Gestion

Les demandes de congés et les demandes d’allocation passent par un processus d’approbation avant d’être accordées. Les demandes nécessitent une ou deux approbations, le cas échéant, selon la configuration du type de congé spécifique. Toutes ces configurations se trouvent dans la section Gestion de l’application Congés.

Note

La section Gestion dans l’application Congés est visible uniquement aux utilisateurs qui peuvent approuver les demandes d’allocation et les demandes de congés.

Consulter les demandes de congés

Pour consulter les demandes de congés en attente d’approbation, aller à application Congés ‣ Gestion ‣ Congés. Cela affiche la page Tous les congés. Toutes les demandes de congés apparaissent dans une vue Kanban par défaut.

Les seules demandes de congés visibles sur cette page appartiennent aux employés pour lesquels l’utilisateur dispose des droits d’accès Responsable des congés ou Administrateur dans l’application Congés.

Le filtre par défaut sur la page Tous les congés est En attente de moi. Ce filtre ne présente que les demandes de congés nécessitant une validation pour les employés actuels de l’équipe de l’utilisateur, avec un statut À valider ou Seconde validation.

Sur le côté gauche de la page Tous les congés, il existe diverses options de regroupement qui peuvent être utilisées pour affiner les demandes de congés présentées, situées sous les titres Statut et Département.

Étant donné que seules les demandes de congés qui doivent être approuvées sont affichées, les seules options de Statut sont Tous, À approuver et Seconde approbation.

Les différents départements dont l’utilisateur est membre, et sous lesquels il gère des employés, apparaissent également sur le côté gauche de la page, sous Départements.

Pour afficher uniquement les demandes de congés pour des départements spécifiques, cliquer sur le Département sur le côté gauche de la page. Seules les demandes du département sélectionné sont alors présentées.

Si le filtre En attente de moi est supprimé, tous les statuts apparaissent.

Note

Si aucune demande ne relève d’une des options de statut ou des départements, ce statut ou département n’est pas visible dans le menu de gauche.

Approuver ou refuser des demandes de congés

Pour approuver ou refuser une demande de congés, aller à application Congés ‣ Gestion ‣ Congés. À la fin de chaque fiche Kanban de demande de congés, deux boutons apparaissent : un bouton Approuver ou Valider, selon le statut de la demande, et un bouton Refuser.

Pour approuver une demande de congés, cliquer sur le bouton Approuver. Pour valider une demande de congés qui a déjà été approuvée et qui attend une seconde approbation, cliquer sur le bouton Valider. Pour refuser une demande, cliquer sur le bouton Refuser.

Si davantage d’informations sont nécessaires avant d’approuver une demande de congés, cliquer n’importe où sur la fiche Kanban (sauf sur les boutons Approuver, Valider ou Refuser). Cela charge le formulaire détaillé de la demande de congés.

Selon les droits de l’utilisateur, des modifications peuvent être apportées. Pour modifier la demande, apporter les modifications souhaitées au formulaire. Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées.

Il est également possible d’approuver, valider ou refuser la demande depuis ce formulaire. Cliquer sur le bouton Approuver pour approuver, sur le bouton Valider pour valider, ou sur le bouton Refuser pour refuser la demande.

All Time Off page. To view all requests, including approved and refused requests, clear the default filters in the search bar.

Add missing time off requests

If an employee forgets to request time off for days they did not work, a time off record must be created retroactively. To create missing time off requests, navigate to Time Off app ‣ Management ‣ Time Off, and click New.

On the time off request form, configure the following fields:

• Employee: Using the drop-down menu, select the employee missing the time off request.

• Time Off Type: Using the drop-down menu, select the type of time off for the request.

• Payslip State: Using the drop-down menu, select when the paid time off is given to the employee. The options are: To compute in next payslip, To compute in current payslip, and To defer to next payslip.

• Dates: Using the calendar selector, configure the start and end dates for the time off request.

• Description: In the field below. enter any information regarding the request. For example, Forgot to request the time off. or Could not request time off as they were sick.

• Attach File: If there is relevant documentation for the request, click this button, navigate to the desired file, then click Open.

Once the form is filled out, click Approve to approve the request.

Consulter les demandes d’allocation

Pour consulter les demandes d’allocation en attente d’approbation, aller à application Congés ‣ Gestion ‣ Allocations. Cela affiche la page Allocations. Toutes les demandes d’allocation apparaissent dans une vue Kanban par défaut.

Les seules demandes d’allocation visibles sur cette page appartiennent aux employés pour lesquels l’utilisateur dispose des droits d’accès Responsable des congés ou Administrateur dans l’application Congés.

Les filtres par défaut sur la page Allocations sont Première approbation et Mon équipe. Ces filtres ne présentent que les demandes d’allocation qui doivent être approuvées pour les employés actuels de l’équipe de l’utilisateur, en attente d’approbation ou de validation.

Sur le côté gauche de la page Allocations, il existe diverses options de regroupement qui peuvent être utilisées pour affiner les demandes d’allocation présentées, situées sous les titres Statut et Département.

Étant donné que seules les demandes d’allocation qui doivent être approuvées sont affichées, les seules options de Statut sont Tous, À approuver et Approuvé.

Les différents départements dont l’utilisateur est membre, et sous lesquels il gère des employés, apparaissent également sur le côté gauche de la page, sous Départements.

Pour afficher uniquement les demandes d’allocation pour des départements spécifiques, cliquer sur le Département sur le côté gauche de la page. Seules les demandes du département sélectionné sont alors présentées.

Si les filtres Première approbation et Mon équipe sont supprimés, tous les statuts apparaissent.

Note

Si aucune demande ne relève d’une des options de statut ou des départements, ce statut ou département n’est pas visible dans le menu de gauche.

Approuver ou refuser les demandes d’allocation

Pour approuver ou refuser une demande d’allocation, naviguer vers application Congés ‣ Gestion ‣ Allocations. À la fin de chaque carte kanban de demande d’allocation, deux boutons apparaissent : un bouton Approuver ou Valider, selon le statut de la demande, et un bouton Refuser.

Si des informations supplémentaires sont nécessaires avant d’approuver une demande d’allocation, cliquer n’importe où sur la carte kanban (sauf sur les boutons Approuver, Valider, ou Refuser). Cela charge le formulaire détaillé de la demande d’allocation.

Selon les droits de l’utilisateur, des modifications peuvent être apportées. Pour modifier la demande, apporter les modifications souhaitées au formulaire. Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées.

Il est également possible d’approuver, valider ou refuser la demande depuis ce formulaire. Cliquer sur le bouton Approuver pour approuver, sur le bouton Valider pour valider, ou sur le bouton Refuser pour refuser la demande.

Une fois qu’une demande a été approuvée, validée ou refusée, la carte kanban disparaît de la page Allocations par défaut. Pour afficher toutes les demandes, y compris les demandes approuvées et refusées, effacer les filtres par défaut dans la barre de recherche.