Paiements par lot

Les paiements par lots servent d’outil organisationnel qui regroupe plusieurs paiements individuels de clients ou de fournisseurs dans un seul fichier. Plutôt que de gérer les transactions une par une, vous pouvez les consolider pour générer un bordereau de dépôt détaillé ou un fichier de paiement électronique unique. Cela simplifie considérablement le lettrage bancaire : lorsqu’une somme globale apparaît sur votre relevé bancaire, Odoo utilise la référence du lot pour automatiquement faire correspondre et lettrer tous les paiements sous-jacents en une seule étape.

Pour les paiements clients, la fonctionnalité prend en charge à la fois les paiements physiques, tels que les chèques et les espèces, et les virements électroniques. Regrouper les paiements entrants en espèces ou par chèque en lots pour imprimer des bordereaux de dépôt bancaire afin de garantir que vos enregistrements internes reflètent le dépôt forfaitaire sur votre relevé bancaire. Du côté fournisseur, les paiements par lots rationalisent les virements électroniques en masse. Au lieu de traiter les factures fournisseurs manuellement, sélectionner plusieurs factures et générer un seul fichier de paiement sortant à télécharger directement sur votre portail bancaire. Comme ces formats de fichiers sont spécifiques à chaque région (par exemple, SEPA en Europe, NACHA aux États-Unis, ou la norme mondiale ISO 20022), consulter la documentation de localisation fiscale de votre pays pour vérifier les formats pris en charge.

Voir également

Paiements

Configuration

Vérifier que les paiements par lots sont activés en ouvrant l’application Comptabilité, en allant à Configuration ‣ Paramètres, en faisant défiler jusqu’à la section Paiements clients, et en activant Paiements par lots.

Note

Cela active les paiements par lots pour les clients et les fournisseurs.

Astuce

Selon vos besoins, vérifier que les applications suivantes sont installées dans l’application Apps :

Création par lot

Pour créer des paiements groupés clients ou fournisseurs et y ajouter des paiements existants, suivez ces étapes :

  1. S’assurer que tous les paiements à inclure dans le lot ont été enregistrés.

  2. Ouvrir l’application Comptabilité et aller dans Clients ‣ Paiements groupés ou Fournisseurs ‣ Paiements groupés selon la nature du paiement et cliquer sur Nouveau.

  3. Ensuite, configurer le paiement groupé :

    • Type de lot : sélectionner si l’argent est transféré vers votre compte (Entrant) ou vers le compte d’une autre personne (Sortant).

    • Banque : le journal bancaire à utiliser pour ce lot.

    • Mode de paiement : le mode de paiement utilisé pour les paiements des factures. Seuls les paiements correspondant au mode de paiement sélectionné apparaîtront.

    • Date : la date de création du lot.

    • Référence : la référence du lot. Laisser vide pour la générer automatiquement.

    • Ajouter une ligne : cliquer dessus pour sélectionner les paiements à inclure dans le lot.

  4. Une fois que tous les paiements souhaités sont inclus, cliquer sur Valider pour finaliser le lot.

Alternativement, vous pouvez sélectionner les paiements pertinents et créer un paiement groupé directement à partir de ceux-ci :

  1. S’assurer que tous les paiements à inclure dans le lot ont été enregistrés.

  2. Ouvrir l’application Comptabilité et aller dans Clients ‣ Paiements ou Fournisseurs ‣ Paiements et sélectionner tous les paiements à inclure dans le lot.

  3. Cliquer sur Créer lot, ou (Actions), et sélectionner Créer paiement groupé.

  4. Dans le formulaire de vue, passer en revue les paiements sélectionnés. Si des paiements individuels manquent, cliquer sur Ajouter une ligne, puis sélectionner les paiements manquants à inclure dans le lot.

  5. Si vous utilisez ISO 20022 comme Mode de paiement, vous pouvez définir les options de répartition des frais dans le champ Support des frais.

  6. Une fois que tous les paiements souhaités sont inclus, cliquer sur Valider pour finaliser le lot.

Pour voir les paiements groupés existants, aller dans Clients ‣ Paiements groupés ou Fournisseurs ‣ Paiements groupés.

Note

  • Tous les paiements d’un lot doivent utiliser le même mode de paiement.

  • Une fois validé, aucun paiement supplémentaire ne peut être ajouté à un lot. Vous pouvez supprimer le lot si nécessaire en cliquant sur (Actions) puis sur (Supprimer).

Astuce

  • Cliquer sur Imprimer pour télécharger une liste des paiements inclus.

  • Pour filtrer les paiements par mode de paiement, cliquer sur l’en-tête de colonne Mode de paiement lors de l’étape de création du paiement groupé.

Rapprochement bancaire

Une fois que les transactions bancaires ont été créées dans votre base de données, vous pouvez les lettrer avec le paiement groupé.

Lettrer le paiement groupé avec toutes ses transactions

Note

Si un paiement spécifique n’a pas pu être traité par la banque ou est manquant, supprimer la ligne correspondant à ce paiement en utilisant le bouton (Supprimer) avant de valider le lettrage du paiement groupé.

Comptes bancaires

Odoo fait la distinction entre les Banques (l’institution financière émettant le compte) et les Comptes bancaires (le numéro de compte spécifique et les détails de routage).

Vous pouvez stocker les coordonnées bancaires pour votre propre entreprise et vos contacts. Odoo utilise automatiquement ces informations si nécessaire, par exemple lors de la génération de fichiers de paiement groupé.

Pour protéger votre entreprise contre les escroqueries par phishing, Odoo configure tous les nouveaux comptes bancaires comme « non fiables » par défaut, empêchant les virements sortants jusqu’à ce que vous vérifiez et approuviez manuellement le compte.

Voir également

Paiements SEPA NACHA

Configuration

Note

L’application Contacts peut être installée depuis le tableau de bord Applications.

Pour configurer vos informations bancaires, ouvrir l’application Contacts et aller dans Configuration. De là, vous pouvez gérer les Banques et les Comptes bancaires.

Créer une banque

Aller dans Configuration ‣ Banques et cliquer sur Nouveau. Remplir les champs suivants :

  • Nom : Le nom de la banque.

  • Code identifiant de la banque : Le code SWIFT ou BIC de la banque.

  • Adresse de la banque : Saisir le Pays. Les champs Rue, Ville, État et Code postal sont facultatifs.

  • Téléphone et E-mail : Coordonnées facultatives.

Créer un compte bancaire

Note

Prérequis : Un compte bancaire doit être lié à un enregistrement de banque spécifique. S’assurer d’avoir créé la banque requise en utilisant les étapes ci-dessus avant de configurer un compte bancaire.

Aller dans Configuration ‣ Comptes bancaires et cliquer sur Nouveau. Saisir les détails suivants :

  • Numéro de compte : Le numéro d’identification unique du compte bancaire.

  • Banque : Sélectionner la banque associée dans le menu déroulant.

  • ABA/Routing : Le numéro de routage de l’American Bankers Association (si applicable).

  • Nom du titulaire du compte : Le nom complet du titulaire du compte.

  • Titulaire du compte : Sélectionner le contact du titulaire dans le menu déroulant. Si le contact n’existe pas encore, vous pouvez le lier ultérieurement en suivant les étapes suivantes.

  • Activer Envoyer de l’argent pour marquer le compte comme Fiable. Marquer le compte comme Fiable vous permettra d’envoyer de l’argent vers ce compte, ne le faites donc que lorsque vous êtes certain que les informations sont correctement saisies et n’ont pas été fournies par une attaque de phishing.

Attaques de phishing

Une attaque de phishing est une arnaque en ligne conçue pour tromper des particuliers ou des entreprises afin de leur soutirer des informations sensibles ou de l’argent en envoyant des communications frauduleuses. Les escrocs se font passer pour des entreprises légitimes et peuvent utiliser des informations partielles pour donner de la crédibilité à leurs demandes.

Il existe plusieurs types d’attaques de phishing, notamment la fraude à la facture. Dans ce cas, l’escroc se fait passer pour un fournisseur légitime qui relance pour des factures impayées ou envoie une nouvelle facture, mais avec des informations de paiement différentes de celles habituelles et avec de fausses coordonnées.

Pour se protéger contre ces types d’attaques de phishing, rester vigilant lors de la réception de factures ou de demandes de paiement inattendues.

Important

En cas de doute, il est recommandé de contacter le fournisseur par téléphone. Appeler un numéro officiel en effectuant soi-même la recherche, car les URL, adresses e-mail et numéros de téléphone mentionnés dans la communication reçue peuvent être faux.