Planning¶
Odoo Planificiation permet de planifier le calendrier de votre équipe et de gérer les quarts de travail et les ressources.
La gestion de la planification de votre équipe s’accompagne d’exigences spécifiques qui peuvent varier considérablement selon vos besoins métier. Les concepts suivants ont été introduits dans Odoo Planificiation pour répondre à ces besoins :
Les quarts de travail sont attribués à des ressources, qui peuvent être soit humaines (employés) soit matérielles (par ex., équipement). Les ressources se voient attribuer des rôles, ce qui permet d’organiser le travail au sein de l’équipe.
Une fois la configuration initiale effectuée, la planification des quarts de travail peut être effectuée manuellement ou automatisée en utilisant la fonctionnalité Auto Plan.
Une intégration entre les applications Planificiation et Ventes permet de lier les services vendus aux rôles et aux quarts de travail dans Planificiation. De plus, l’intégration avec Projet permet de consacrer des quarts de travail, et donc du temps et des ressources, à des projets spécifiques.
Voir également
Configuration¶
Rôles¶
Pour définir les rôles que vos ressources effectuent (par ex., chef cuisinier, barman, serveur), aller à , puis cliquer sur Nouveau, et remplir le Nom (par ex., assistant, réceptionniste, responsable). Ensuite, choisir les Ressources qui effectueront ce rôle. Les ressources peuvent être soit des Employés, soit du Matériel.
Note
Si l’application Ventes est installée dans votre base de données, le champ Services apparaît, permettant de spécifier quels rôles sont nécessaires pour effectuer des services afin que les quarts de travail soient affectés à la bonne personne.
Les rôles sont pris en compte lors de l’utilisation de la fonctionnalité de planification automatique.
Champs de propriété et rôles¶
Les champs de propriété permettent d’ajouter des champs personnalisés aux formulaires dans plusieurs applications Odoo. Planificiation inclut la possibilité d’ajouter des champs de propriété liés aux rôles aux quarts de travail.
Pour créer un champ de propriété, passer en vue liste depuis n’importe quel planning. À partir de là, cliquer sur Afficher sur le quart de travail à modifier. Si le champ Rôle est vide, le remplir avec le rôle souhaité, puis cliquer sur l’icône de rouage et sélectionner Ajouter des propriétés. Configurer le nouveau champ selon vos besoins.
Le champ de propriété est lié au rôle et est inclus dans le formulaire de quart de travail de tous les quarts de travail effectués par ce rôle.
Example
Voici quelques exemples de cas d’usage des champs de propriété de rôle :
Accréditation : pour les rôles nécessitant un permis spécifique (par ex., permis de conduire)
Localisation : dans les entreprises qui opèrent dans plusieurs emplacements (par ex., magasins ou restaurants)
Langue : dans un environnement multilingue (par ex., société de conseil)
Employés¶
Tous les employés peuvent être inclus dans la planification et se voir attribuer des quarts de travail.
Pour adapter les paramètres de planification de l’employé, aller à , et choisir l’employé pour lequel modifier les paramètres. Ensuite, aller dans l’onglet Informations professionnelles.
Astuce
Il est possible de faire de même depuis l’application Employés, qui est installée par défaut avec Planificiation.
Deux sections de l’onglet Informations professionnelles de l’employé ont un impact sur Planificiation : Horaire (notamment, le champ Heures de travail) et Planificiation.
Heures de travail¶
Les Heures de travail sont prises en compte lors du calcul du Temps alloué et de son pourcentage pour les quarts de travail. Si le champ Heures de travail est laissé vide, l’employé est considéré comme travaillant avec des horaires flexibles.
Pour créer des Horaires de Travail individuels, par exemple pour les employés à temps partiel, cliquer sur Rechercher plus…, puis sur Nouveau.
Note
Les Horaires de Travail et le Temps Alloué dans Planificiation peuvent impacter la Paie, si le contrat de l’employé est configuré pour générer des entrées de travail basées sur les shifts.
Voir également
Rôles de planification¶
Une fois qu’un employé a un ou plusieurs Rôles :
Lors de la création d’un shift pour cet employé, seuls les modèles de shift des rôles choisis dans ce champ sont affichés.
Lorsqu’un planning est publié, l’employé est uniquement notifié des shifts ouverts pour les rôles qui lui sont assignés.
Lors de l’assignation automatique de shifts ouverts ou de la planification de bons de commande, l’employé se voit uniquement assigner des shifts pour les rôles qui lui sont assignés.
De plus, lorsqu’un Rôle par défaut est défini :
Lors de la création d’un shift pour l’employé, le rôle par défaut est automatiquement sélectionné.
Ce rôle a également la priorité sur les autres rôles de l’employé lors de l’assignation automatique de shifts ouverts ou de la planification de bons de commande.
Note
Si les champs de rôles de planification sont laissés vides, il n’y a aucune restriction sur les modèles de shift et les shifts ouverts partagés avec l’employé. Cependant, il n’est pas possible d’utiliser la fonction Auto Plan pour un employé sans rôle.
Matériels¶
Les Matériels sont des ressources qui peuvent se voir assigner des shifts et des horaires de travail mais ne sont pas des employés. Par exemple, une entreprise de construction pourrait utiliser des matériels pour créer des shifts pour des machines partagées (par exemple, grues, chariots élévateurs).
De manière similaire aux employés, les matériels peuvent se voir assigner des rôles et des horaires de travail.
Modèles de shift¶
Pour créer un modèle de poste, cliquer sur Nouveau sur n’importe quel planning, puis remplir les détails du poste. Pour que le poste soit enregistré comme modèle, cliquer sur Enregistrer le modèle.
Alternativement, aller à , puis cliquer sur Nouveau. Remplir l”Heure de début et la Durée. L”Heure de fin du poste est ensuite calculée en fonction des Heures de travail, en tenant compte du temps de travail ainsi que des pauses.
Example
Les horaires de travail de l’employé sont du lundi au vendredi, de 8h à 17h, avec une pause entre 12h et 13h.
Créer un modèle de shift avec une heure de début de 9h et une durée de 8 heures donnera une heure de fin de 17h, basée sur les horaires de travail et la pause d’1 heure.
Créer un modèle de shift avec une heure de début de 10h et une durée de 10 heures donnera une heure de fin de 10h le jour suivant, car l’entreprise est fermée à 17h selon les horaires de travail.
De plus, pour chaque modèle de shift, vous pouvez également configurer :
Rôle : pour lier le shift à ce rôle spécifique.
Projet : pour suivre les shifts dédiés au travail sur un projet.
Planifier des postes¶
À l’ouverture de l’application Planificiation, les utilisateurs voient leur propre planning. Les utilisateurs ayant des rôles d’administrateur peuvent également voir Planning par ressource, Rôle, Projet ou Commande client, ainsi que les menus de reporting et de configuration.
Note
Le planning s’affiche dans la vue Gantt, qui permet de modifier (par glisser-déposer), redimensionner, scinder et dupliquer des postes sans avoir à les ouvrir.
Les éléments visuels suivants sont utilisés sur les postes dans les plannings :
Couleur pleine : postes planifiés et publiés.
Rayures diagonales : postes planifiés mais pas encore publiés.
Fond grisé : employés en congé.
Barre de progression : postes en cours avec des feuilles de temps associées.
Poste grisé : lors de la copie de postes, les postes copiés s’affichent en couleur pleine, tandis que les postes existants sont temporairement grisés. La couleur redevient pleine ou rayée au prochain rafraîchissement de la page ou en retirant le filtre.
Créer un poste¶
Pour créer un poste, ouvrir n’importe quel planning, puis cliquer sur Nouveau. Dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvre, remplir les détails suivants :
Modèles : si un ou plusieurs modèles existent dans votre base de données, ils s’affichent dans la section supérieure de la fenêtre contextuelle. Une fois sélectionné, un modèle pré-remplit le formulaire de poste en conséquence.
Ressource : les ressources peuvent être des employés ou du matériel. Si ce champ est laissé vide, le poste est considéré comme un poste ouvert.
Rôle : sélectionner le rôle que la ressource assignée devra accomplir. Ce champ est utilisé lors de la planification automatique des postes. Une fois un rôle sélectionné, les modèles de poste associés s’affichent dans la section supérieure de la fenêtre contextuelle.
Projet : si l’application Projet est installée dans votre base de données, ce champ permet de lier le projet au poste, permettant ainsi de planifier et suivre les postes dédiés au travail sur le projet sélectionné.
Article de commande client : si l’application Ventes est installée dans votre base de données, ce champ permet de lier une commande client au poste.
Répéter : cliquer sur le bouton (répéter) et configurer les champs Répéter tous les selon vos besoins. Les règles suivantes s’appliquent aux postes récurrents :
Tous les champs (par exemple Ressource, Rôle, Projet) sont copiés du poste d’origine, sauf la date, qui est ajustée selon le champ Répéter tous les.
Les récurrences sont planifiées mais non publiées.
Par défaut, les postes planifiés sont créés six mois à l’avance, après quoi ils sont créés progressivement. Pour modifier cette période, activer le mode Développeur, puis aller dans et modifier les Postes récurrents.
Note supplémentaire envoyée à l’employé : Cliquer sur le champ pour ajouter une note.
Date : Choisir la date et l’heure du créneau. Il s’agit du seul champ obligatoire lors de la création d’un créneau.
Temps alloué : Est calculé en fonction de la date et de l”Horaire de travail de l’employé. Voir plus dans Modèles de créneaux.
Cliquer sur Publier & Enregistrer pour confirmer le créneau et envoyer par e-mail à l’employé assigné son planning.
Note
Le brouillon est visible dans la vue du planning administrateur et peut être identifié par des lignes diagonales. L’employé est seulement notifié du créneau une fois qu’il est publié.
Deux types de notifications sont envoyées aux employés selon la configuration de leur compte :
Les employés sans compte utilisateur sont redirigés vers un portail de Planificiation dédié.
Les employés avec un compte utilisateur sont redirigés vers la vue Mon planning dans la vue backend d’Odoo.
Astuce
L’outil division de créneaux permet de diviser facilement un créneau long en segments. Pour ce faire, survoler le créneau désiré avec la souris et cliquer sur l’icône (ciseaux).
Créneaux ouverts et planification automatique¶
Le bouton Planification auto permet d’assigner des créneaux ouverts (créneaux sans ressource assignée) et de créer et assigner des créneaux liés aux bons de commande ou projets.
Les fonctionnalités suivantes ont un impact sur la planification automatique :
Rôles : Les créneaux ouverts sont seulement assignés aux ressources (employés ou matériel) qui ont le rôle correspondant assigné. Il n’est pas possible d’utiliser la fonctionnalité Planification auto pour un employé sans rôle.
Rôles par défaut : Le rôle par défaut assigné à une ressource est prioritaire sur les autres rôles qui lui sont assignés.
Conflits : Les employés ou le matériel ne peuvent pas être assignés à plusieurs créneaux en même temps.
Congés : Les congés des employés sont pris en compte, ainsi que les jours fériés.
Heures de travail : Sont prises en compte lors de l’assignation de créneaux aux employés ou au matériel. Il n’est pas possible d’utiliser la fonctionnalité Planification auto pour un employé qui travaille en horaires flexibles.
Contrats : Si l’employé a un contrat actif, il ne sera pas assigné à des créneaux qui se situent en dehors de sa période de contrat.
Cliquer sur Publier pour confirmer le planning et notifier les employés de leur planification.
Échanger des créneaux et se désassigner¶
Deux fonctionnalités sont disponibles pour permettre aux employés de modifier leur planning : échanger des créneaux et se désassigner.
Note
Ces fonctionnalités sont mutuellement exclusives. L’échange de créneaux est possible par défaut et ne peut pas être désactivé. Cependant, une fois la fonctionnalité Autoriser la désassignation activée, elle remplace l’option d’échange de créneaux.
Changement de poste¶
Une fois les créneaux planifiés et publiés, les employés reçoivent une notification par e-mail. Si un employé souhaite échanger un créneau, il peut cliquer sur le créneau non désiré et cliquer sur Demander à échanger.
Le créneau reste assigné à l’employé d’origine, mais dans le planning, une notification indiquant que l’employé assigné souhaite échanger son créneau est visible sur le créneau.
Le créneau est alors affiché aux autres employés qui partagent le même rôle, et s’ils souhaitent se l’assigner, ils peuvent cliquer sur le bouton Je le prends.
Note
Les règles suivantes s’appliquent :
Seuls les créneaux correspondant aux rôles de l’employé sont affichés comme disponibles pour lui.
L’échange de créneaux n’est pas disponible pour les créneaux passés.
Désassignation¶
Pour permettre aux employés de se désassigner de créneaux, aller à , puis cocher la case Autoriser la désassignation. Ensuite, spécifier le nombre maximum de jours pendant lesquels les employés peuvent se désassigner avant le créneau.
Une fois les créneaux planifiés et publiés, les employés reçoivent une notification par e-mail. Si la désassignation de créneaux est autorisée, les employés peuvent cliquer sur le bouton Je ne suis pas disponible, et le créneau redevient un créneau ouvert.
Note
Les règles suivantes s’appliquent :
Seuls les créneaux correspondant aux rôles de l’employé sont affichés dans son planning.
La désassignation de créneaux n’est pas disponible pour les créneaux passés.