Danemark¶
Conformité aux exigences comptables danoises : conservation et intégrité des données¶
Cette page explique comment Odoo se conforme à la loi danoise sur la comptabilité, notamment en ce qui concerne le stockage et l’intégrité des transactions financières et des reçus. Odoo reconnaît l’importance de respecter la réglementation danoise et a mis en œuvre des mesures robustes pour garantir la sécurité et la conformité des données des clients.
Important
L’enregistrement d’Odoo en tant que système de comptabilité numérique a été confirmé par l’autorité danoise des entreprises sous les numéros d’enregistrement fob585505 et fob441967. Les clients doivent remplir certaines conditions pour en bénéficier, comme indiqué ci-dessous.
Exigences clés de la loi danoise sur la comptabilité¶
La loi danoise sur la comptabilité (DBA) définit les exigences relatives aux systèmes de comptabilité numérique :
Conserver les données transactionnelles et les reçus : Stocker toutes les transactions enregistrées et les reçus couverts par le § 3 pendant au minimum cinq ans à compter de la fin de l’exercice financier auquel ils se rapportent.
Garantir l’intégrité des données : Empêcher le client de modifier, antidater ou supprimer les transactions enregistrées.
Maintenir l’accessibilité des données : Stocker toutes les transactions enregistrées dans un format structuré et lisible par machine pendant la période requise de cinq ans, quel que soit le statut de la relation client, la faillite ou la dissolution.
Fournir des capacités de déchiffrement : Garantir que les données comptables et les reçus chiffrés peuvent être déchiffrés dans un format structuré et lisible.
Conformité Odoo¶
L’enregistrement d’Odoo en tant que système de comptabilité numérique normalisé auprès de l’Autorité des affaires danoises confirme qu’Odoo répond aux critères applicables aux systèmes de comptabilité numérique au Danemark, conformément aux exigences du DBA.
Toutefois, pour bénéficier de toutes les garanties requises pour les systèmes de comptabilité numérique au Danemark, les clients doivent remplir quelques conditions.
Conditions pour une conformité totale au DBA¶
Le client utilise Odoo Comptabilité sur la plateforme Odoo SaaS (Odoo Online) ;
Le client dispose d’un abonnement Odoo actif (par exemple, plan Standard ou Personnalisé), ou sa base de données est gérée par un cabinet comptable Odoo officiellement enregistré ;
Le client s’abstient de toute personnalisation ou action visant à compromettre l’immuabilité, la traçabilité ou les contrôles de sécurité du système.
Note
Les clients utilisant les produits Odoo en dehors de ces conditions sont responsables d’assurer leur propre conformité au DBA.
Lorsque les conditions ci-dessus sont remplies, les exigences du DBA sont satisfaites grâce aux fonctionnalités et processus décrits dans les sections suivantes.
Enregistrements de transactions immuables¶
Une fois les transactions enregistrées, elles ne peuvent pas être supprimées via l’interface utilisateur.
Toutes les modifications sont enregistrées, fournissant une piste d’audit complète.
Bien que des écritures antérieures puissent être saisies, Odoo enregistre la date et l’heure de création de l’écriture.
Des documents stockés en toute sécurité¶
Les reçus et justificatifs numériques sont stockés en tant que pièces jointes et intégrés dans la base de données, garantissant leur inclusion dans les sauvegardes.
Les documents comptabilisés ne peuvent pas être supprimés.
Nous prenons pleinement en charge le stockage des justificatifs numériques obligatoires tels que définis par la réglementation danoise.
Disponibilité continue des données¶
Les clients disposant d’abonnements actifs peuvent accéder à toutes les transactions et justificatifs numériques via Odoo.
Indépendamment des relations clients, en cas de faillite ou de dissolution, Odoo peut fournir l’accès aux détails des transactions et des justificatifs numériques aux anciens clients pendant six ans (voir Gestion du cycle de vie des données).
Export automatisé des données et stockage sécurisé¶
Odoo Comptabilité n’applique aucune suppression ou archivage automatique des transactions enregistrées. Si un client enregistre des transactions depuis six ans, l’historique complet des six années est conservé dans la base de données Odoo Comptabilité.
Comme décrit dans le SLA d’hébergement Odoo Cloud et la Politique de confidentialité Odoo, Odoo Cloud s’appuie sur des sauvegardes quotidiennes immuables par instantané, qui ne peuvent être modifiées ou supprimées individuellement, même à la demande du client, garantissant ainsi leur intégrité.
Tous les documents et reçus stockés dans une sauvegarde de base de données sont disponibles sous forme d’archive ZIP standard accompagnant le dump SQL.
Gestion du cycle de vie des données¶
Les sauvegardes de base de données Odoo sont disponibles à tout moment dans des formats de dump SQL standard et incluent toutes les transactions enregistrées.
Le SLA d’hébergement Odoo Cloud garantit trois mois d’historique de sauvegarde à tous les clients actifs. En tant que garantie spéciale pour les clients danois soumis au DBA et remplissant les conditions mentionnées ci-dessus, la durée de rétention de la dernière sauvegarde Odoo Cloud est portée à six ans dès qu’ils décident de résilier leur abonnement Odoo Cloud, afin de se conformer aux exigences de l’annexe 1, 4 du décret exécutif 97.
Déchiffrement¶
Les données clients d’Odoo Comptabilité sur Odoo Cloud sont toujours stockées sous forme chiffrée (chiffrement au repos au niveau du stockage). Lors de la récupération des sauvegardes, elles sont automatiquement déchiffrées et fournies sous forme déchiffrée dans des formats standard pour l’utilisateur : dumps SQL + archive ZIP de tous les documents joints (stockage de fichiers).