Colombie

Le package de localisation colombienne d’Odoo fournit des fonctionnalités comptables, fiscales et légales pour les bases de données en Colombie - telles que le plan comptable, les taxes et la facturation électronique. La localisation a les prérequis suivants lors de l’utilisation de la solution DIAN Own Software avec Odoo :

• Être enregistré au RUT (Registro Único Tributario) avec un NIT valide.

• Posséder un certificat de signature numérique valide approuvé par l’ONAC.

• S’enregistrer et obtenir l’habilitation en complétant le processus de certification requis par le DIAN.

Voir également

• Pour plus d’informations sur la façon de compléter le processus de certification pour le module DIAN, consulter le webinaire suivant

• <https://www.odoo.com/slides/smart-tutorial-localizacion-de-colombia-132>

• Documentation sur la légalité et la conformité de la facturation électronique en Colombie

Configuration

Installation des modules

Installez les modules suivants pour bénéficier de toutes les fonctionnalités de la localisation colombienne :

Nom	Nom technique	Description
Colombie - Comptabilité	l10n_co	package de localisation fiscale par défaut. Ce module ajoute les fonctionnalités comptables de base pour la localisation colombienne : plan comptable, taxes, retenues à la source et type de document d’identification.
Facturation électronique pour la Colombie avec DIAN	l10n_co_dian	Ce module comprend les fonctionnalités requises pour l’intégration avec le DIAN en tant que logiciel autonome, et ajoute la possibilité de générer des factures électroniques et des documents justificatifs basés sur les réglementations DIAN.
Colombie - Rapports comptables	l10n_co_reports	Ce module comprend des rapports comptables pour l’envoi de certifications aux fournisseurs pour les retenues à la source appliquées.
Facturation électronique pour la Colombie avec Carvajal	l10n_co_edi	Ce module comprend les fonctionnalités requises pour l’intégration avec Carvajal. Ajoute la possibilité de générer les factures électroniques et les documents justificatifs, basés sur les réglementations DIAN.
Colombie - Point de Vente	l10n_co_pos	Ce module comprend les reçus Point de Vente pour la localisation colombienne.

Informations relatives à l’entreprise

Configurer les informations de votre société :

1. Accéder au formulaire de contact de votre société :

   • Aller dans l’application Contacts et rechercher votre société ou ;

   • Aller dans l’application Paramètres, activer le mode développeur, et dans la section Sociétés, cliquer sur Mettre à jour les informations. Ensuite, dans le champ Contact, cliquer sur le nom de la société.

2. Configurer les informations suivantes :

   • Nom de la société.

   • Adresse : Y compris Ville, Département et code ZIP.

   • Numéro d’identification : Sélectionner le Type d’identification (NIT, Cédula de Ciudadanía, Registro Civil, etc.). Lorsque le Type d’identification est NIT, le Numéro d’identification doit comporter le chiffre de vérification à la fin de l’ID préfixé par un trait d’union (-).

3. Aller dans l’onglet Ventes & Achats et configurer les Informations fiscales :

   • Obligaciones y Responsabilidades : Sélectionner la responsabilité fiscale de la société. (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación simple, R-99-PN No Aplica).

   • Gran Contribuyente : Si la société est Gran Contribuyente, activer cette option.

   • Régime fiscal : Sélectionner le nom du tribut pour la société (IVA, INC, IVA e INC, ou No Aplica)

   • Nom commercial : si l’entreprise utilise un nom commercial spécifique et qu’il doit apparaître sur la facture.

Astuce

Les données configurées dans la section Informations fiscales sont imprimées dans les rapports PDF fiscaux valides.

Identifiants de facturation électronique et environnement DIAN

Pour configurer les identifiants utilisateur à utiliser pour se connecter au service web de DIAN et à l’environnement DIAN, aller à Comptabilité ‣ Configuration ‣ Paramètres et faire défiler jusqu’à la section Facturation électronique colombienne. Ensuite, suivre ces étapes :

1. Sélectionner DIAN : Service gratuit comme Fournisseur de facturation électronique.

2. Configurer les Modes d’opération pour les types de documents respectifs (factures électroniques ou documents justificatifs) à générer depuis Odoo. Cliquer sur Ajouter une ligne, puis remplir les champs :

   • Mode logiciel : le type de document à générer avec le mode d’opération.

   • ID logiciel : l’ID généré par DIAN pour le mode d’opération spécifique.

   • PIN logiciel : le PIN sélectionné dans la configuration du mode d’opération sur le portail DIAN.

   • ID de test : l’ID de test généré par DIAN et obtenu après avoir testé le mode d’opération.

3. Configurer les Certificats disponibles pour signer les documents électroniques. Cliquer sur Ajouter une ligne, puis remplir les champs :

   • Nom : le nom du certificat.

   • Certificat : charger le fichier de certificat au format PEM. Dans le champ Clé privée qui apparaît à l’écran, sélectionner une clé privée existante ou en créer une nouvelle. Pour ce faire, saisir un nom de clé et sélectionner Créer et modifier. Ensuite, dans l’assistant Créer une clé privée, charger un Fichier de clé valide et cliquer sur Enregistrer et fermer.

     

4. Configurer l’environnement DIAN ; le module de facturation électronique DIAN offre quatre environnements DIAN différents pour se connecter :

   • Mode démo DIAN : cet environnement permet de tester les flux de facturation électronique en utilisant un certificat numérique de démonstration. Les fichiers sont créés et acceptés automatiquement et ne sont envoyés à aucun environnement DIAN. Toutes les validations internes peuvent être testées. Pour l’activer, cocher la case Mode démo DIAN.

     Note

     La case Mode démo DIAN est masquée lorsque la case Environnement de test est activée.

   • Environnement de certification : cet environnement est utile pour passer le processus de certification DIAN et obtenir le statut Activé pour facturer depuis Odoo. Pour l’activer, activer à la fois les cases Environnement de test et Activer le processus de certification.

   • Environnement de test : cet environnement permet de reproduire les flux et validations de facturation électronique dans le portail de test DIAN. Pour l’activer, activer uniquement la case Environnement de test.

   • Environnement de production : cet environnement permet de générer des documents électroniques valides. Pour l’activer, désactiver à la fois les cases Environnement de test et Activer le processus de certification.

     Important

     Ne pas activer DIAN Demo Mode sur une base de données de production. Ce mode est destiné uniquement aux environnements de test.

Note

Dans une base de données multi-sociétés, chaque société peut avoir son propre certificat.

Voir également

Pour les configurations de facturation électronique utilisant la solution Carvajal, consultez la vidéo suivante : Configuración de Facturación Electrónica - Localización de Colombia.

Données de base

Contacts

Configurer les champs suivants sur le formulaire de contact :

• Identification Number (TVA) : sélectionner le type de numéro d’identification et saisir le numéro d’identification. Si le type de numéro d’identification est NIT, le numéro d’identification doit inclure le chiffre de vérification à la fin, précédé d’un trait d’union (-).

• Champs d’informations fiscales dans l’onglet Ventes & Achats.

Produits

Accéder au formulaire du produit via Comptabilité ‣ Clients ‣ Produits et s’assurer que soit le champ UNSPSC Category (dans l’onglet Comptabilité), soit le champ Référence interne (dans l’onglet Informations générales) est configuré.

Taxes

Pour créer ou modifier des taxes, aller dans Comptabilité ‣ Configuration ‣ Taxes et sélectionner la taxe concernée.

Si les transactions de vente incluent des produits avec taxes, configurer le champ Value Type dans l’onglet Options avancées. Les types de taxes de retenue (ICA, IVA, Fuente) sont également inclus. Cette configuration permet d’afficher correctement les taxes sur la facture.

Journaux de vente

Une fois que DIAN a attribué la séquence et le préfixe officiels pour la résolution de facturation électronique, les journaux de vente liés aux factures doivent être mis à jour dans Odoo. Pour ce faire, aller dans Comptabilité ‣ Configuration ‣ Journaux et sélectionner un journal de vente existant ou en créer un nouveau avec le bouton Créer.

Sur le formulaire du journal de vente, saisir le nom du journal et le type, puis définir un code court unique dans l’onglet écritures comptables. Ensuite, configurer les données suivantes dans l’onglet paramètres avancés :

• Facturation électronique : activer UBL 2.1 (Colombie).

• Résolution de facturation : numéro de résolution émis par DIAN à la société via son jeu de test.

• Date de résolution : date d’effet initiale de la résolution.

• Date de fin de résolution : date de fin de validité de la résolution.

• Plage de numérotation (minimum) : premier numéro de facture autorisé.

• Plage de numérotation (maximum) : dernier numéro de facture autorisé.

• Clé technique : clé de contrôle reçue du portail de jeu de test DIAN ou de leur service web dans le cas d’un environnement de production.

Lorsque la base de données est configurée pour l’environnement de production, au lieu de configurer ces champs manuellement, cliquer sur le bouton Recharger la configuration DIAN pour obtenir les informations de résolution DIAN depuis le service web DIAN.

Important

• Le code court et la résolution du journal doivent correspondre à ceux reçus dans le jeu de test du portail DIAN ou depuis le portail MUISCA.

• La séquence et le préfixe de facture doivent être correctement configurés lors de la création de la première facture. Odoo attribue automatiquement un préfixe et une séquence aux factures suivantes.

Journaux des achats

Une fois que DIAN a attribué la séquence et le préfixe officiels pour le document justificatif lié aux factures fournisseurs, les journaux d’achat liés à leurs documents justificatifs doivent être mis à jour dans Odoo. Le processus est similaire à la configuration des journaux de vente.

Voir également

Pour plus d’informations sur les journaux de documents justificatifs utilisant la solution Carvajal, consulter la vidéo Documento Soporte - Localización de Colombia.

Plan comptable

Le plan comptable est installé par défaut dans le cadre du module de localisation. Les comptes sont automatiquement mappés dans les taxes, le compte fournisseur par défaut et le compte client par défaut. Le plan comptable pour la Colombie est basé sur le PUC (Plan Unico de Cuentas).

Multi-devises

Le taux de change officiel pour la Colombie est fourni par la Banco de la República.

Pour activer les mises à jour automatiques du taux de change, suivre ces étapes :

1. Aller à Comptabilité ‣ Configuration ‣ Paramètres.

2. Accéder à la section Devises et activer Taux de change automatiques.

3. S’assurer que [CO] Bank of the Republic est sélectionné comme Service.

4. Sélectionner un Intervalle pour la fréquence à laquelle le taux de change doit être automatiquement mis à jour.

Principaux flux de travail

Facturation électronique

Voici une description du flux de travail principal pour les factures électroniques avec la localisation colombienne :

1. L’utilisateur crée une facture.

2. Odoo génère le fichier XML légal.

3. Odoo génère le CUFE (Code électronique de facture) avec la signature électronique.

4. Odoo envoie une notification à DIAN.

5. DIAN valide la facture.

6. DIAN accepte ou rejette la facture.

7. Odoo génère la facture PDF avec un code QR.

8. Odoo compresse le document joint (contenant le fichier XML envoyé et la réponse de validation DIAN) et le PDF fiscalement valide dans un fichier .zip.

9. L’utilisateur envoie la facture (fichier .zip) via Odoo à l’acquéreur.

Création d’une facture

Note

Le flux de travail fonctionnel ayant lieu avant la validation d’une facture ne modifie pas les principaux changements introduits avec la facture électronique.

Les factures électroniques sont générées et envoyées à la fois à la DIAN et au client. Ces documents peuvent être créés à partir de la commande client ou générés manuellement. Pour créer une nouvelle facture, aller dans Comptabilité ‣ Clients ‣ Factures, et sélectionner Créer. Sur le formulaire de facture, configurer les champs suivants :

• Client : informations du client.

• Journal : journal utilisé pour les factures électroniques.

• Type de facture électronique : Sélectionnez le type de document. Factura de Venta est sélectionné par défaut.

• Lignes de facture : Précisez les produits avec les bonnes taxes.

Important

Lors de la création de la première facture liée à un journal de facturation électronique, il est nécessaire de modifier manuellement la séquence de la facture au format DIAN : Préfixe + Séquence.

Par exemple, formater la séquence de SETP/2024/00001 à SETP1.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Confirmer.

Envoi de facture électronique

Après la confirmation de la facture, cliquer sur Envoyer. Dans l’assistant qui apparaît, s’assurer d’activer les cases à cocher DIAN et E-mail pour envoyer un XML au service web DIAN et la facture validée à l’e-mail fiscal du client, puis cliquer sur Envoyer. Ensuite :

• Le document XML est créé.

• Le CUFE est généré.

• Le XML est traité de manière synchrone par la DIAN.

• Si accepté, le fichier s’affiche dans le fil de discussion et l’e-mail au client avec le fichier .zip correspondant.

L’onglet DIAN affiche alors les éléments suivants :

• Date de signature : horodatage enregistré de la création du XML.

• Statut : résultat du statut obtenu dans la réponse DIAN. Si la facture a été rejetée, les messages d’erreur peuvent être consultés ici.

• Environnement de test : pour savoir si le document envoyé a été livré à l’environnement de test DIAN.

• Processus de certification : pour savoir si le document a été envoyé dans le cadre du processus de certification avec la DIAN.

• Télécharger : Télécharger le fichier XML envoyé, même si le résultat DIAN a été rejeté.

• Récupérer le document joint : Télécharger le fichier de document joint généré inclus dans le fichier .zip livré au client.

Avoirs

La procédure pour les notes de crédit est identique à celle des factures. Pour créer une note de crédit en référence à une facture, aller dans Comptabilité ‣ Clients ‣ Factures. Sur la facture, cliquer sur Ajouter une note de crédit, et compléter les informations suivantes :

• Méthode de crédit : Sélectionnez le type de méthode de crédit.

  • Remboursement partiel : Utilisez cette option lorsqu’il s’agit d’un montant partiel.

  • Remboursement intégral : Utilisez cette option si l’avoir concerne le montant intégral.

  • Remboursement intégral et nouvelle facture brouillon : Utilisez cette option si l’avoir est validé automatiquement et lettré avec la facture. La facture originale est dupliquée comme un nouveau brouillon.

• Motif : Saisissez le motif de l’avoir.

• Date d’extourne : Sélectionnez si vous souhaitez une date spécifique pour l’avoir ou s’il s’agit de la date de la pièce comptable.

• Utiliser un journal spécifique : Sélectionnez le journal pour votre avoir ou laissez-le vide si vous voulez utiliser le même journal que la facture originale.

• Date de remboursement : Si vous avez choisi une date spécifique, sélectionnez la date pour le remboursement.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Extourner.

Notes de débit

La procédure pour les notes de débit est similaire à celle des notes de crédit. Pour créer une note de débit en référence à une facture, aller dans Comptabilité ‣ Clients ‣ Factures. Sur la facture, cliquer sur le bouton Ajouter une note de débit, et saisir les informations suivantes :

• Motif : Saisissez le motif de la note de débit.

• Date de la note de débit : Sélectionnez les options spécifiques.

• Copier les lignes : Sélectionnez cette option si vous devez enregistrer une note de débit avec les mêmes lignes que la facture.

• Utiliser un journal spécifique : Sélectionnez le point d’impression pour votre note de débit ou laissez-le vide si vous voulez utiliser le même journal que la facture originale.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer une note de débit.

Document d’accompagnement pour les factures fournisseurs

Une fois les données de base, les identifiants et le journal d’achats configurés pour les documents d’accompagnement liés aux factures fournisseurs, il est possible de commencer à utiliser les documents d’accompagnement.

Les documents d’accompagnement pour les factures fournisseurs peuvent être créés manuellement ou à partir de votre bon de commande. Allez à Comptabilité ‣ Fournisseurs ‣ Factures fournisseurs et saisissez les données suivantes :

• Fournisseur : Saisissez les informations du fournisseur.

• Date de facturation : Sélectionnez la date de la facture.

• Journal : Sélectionnez le journal pour les documents d’accompagnement relatifs aux factures fournisseurs.

• Lignes facturées : Précisez les produits avec les bonnes taxes.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Confirmer. Après confirmation, un fichier XML est créé et envoyé automatiquement à Carvajal.

Erreurs courantes

Lors de la validation XML, les erreurs les plus courantes sont liées à des données de base manquantes. Dans ce cas, un message d’erreur de validation s’affiche et l’envoi est bloqué.

Si la facture a été envoyée et définie comme Rejetée par la DIAN, les messages d’erreur sont visibles en cliquant sur l’icône (cercle d’information) à côté du champ Statut dans l’onglet DIAN. Les codes d’erreur signalés permettent d’examiner les solutions à appliquer avant de renvoyer.

Une fois les données de base ou d’autres problèmes corrigés, il est possible de retraiter le fichier XML. Pour ce faire, suivre le flux d”envoi de facture électronique.

Rapports financiers

Certificado de Retención en ICA

Ce rapport certifie aux fournisseurs les retenues effectuées au titre de l’impôt colombien sur l’industrie et le commerce (ICA). Ce rapport se trouve sous Comptabilité ‣ Rapports ‣ Relevés colombiens ‣ Certificado de Retención en ICA.

Cliquer sur l’icône (engrenage) pour afficher les options Télécharger Excel et Copier vers Documents.

Certificado de Retención en IVA

Ce rapport certifie le montant retenu auprès des fournisseurs pour la retenue de la TVA. Ce rapport se trouve sous Comptabilité ‣ Rapports ‣ Relevés colombiens ‣ Certificado de Retención en IVA.

Cliquer sur l’icône (engrenage) pour afficher les options Télécharger Excel et Copier vers Documents.

Certificado de Retención en la Fuente

Ce certificat est délivré aux partenaires pour la retenue à la source qu’ils ont effectuée. Le rapport se trouve sous Comptabilité ‣ Rapports ‣ Relevés colombiens ‣ Certificado de Retención en Fuente.

Cliquer sur l’icône (engrenage) pour afficher les options Télécharger Excel et Copier vers Documents.