E-mails de synthèse

Les e-mails de synthèse sont des instantanés périodiques envoyés par e-mail aux utilisateurs d’une organisation qui incluent des informations de haut niveau sur les performances de l’entreprise.

Pour commencer à envoyer des emails récapitulatifs, aller dans application Paramètres ‣ section Emails, activer la fonctionnalité Digest Emails et cliquer sur Enregistrer.

Divers paramètres peuvent être configurés pour les e-mails de synthèse, tels que :

• Décider quels KPI sont partagés dans les e-mails de synthèse

• Déterminer la fréquence d’envoi des e-mails de synthèse

• Choisir qui dans l’organisation reçoit les e-mails de synthèse

• Créer des modèles d’e-mails de synthèse personnalisés

• Ajouter des KPI supplémentaires (application Studio requise)

Note

Par défaut, la fonctionnalité E-mail de synthèse est activée. Your Odoo Periodic Digest sert de modèle principal, qui inclut toutes les mesures de KPI à travers la base de données Odoo, et est envoyé quotidiennement aux administrateurs.

Avertissement

Lors de la création de duplicatas de bases de données disposant de capacités d’envoi (hors mode test), les e-mails de synthèse continuent d’être envoyés depuis la base de données dupliquée, sauf si ils sont désactivés.

Pour désactiver l’email récapitulatif, aller dans Paramètres ‣ section Emails. Ensuite, désactiver la fonctionnalité Digest Emails en décochant la case et en cliquant sur Enregistrer. Voir la section sur Désactiver l’email récapitulatif.

Personnaliser l’e-mail de synthèse par défaut

Pour personnaliser l’email récapitulatif par défaut (Your Odoo Periodic Digest), aller dans application Paramètres ‣ section Emails ‣ champ Digest Email. Ensuite, sélectionner Your Odoo Periodic Digest et cliquer sur l’icône ↗️ (External link) à côté de la sélection du menu déroulant.

Une fenêtre contextuelle apparaît et présente divers paramètres modifiables, notamment :

• Nom de la synthèse : le nom de l’e-mail de synthèse.

• Périodicité : contrôler la fréquence d’envoi des emails récapitulatifs (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, ou Trimestriel).

• Prochaine date d’envoi : la date à laquelle l’email récapitulatif sera de nouveau envoyé.

• Onglet KPIs : cocher/décocher chaque ICP calculé qui apparaît dans les emails récapitulatifs. Une case cochée indique un ICP actif dans l’email récapitulatif. Voir la section sur KPIs.

• Onglet Destinataires : ajouter/supprimer les utilisateurs qui reçoivent les emails récapitulatifs. Voir la section sur Destinataires.

Note

Les ICP peuvent être personnalisés en utilisant Odoo Studio. Des coûts supplémentaires à l’abonnement de la base de données sont encourus si Studio doit être installé. Voir cette section sur KPI personnalisés avec Odoo Studio.

Désactiver l’email récapitulatif

Pour désactiver manuellement un email récapitulatif individuel, aller d’abord dans application Paramètres ‣ section Emails et cliquer sur Configure Digest Emails. Ensuite, sélectionner l’email récapitulatif souhaité dans la liste à désactiver. Puis cliquer sur Désactiver.

Envoyer manuellement l’email récapitulatif

Pour envoyer manuellement un courriel récapitulatif, accéder d’abord à application Paramètres ‣ section Courriels, puis cliquer sur Configurer les courriels récapitulatifs. Ensuite, sélectionner le courriel récapitulatif souhaité et cliquer sur ENVOYER MAINTENANT. Ce bouton se trouve dans le menu supérieur, juste au-dessus de Nom du récapitulatif.

KPIs

Des ICP préconfigurés peuvent être ajoutés à l’email récapitulatif depuis l’onglet KPIs du formulaire de modèle d’email récapitulatif.

D’abord, accéder à application Paramètres ‣ section Courriels, puis cliquer sur Configurer les courriels récapitulatifs.

Ensuite, sélectionner l’email récapitulatif souhaité, et ouvrir l’onglet KPIs.

Pour ajouter un ICP à l’email récapitulatif, cocher la case à côté de l”ICP souhaité. Après avoir ajouté (ou désélectionné) tous les ICP, cliquer sur Enregistrer.

Les ICP suivants sont disponibles dans l’onglet KPIs d’un formulaire de modèle d’email récapitulatif prêts à l’emploi dans Odoo :

Général

• Utilisateurs connectés

• Messages

CRM

• Nouvelles pistes

• Opportunités gagnées

Projet

• Tâches ouvertes

Assistance

• Tickets clôturés

Live Chat

• % de satisfaction

• Conversations traitées

• Temps de réponse (sec)

Ventes

• Toutes les ventes

• Ventes eCommerce

Ventes

• Toutes les ventes

• Ventes eCommerce

Facturation

• Revenu

• Banques et mouvements de trésorerie

Point de Vente

• Ventes Point de Vente

Recrutement

• Employés

Personnalisé

Destinataires

Les destinataires des e-mails de résumé sont ajoutés depuis l’onglet Destinataires du formulaire du modèle d’e-mail de résumé.

Pour ajouter un destinataire, accéder à application Paramètres ‣ section Courriels, puis cliquer sur Configurer les courriels récapitulatifs. Ensuite, sélectionner le courriel récapitulatif souhaité et ouvrir l’onglet Destinataires.

Pour ajouter un destinataire, cliquer sur Ajouter une ligne. Une fenêtre contextuelle Ajouter : Destinataires apparaît avec tous les utilisateurs disponibles à ajouter comme destinataires.

Dans la fenêtre contextuelle, cocher la case à côté du Nom du ou des utilisateurs, puis cliquer sur le bouton Sélectionner.

Pour retirer un utilisateur en tant que destinataire, cliquer sur l’icône annuler à l’extrême droite de l’utilisateur listé dans l’onglet Destinataires.

Cliquer sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Créer des e-mails de résumé

Pour créer un nouveau courriel récapitulatif, accéder à application Paramètres ‣ section Courriels, puis cliquer sur Configurer les courriels récapitulatifs. Ensuite, cliquer sur Nouveau pour créer un nouveau courriel récapitulatif.

Une page séparée, avec un modèle d’e-mail de résumé vierge apparaît et présente divers paramètres modifiables, notamment :

• Nom de la synthèse : le nom de l’e-mail de synthèse.

• Périodicité : contrôler la fréquence d’envoi des emails récapitulatifs (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, ou Trimestriel).

• Prochaine date d’envoi : la date à laquelle l’email récapitulatif sera de nouveau envoyé.

• Onglet KPIs : cocher/décocher chaque ICP calculé qui apparaît dans les emails récapitulatifs. Une case cochée indique un ICP actif dans l’email récapitulatif. Voir la section sur KPIs.

• Onglet Destinataires : ajouter/supprimer les utilisateurs qui reçoivent les emails récapitulatifs. Voir la section sur Destinataires.

À partir de là, donner un Nom de résumé à l’e-mail de résumé, spécifier la Périodicité, choisir les KPI souhaités et ajouter des Destinataires, selon les besoins.

Après avoir cliqué sur Enregistrer, le nouveau courriel récapitulatif personnalisé est disponible comme sélection dans le champ Courriel récapitulatif, situé dans application Paramètres ‣ section Courriels.

KPI personnalisés avec Odoo Studio

Les ICP sur un formulaire de modèle d’e-mail de synthèse, dans l’onglet ICP, peuvent être personnalisés à l’aide d’Odoo Studio.

Avertissement

Des coûts supplémentaires pour l’abonnement à la base de données sont encourus si Odoo Studio doit être installé.

Pour commencer, cliquer sur l’icône 🛠️ (outils) en haut à droite de l’écran. Il s’agit du lien vers l’application Odoo Studio.

Pour créer des champs supplémentaires, créer deux champs sur l’objet digest :

1. Créer un champ booléen appelé kpi_myfield et l’afficher dans l’onglet ICP.

2. Créer un champ calculé appelé kpi_myfield_value qui calcule l”ICP personnalisé.

3. Sélectionner les ICP dans l’onglet ICP.

Astuce

Voici le code source pour le fichier digest.py, qui guide le programmeur dans le codage du champ calculé.

Table de référence des valeurs calculées

ÉTIQUETTE	VALEUR
Utilisateurs connectés	kpi_res_users_connected_value
Messages envoyés	kpi_mail_message_total_value
Nouvelles pistes	kpi_crm_lead_created_value
Opportunités gagnées	kpi_crm_opportunities_won_value
Tâches ouvertes	kpi_project_task_opened_value
Tickets clôturés	kpi_helpdesk_tickets_closed_value
% de satisfaction	kpi_livechat_rating_value
Conversations gérées	kpi_livechat_conversations_value
Temps pour répondre (sec)	kpi_livechat_response_value
Toutes les ventes	kpi_all_sale_total_value
Ventes eCommerce	kpi_website_sale_total_value
Revenu	kpi_account_total_revenue_value
Écritures Banque et Caisse	kpi_account_bank_cash_value
Ventes du PdV	kpi_pos_total_value
Nouveaux employés	kpi_hr_recruitment_new_colleagues_value