Factures fournisseurs¶
Les factures fournisseur peuvent être enregistrées soit manuellement soit automatiquement dans Odoo. L”échéancier fournisseurs fournit un aperçu de toutes les factures impayées pour aider à garantir le paiement en temps voulu des montants corrects.
Création d’une facture fournisseur¶
Manuellement¶
Pour créer une facture fournisseur manuellement, aller à et cliquer sur Nouveau.
Astuce
Alternativement, il est possible de créer une facture fournisseur depuis le tableau de bord Comptabilité :
soit cliquer sur Nouveau dans le journal Achats ;
soit cliquer sur l’icône trois points verticaux du journal Achats, puis sur Facture dans la section Nouveau.
Automatiquement¶
Les factures fournisseurs peuvent être créées automatiquement en envoyant un e-mail à une adresse e-mail alias associée au journal d’achats, ou en téléchargeant un PDF.
Note
Une fois la facture téléchargée, le document PDF apparaît sur le côté droit de l’écran, facilitant le remplissage des informations de la facture.
Les factures peuvent être numérisées pour une complétion automatique et rapprochées des bons de commande pour remplacer les données détectées par OCR par les détails du bon de commande existant.
Les services tels que la numérisation de factures fournisseurs scannées ou PDF dans Odoo nécessitent des crédits d’achat intégré (IAP).
Pour comptabiliser automatiquement les factures de fournisseurs sélectionnés, aller à et sélectionner le fournisseur concerné. Dans l’onglet Comptabilité, sous la section Général, mettre à jour le champ Comptabilisation automatique des factures avec l’une des options suivantes :
Toujours
Demander après 3 validations sans modification
Jamais
Remplissage de la facture¶
Quand la facture est créée manuellement ou automatiquement, assurez-vous que les champs suivants sont correctement complétés :
Fournisseur : Odoo remplit automatiquement certaines informations en fonction des informations de la fiche contact du fournisseur ainsi que des bons de commande et factures précédents.
Référence facture : Ajouter la référence de commande client fournie par le fournisseur. Ce champ est utilisé pour rapprocher les produits lorsqu’ils sont réceptionnés.
Complétion automatique : Sélectionner une facture/un bon de commande précédent pour compléter automatiquement le document. Le champ Fournisseur doit être rempli avant de compléter ce champ.
Date de facture : Sélectionner la date d’émission du document.
Date comptable : Mettre à jour la date d’enregistrement comptable du document si nécessaire.
Référence de paiement : Le champ Mémo inclut automatiquement la référence de paiement une fois le paiement enregistré.
Banque destinataire : Indique le numéro de compte vers lequel le paiement sera effectué. Ce champ est obligatoire lors du paiement par fichiers de paiement groupés (tels que NACHA et SEPA).
Date d’échéance ou Conditions de paiement doivent être spécifiés pour le paiement de la facture.
Journal : Sélectionner quel journal doit enregistrer la facture et dans quelle devise.
In the Invoice Lines tab:
Pour accéder au catalogue de produits, cliquer sur Catalogue.
Sélectionner les produits et quantités, puis cliquer sur Retour à la facture pour revenir à la facture fournisseur ; les articles du catalogue sélectionnés apparaîtront dans les lignes de la facture fournisseur.
Mettre à jour les champs Quantité, Prix et Taxes si nécessaire.
Astuce
Si la ligne de facture ne correspond à aucun produit existant dans la base de données, cliquer sur Ajouter une ligne et saisir une description pour la ligne de facture sans la lier à un produit.
Note
Plusieurs factures pour le même bon de commande peuvent être émises si le fournisseur est en rupture de stock et envoie des factures au fur et à mesure de l’expédition des produits ou si le fournisseur envoie des factures partielles ou demande un acompte. Dans ce cas, plusieurs factures peuvent avoir la même Référence de facture.
Confirmation de la facture¶
Cliquer sur Confirmer une fois le document complété. Le statut passe à Comptabilisé, et une pièce comptable est générée en fonction des informations de la facture fournisseur. Lors de la confirmation, Odoo attribue à chaque facture fournisseur un numéro unique provenant d’une séquence définie.
Note
Une fois confirmée, une facture fournisseur ne peut plus être modifiée. Cliquer sur Remettre en brouillon si des modifications sont nécessaires.
Autofacturation¶
L’autofacturation est un processus par lequel un client génère une facture fournisseur au nom du fournisseur et envoie une copie au fournisseur pour ses archives. Cela supprime la nécessité pour le fournisseur d’envoyer une facture fournisseur au client et est courant dans les secteurs où le client dispose de données de transaction plus fiables. Cela réduit également le délai de paiement car le client n’a pas à attendre que le fournisseur émette une facture fournisseur.
Odoo prend en charge la génération de factures fournisseur en autofacturation et de notes de crédit en autofacturation, qui peuvent toutes deux être envoyées par e-mail et via Peppol.
Configuration¶
Pour configurer l’autofacturation dans Odoo, créer d’abord un journal d’achats séparé spécifiquement pour l’autofacturation :
Aller à .
Cliquez sur le bouton Nouveau.
Saisir un nom de journal et définir le type sur Achats.
Dans l’onglet paramètres avancés, activer autofacturation.
Voir également
Créer une autofacture¶
Les autofactures peuvent être créées manuellement et automatiquement. Lors de la création d’autofactures, veiller à les créer directement depuis le journal d’achats d’autofacturation sur le tableau de bord Comptabilité ou définir manuellement le journal de l’autofacture sur le journal d’achats d’autofacturation.
Note
La séquence des autofactures contient l”ID de base de données (également connu sous le nom d’ID interne) du partenaire, rendant la séquence unique par partenaire.
Envoyer une autofacture¶
Pour envoyer une autofacture après l’avoir créée et confirmée, cliquer sur envoyer. Dans la fenêtre contextuelle envoyer, sélectionner les méthodes d’envoi (c’est-à-dire par e-mail, par courrier, et/ou par Peppol), puis cliquer sur envoyer.
Note
Lors de l’envoi d’autofactures via Peppol, configurer d’abord l’inscription Peppol, puis vérifier que le fournisseur est enregistré auprès de Peppol. Pour ce faire, aller dans , puis passer par le processus de vérification des contacts.
Tous les points d’accès Peppol ne prennent pas en charge l’autofacturation. Vérifier auprès des fournisseurs que le leur le fait.
Paiement et lettrage¶
Pour enregistrer un paiement, cliquer sur Payer. Dans la fenêtre Payer, sélectionner le Journal, le Mode de paiement, le Montant et la Devise.
Lorsque le Montant payé est inférieur au montant total restant sur la facture fournisseur, le paiement est partiel, et le champ Différence de paiement affiche le solde restant.
Le champ Mémo est rempli automatiquement si la Référence de paiement a été correctement définie sur la facture fournisseur. Si le champ est vide, sélectionner le numéro de facture du fournisseur comme référence.
Ensuite, cliquer sur Créer le paiement. Une bannière En cours de paiement/Partiel apparaît sur la facture jusqu’à ce qu’elle soit lettrée et que son statut passe à Payé.
Voir également
Balance âgée des fournisseurs¶
Pour un aperçu des factures fournisseurs ouvertes et de leurs dates d’échéance, aller à .
Cliquer sur l’icône (flèche droite) à côté d’un fournisseur pour afficher le détail de toutes ses factures impayées, y compris les dates d’échéance et les montants.
Note
Cliquer sur PDF ou XLSX pour générer respectivement un fichier PDF ou XLSX.