Offboarding

Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, il est important d’avoir un plan de départ pour s’assurer que toutes les étapes nécessaires sont suivies, telles que le retour du matériel, la révocation de l’accès aux systèmes de l’entreprise, le remplissage des formulaires RH, un entretien de sortie, et plus encore. Selon l’entreprise, il peut y avoir plusieurs plans de départ différents, configurés pour des départements ou divisions spécifiques, ayant des exigences et des étapes différentes du plan de départ principal.

In addition to an offboarding plan, the employee record must be updated to reflect their departure, log the reason why they left, close any open activities associated with the employee, and provide them with any important documents.

Consulter le plan de départ

Before offboarding can begin, it is recommended to check the default offboarding plan that comes preconfigured with the Employees app. To view the current default plan, navigate to Employees app ‣ Configuration ‣ Activity Plan. Click Offboarding to view the detailed offboarding plan form.

Étapes du plan de départ

The default Offboarding plan is minimal, with two default steps (three if the Fleet app is installed). All steps are To-Do activities, and are scheduled for the day the offboarding plan is launched (0 days Before Plan Date).

• Organize knowledge transfer inside the team: The manager must ensure all knowledge the employee has relating to their job position, is either documented or shared with colleagues so there is no knowledge gap.

• Take Back Fleet: The fleet manager ensures any vehicles assigned to the employee are either unassigned (available for other employees) or the next driver is assigned. This step only appears if the Fleet app is installed.

• Récupérer le matériel RH : Le responsable doit récupérer tous les documents et le matériel requis par le département RH. Il est recommandé de vérifier avec le département RH que tout le nécessaire pour cette étape est bien complété.

Modifier le plan de départ

Le plan de départ par défaut est minimal, afin de pouvoir être modifié pour s’adapter aux besoins de départ de n’importe quelle entreprise. Chaque entreprise a des exigences différentes, il est donc nécessaire d’ajouter les étapes requises au plan de départ.

If the offboarding plan is universal, add or modify the default offboarding plan. If the offboarding plan needed is only for a specific department, then a new plan should be created, specifically for that department.

To modify the default plan, first navigate to Employees app ‣ Configuration ‣ Activity Plan, then click on Offboarding.

To modify a step, click on the step and an Open: Activities pop-up window appears. Make any desired modifications to the step, then click Save to accept the changes and close the pop-up window.

Pour ajouter une nouvelle étape, cliquer sur Ajouter une ligne en bas de la liste des activités dans l’onglet Activités à créer. Une fenêtre contextuelle vierge Créer des activités apparaît. Saisir toutes les informations dans la fenêtre contextuelle, puis cliquer sur Enregistrer & Fermer s’il n’y a pas d’autres étapes à ajouter, ou cliquer sur Enregistrer & Nouveau si d’autres étapes sont nécessaires.

Configurer toutes les étapes souhaitées pour le plan de départ.

Créer un plan de départ

Pour certaines entreprises, des plans de départ spécifiques peuvent être nécessaires pour certains départements. Dans ces cas, un nouveau plan de départ spécifique au département peut être requis.

To create a new offboarding plan, first navigate to Employees app ‣ Configuration ‣ Activity Plan. Click the New button in the upper-left corner, and a blank plan form loads.

Saisir les informations suivantes dans le formulaire :

• Plan Name: the specific name for the plan.

• Modèle : Ce champ spécifie où ce plan peut être utilisé. Dans ce cas, dans l’application Employés. Ce champ ne peut pas être modifié.

• Department: if left blank (the default setting) the plan is available for all departments. To make the plan department-specific, select a department using the drop-down menu.

Next, add the various steps for the plan by clicking Add a line at the bottom of the listed activities in the Activities To Create tab, and a blank Create Activities pop-up window appears.

Saisir les informations suivantes dans la fenêtre contextuelle :

• Activity Type: Using the drop-down menu, select the specific activity to be scheduled. The default options are Email, Call, Meeting, To-Do, or Upload Document. If the Sign app is installed, a Request Signature option is available.

• Résumé : Saisir une brève description de l’étape.

• Affectation : À l’aide du menu déroulant, sélectionner la personne chargée d’effectuer l’activité. Les options par défaut sont : Demander au lancement, Utilisateur par défaut, Coach, Responsable et Employé. Si l’application Parc automobile est installée, une option Responsable du parc automobile est disponible.

  Note

  La sélection pour le rôle Affectation est relative à l’employé. Si Coach est sélectionné, le coach de l’employé est affecté à l’activité.

  Si Utilisateur par défaut est sélectionné, un champ Assigné à apparaît. À l’aide du menu déroulant, sélectionner l’utilisateur qui sera toujours affecté à cette activité.

• Intervalle : Configurer les champs de cette ligne pour déterminer la date d’échéance de l’activité. Saisir un nombre dans le premier champ, puis, à l’aide des menus déroulants dans les deux champs suivants, configurer quand la date d’échéance doit être créée : (#) de jours, semaines ou mois, soit Avant la date du plan, soit Après la date du plan.

When the Create Activities for is completed, click Save & Close if there are no other steps to add, or click Save & New to add more steps, as needed.

Example

Une entreprise spécialisée dans les programmes artistiques périscolaires dispose de deux plans de départ distincts, un pour les enseignants travaillant sur le terrain et un pour les employés de bureau.

Le plan de départ pour les enseignants est défini pour le département Enseignants du programme artistique et inclut des tâches spécialisées relatives à ces emplois. Celles-ci comprennent s’assurer que toutes les fournitures artistiques sont cataloguées et retournées, que tous les formulaires de retour d’expérience des élèves sont remis et que tous les badges d’accès et clés pour les différents sites sont restitués.

Lancer le plan de départ

After an employee has given notice (typically two weeks) or once the company has decided to terminate the working relationship with the employee, the offboarding plan should be launched. Navigate to the Employees app and click on the departing employee profile. Click the Launch Plan button, and a blank Launch Plan pop-up window loads.

Using the drop-down menu, select the desired offboarding plan in the Plan field. Then, using the calendar selector, set a date in the Plan Date field. This is typically the day the employee gave notice, but any date can be selected.

The right-side of the Launch Plan pop-up window displays all the steps in the selected plan, grouped by what was selected in the Assignment fields for the various plan steps.

Once the Plan and Plan Date fields are configured, click the Schedule button, and Odoo schedules everything in the plan, according to their respective due dates. All scheduled activities appear in the chatter of the employee profile.

Archiver un employé

Dans Odoo, lorsqu’un employé quitte l’entreprise, il doit être archivé. Cette étape doit être effectuée après que l’employé a été entièrement accompagné dans son départ. Pour archiver un employé, accéder d’abord à l’application Employés. À partir de là, localiser l’employé qui quitte l’entreprise et cliquer sur sa fiche employé.

The employee form loads, displaying all their information. Click the (gear) icon in the top-left corner, and a drop-down menu appears. Click Archive, and an Employee Termination pop-up window appears.

Remplir les champs suivants sur le formulaire :

• Raison du départ : Sélectionner une raison du départ de l’employé dans le menu déroulant. Les options par défaut sont :

  • Licencié : Sélectionner cette option lorsqu’un employé est licencié et que l’entreprise a donné un préavis.

  • Démission : Sélectionner cette option lorsque l’employé ne souhaite plus être employé et qu’il a donné un préavis.

  • Resigned: Retired: Select this option when the employee is retiring.

  • Became Freelance: Select this option when the employee is no longer working for the company, but is becoming a freelance worker instead.

  • Mutual Agreement: Select this option when both parties have agreed to terminate their working relationship.

• Date de fin de contrat : À l’aide du sélecteur de calendrier, sélectionner le dernier jour où l’employé travaille pour l’entreprise.

• Raison détaillée : Saisir une brève description du départ de l’employé dans ce champ.

• Close Activities: Tick the checkbox next to each type of activity to close or delete any open activities associated with it. It is recommended to tick all checkboxes that are applicable. The available options are:

  • Appraisals: cancels all appraisals scheduled after the contract end date.

  • Contract: applies an end date for the current contract.

  • Company Car: removes the employee as the driver for their current company car, and assigns the next driver, if applicable.

  • Equipment: unassigns the employee from any assigned equipment.

• HR Info: Tick the checkbox next to Send Access Link to send a download link to the employee’s personal email address, containing all their personal HR files.

• Private Email: This field appears if the HR Info checkbox is ticked. If there is a private email listed on the employee profile, this field is automatically populated. If no private email address is on their record, enter the private email address for the employee.

When the form is complete, click Apply. The employee record is archived, an email with a download link to their personal documents is sent to the employee’s private email address (if selected), and a red Archived banner appears in the top-right corner of the employee form. The chatter logs the Departure Date and Departure Reason, and if an access link was emailed.

Note

While attempting to send the HR documents access link, an Invalid Operation pop-up window may appear, displaying the following error message:

Employee’s related user and private email must be set to use « Send Access Link » function: (Employee Name)

If this error appears, click Close to close the pop-up window, then tick the Send Access Link checkbox to deselect it on the Employee Termination pop-up window.

Click Apply to archive the employee and close the selected activities on the Employee Termination pop-up window, returning to the employee form.

Once the employee form, ensure the following fields are populated:

• Private Information tab: Ensure an email address is entered in the Email field.

• HR Settings tab: Ensure a Related User is selected in the corresponding field.

After the necessary information is entered, resend the HR documents access link

Send HR documents access link

If the access link was not sent when first archiving the employee on the Employee Termination form, it can be sent after the employee is archived at any point.

After an employee is archived, they are no longer visible on the main Employees app dashboard. To view the archived employees, navigate to the Employees app dashboard, and click the (down arrow) in the search bar to reveal a drop-down menu. Select Archived, towards the bottom of the Filters column, then click away from the drop-down window to close it.

Now, only archived employees appear on the dashboard. Click on the desired employee to open their employee form. On this form, click the (gear) icon in the top-left corner, then click Send HR Documents Access Link from the resulting drop-down menu. The chatter logs that the link was sent.