Documents¶
Odoo Documents vous permet de stocker, visualiser et gérer des fichiers dans Odoo.
Les dossiers et documents sont organisés en sections accessibles depuis l’arborescence à gauche. Les sections suivantes sont disponibles :
Tous : affiche tous les dossiers et fichiers auxquels l’utilisateur a accès.
Société : contient les dossiers et fichiers partagés dans toute la société. L’accès est déterminé par les droits d’accès définis pour le dossier et le fichier.
Mon espace : l’espace de travail personnel de l’utilisateur pour organiser et accéder aux fichiers et dossiers dont il est propriétaire ou qu’il a téléchargés.
Partagés avec moi : inclut les fichiers qui ont été partagés avec l’utilisateur mais ne font partie d’aucun dossier parent auquel il a accès.
Récents : affiche les fichiers récemment modifiés que l’utilisateur a l’autorisation de consulter ou de modifier.
Corbeille : stocke les fichiers et dossiers supprimés.
Cliquer sur une section dans l’arborescence pour afficher son contenu. Sélectionner un dossier pour l’ouvrir, le gérer et accéder à ses fichiers.
Cliquer sur un fichier pour l’ouvrir et effectuer les actions disponibles. Pour fermer le fichier, appuyer sur Échap ou cliquer sur l’icône (fermer). Vous pouvez également glisser-déposer un fichier ou un dossier pour le déplacer vers un autre dossier ou section.
Astuce
Utiliser la barre de recherche pour trouver rapidement des éléments spécifiques.
Le fil de discussion suit les modifications apportées aux dossiers et fichiers et permet la communication avec les utilisateurs internes et les contacts externes. Cliquer sur le bouton (Info & Étiquettes) dans le coin supérieur droit à côté de la vue pour y accéder.
Voir également
Configuration¶
Délai de suppression¶
Par défaut, les éléments déplacés dans la corbeille y restent 30 jours avant d’être définitivement supprimés. Pour ajuster ce délai, aller dans et modifier le champ Délai de suppression (jours).
Centralisation des fichiers¶
Activer la centralisation des fichiers pour une application spécifique organise automatiquement tous les fichiers associés dans des dossiers dédiés. Pour ce faire, accéder à . Par exemple, activer Ressources humaines rend les documents RH automatiquement disponibles dans le dossier RH, tandis que les documents liés à la paie sont automatiquement disponibles dans le sous-dossier Paie. Sélectionner le dossier souhaité dans la liste déroulante et sélectionner les Étiquettes à ajouter aux fichiers concernés.
Astuce
Lors de la centralisation des fichiers comptables, cliquer sur Journaux pour configurer des sous-dossiers spécifiques pour chaque journal.
Note
Modifier le dossier ou les étiquettes n’affecte pas les fichiers existants ; les modifications s’appliqueront uniquement aux fichiers nouvellement créés.
Si la centralisation des fichiers est activée pour une application, supprimer un enregistrement dans cette application déplace ses pièces jointes vers la corbeille dans l’application Documents.
Dossiers¶
Vous pouvez organiser les fichiers dans des dossiers disponibles dans les sections Société ou Mon espace.
Pour créer un dossier, sélectionner la section souhaitée dans l’arborescence, cliquer sur Nouveau et sélectionner Dossier. Dans la fenêtre contextuelle, saisir le Nom du dossier et cliquer sur Enregistrer. Pour créer un sous-dossier, sélectionner d’abord le dossier parent, puis suivre les mêmes étapes.
Note
Certains dossiers et sous-dossiers sont créés automatiquement en fonction des paramètres de centralisation des fichiers.
Pour gérer un dossier ou un sous-dossier, sélectionnez-le et cliquez sur l’icône (Actions) au-dessus de l’arborescence. Les options suivantes sont disponibles dans le menu :
Télécharger : télécharger le dossier sous forme de fichier .zip, incluant ses fichiers et sous-dossiers.
Renommer : modifier le nom du dossier.
Partager : Partager le dossier ou gérer ses droits d’accès.
Ajouter un raccourci : Cette option n’est disponible que pour les sous-dossiers et permet de créer un raccourci vers un sous-dossier.
Si vous disposez des autorisations de modification, le raccourci est créé dans le même dossier.
Si vous ne disposez pas des autorisations de modification, le raccourci apparaît dans la section Mon Drive.
Vous pouvez ensuite le glisser-déposer dans le dossier souhaité.
Ajouter une étoile : marquer un dossier comme favori pour un accès plus rapide. Ce paramètre est spécifique à l’utilisateur et n’affecte pas les espaces de travail des autres utilisateurs. Vous pouvez ensuite utiliser le filtre Favoris pour accéder rapidement à vos dossiers favoris.
Info & Étiquettes : afficher les détails du dossier et le fil de discussion.
Mettre à la corbeille : déplacer le dossier et son contenu vers la corbeille.
Actions à la sélection : définir les actions serveur disponibles (sous forme de boutons) pour les fichiers du dossier. Cliquer sur une action pour l’ajouter ou la retirer. Cliquer sur Ajouter une action personnalisée pour en créer une nouvelle.
Automatisations : créer des règles d’automatisation.
Important
La configuration d’actions personnalisées et de règles d’automatisation peut avoir un impact sur votre plan tarifaire.
Fichiers¶
Pour télécharger un fichier, sélectionner le dossier souhaité dans l’arborescence, cliquer sur Nouveau et sélectionner Télécharger.
Astuce
Sur les bases de données Odoo Online, chaque fichier téléversé ne doit pas dépasser 64 Mo.
Vous pouvez également glisser-déposer un fichier depuis votre ordinateur vers le dossier souhaité dans l’application Documents.
Liens URL¶
Pour ajouter un lien vers une URL (par exemple, une vidéo) et le rendre accessible depuis un dossier, cliquer sur Nouveau et sélectionner Lien. Saisir l”URL, ajouter un Nom et sélectionner le Dossier approprié.
Feuilles de calcul¶
Pour créer une feuille de calcul, cliquer sur Nouveau et sélectionner Feuille de calcul.
Voir également
Gérer les fichiers¶
Plusieurs boutons sont disponibles dans la barre supérieure lors de l’ouverture d’un fichier :
le menu Action, qui inclut les options décrites ci-dessous
Partager : pour partager le fichier ou gérer ses droits d’accès
Télécharger
tous les boutons définis pour le dossier
Les options suivantes sont disponibles dans le menu Action :
Dupliquer : Créer une copie du fichier.
Mettre à la corbeille : déplacer le fichier vers la corbeille.
Renommer
Infos & étiquettes : afficher les détails du fichier et le fil de discussion.
Créer un raccourci : Un raccourci est un pointeur vers un fichier, permettant d’y accéder depuis plusieurs dossiers sans dupliquer le fichier.
Si vous disposez des autorisations de modification, le raccourci est créé dans le même dossier.
Si vous ne disposez pas des autorisations de modification, le raccourci apparaît dans la section Mon Drive.
Vous pouvez ensuite le glisser-déposer dans le dossier souhaité.
Gérer les versions : afficher toutes les versions du fichier par ordre de téléversement, télécharger une version spécifique ou en téléverser une nouvelle si nécessaire.
Verrouiller : protéger le fichier contre toute modification.
Copier les liens : copier l’URL du fichier pour le partager. L’accès est contrôlé en fonction des droits d’accès du fichier.
Séparer le PDF : séparer un fichier PDF.
Astuce
Vous pouvez utiliser des alias d’e-mail spécifiques aux dossiers pour enregistrer automatiquement les fichiers envoyés à l’alias dans le dossier correspondant.
Séparer et fusionner des PDF¶
Pour diviser un PDF en pages individuelles ou en groupes de pages, ouvrir le PDF et cliquer sur Diviser le PDF dans la partie supérieure droite de l’aperçu du document. Cliquer sur l’icône (ciseaux) entre les pages pour supprimer une division si nécessaire, puis cliquer sur Diviser pour confirmer.
Pour fusionner des fichiers PDF, suivre ces étapes :
Accéder au dossier contenant les fichiers à fusionner, puis passer en vue liste et sélectionner les fichiers concernés.
Cliquer sur le bouton Action et sélectionner Fusionner les PDF.
Si nécessaire, cliquer sur Ajouter un fichier pour parcourir et sélectionner un fichier PDF depuis votre ordinateur.
Cliquer sur l’icône (ciseaux) entre les fichiers.
Cliquer sur Diviser pour les fusionner.
Note
Les PDF d’origine sont remplacés par la version fusionnée.
Astuce
Appuyer sur Maj + S pour ajouter ou supprimer toutes les divisions entre les pages.
Pour supprimer une page spécifique, sélectionner la page, puis cliquer sur Supprimer.
Demander des fichiers¶
Demander des fichiers aux utilisateurs comme rappel pour qu’ils téléversent des fichiers spécifiques. Pour ce faire, suivre ces étapes :
Cliquer sur Nouveau et sélectionner Demander.
Saisir un nom de document et sélectionner la personne à qui le demander dans le champ demander à.
Si nécessaire, définir une Date d’échéance dans, choisir le Dossier où le fichier doit être ajouté, ajouter des Étiquettes et rédiger un Message.
Cliquer sur Demander.
Un espace réservé pour le fichier manquant est créé dans le dossier sélectionné. Une fois le fichier disponible, cliquer sur l’espace réservé pour le téléverser.
Astuce
Il est également possible de demander un document depuis la liste des activités planifiées.
Pour voir la liste de tous les fichiers demandés, passer à la vue Activité de l’application Documents et aller à la colonne document demandé. Cliquer sur la date d’un fichier demandé pour afficher ses détails. Il est alors possible de :
Téléverser un fichier à l’aide du bouton (téléverser) ;
Modifier l’activité à l’aide du bouton (modifier) ;
Annuler l’activité à l’aide du bouton (annuler) ;
Envoyer un e-mail de rappel. Cliquer sur Aperçu pour prévisualiser le contenu de l’e-mail de rappel si nécessaire, puis Envoyer maintenant.
Pour envoyer un e-mail de rappel pour tous les fichiers demandés, cliquer sur l’icône (points de suspension) dans la colonne document demandé et sélectionner demande de document : rappel.
Panneau de détails¶
Pour consulter les informations et les étiquettes d’un dossier ou d’un fichier, sélectionner le dossier ou le fichier, puis cliquer sur le bouton (Infos & Étiquettes) dans le coin supérieur droit à côté des icônes de vue.
Le panneau de détails permet ce qui suit :
Modifier le dossier du fichier ou le nom du dossier.
Afficher la taille du fichier ou du dossier et le nombre d’éléments du dossier.
Modifier le Propriétaire et le Contact du fichier ou du dossier. Par défaut, la personne qui crée un fichier ou un dossier est définie comme Propriétaire et se voit accorder des droits d’accès complets. Pour le modifier, sélectionner l’utilisateur requis dans la liste déroulante. Le Contact est une personne qui dispose uniquement de droits d’accès Lecteur au fichier ou au dossier, par exemple un fournisseur existant dans la base de données.
Note
Pour consulter un fichier depuis son profil utilisateur, un utilisateur doit être défini comme Contact et disposer au minimum d’un accès Lecteur.
Alias de messagerie¶
Utiliser un alias de messagerie pour enregistrer automatiquement les fichiers envoyés à l’alias dans un dossier spécifique. Pour configurer un alias de messagerie pour un dossier, suivre ces étapes :
Sélectionner le dossier où les fichiers doivent être enregistrés.
Cliquer sur (Info & Tags) dans le coin supérieur droit à côté des icônes de vue.
Dans le panneau de détails, saisir l’alias Email souhaité et sélectionner ou créer le domaine.
Facultativement, spécifier un Activity type et un responsable pour créer une activité lorsqu’un fichier est reçu via l’alias.
Facultativement, sélectionner les étiquettes à appliquer automatiquement aux fichiers créés via l’alias.
Voir également
Partager et droits d’accès¶
Note
Vous ne pouvez partager des dossiers et des fichiers et modifier leurs droits d’accès que si vous disposez de droits de modification.
Les droits d’accès peuvent être définis sur :
dossiers : sélectionner le dossier, cliquer sur l’icône (engrenage) et sélectionner Partager.
fichiers : ouvrir le fichier et cliquer sur Partager dans la barre supérieure.
Dans la fenêtre contextuelle Partager, accorder l’accès à des utilisateurs ou contacts spécifiques en sélectionnant leur nom dans le menu déroulant ou en ajoutant leur adresse e-mail manuellement, puis sélectionner Lecteur ou Éditeur.
Astuce
Pour supprimer une autorisation ou définir une date d’expiration, placer la souris sur le contact concerné et cliquer respectivement sur le bouton (supprimer) ou (calendrier).
Pour définir l”Accès général pour les Utilisateurs internes ou Toute personne disposant du lien, sélectionner Lecteur, Éditeur ou Aucun (pour restreindre complètement l’accès). Pour Toute personne disposant du lien, vous pouvez préciser davantage si le dossier ou le fichier doit être Découvrable (accessible par navigation) ou exiger que les utilisateurs Doivent disposer du lien pour y accéder.
Note
Les utilisateurs publics Doivent disposer du lien pour accéder à un dossier ou un fichier sur le portail lors de la première connexion.
Chaque URL de dossier et de fichier inclut les droits d’accès qui ont été définis pour celui-ci. Lorsque vous partagez un dossier, la personne avec qui vous le partagez est dirigée vers un portail dédié où elle peut consulter les fichiers de ce dossier, à l’exclusion de ceux dont l’accès est restreint.
Astuce
Les utilisateurs du portail peuvent accéder aux dossiers et fichiers qu’ils sont autorisés à consulter ou modifier via le portail client en cliquant sur la carte Documents.
Numérisation de fichiers avec l’IA¶
Les fichiers disponibles dans le dossier Finance peuvent être numérisés. Sélectionner le fichier, cliquer sur Créer une facture fournisseur, Créer une facture client ou Créer une note de crédit client, puis cliquer sur Envoyer pour numérisation.
Voir également