Kenya¶

Configuration¶

Installer le package de localisation fiscale 🇰🇪 kényane pour obtenir toutes les fonctionnalités de la localisation kényane.

eTIMS¶

L”Autorité fiscale kényane (KRA) a mis en place le système électronique de gestion des factures fiscales (eTIMS) pour la collecte des taxes.

Pour soumettre des documents via eTIMS, vous devez utiliser une OSCU qui s’intègre au système de facturation commercial (TIS) existant, comme celui fourni par Odoo. L’OSCU est utilisée pour valider, chiffrer, signer, transmettre et stocker les factures fiscales.

Note

Veillez à installer les modules Kenya eTIMS EDI pour utiliser pleinement le dispositif OSCU.

Initialiser le dispositif OSCU¶

L’OSCU doit être initialisée avant utilisation. Pour ce faire, accédez à Paramètres ‣ Paramètres généraux, cliquez sur Mettre à jour les infos dans la section Sociétés, puis saisissez votre numéro fiscal.

Pour initialiser l’OSCU :

Accéder à Paramètres ‣ Paramètres généraux et défiler jusqu’à la section Intégration eTIMS Kenya.
Définir le mode serveur eTIMS sur Test pour l’initialisation.
Saisir le numéro de série du dispositif et cocher les deux cases.
Cliquer sur Initialiser OSCU.

Note

Trois modes serveur sont disponibles :

Démo : conçu pour des fins de démonstration ; il utilise des données fictives et ne nécessite pas d’OSCU initialisée ;
Test : utilisé pour tester la connexion à eTIMS ;
Production : utilisé pour les bases de données en production prêtes à envoyer des données.

Important

Si votre dispositif a déjà été initialisé (via un autre ERP, par exemple), activer le Mode développeur (mode debug). Ensuite, dans la section Intégration eTIMS Kenya, saisir l’ID de l’unité dans le champ ID unité et la clé obtenue lors d’une initialisation précédente dans le champ clé CMC. Cliquer sur Enregistrer une fois terminé.

Une fois le module OSCU initialisé, un numéro de série OSCU est généré pour chaque société de cette base de données dont le pays est défini sur Kenya. Le numéro de série est généré sur la base du numéro de TVA de la société (indépendamment de sa validité). Il s’agit d’un numéro de série unique et séquentiel commençant par le préfixe ODOO suivi du numéro de TVA de la société et d’une séquence de chiffres.

S’inscrire sur eTIMS¶

Les contribuables doivent s’inscrire et créer un compte sur le portail KRA. Si vous n’avez pas encore de compte :

S’inscrire, saisir votre PIN et vérifier que toutes les informations sont correctes, y compris votre numéro de téléphone, adresse e-mail et adresse postale. Corriger toute erreur sur la page iTax.
Un OTP est envoyé au numéro de téléphone fourni. Débloquez les messages promotionnels si vous ne le recevez pas.
Télécharger la pièce d’identité du propriétaire de l’entreprise ou la pièce d’identité du directeur (comme indiqué sur iTax), ainsi que le formulaire d’engagement rempli et signé.
Sur le tableau de bord eTIMS, cliquer sur Demande de service en haut de la page. Sélectionner OSCU comme type eTIMS, saisir Odoo KE LTD comme intégrateur tiers et saisir le numéro de série OSCU de votre entreprise récupéré précédemment.

Note

Les approbations de demandes de service sont généralement rapides. En cas de retard, contacter l’opération eTIMS ou le bureau KRA.

Formulaire d’engagement

Partie 1 : Remplir les informations du contribuable.
Partie 2 : Remplir les informations du propriétaire de l’entreprise ou du directeur.
Partie 3 : Remplir votre numéro de série unique trouvé dans Odoo.
Partie 4 : Cocher OSCU, saisir le PIN Odoo KE LTD PO52112956W et saisir la version d’Odoo que vous utilisez (17.0 ou ultérieure).
Partie 5 : Cocher les cases obligatoires, saisir une date et signer.

Codes eTIMS¶

Les codes standard courants sont automatiquement récupérés depuis les serveurs API KRA eTIMS tous les deux jours. Pour les récupérer manuellement, procéder comme suit :

Activer le Mode développeur (mode debug).
Aller à Paramètres ‣ Technique ‣ Automatisation : Actions planifiées et rechercher KE eTIMS : Récupérer les codes standard KRA.
Cliquer sur l’action dans la liste, puis cliquer sur Exécuter manuellement pour récupérer les codes.

Aller à Comptabilité ‣ Configuration ‣ Codes KE OSCU pour afficher la liste complète des codes OSCU récupérés.

Codes UNSPSC¶

Le KRA a besoin de codes UNSPSC pour qu’un produit soit enregistré. Les codes UNSPSC sont automatiquement récupérés depuis les serveurs API KRA eTIMS chaque jour. Pour les récupérer manuellement, procéder comme suit :

Activer le Mode développeur (mode debug).
Aller à Paramètres ‣ Technique ‣ Automatisation : Actions planifiées et rechercher KE eTIMS : Récupérer les codes UNSPSC depuis eTIMS.
Cliquer sur l’action dans la liste, puis cliquer sur Exécuter manuellement pour récupérer les codes.

Aller sur le formulaire du produit et, dans l’onglet Comptabilité, cliquer sur le champ Catégorie UNSPSC pour afficher la liste complète des codes UNSPSC récupérés.

Avis¶

Les avis sont récupérés automatiquement depuis les serveurs API eTIMS de la KRA chaque jour. Pour les récupérer manuellement, procéder comme suit :

Activer le Mode développeur (mode debug).
Aller dans Paramètres ‣ Technique ‣ Automatisation : Actions planifiées et rechercher KE eTIMS : Récupérer les avis KRA depuis eTIMS.
Cliquer sur l’action dans la liste, puis cliquer sur Lancer manuellement pour récupérer les avis.

Aller dans Comptabilité ‣ Configuration ‣ Avis KE OSCU pour afficher la liste complète des avis récupérés.

Multi-sociétés¶

Voir également

Sociétés

En cas de plusieurs sociétés, il est possible de toutes les centraliser et les gérer sur une seule base de données Odoo. La KRA identifie et différencie la société mère de ses filiales en utilisant des identifiants. Par ailleurs, les filiales sont classées comme succursales de la société mère.

Pour configurer l’identifiant de la société, ouvrir l’application Paramètres, cliquer sur Mettre à jour les informations dans la section Sociétés, et rechercher le champ Code de succursale eTIMS. La société mère a un identifiant de succursale égal à 00 dans un environnement multi-sociétés. Les sociétés qui ne sont pas la société mère ont un identifiant de succursale différent de 00 et se voient attribuer un identifiant par la KRA.

Pour récupérer l”identifiant de succursale depuis la KRA pour les sociétés non mères, s’assurer que la société mère possède un Numéro de TVA kenyan et que le dispositif OSCU a été initialisé. Ensuite, aller dans l’onglet Succursales et cliquer sur Remplir depuis la KRA.

Note

La KRA considère chaque lieu de livraison comme une succursale distincte (identifiant).
Le dispositif OSCU doit être initialisé indépendamment pour chaque succursale.

Identifiant de succursale du contact¶

Pour attribuer un identifiant de succursale à un contact, accéder au formulaire du contact, aller dans l’onglet Comptabilité, et saisir le code de succursale dans le champ Code de succursale eTIMS.

Note

Par défaut, les identifiants de succursale des contacts sont définis sur OO.

Séquences KRA¶

Important

Les séquences de facturation Odoo et les séquences KRA sont différentes.

Dans Odoo, les séquences de facturation dépendent de la société mère. Les sociétés mères peuvent voir les factures des succursales, mais les succursales ne peuvent pas voir les factures de la société mère ni celles d’autres succursales.

La KRA nécessite des séquences indépendantes par succursale. Par conséquent, Odoo gère les séquences individuellement par succursale.

Example

En cas de société mère avec deux succursales, la séquence de facturation serait la suivante :

Créer une facture sur la succursale 1 : INV/2024/00001.
Créer une facture sur la succursale 2 : INV/2024/00002.
Création d’une facture sur la société mère : INV/2024/00003.

Voici comment Odoo gère les séquences pour se conformer aux réglementations de la KRA :

Créer une facture sur la succursale 1 : INV/2024/00001.
Créer une facture sur la succursale 2 : INV/2024/00001.
Création d’une facture sur la société mère : INV/2024/00001.

Translation placeholder¶

Pour les prestataires de services de santé, vous pouvez envoyer les informations d’assurance concernant les sociétés mères et succursales et les mettre à jour dans eTIMS. Pour ce faire, allez dans Comptabilité ‣ Configuration ‣ Paramètres, faites défiler jusqu’à la section Intégration Kenya eTIMS, et remplissez les champs Code, Nom, et Taux. Cliquez sur Envoyer les détails d’assurance une fois terminé.

Enregistrement de produit¶

La KRA exige que les produits soient enregistrés avant de mener des opérations commerciales (telles que les mouvements de stock, nomenclatures, factures clients, etc.). Pour qu’un produit soit enregistré, les champs suivants doivent être définis sur le formulaire du produit :

Dans l’onglet Informations générales :
- Coût
- Taxes de vente
Dans l’onglet Comptabilité :
- Unité de conditionnement
- Quantité de conditionnement
- Pays d’origine
- Type de produit eTIMS
- Assurance applicable
- Catégorie UNSPSC

Si les éléments ci-dessus sont définis, le produit est automatiquement enregistré lors de l’envoi de l’opération à la KRA. Sinon, vous serez alerté par une bannière jaune en haut de l’écran vous invitant à vérifier les éléments manquants.

Mouvements de stock¶

Tous les mouvements de stock doivent être envoyés à la KRA. Ils ne nécessitent pas de facture s’il s’agit d’opérations internes ou d’ajustements de stock ; par conséquent, Odoo les envoie automatiquement si au moins une des conditions suivantes est remplie :

Aucun contact n’est défini pour le mouvement ;
Le contact est votre société mère ou une succursale de la société mère.

Si les mouvements de stock sont des opérations externes (par exemple, vers des contacts qui ne font pas partie de la société mère ou de ses succursales), les mouvements de stock sont automatiquement envoyés après l’envoi de la facture à eTIMS.

Note

Le mouvement de stock doit être confirmé avant d’envoyer la facture à eTIMS.
Le ou les produit(s) doivent être enregistrés pour que le mouvement de stock soit envoyé à eTIMS. Si le produit n’a pas encore été enregistré, une bannière jaune invitera à l’enregistrement des produits.

Achats¶

Odoo récupère automatiquement les nouvelles factures fournisseurs depuis eTIMS chaque jour. Vous devez confirmer les factures fournisseurs récupérées et envoyer la confirmation à la KRA. Pour confirmer une facture fournisseur, elle doit être liée à une ou plusieurs ligne(s) de bon de commande confirmée(s).

Dans le cas d’achats (et non d’importations douanières), les étapes pour lier les lignes de bon de commande aux factures sont les suivantes :

Allez dans Comptabilité ‣ Fournisseurs ‣ Factures. La facture fournisseur est récupérée depuis les serveurs de la KRA. Le fichier JSON est disponible dans le fil de discussion de la facture fournisseur si nécessaire.
Odoo examine le numéro d’identification fiscale (PIN) du fournisseur (partenaire) ;
- Si le contact est inconnu, un nouveau contact (partenaire) est créé.
- Si le contact est connu et que l’ID de la succursale est le même, Odoo utilise le contact connu.
Dans la facture récupérée depuis la KRA, sélectionner le Produit. Chaque facture fournisseur doit contenir un produit pour être confirmée et envoyée à eTIMS par la suite.
Odoo vérifie les lignes de bon de commande existantes correspondant au(x) produit(s) saisi(s) à l’étape précédente et au partenaire (le cas échéant). Cliquer sur le champ Ligne de bon de commande et sélectionner la ou les lignes de bon de commande correspondant au(x) produit(s). Les quantités sur la facture doivent être les mêmes que les quantités reçues indiquées sur le bon de commande.

Si aucune ligne de bon de commande existante ne correspond aux lignes de la facture récupérée, cliquer sur Créer un bon de commande et créer un bon de commande basé sur la ou les lignes non appariées. Valider le mouvement de stock résultant et Confirmer la facture.
Définir une méthode dans le champ Méthode de paiement eTIMS.
Une fois toutes les étapes terminées, cliquer sur Envoyer à eTIMS pour envoyer la facture fournisseur. Lorsque la facture fournisseur a été confirmée sur eTIMS, le numéro de facture KRA se trouve dans l’onglet Détails eTIMS.

Facturation¶

Note

La KRA n’accepte pas les ventes si le produit n’est pas en stock.

Voici le flux de vente conseillé dans Odoo lors de la vente :

Créer une commande client.
Valider la livraison.
Confirmer la facture.
Cliquer sur Envoyer, puis activer Envoyer à eTIMS.
Cliquer sur Envoyer pour envoyer la facture.

Une fois la facture envoyée et signée par la KRA, les informations suivantes se trouvent dessus :

Numéro de facture KRA
Champs obligatoires de la facture KRA, tels que les informations SCU, la date, l”ID SCU, le numéro de reçu, le nombre d’articles, la date interne et la signature du reçu.
Le tableau des taxes KRA
Un code QR KRA unique pour la facture signée.

Importations¶

Les codes d’importation douanière sont récupérés automatiquement depuis les serveurs API eTIMS de la KRA chaque jour. Pour les récupérer manuellement, procéder comme suit :

Activer le Mode développeur (mode debug).
Aller à Paramètres ‣ Technique ‣ Automation : Actions planifiées et rechercher KE eTIMS : Recevoir les importations douanières de l’OSCU.
Cliquer sur l’action dans la liste, puis cliquer sur Exécuter manuellement pour récupérer les codes.

Aller à Comptabilité ‣ Fournisseurs ‣ Importations douanières pour visualiser les codes importés.

Les étapes suivantes sont nécessaires pour envoyer et faire signer les importations douanières par la KRA :

Aller à Comptabilité ‣ Fournisseurs ‣ Importations douanières ; L’importation douanière est récupérée automatiquement depuis la KRA.
Faire correspondre l’article importé avec un produit enregistré existant dans le champ Produit (ou créer un produit si aucun produit associé n’existe).
Définir un fournisseur dans le champ Partenaire.
En fonction du partenaire, faire correspondre l’élément importé avec son bon de commande associé (voir étapes d’achat). Le stock doit être correctement ajusté lorsque l’importation douanière est approuvée.

Si aucun bon de commande associé n’existe, en créer un et le Confirmer. Ensuite, confirmer la livraison en cliquant sur Réceptionner les produits, puis Valider sur le bon de commande.
Cliquer sur Faire correspondre et approuver ou Faire correspondre et rejeter, selon la situation des marchandises.

Note

Le fichier JSON reçu de la KRA est joint au chatter de l’importation douanière.

Nomenclature¶

La KRA exige que toutes les nomenclatures lui soient envoyées. Pour envoyer des nomenclatures à eTIMS, le produit et ses composants doivent être enregistrés. Pour accéder à la nomenclature d’un produit, cliquer sur le produit puis cliquer sur le bouton intelligent Nomenclature.

S’assurer que les champs requis par la KRA sont remplis dans la section Détails KRA eTIMS de l’onglet Comptabilité du formulaire produit, puis cliquer sur Envoyer à eTIMS. L’envoi réussi de la nomenclature est confirmé dans le chatter, où vous pouvez également trouver les informations envoyées dans un fichier JSON joint.

Avoirs¶

La KRA n’accepte pas les notes de crédit avec des quantités ou des prix supérieurs à la facture initiale. Lors de la création d’une note de crédit, une raison KRA doit être indiquée : dans le formulaire de note de crédit, aller dans l’onglet Détails eTIMS, sélectionner le Motif de note de crédit eTIMS, puis sélectionner le numéro de facture dans le champ Contrepassation de.

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