les règles d’approbation¶
Les règles d’approbation permettent d’automatiser les processus d’approbation pour les actions. Elles permettent de définir les critères pour lesquels une approbation est requise avant qu’une action puisse être effectuée via un bouton.
Configuration¶
Pour ajouter des règles d’approbation avec Studio, procéder comme suit :
Ouvrir Studio et passer à la vue requise.
Sélectionner le bouton auquel la règle doit être appliquée.
Cliquer sur Ajouter une étape d’approbation dans l’onglet Propriétés.
Spécifier quels utilisateurs sont responsables de l’approbation de l’action en utilisant l’un des champs suivants ou les deux :
Approbateurs pour spécifier un ou plusieurs utilisateurs ;
Groupe d’approbateurs pour spécifier un groupe d’utilisateurs.
Note
Une activité est créée pour tous les utilisateurs définis comme Approbateurs lorsque leur approbation est demandée.
(facultatif) Sélectionner les Utilisateurs à notifier via une note interne lorsque l’action est approuvée ou rejetée.
(facultatif) Ajouter une Description à afficher sur le bouton.
Astuce
Il est possible de spécifier sous quelle(s) condition(s) une étape d’approbation doit être appliquée en cliquant sur l’icône (filtre) à côté du champ Approbateurs.
Pour ajouter une autre étape d’approbation, cliquer sur Ajouter une étape d’approbation. Lorsqu’il y a plusieurs étapes, il est possible de :
Activer Approbation exclusive sur n’importe quelle étape afin qu’un utilisateur qui approuve une étape ne puisse pas approuver une autre étape pour le même enregistrement.
Modifier l”Ordre d’approbation des étapes en sélectionnant un numéro,
1étant la première étape,2la deuxième étape, et ainsi de suite. Un utilisateur responsable d’une étape supérieure peut approuver/rejeter la ou les étapes précédentes sauf si Approbation exclusive est sélectionnée.
Cliquer sur l’icône (corbeille) à côté du champ Approbateurs pour supprimer une étape de validation.
Astuce
Vous pouvez créer des groupes d’utilisateurs spécifiquement pour les validations.
Explication¶
Une fois qu’une règle de validation a été définie pour un bouton, une icône avatar utilisateur s’affiche à côté du libellé du bouton pour chaque étape de validation. Cliquer sur une icône révèle la ou les étapes.
Note
Si un utilisateur non autorisé clique sur le bouton, un message d’erreur s’affiche et une activité est créée pour les utilisateurs spécifiés dans le champ Approbateurs, le cas échéant.
Les utilisateurs autorisés peuvent :
Effectuer l’action directement en cliquant sur le bouton s’il s’agit de la dernière/seule étape de validation.
Approuver l’action et laisser un autre utilisateur l’effectuer - ou la faire passer à l’étape de validation suivante - en cliquant sur l’icône avatar utilisateur à côté du libellé du bouton, puis en cliquant sur (approuver).
Rejeter l’action en cliquant sur l’icône avatar utilisateur à côté du libellé du bouton, puis sur le bouton (rejeter).
(uniquement pour les utilisateurs sélectionnés dans le champ Approbateurs) Déléguer leurs droits de validation à un ou plusieurs utilisateurs pour tous les enregistrements en :
Cliquant sur l’icône (vue kanban) puis sur Déléguer.
Sélectionnant un ou plusieurs Approbateurs, Jusqu’à quand ils auront des droits de validation (indéfiniment si laissé vide), et, facultativement, le ou les utilisateurs qui doivent être notifiés via une note interne en utilisant le champ Notifier à.
Astuce
Un utilisateur qui approuve/rejette une action peut révoquer sa décision en cliquant sur l’icône avatar utilisateur à côté du libellé du bouton, puis sur le bouton (révoquer). Il peut également révoquer la décision d’autres utilisateurs pour les étapes avec un Ordre de validation inférieur, sauf si Validation exclusive est activée.
Les validations sont suivies dans le fil de discussion de l’enregistrement. Une entrée de validation est également créée à chaque fois qu’une action liée aux validations Studio est effectuée. Pour accéder aux entrées de validation, activer le mode développeur et aller dans .