Empfang

Mit Odoo Empfang können Besucher in einem Gebäude oder an einem Ort einchecken und die Person, die sie treffen, über ihre Ankunft informieren. Außerdem können sie ein vorkonfiguriertes Getränk anfordern, das ihnen gebracht wird, während sie warten.

Die App ist perfekt für Unternehmen, die keinen Rezeptionisten haben, für Ort ohne spezifischen Wartebereich für Gäste und Besucher.

Konfiguration

Als erstes müssen Sie in der Empfangsapp den Schalter konfigurieren, gefolgt von einer Getränkauswahl, die Sie optional anbieten möchten.

Schalter

In Odoos Empfangsapp kann jeder Ort, an dem jemand sich anmelden und auf einen Mitarbeiter warten kann, als Schalter betrachtet werden. Es handelt sich dabei üblicherweise um eine Art Warteraum, wie eine Lobby. Jeder Schalter verfügt über ein Kiosk, in dem Besucher sich anmelden können.

Bei der Einrichtung der Empfangsapp muss eine Mindestanzahl von einem Schalter eingericht werden, aber ist gibt kein Limit, wie viele Schalter erstellt und konfiguriert werden können.

Um einen Schalter zu erstellen, gehen Sie zu Empfang ‣ Konfiguration ‣ Schalter, und klicken Sie auf Neu, um ein leeres Empfangsformular zu öffnen.

Füllen Sie die folgenden Informationen des Formulars aus:

  • Empfangsname: Geben Sie einen Namen für den Empfangsschalter ein. Dieser sollte kurz und eindeutig sein, wie Rezeption oder Hauptlobby. Sie müssen dieses Feld ausfüllen, um einen Schalter zu erstellen

  • Verantwortliche: Wählen Sie die Person (oder Personen) aus, die benachrichtigt werden, wenn ein Besucher sich über einen bestimmten Schalter anmeldet. Es können mehrere Personen angegeben werden. Dieses Feld muss ebenfalls ausgefüllt sein, um einen Schalter zu erstellen.

  • Kiosk-URL: Dieses Feld automatisch ausgefüllt, sobald das Empfangsformular mit gültigem Empfangsnamen und Verantworlichen gespeichert wird. Um automatisch zu speichern, klicken Sie auf das (Wolke mit Pfeil nach oben)-Symbol oben auf dem Formular.

    Nach der Speicherung wird im Feld Kiosk-URL eine URL generiert. Diese URL ist eine Art, um auf das Empfangskiosk zuzugreifen.

    Um auf das Kiosk zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren am Ende der URL und navigieren Sie zu dieser URL in einem Webbrowser. Diese URL öffnet eine spezifische Empfangsanmeldeseite.

    Tipp

    Um ein Bild/Foto zu einem Empfangsformular hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol (Kamera mit einem ‚+‘-Zeichen) oben rechts im Formular, um ein ✏️ (Bleistift)-Symbol anzuzeigen.

    Klicken Sie auf das ✏️ (Bleistift)-Symbol, um einen Datei-Explorer zu öffnen, navigieren Sie zu der gewünschten Bild-/Fotodatei und klicken Sie dann auf Öffnen, um sie auszuwählen.

    Das für das Bahnhofsfoto ausgewählte Bild erscheint als Hintergrundbild für den Schalterkiosk.

Reiter „Optionen“

  • Gastgeberauswahl: Wenn der Besucher an einem Meeting teilnimmt, kann er mit dieser Option den Gastgeber des Meetings aus einer Liste auswählen und diesen benachrichtigen. Wenn diese Option aktiviert ist, werden zusätzliche Felder angezeigt, wie unten beschrieben.

  • Gast authentifizieren: Wenn bei der Anmeldung eines Gastes zusätzliche Informationen erforderlich sind, aktivieren Sie diese Option und wählen Sie aus, welche der folgenden Angaben erforderlich sind:

    • E-Mail: Wählen Sie aus, ob die E-Mail-Adresse des Gastes Erforderlich, Optional oder ob die Information überhaupt nicht angefordert wird (Keine).

    • Telefon: Wählen Sie aus, ob die Telefonnummer des Gastes Erforderlich, Optional oder ob die Information überhaupt nicht angefordert wird (Keine).

    • Organisation: Wählen Sie aus, ob die Organisation des Gastes Erforderlich, Optional oder ob die Information überhaupt nicht angefordert wird (Keine).

  • Designmotiv: Wählen Sie den Farbmodus für den Kiosk. Wählen Sie entweder Hell oder Dunkel. Die Auswahl Hell zeigt einen hellgrauen Hintergrund auf dem Kiosk, während die Auswahl Dunkel einen dunkelgrauen und schwarzen Hintergrund zeigt.

  • Selbstanmeldung: Aktivieren Sie diese Option, um einen QR-Code für die Anmeldung am Kiosk anzuzeigen. Der QR-Code ermöglicht es den Gästen, mit ihrem mobilen Gerät einzuchecken, anstatt den Kiosk zu benutzen. Diese Option wird für einen stark genutzten Kiosk empfohlen, an dem mehrere Gäste gleichzeitig einchecken.

  • Getränke anbieten: Aktivieren Sie diese Option, um Gästen bei der Anmeldung ein Getränk anzubieten. Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Sie über den Link Getränke konfigurieren, der erscheint, wenn die Option aktiviert ist, die angebotenen Getränke konfigurieren. Sobald alle Getränkeoptionen konfiguriert sind, wählen Sie jedes Getränk, das angeboten werden soll, über das Dropdown-Menü aus.

Bemerkung

Folgende Optionen werden im Reiter Optionen angezeigt, wenn die Option if the Gastgeberauswahl aktiviert ist.

  • Per E-Mail benachrichtigen: Aktivieren Sie diese Option, um der Person, die der Gast besucht, bei der Anmeldung eine E-Mail zu schicken. Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint darunter ein Feld E-Mail-Vorlage, in dem die Standardvorlage E-Mail-Vorlage für Empfang ausgewählt ist.

    Um die Standard-E-Mail-Vorlage zu ändern, klicken Sie im Feld E-Mail-Vorlage auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine andere E-Mail-Vorlage aus.

    Um die aktuell ausgewählte Vorlage zu ändern, klicken Sie auf das Symbol Interner Link (Pfeil) am Ende der Zeile und nehmen die gewünschten Änderungen an der Vorlage vor.

  • Per SMS benachrichtigen: Aktivieren Sie diese Option, um der Person, die der Gast besucht, bei der Anmeldung eine SMS zu schicken. Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint darunter ein Feld SMS-Vorlage, in dem die Standardvorlage SMS-Vorlage für Empfang ausgewählt ist.

    Um die Standard-SMS-Vorlage zu ändern, klicken Sie im Feld SMS-Vorlage auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine andere SMS-Vorlage aus.

    Um die aktuell ausgewählte Vorlage zu ändern, klicken Sie auf das Symbol Interner Link (Pfeil) am Ende der Zeile und nehmen Sie die gewünschten Änderungen am Inhalt der Vorlage vor. Die SMS-Nachricht darf maximal 242 Zeichen lang sein, was in 4 SMS (UNICODE) passt.

  • Über Dialog benachrichtigen: Diese Option ist standardmäßig aktiviert, wenn die Option Gastgeberauswahl aktiviert ist. Diese Option öffnet bei der Anmeldung ein Nachrichtenfenster in der Dialogapp mit der Person, die der Gast besucht.

    Wenn diese Option aktiviert ist, erscheint eine Standardnachricht für die Person, die der Gast besucht. Die Dialogapp muss installiert sein, damit diese Option funktioniert.

Bemerkung

Dialog wird bei der Erstellung einer Odoo-Datenbank standardmäßig installiert und zählt nicht zur Abrechnung. Solange die Dialogapp nicht absichtlich deinstalliert wird, funktioniert die Option Über Dialog benachrichtigen.

Example

Das Standardnachrichtenformat für die Option Über Dialog benachtrichtigen lautet: (Empfangsschalter) Anmeldung: (Name des Gastes) (Telefonnummer des Gastes) (Organisation) zum Meeting mit (Name des Mitarbeiters).

So könnte das in der Dialog-Nachricht aussehen: Hauptlobby Anmeldung: John Doe (123-555-1234) (Odoo, Inc.) zum Meeting mit Marc Demo.

Ein Empfangsformular mit den ausgefüllten Informationen.

Reiter „Randnotiz“

Geben Sie einen beliebigen Text ein, der nach der Anmeldung eines Gastes auf dem Schalterkiosk erscheinen soll, z. B. eine Begrüßung oder notwendige Anweisungen. Der Text erscheint auf der Bestätigungsseite auf der rechten Seite des Bildschirms, nachdem ein Gast den Anmeldeprozess abgeschlossen hat.

Getränke

Nachdem ein Schalter erstellt wurde, müssen Sie im nächsten Schritt die Getränke konfigurieren, die den Besuchern angeboten werden sollen, falls gewünscht. Dieser Schritt ist nicht notwendig oder erforderlich, damit die Empfangsapp funktioniert, und muss nur konfiguriert werden, wenn den Gästen Getränke angeboten werden.

Um einen eine Getränkoption hinzuzufügen, gehen Sie zu Empfang ‣ Konfiguration ‣ Getänke, und klicken Sie auf Neu. Dadruch wir ein leeres, zu konfigurierendes Getränkeformular geöffnet.

Füllen Sie die folgenden Informationen auf dem Getränke-Formular aus:

  • Name des Getränks: Geben Sie den Namen des Getränk in das Feld ein. Dies ist ein Pflichtfeld.

  • Zu benachrichtigende Personen: Verwenden Sie das Dropdown-Menü in diesem Feld, um auszuwählen, wer benachrichtigt werden soll, wenn das Getränk ausgewählt wird. Es können mehrere Personen in diesem Feld angegeben werden. Es ist ein Pflichtfeld.

  • Sequenz: Geben Sie in diesem Feld einen Zahlenwert ein, um anzugeben, an welcher Stelle in der Liste der Getränkeoptionen diese bestimmte Option erscheint. Je niedriger die Zahl, desto weiter oben in der Liste erscheint das Getränk. Wenn Sie z. B. die Nummer eins eingeben, steht das Getränk ganz oben auf der Liste und erscheint als erstes in der Reihenfolge.

Tipp

Um ein Bild/Foto zu einem Getränke-Formular hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol (Kamera mit einem ‚+‘-Zeichen) oben rechts im Formular, um ein ✏️ (Bleistift)-Symbol anzuzeigen.

Klicken Sie auf das ✏️ (Bleistift)-Symbol, um einen Datei-Explorer zu öffnen, navigieren Sie zu der gewünschten Bild-/Fotodatei und klicken Sie dann auf Öffnen, um sie auszuwählen.

Das ausgewählte Bild erscheint nun im Bildfeld und wird als Bild für das Getränk eingestellt.

Ein Getränke-Formular mit den ausgefüllten Informationen für einen Espresso.

Schalterdashboard

Tipp

Um ein Bild/Foto zu einem Getränke-Formular hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol (Kamera mit einem ‚+‘-Zeichen) oben rechts im Formular, um ein ✏️ (Bleistift)-Symbol anzuzeigen.

Klicken Sie auf das ✏️ (Bleistift)-Symbol, um einen Datei-Explorer zu öffnen, navigieren Sie zu der gewünschten Bild-/Fotodatei und klicken Sie dann auf Öffnen, um sie auszuwählen.

Das ausgewählte Bild erscheint nun im Bildfeld und wird als Bild für das Getränk eingestellt.

Kiosk-Einrichtung

Richten Sie jeden Kiosk für die Nutzung ein, nachdem Sie die verschiedenen Schalter konfiguriert haben. Es wird empfohlen, für jeden Frontdesk-Empfangskiosk ein eigenes Gerät zu verwenden, z. B. ein Tablet.

Navigieren Sie auf eine von zwei Arten zum Kiosk:

  • Navigieren Sie zum Hauptdashboard der Empfangsapp und klicken Sie auf der gewünschten Schalterkarte auf die Schaltfläche Schalter öffnen. Der Kiosk wird in einem neuem Browserreiter geladen.

  • Navigieren Sie zu Empfang ‣ Konfiguration ‣ Schalter, und klicken Sie auf den gewünschten Schalter. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Kopieren am Ende der Zeile Kiosk-URL, und fügen Sie die URL in einen neuen Browserreiter oder ein neues Fenster ein.

Wichtig

Es wird empfohlen, sich von der Datenbank abzumelden und den Reiter zu schließen, nachdem Sie zum Kiosk navigiert haben. Auf diese Weise ist es ausgeschlossen, dass ein Besucher bei der Anmeldung auf die Datenbank zugreift.

Berichtswesen

Es gibt zwei verfügbare Berichte in der Empfangsapp: Besucher und Getränke.

Um auf einen dieser Berichte zuzugreifen, navigieren Sie zu Empfang ‣ Berichtswesen, um ein Dropdown-Menü mit den Optionen Besucher und Getränke zu öffnen.

Der Bericht Besucher zeigt die Anzahl der Besucher nach Monat für das aktuelle Jahr an. Der Bericht Getränke zeigt, wie viele Bestellungen insgesamt für jedes Getränk gestellt wurden.

Wie bei allen Berichten in Odoo können die Filter und Gruppen geändert werden, um auch andere Metriken anzuzeigen.

Siehe auch