Dokumente¶
Mit Odoo Dokumente können Sie Dateien in Odoo speichern, anzeigen und verwalten.
Sie können jede Datei hochladen (max. 64 MB pro Datei bei Odoo Online) und sie in verschiedenen Arbeitsbereichen organisieren.
Konfiguration¶
Unter können Sie die Zentralisierung von Dateien aktivieren, die einem bestimmten Bereich Ihrer Tätigkeit zugeordnet sind. Wenn Sie z. B. HR ankreuzen, sind Ihre Personaldokumente automatisch im HR-Arbeitsbereich verfügbar, während Dokumente, die sich auf die Personalabrechnung beziehen, automatisch im Unterarbeitsbereich Personalabrechnung verfügbar sind. Sie können den Standardarbeitsbereich über das Drop-down-Menü ändern und seine Eigenschaften bearbeiten, indem Sie auf das Symbol (Interner Link) klicken.
Bemerkung
Wenn Sie die Zentralisierung Ihrer Buchhaltungsdateien und -dokumente aktivieren, müssen Sie auf Journale klicken und jedes Journal unabhängig definieren, um eine automatische Synchronisierung zu ermöglichen.
Wenn Sie einen neuen Arbeitsbereich auswählen, werden bestehende Dokumente nicht verschoben. Nur neu erstellte Dokumente sind im neuen Arbeitsbereich zu finden.
Arbeitsbereiche¶
Arbeitsbereiche sind hierarchische Ordner mit einem eigenen Satz von Stichwörtern und Aktionen. Es gibt voreingestellte Arbeitsbereiche, aber Sie können Ihre eigenen erstellen, indem Sie auf gehen und auf Neu klicken. Geben Sie auf der neuen Seite die folgenden Informationen ein:
Name
Übergeordneter Arbeitsbereich: Wenn Sie einen Unterarbeitsplatz erstellen möchten, wählen Sie einen Übergeordneten Arbeitsbereich.
Es stehen drei Reiter zur Verfügung: Stichwörter, Zugriffsrechte und Beschreibung.
Zugriffsrechte¶
Um die Zugriffsrechte für Ihren Arbeitsbereich zu verwalten, gehen Sie zum Reiter Zugriffsrechte. Sie können Schreibgruppen hinzufügen, die die Dokumente des Arbeitsbereichs anzeigen, erstellen und bearbeiten können. Sie können auch Lesegruppen hinzufügen, die die Dokumente des Arbeitsbereichs nur anzeigen können.
Tipp
Aktivieren Sie Nur eigene Dokumente, um Lesegruppen und Schreibgruppen auf die Dokumente zu beschränken, deren Eigentümer Sie sind.
Beschreibung¶
Sie können Ihrem Arbeitsbereich beschreibende Informationen hinzufügen, indem Sie auf den Reiter Beschreibung gehen.
Bemerkung
Arbeitsbereiche können auch über das Symbol (Zahnrad) im linken Bedienfeld erstellt oder bearbeitet werden.
Dokumentenmanagement¶
Wenn Sie ein Dokument auswählen oder öffnen, werden im rechten Bereich verschiedene Optionen angezeigt, darunter beispielsweise:
(Herunterladen);
(Diesen Abschnitt teilen): Eine URL wird zum Teilen in die Zwischenablage kopiert.
(Ersetzen): Wählen Sie eine neue Datei aus, um die vorhandene zu ersetzen. Scrollen Sie im rechten Bereich nach unten, um den Verlauf zu sehen und um das Dokument wiederzuherstellen, herunterzuladen oder zu löschen;
(Sperren);
(Aufteilen).
You can also Open chatter or delete the document by clicking the (Move to trash) icon.
Bemerkung
Items moved to the trash are permanently deleted after 30 days.
To modify the name of your file, click on Name. A Contact or an Owner can be assigned. The related Workspace can be modified and it is possible to access the related Journal Entry or add Tags.
Bemerkung
Der Kontakt ist die Person, die mit dem Dokument verbunden ist und nur Zugriffsrechte zum Lesen des Dokuments hat, z. B. ein bestehender Lieferant in Ihrer Datenbank.
Der Ersteller eines Dokuments wird automatisch als dessen Besitzer zugewiesen und erhält volle Zugriffsrechte auf das Dokument. Um den Besitzer eines Dokuments zu ersetzen, wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Drop-down-Liste im Feld Besitzer.
Tipp
Ein Mitarbeiter muss ein Benutzer und der Besitzer eines Dokuments sein, um es in Mein Profil anzuzeigen.
Außerdem sind unten im rechten Fenster verschiedene Aktionen <documents/workflow-actions> verfügbar, je nachdem, in welchem Arbeitsbereich Ihr Dokument gespeichert ist.
PDF-Dokumente trennen¶
Wählen Sie die PDF-Datei aus, die Sie teilen möchten, und klicken Sie auf das Symbol (Schere). In einer neuen Ansicht werden alle Seiten des Dokuments angezeigt.
Standardmäßig werden alle Seiten geteilt, wenn Sie auf Trennen klicken. Um eine Trennung zwischen zwei Seiten aufzuheben, klicken Sie auf das Symbol (Schere).
Tipp
Um Dokumente in Ihrem Dashboard zusammenzuführen, wählen Sie sie aus und klicken auf das Symbol (Schere). Klicken Sie auf die Schere zwischen den beiden Dokumenten und klicken Sie auf Trennen, um die Dokumente zusammenzuführen.
Zusätzliche Funktionen¶
Select a workspace and click the (down arrow) next to the Upload button to access additional features:
Anfrage¶
Sie können Dateien anfragen und sie als Dokumente organisieren, um Benutzer daran zu erinnern, sie herunterzuladen.
Select the workspace where the file should be stored, click the (down arrow) next to the Upload button, then Request. Add the Document Name and select the person you need it from in the Request To field. You can also fill in the Due Date In, confirm the Workspace the document should belong to, and add Tags and a Message. Then, click Request. A placeholder for the missing document is created in the workspace.
Wenn Ihr Dokument verfügbar ist, klicken Sie auf den Platzhalter, um es hochzuladen.
Sie können alle fehlenden Dokumente sehen, indem Sie die Ansicht Aktivität aufrufen und die Spalte Angefragtes Dokument aufrufen.
Tipp
In der Ansicht Aktivität können Sie eine Erinnerungsmail an Benutzer senden, von denen Sie ein Dokument erwarten. Gehen Sie zur Spalte Angefragtes Dokument und klicken Sie auf das Symbol (Ellipse) und Dokumentenanfrage: Erinnerung. Klicken Sie auf ein Datum, um die Details einer bestimmten Anfrage zu sehen. Sie können sie aktualisieren, indem Sie auf das Symbol (Stift) klicken, Vorschau den Inhalt der Erinnerungsmail ansehen oder Jetzt senden, um eine Erinnerungsmail zu versenden.
Einen Link hinzufügen¶
To add a link to your documents dashboard, click Add a Link, enter the URL, and Name it.
Per E-Mail hochladen¶
Select the Download and Upload option to enable users to upload their files to your workspace using an Email Alias. To create the email alias, enter its name in the Email Alias field. The domain name should be set by default, but you can modify it by clicking it.
The documents sent to this email alias are uploaded to the workspace using the chosen tags.
Bemerkung
Standardmäßig ist der Dokumentbesitzer die Person, die eine Datei in einen Arbeitsbereich hochlädt, aber Sie können auch einen anderen Benutzer auswählen. Sie können auch einen Kontakt festlegen, normalerweise eine externe Person, z. B. einen Partner.
Aktivieren Sie Eine neue Aktivität erstellen, um automatisch eine Aktivität zu erstellen, wenn ein Dokument hochgeladen wird. Wählen Sie den Aktivitätstyp aus der Drop-down-Liste und legen Sie das Feld Fälligkeitsdatum fest. Sie können auch eine Zusammenfassung und eine Verantwortliche Person für die Aktivität hinzufügen.
Tipp
Gehen Sie zu um Ihre Freigabelinks zu sehen und zu verwalten. Wählen Sie eine Zeile aus und klicken Sie auf Löschen, um die URL zu deaktivieren. Personen, die diesen Link erhalten haben, können dann nicht mehr auf das/die Dokument(e) oder den Arbeitsbereich zugreifen.
Neues Tabellenblatt¶
To create a new spreadsheet, click New Spreadsheet. You can select a Blank spreadsheet or an existing template.
Arbeitsablaufsaktionen¶
Arbeitsablaufsaktionen helfen bei der Verwaltung von Dokumenten und allgemeinen Geschäftsabläufen. Dies sind automatisierte Aktionen, die für jeden Arbeitsbereich erstellt und angepasst werden können. Mit einem einzigen Klick können Sie zum Beispiel Dokumente erstellen, verschieben, unterschreiben, mit Stichwörtern versehen und Rechnungen bearbeiten.
Wenn ein Dokument die festgelegten Kriterien erfüllt, werden diese Arbeitsablaufsaktionen im rechten Fenster angezeigt.
Arbeitsablaufsaktionen erstellen¶
Um eine bestehende Arbeitsablaufsaktionen zu aktualisieren oder eine neue zu erstellen, gehen Sie zu , und klicken Sie auf Neu.
Bemerkung
Eine Aktion gilt für alle untergeordneten Arbeitsbereiche unter dem zugehörigen Arbeitsbereich, den Sie ausgewählt haben.
Bedingungen festlegen¶
Define the Action Name and then set the conditions that trigger the appearance of the (play) icon on the right-side panel when selecting a file.
Es gibt drei einfache Arten von Bedingungen, die Sie festlegen können:
Stichwörter: Sie können sowohl die Bedingungen Enthält als auch Enthält nicht verwenden, d. h. die Dateien müssen oder dürfen die hier festgelegten Stichwörter nicht haben.
Kontakt: Die Dateien müssen mit dem hier eingestellten Kontakt verbunden sein.
Besitzer: Die Dateien müssen mit dem hier eingestellten Besitzer verbunden sein.
Tipp
Wenn Sie keine Bedingungen festlegen, erscheint die Aktionsschaltfläche bei allen Dateien, die sich im ausgewählten Arbeitsbereich befinden.
Erweiterter Bedingungstyp: Bereich¶
Wichtig
Es wird empfohlen, einige Kenntnisse in der Odoo-Entwicklung zu haben, um Bereichsfilter richtig zu konfigurieren.
The developer mode needs to be activated to access the Domain condition from the Actions tab. Once done, select the Domain condition type and click New Rule.
Um eine Regel zu erstellen, wählen Sie einfach ein Feld, einen Operator und einen Wert aus. Wenn Sie beispielsweise eine Arbeitsablaufsaktion zu allen PDF-Dateien in einem Arbeitsbereich hinzufügen möchten, setzen Sie das Feld auf Mime-Typ, den Operator auf enthält und den Wert des PDF.
Klicken Sie auf (Neue Regel hinzufügen) und Zweig hinzufügen, um Bedingungen und Unterbedingungen hinzuzufügen. Sie können dann angeben, ob Ihre Regel Alle oder Beliebige Bedingungen erfüllen soll. Sie können die Regel auch direkt mit dem Code-Editor bearbeiten.
Die Aktionen konfigurieren¶
Wählen Sie die Reiter Aktionen, um Ihre Aktion einzurichten. Sie können gleichzeitig:
In Arbeitsbereich verschieben: Verschieben Sie die Datei in einen beliebigen Arbeitsbereich.
Erstellen: Erstellen Sie eines der folgenden an die Datei angehängten Elemente in Ihrer Datenbank:
Link zum Datensatz: Erstellen Sie eine Verknüpfung zwischen einem Dokument und einem Datensatz eines bestimmten Modells.
Produktvorlage: Erstellen Sie ein Produkt, das Sie direkt bearbeiten können.
Aufgabe: Erstellen Sie eine Projektaufgabe, die Sie direkt bearbeiten können.
PDF-Signaturvorlage: Erstellen Sie eine neue Signaturvorlage zum Versenden.
Zu unterzeichnendes PDF: Erstellen Sie eine Signaturvorlage, um direkt zu unterzeichnen.
Bewerber: Erstellen Sie eine neue Bewerbung, die Sie direkt bearbeiten können.
Lieferantenrechnung: Erstellen Sie eine Lieferantenrechnung mithilfe von OCR und KI, um Informationen aus dem Dateiinhalt auszulesen.
Kundenrechnung: Erstellen Sie eine Rechnung mithilfe von OCR und KI, um Informationen aus der Datei auszulesen.
Lieferantengutschrift: Erstellen Sie eine Lieferantengutschrift mit OCR und KI, um Informationen aus der Datei auszulesen.
Gutschrift: Erstellen Sie eine Kundengutschrift mithilfe von OCR und KI, um Informationen aus der Datei auszulesen.
Sonstiges: Erstellen Sie einen Datensatz im Journal „Sonstiges“.
Kontoauszug: Importieren Sie einen Kontoauszug.
Einkaufsbeleg: Erstellen Sie einen Lieferantenbeleg.
Spesenabrechnung: Erstellen Sie einen neuen Speseneintrag.
Kontakt festlegen: Fügen Sie der Datei einen Kontakt hinzu oder ersetzen Sie einen bestehenden Kontakt durch einen neuen.
Besitzer festlegen: Fügen Sie der Datei einen Besitzer hinzu oder ersetzen Sie einen vorhandenen Besitzer durch einen neuen.
Stichwörter festlegen: Fügen Sie eine beliebige Anzahl Stichwörter hinzu, entfernen und ersetzen Sie sie.
Aktivitäten – Alle als erledigt markieren: markiert alle mit der Datei verbundenen Aktivitäten als erledigt.
Aktivitäten – Aktivität planen: Erstellen Sie eine neue Aktivität, die mit der in der Aktion konfigurierten Datei verknüpft ist. Sie können die Aktivität auf den Besitzer des Dokuments festlegen.
Dokumente mit KI und mit optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) digitalsieren¶
Die im Arbeitsbereich Finanzen verfügbaren Dokumente können digitalisiert werden. Wählen Sie das zu digitalisierende Dokument aus, klicken Sie auf Rechnung erstellen, Kundenrechnung erstellen oder Gutschrift erstellen, und klicken Sie dann auf Zur Digitalisierung versenden.
Siehe auch