Visiteurs¶
Dans l’application Frontdesk d’Odoo, un visiteur désigne toute personne non-employée (par exemple, réparateur, candidat à un emploi, auditeur, etc.). Les arrivées et départs des visiteurs peuvent être enregistrés à des fins de sécurité, garantissant un registre précis des personnes présentes sur les lieux.
Liste des visiteurs¶
Pour accéder à une liste complète des visiteurs enregistrés, aller à .
Note
Par défaut, les filtres Planifié ou enregistré et Aujourd’hui apparaissent dans la barre Rechercher….
Tous les visiteurs sont présentés dans une vue liste, avec les détails suivants saisis lors de l’enregistrement :
Nom : le nom de l’invité.
Société du visiteur : la société que l’invité représente.
Téléphone : le numéro de téléphone de l’invité.
Boissons* : la boisson demandée par l’invité.
Hôte : la personne que l’invité attend de voir.
Arrivée : la date et l’heure d’arrivée de l’invité.
Départ* : la date et l’heure de départ de l’invité. Dans la vue par défaut, seuls les invités ayant le statut Arrivé ou Planifié sont visibles. Les invités avec des heures de départ ne sont visibles que si le filtre Aujourd’hui est retiré.
Durée : le temps écoulé depuis l’arrivée de l’invité.
Station : le lieu où l’invité s’est enregistré.
Statut : le statut de l’invité. Les options sont Arrivé, Planifié, Parti, ou Annulé.
E-mail* : l’adresse e-mail de l’invité.
Société* : l’entreprise que l’invité vient visiter. Ce champ n’est disponible que dans une base de données multi-sociétés.
* Ces champs ne sont pas visibles dans la liste Visiteur par défaut. Ils doivent être activés à l’aide de l’icône (ajuster les paramètres) dans le coin supérieur droit de la liste.
À l’extrême droite des colonnes intitulées de la page Visiteurs, se trouve une colonne sans titre, où le statut d’un invité peut être mis à jour.
Lorsqu’un invité part, cliquer sur le bouton Départ disponible pour mettre à jour le dossier de l’invité et enregistrer la date et l’heure de son départ.
Si un invité prévu arrive et qu’il ne s’est pas enregistré à l’aide d’une borne Réception, il peut être enregistré depuis cette liste en cliquant sur le bouton Arrivée disponible pour enregistrer la date et l’heure de son arrivée.
À côté de la colonne de statut sans titre, un bouton Boisson servie apparaît, mais uniquement si ce visiteur particulier a demandé une boisson.
Lorsque la boisson a été servie, cliquer sur le bouton Boisson servie pour indiquer que la boisson a été remise à l’invité. Une fois cliqué, ce bouton disparaît.
À l’extrême droite de la ligne, un bouton Imprimer le badge apparaît pour les visiteurs planifiés uniquement. Cliquer sur ce bouton pour télécharger un fichier PDF du badge du visiteur. Le badge affiche la date et l’heure d’arrivée du visiteur, le nom et la société du visiteur, la personne qu’il visite, et le logo de l’entreprise qu’il visite.
Note
Le badge PDF peut être imprimé sur des étiquettes adhésives que le visiteur pourra porter, ou sur du papier qui peut être placé dans un porte-badge en plastique.
Si une colonne n’est pas visible, ou si une colonne visible doit être masquée, cliquer sur l’icône (ajuster les paramètres), située à la fin de la ligne supérieure. Cela révèle un menu déroulant d’options de colonnes à activer ou désactiver. Une icône (cocher) indique que la colonne est visible.
Visiteurs planifiés¶
Lorsque des invités sont attendus, tels que des candidats à un poste, des représentants officiels ou de nouveaux fournisseurs, il peut être utile de saisir les informations du visiteur à l’avance. À leur arrivée, les visiteurs peuvent utiliser l’option Enregistrement rapide sur la borne, plutôt que de saisir manuellement toutes leurs informations.
Saisir à l’avance les informations des invités attendus en créant un invité planifié dans l’application Réception.
Pour créer un invité planifié, naviguer vers , et cliquer sur Nouveau. Ensuite, saisir les mêmes informations que pour tout autre visiteur dans le formulaire d’invité qui apparaît. Les seuls champs obligatoires sont le Nom du visiteur et la Station à laquelle il est attendu.
Important
Si un invité est planifié à l’avance, il doit être enregistré depuis la liste de la page Visiteurs dans l’application Réception (). Si un invité planifié s’enregistre via une borne, il est enregistré séparément de son entrée de visiteur planifié, et son entrée de visiteur planifié reste listée comme Planifié.
Le statut Planifié d’un invité planifié ne change en Enregistré que lorsqu’il est enregistré depuis la liste Visiteurs de l’application.
Si un invité s’enregistre via une borne, s’assurer que tous les enregistrements sont à jour et que la liste des invités actuellement sur site est correcte. Veiller à enregistrer et/ou désenregistrer les bonnes entrées, afin que la liste des visiteurs reflète correctement qui se trouve actuellement dans les locaux.
S’assurer que les invités planifiés sont informés qu’ils ne doivent pas s’enregistrer via la borne s’ils sont listés comme invités planifiés à l’avance.
Flux des visiteurs¶
Enregistrement des visiteurs¶
Lorsqu’un visiteur arrive dans un établissement, il se dirige vers une borne Réception, et clique sur S’enregistrer. Les informations demandées au visiteur sont celles qui ont été configurées pour cette station Réception spécifique. Si une information est obligatoire, le champ affiche un astérisque rouge (*). Le visiteur doit saisir les informations obligatoires pour s’enregistrer.
Une fois toutes les informations saisies, le visiteur appuie sur le bouton S’enregistrer.
Note
À tout moment du processus d’enregistrement, si dix secondes s’écoulent sans sélection, la borne revient à l’écran d’accueil principal.
Enregistrement des visiteurs planifiés¶
Lorsqu’un visiteur planifié arrive dans un établissement, il se dirige d’abord vers une borne Réception. S’il y a des visiteurs planifiés pour ce jour, un panneau Enregistrement rapide apparaît sur le côté droit de la borne, demandant Êtes-vous l’une de ces personnes ? Sous la question se trouve une liste de tous les visiteurs prévus pour ce jour.
Cliquer sur le nom correspondant dans la liste pour s’enregistrer.
Boissons¶
Si des boissons ont été configurées pour la station, après avoir appuyé sur S’enregistrer, un écran de confirmation d’enregistrement se charge, avec la question : Voulez-vous quelque chose à boire ?
Le visiteur peut appuyer sur Oui, s’il vous plaît, ou Non, merci.
S’il sélectionne Oui, s’il vous plaît, un écran de sélection de boissons apparaît, et les options préconfigurées sont listées. Le visiteur appuie ensuite sur la sélection souhaitée, ou, s’il ne veut rien, il peut appuyer sur le bouton Rien, merci en bas de l’écran.
Si une sélection de boisson a été effectuée, un message Merci de vous être enregistré ! Votre boisson arrive. apparaît.
Notifications¶
Une fois que le visiteur s’est enregistré, la personne qu’il visite et tout autre utilisateur configuré pour être notifié lors des enregistrements au kiosque sont notifiés. La notification se fait par e-mail, SMS, chat Discussion ou toute combinaison de ces trois options.
Si le visiteur a demandé une boisson, les utilisateurs configurés comme Personnes à notifier dans le formulaire de boisson sont notifiés via l’application Discussion. Le message qui apparaît est : (Nom du visiteur) vient de s’enregistrer. Il a demandé (Nom de la boisson).
Une fois la boisson livrée à l’invité, la personne qui a livré la boisson est responsable de marquer la boisson comme livrée.
Pour marquer une boisson comme livrée, aller à et choisir la fiche de station souhaitée affichant (#) Boissons à servir.
Cela ouvre une liste de tous les visiteurs enregistrés à cette station et qui attendent une boisson. Cliquer sur le bouton Boisson servie à la fin de la ligne du visiteur qui a été servi. Une fois marqué comme ayant reçu sa boisson, le visiteur disparaît de la liste.
Départ¶
Une fois que le visiteur a terminé ses affaires et a quitté les lieux, il est important de l’enregistrer comme parti pour une tenue de registre précise.
Pour enregistrer correctement le départ des visiteurs, aller à et choisir la fiche de station souhaitée affichant (#) Boissons à servir. Cela ouvre une liste de tous les visiteurs actuellement enregistrés à cette station.
Cliquer sur le bouton Enregistrer le départ près de la fin de la ligne du visiteur qui est parti. Une fois marqué comme parti, le visiteur disparaît de la liste.
Important
Les visiteurs ne s’enregistrent pas eux-mêmes comme partis quand ils quittent les lieux. Il est important que les utilisateurs de Réception enregistrent le départ des visiteurs pour une tenue de registre précise.
Avoir toujours une liste précise de qui se trouve dans les locaux à tout moment. C’est important pour des raisons de sécurité et en cas d’urgence.