăugată în formular, această adresă este selectată în mod implicit la livrarea unei comenzi către compania asociată.

• Follow-up Address: selectați această opțiune pentru a adăuga o adresă preferată pentru toată corespondența ulterioară. Când este adăugată în formular, această adresă este selectată în mod implicit la trimiterea de mementouri despre facturile restante.

• Altă adresă: selectați această opțiune pentru a adăuga orice alte adrese necesare pentru companie sau șofer.

În funcție de Tipul de contact, este posibil ca unele câmpuri opționale să nu fie vizibile. Câmpurile disponibile sunt identice cu câmpurile din secțiunea informații generale din formularul noului șofer.

Adăugați orice notă în secțiunea Note interne… a formularului.

După ce ați introdus toate informațiile, faceți clic fie pe Salvează și închide pentru a adăuga un nou contact, fie pe Salvează și nou pentru a adăuga înregistrarea de adresă curentă și a crea o altă înregistrare a adresei.

Pe măsură ce contactele sunt adăugate la această filă, fiecare contact apare într-o casetă separată, cu o pictogramă care indică ce tip de contact este listat.

Example

O Adresă de factură afișează o pictogramă 💲 (semnul dolar) în interiorul acelei casete de adresă, în timp ce o Adresă de livrare afișează o pictogramă 🚚 (camion) în interior.

Fila Vânzări și achiziții

Introduceți următoarele informații despre vânzări și achiziții, în fila Vânzări și cumpărare din formularul pop-up Creați șofer sau Creați un viitor șofer pentru diferitele secțiuni de mai jos.

În funcție de celelalte aplicații instalate, pot apărea câmpuri și secțiuni suplimentare. Următoarele sunt toate câmpurile implicite pentru aplicația Fleet numai.

Secțiunea de vânzări

• Vânzător: folosind meniul derulant, selectați utilizatorul care este principalul punct de contact pentru vânzări cu această companie de șoferi.

  Această persoană trebuie să fie un utilizator intern al companiei, ceea ce înseamnă că se poate conecta în baza de date ca utilizator.

Diverse

• Company ID: dacă compania are un număr de identificare, altul decât codul fiscal, introduceți-l în acest câmp.

• Referință: introduceți orice text pentru a oferi mai multe informații despre persoana de contact. Aceasta este o notă internă pentru a furniza orice informații suplimentare.

  Example

  O companie are mai multe persoane cu același nume, John Smith. Câmpul Referință poate indica John Smith la X205 - cumpărător pentru a oferi detalii suplimentare.

Fila Note interne

Adăugați orice notă care se referă la driver sau orice alte informații necesare în această filă.

Secția de vehicule

Această secțiune a formularului vehiculului se referă la detaliile fizice ale vehiculului.

Dacă a fost selectat un vehicul preexistent în baza de date pentru câmpul Model din partea de sus a formularului, unele câmpuri se pot completa automat și pot apărea, de asemenea, câmpuri suplimentare.

Completați următoarele câmpuri din formular:

• Categorie: folosind meniul derulant, selectați categoria vehiculului dintre opțiunile disponibile. Pentru a crea o categorie nouă, introduceți numele noii categorii, apoi faceți clic pe Creați „categorie”.

• Data comandă: folosind calendarul derulant, selectați data la care a fost comandat vehiculul.

• Data de înmatriculare: folosind calendarul derulant, selectați data la care a fost înmatriculat vehiculul.

• Data anulării: ​​folosind calendarul derulant, selectați data la care expiră închirierea vehiculului sau când vehiculul nu mai este disponibil.

• Număr șasiu: introduceți numărul șasiului în câmp. Acesta este cunoscut în unele țări ca număr VIN.

• Ultimul contor de parcurs: introduceți ultima citire cunoscută a contorului de parcurs în câmpul de număr. Folosind meniul derulant de lângă câmpul de număr, selectați dacă citirea contorului de parcurs este în kilometri (km) sau mile (mi).

• Manager de flotă: selectați managerul de flotă din meniul derulant sau introduceți un nou manager de flotă și faceți clic fie pe Creați, fie pe Creați și editați.

• Locație: introduceți locația specifică în care se află de obicei vehiculul în acest câmp. Înscrierea trebuie să explice clar unde poate fi găsit vehiculul, cum ar fi „garajul principal” sau „parcarea clădirii 2”.

Fila Informații fiscale

În funcție de setarea de localizare a bazei de date și de ce aplicații suplimentare sunt instalate, alte câmpuri pot fi prezente în formular.

Secțiunile de mai jos sunt implicite și apar pentru toate vehiculele, indiferent de alte aplicații instalate sau setări de localizare.

Fiscalitate

• Taxare cai putere: introduceți suma care este impozitată în funcție de dimensiunea motorului vehiculului. Acest lucru este determinat de taxele și reglementările locale și variază în funcție de locație. Se recomandă să verificați cu departamentul de contabilitate pentru a vă asigura că această valoare este corectă.

Contract

• First Contract Date: selectați data de începere a primului contract al vehiculului utilizând calendarul drop-down. De obicei, aceasta este ziua în care vehiculul este achiziționat sau închiriat.

• Valoare de catalog (TVA inclus): introduceți MSRP (Prețul de vânzare cu amănuntul sugerat de producător) pentru vehicul în momentul achiziției sau închirierii.

• Valoare de cumpărare: introduceți prețul de cumpărare sau valoarea leasingului pentru vehicul.

• Valoare reziduală: introduceți valoarea curentă a vehiculului.

Notă

Valorile enumerate mai sus afectează departamentul de contabilitate. Se recomandă să verificați cu departamentul de contabilitate pentru mai multe informații și/sau asistență cu aceste valori.

Fila Model

Dacă modelul noului vehicul este deja configurat în baza de date, fila Model va fi populată cu informațiile corespunzătoare. Dacă modelul nu este deja în baza de date și trebuie configurată fila Model, configurați noul model de vehicul.

Verificați informațiile din fila Model pentru a vă asigura că sunt corecte. De exemplu, culoarea vehiculului sau dacă este instalat un cârlig de remorcă, sunt exemple de informații comune care ar putea necesita actualizare.

Fila Notă

Introduceți orice notă pentru vehicul în această secțiune.