Rapports de présence

Le rapport de l’application Présences aide les responsables à détecter les problèmes de présence des employés avant qu’ils ne deviennent critiques. Le rapport peut fournir des informations sur les tendances en déterminant quels employés effectuent plus d’heures supplémentaires et qui ne travaille pas la totalité de ses heures.

Consulter le rapport

Pour consulter le rapport de présence, cliquer sur Rapports dans le menu supérieur. Le rapport par défaut affiche les informations de présence des employés actuels sur les trois derniers mois, dans un Tableau croisé par défaut. Les lignes sont remplies par employé, tandis que les colonnes sont remplies par les différents enregistrements de présence. Toutes les entrées sont groupées par mois.

Les colonnes présentées sont :

• Heures travaillées : le temps total enregistré que l’employé a travaillé pour le mois.

• Heures prévues : Le nombre d’heures que l’employé devrait avoir travaillées pour le mois, calculé à partir de son planning de travail, configuré sur sa fiche employé.

• Différence : La différence entre les Heures prévues et les Heures travaillées pour l’employé ce mois-ci.

• Solde : La différence entre les heures supplémentaires approuvées et les heures supplémentaires totales travaillées.

To present different information, adjust the filters and groups in the same way as in the Overview dashboard.

Cas d’usage : heures supplémentaires mensuelles

Les heures supplémentaires affectent les résultats financiers d’une entreprise, car la plupart des entreprises budgétisent les salaires des employés. Lorsque les salaires dépassent le montant prévu, les entreprises peuvent voir une augmentation des coûts généraux lorsque les budgets salariaux sont dépassés. C’est pourquoi le rapport de présences est nécessaire, pour s’assurer qu’aucune heure supplémentaire excessive n’est enregistrée.

Pour afficher les heures supplémentaires d’un mois spécifique, par employé, cliquer sur Rapport dans le menu supérieur de l’application Présences. Supprimer le groupement par défaut Date : mois > Employé dans la barre de recherche. Cliquer sur l’icône Afficher/masquer le panneau de recherche à la fin de la barre de recherche, puis cliquer sur Date et sélectionner le mois souhaité.

Ensuite, cliquer sur le bouton Mesures en haut à gauche et désélectionner Heures prévues et Heures travaillées. Cela présente les données de présences Différence et Solde pour le mois sélectionné, groupées par employé.

La Différence affiche le total des heures supplémentaires enregistrées pour le mois, et le Solde affiche la partie encore non approuvée. Cliquer sur la colonne Différence pour trier par nombre d’heures supplémentaires. Le nombre positif le plus élevé correspond au plus grand nombre d’heures supplémentaires enregistrées pour ce mois.

Example

Dans l’exemple ci-dessous, un total de 38 heures et 53 minutes d’heures supplémentaires a été approuvé pour le mois d’avril. Michael Williams a le plus d’heures supplémentaires, avec 10 heures et 25 minutes enregistrées. De ces heures supplémentaires, seules 25 minutes n’étaient pas approuvées, pour un total de dix heures supplémentaires payées.

Cas d’usage : absentéisme

Les employés avec une Différence négative indiquent qu’ils n’ont pas travaillé leurs heures prévues. Cela peut être dû à l’oubli de pointer à l’entrée et à la sortie du travail, ou au fait d’avoir travaillé moins d’heures que prévu, sans congé approuvé.

Pour afficher les données de présences des trois derniers mois et identifier d’éventuelles tendances, ouvrir d’abord le rapport de l’application Présences. Ensuite, cliquer sur le bouton Mesures en haut à gauche et s’assurer que seule Différence est sélectionnée.

Ensuite, réinitialiser les données de ligne en cliquant sur Total en haut des lignes. Puis cliquer sur Total et sélectionner Employé. Cliquer sur le nom de la colonne Différence pour trier par différence totale entre les heures enregistrées et les heures prévues.

L’employé qui a le moins travaillé a le solde négatif le plus élevé. Cliquer sur l’un des nombres pour l’employé afin d’afficher les enregistrements de présences individuels détaillés.

Example

Dans l’exemple ci-dessous, l’entreprise n’est ouverte que depuis deux mois, les données ne sont donc disponibles que pour les deux derniers mois, même si le filtre 3 derniers mois est actif.

D’après ce rapport, il est déterminé qu”Abigail Peterson a travaillé le moins d’heures au cours des deux derniers mois, travaillant 25 heures de moins que prévu.