Reception

The Odoo Frontdesk application provides a way for visitors to check in to a building or location, and alert the person they are meeting about their arrival. Additionally, they can request a pre-configured beverage to be brought to them, while they wait.

This application is ideal for businesses that do not have someone working at a reception desk, locations without a designated waiting area available to guests and visitors.

Configurazione

The first item to configure with the Frontdesk application is the station, followed by any drink selections that might optionally be offered.

Aree

In Odoo’s Frontdesk application, a Station can be thought of as any location where someone can sign in and wait for an employee. This is typically some form of waiting room, such as a lobby. Each station has a kiosk where visitors check in.

When setting up the Frontdesk application, a minimum of one station must be configured, but there is no limit to how many stations can be created and configured.

Per creare una postazione, accedere a app Reception ‣ Configurazione ‣ Postazioni, e fare clic su Nuovo. Una volta fatto clic, appare un modulo reception vuoto.

Inserisci le seguenti informazioni nel modulo:

  • Frontdesk Name: enter a name for the specific frontdesk location. This should be short and easily identifiable, such as Reception Desk or Main Lobby. This field is required in order to create a station.

  • Responsabili: selezionare la persona (o le persone) che vengono avvisate quando un visitatore effettua il check-in utilizzando questa specifica reception. È possibile inserire selezioni multiple. Questo campo è obbligatorio per creare una postazione.

  • Kiosk URL: this field auto-populates once the frontdesk form is saved, with at least the Frontdesk Name and Responsibles fields filled. To save manually, click the (cloud with upward arrow) icon, located at the top of the form.

    Una volta salvato, viene generato un URL nel campo URL Chiosco. Questo URL è un modo per accedere al chiosco della reception.

    Per accedere al chiosco, fare clic sul pulsante Copia alla fine dell’URL e accedere a tale URL in un browser web. Questo URL apre la pagina di check-in della reception di quella specifica postazione.

    Suggerimento

    To add an image/photo to a frontdesk form, hover over the (camera with a “+” sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

    Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

    L’immagine selezionata per la foto della postazione appare come immagine di sfondo per il chiosco della postazione.

Scheda opzioni

  • Selezione Host: se il visitatore partecipa a una riunione, questa opzione consente al visitatore di selezionare l’organizzatore della riunione da un elenco presentato e di avvisare tale persona. Quando è abilitata, appaiono campi aggiuntivi, come dettagliato di seguito.

  • Autentica Ospite: se sono richieste informazioni aggiuntive quando un ospite effettua il check-in, abilitare questa opzione e selezionare quali dei seguenti elementi sono obbligatori:

    • Email: selezionare se l’indirizzo email dell’ospite è Obbligatorio, Opzionale, o se l’informazione non viene richiesta affatto (Nessuno).

    • Telefono: selezionare se il numero di telefono dell’ospite è Obbligatorio, Opzionale, o se l’informazione non viene richiesta affatto (Nessuno).

    • Organizzazione: selezionare se l’organizzazione dell’ospite è Obbligatoria, Opzionale, o se l’informazione non viene richiesta affatto (Nessuno).

  • Tema: selezionare la modalità colore del chiosco. Scegliere Chiaro o Scuro. La selezione Chiaro visualizza uno sfondo grigio chiaro sul chiosco, mentre la selezione Scuro visualizza uno sfondo grigio scuro e nero.

  • Check-In Automatico: abilitare questa opzione per presentare un codice QR di check-in sul chiosco. Il codice QR consente agli ospiti di effettuare il check-in utilizzando il proprio dispositivo mobile, invece di utilizzare il chiosco. Questa opzione è consigliata per un chiosco molto frequentato con più ospiti che effettuano il check-in contemporaneamente.

  • Offri Bevande: abilitare questa opzione per offrire agli ospiti una bevanda al momento del check-in. Se questa opzione è abilitata, è necessario configurare le bevande offerte, tramite il collegamento Configura Bevande che appare quando l’opzione è abilitata. Una volta configurate tutte le opzioni di bevande, selezionare ogni bevanda da offrire utilizzando il menu a discesa.

Nota

Le seguenti opzioni sono visibili nella scheda Opzioni solo se l’opzione Host Selection è abilitata.

  • Notifica via email: abilitare questa opzione per inviare un’email alla persona che l’ospite sta visitando al momento del check-in. Quando abilitata, sotto appare un campo Modello Email, con il Modello Email Reception predefinito selezionato.

    Per modificare il modello email predefinito, fare clic sul menu a discesa nel campo Modello Email, quindi selezionare un altro modello email.

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any edits to the template.

  • Notifica via SMS: abilitare questa opzione per inviare un messaggio SMS alla persona che l’ospite sta visitando al momento del check-in. Quando abilitata, sotto appare un campo Modello SMS, con il Modello SMS Reception predefinito selezionato.

    Per modificare il modello SMS predefinito, fare clic sul menu a discesa nel campo Modello SMS e selezionare un altro modello SMS.

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any desired edits to the content of the template. The SMS message may have a maximum of 242 characters, which fits in 4 SMS (UNICODE) messages.

  • Notify by Discuss: this option is enabled by default when the Host Selection option is enabled. This option opens a Discuss application message window with the person the guest is visiting upon check in.

    When enabled, a default message appears for the person the guest is visiting. The Discuss application must be installed in order for this option to work.

Nota

Comunicazioni è installata per impostazione predefinita durante la creazione di un database Odoo e non viene conteggiata ai fini della fatturazione. Finché l’applicazione Comunicazioni non viene disinstallata intenzionalmente, l’opzione Notifica via Comunicazioni funziona.

Example

Il formato del messaggio predefinito per l’opzione Notifica via Comunicazioni è: (Stazione Reception) Check-In: (Nome Ospite) (Numero Telefono Ospite) (Organizzazione) per incontrare (Nome dipendente).

An example of how that might appear in a Discuss message is: Main Lobby Check-In: John Doe (123-555-1234) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

Modulo della stazione reception con tutte le informazioni compilate.

Scheda Messaggio laterale

Inserire il testo desiderato da visualizzare sul chiosco della stazione dopo che un ospite ha effettuato il check-in, come un messaggio di benvenuto o eventuali istruzioni necessarie. Il testo appare nella pagina di conferma, sul lato destro dello schermo dopo che un ospite ha completato il processo di check-in.

Bevande

After a station is created, the next step is to configure the drinks to offer visitors, if desired. This step is not necessary or required for the Frontdesk application to work, and only needs to be configured if drinks are offered to guests.

Per aggiungere un’opzione bevanda, andare su Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Drinks e fare clic su Nuovo. Questa operazione visualizza un modulo bevanda vuoto da configurare.

Inserire le seguenti informazioni nel modulo bevanda:

  • Nome Bevanda: digitare il nome dell’opzione bevanda in questo campo. Questo campo è obbligatorio.

  • Persone da notificare: utilizza il menu a discesa in questo campo per selezionare chi viene notificato quando viene selezionata la bevanda. È possibile inserire più persone in questo campo. Questo campo è obbligatorio.

  • Sequenza: inserisci un valore numerico in questo campo per indicare dove appare questa specifica opzione nell’elenco delle opzioni di bevande. Più basso è il numero, più in alto nell’elenco appare la bevanda. Ad esempio, inserendo il numero uno, quella bevanda verrebbe posizionata in cima all’elenco e apparirebbe per prima nella sequenza.

Suggerimento

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a “+” sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

L’immagine selezionata appare ora nel campo immagine ed è impostata come immagine per la bevanda.

Modulo bevanda con le informazioni compilate per un espresso.

Dashboard della postazione

Suggerimento

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a “+” sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

L’immagine selezionata appare ora nel campo immagine ed è impostata come immagine per la bevanda.

Configurazione del chiosco

Configura ogni chiosco per l’uso dopo aver configurato le varie postazioni. Si consiglia di utilizzare un dispositivo dedicato per ogni chiosco reception, come un tablet.

Naviga verso il chiosco in uno dei due modi:

  • Navigate to the main Frontdesk application dashboard, and click the Open Desk button on the desired station card. The kiosk loads in a new browser tab.

  • Naviga su App Reception ‣ Configurazione ‣ Postazioni e fai clic sulla postazione desiderata. Quindi, fai clic sul pulsante Copia alla fine della riga URL del chiosco e incolla l’URL in una nuova scheda o finestra del browser.

Importante

It is recommended to log out of the database, and close the tab, after navigating to the kiosk. That way, there is no possibility of a visitor accessing the database when checking-in.

Reportistica

The Frontdesk application has two reports available: Visitors and Drinks.

Per accedere a uno di questi report, naviga su App Reception ‣ Reportistica per visualizzare un menu a discesa contenente le opzioni: Visitatori e Bevande.

Il report Visitatori mostra il numero di visitatori per mese, per l’anno corrente. Il report Bevande mostra quante richieste totali sono state effettuate per ogni bevanda.

Come per tutti i report in Odoo, anche i filtri e i gruppi possono essere modificati per mostrare altre metriche.

Vedi anche