Veranstaltungen erstellen¶
With the Events application, organizers can create and configure in-person or online events in Odoo. Each new event contains a number of options to customize specific logistics such as ticket sales, registration desk, booths, tracks, sponsors, rooms, and more.
Events can be manually created from scratch or built from preconfigured templates. Once launched, the Events app integrates with other apps for enhanced functionalities, including promoting events, selling registration tickets to attendees, and generating leads using customizable rules.
Dashboard¶
To create an event, navigate to the Events app to land on the dashboard. By default, the Events dashboard uses the (Kanban) view, which showcases all events in the database in their respective pipeline stages. Other views can be set using the buttons in the upper-right corner.
Each event card displays the name of the event, its scheduled date, location, number of expected Attendees, any scheduled activities related to the event, and the responsible event manager.
The default stages in the Kanban view are New, Booked, Announced, Ended, and Cancelled. The cards can be dragged-and-dropped into any stage in the pipeline.
Bemerkung
The Ended and Cancelled stages are folded by default and located to the right of the other stages.
To add a new stage, click the Add Stage button on the right, enter a name for the stage, then click Add.
Add a new event¶
Events can be created by going to the app, on the (Kanban), (List), or (Gantt) views. Then, click the New button in the upper-left corner of the dashboard to open up a new event form.
At the top of the event form are a series of smart buttons related to various event metrics. These auto-populate with data once attendees begin to register, when booths and sponsors sign on for the event, when the event takes place, and so on. These smart buttons can be clicked to navigate to the event’s related pages to modify any details and/or perform any desired actions.
Beneath the smart buttons is the event form, which contains various fields and clickable tabs to configure the necessary details of the event.
To start, enter some basic information about the event in the following fields:
Event Name: The title of the event. This field is required.
Date: The scheduled date or date range of the event (expressed in the local timezone). This field is auto-populated but modifiable and is required.
Display Timezone: The timezone in which the event date is displayed on the website. This field is auto-populated but modifiable and is required.
Language: The chosen language for all event communications.
Bemerkung
To the right of the entered Event Name, there is a language tooltip, represented by
an abbreviated language indicator (e.g., EN). When clicked, a Translate name
pop-up window appears, displaying various preconfigured language translation options available in
the database.
Alternatively, to populate the event form from an event template, select an option in the Template drop-down menu. To learn more, see the Veranstaltungsvorlagen documentation.
Additionally, add any corresponding tags (e.g., Online, Conference) for the event in the
Tags field. Multiple tags can be added per event.
Tipp
Tags can be displayed on events that are listed on the website by enabling the Show on Website checkbox from .
Continue by entering information such as points of contact and venue location in the following fields:
Organizer: The organizer of the event (a company, contact, or employee).
Responsible: The specific user responsible for managing the event in the database.
Company: The specific company in the database to which the event is related. This field only appears if working in a multi-company environment. This field is auto-populated but modifiable. It is required.
Website: The specific website in the database on which the event is published. If this field is left blank, the event can be published on all websites in the database. To learn more, refer to the Multiple websites documentation.
Venue: The event venue location. This field pulls information from the Contacts application. Alternatively, the information can be entered manually.
Exhibition Map: The image of the event venue map. Click the Upload your file button to upload an image of the event venue map.
To limit the number of registrations for the event, check the Limit Registrations and enter the maximum number of attendees allowed in the resulting field.
Optionally, to create event badges for attendees, fill in the following fields:
Badge Dimension: The desired paper format dimension for the badges. The options are A4 foldable, A6, or 4 per sheet.
Badge Background: The custom background image for the badges. Click the Upload your file button to upload an image.
Additional event configurations¶
After filling out the fields on the event form, move on to the four tabs at the bottom for further customization.
Reiter „Tickets“¶
In the Tickets tab of the event form, create custom registration tickets and ticket tiers for events.
To create a ticket, click Add a line in the Tickets tab. In the
Product field, either select the preconfigured Event Registration product,
or create a new one by typing in the name of the new event registration product and then selecting
either Create or Create and edit… from the resulting drop-down menu. Then,
enter a name for the ticket (e.g. Basic Ticket or VIP) in the Name field.
Wichtig
In order for an event registration product to be selectable in the Tickets tab, the event registration Product Type must be set to Service and the Create on Order field must be set to Event Registration.
Tipp
Existing event registration products can be modified directly from this field as well by clicking the (right arrow) icon located beside the event registration product. Doing so reveals that product’s form. If the Inventory application is installed, additional choices are available to customize for the product.
Als nächstes legen Sie die Kosten für die Registrierung des Tickets im Feld Preis fest.
Bemerkung
The Sales Price defined on the event registration product’s product form sets the default cost of a ticket. Modifying the Price of a ticket in the Tickets tab sets a new registration cost of the ticket for that event.
Next, enter the Sales Start and Sales End dates in their respective fields. To do that, click into the blank field to reveal a calendar pop-over. From there, select the desired date and time, then click Apply.
Legen Sie dann, falls gewünscht, ein Maximum für dieses spezielle Ticket fest, das verkauft werden kann.
The Registration column populates with the number of tickets that are sold.
To delete any tickets from the Tickets tab, click the (trash can) icon at the right in the corresponding line for the ticket that should be deleted.
Tipp
Um dem Reiter Tickets eine optionale Spalte Beschreibung hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü (Zusatzoptionen), das sich ganz rechts neben den Spaltentiteln befindet.
Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben Beschreibung aus dem erscheinenden Dropdown-Menü.
Nach dem Hinzufügen erscheint die Option, kurze Beschreibungen für jedes Veranstaltungsticket hinzuzufügen, mit denen Sie die Teilnehmer über Vergünstigungen oder Annehmlichkeiten informieren können, die mit dem Kauf bestimmter Tickets verbunden sind.
Reiter „Kommunikation“¶
In the Communication tab of an event form, create various marketing communications that can be scheduled to be sent at specific intervals leading up to and following the event.
Bemerkung
By default, Odoo provides three separate preconfigured communications on every new event form. One is an email sent after each registration to confirm the purchase with the attendee. The other two are email event reminders that are scheduled to be sent at different time intervals leading up to the event to remind the recipient of the upcoming event.
To add a communication in the Communication tab, click Add a line. Then, select the desired type of communication from the first drop-down menu on the Template field. The options are: Mail, SMS, Social Post, or WhatsApp.
Wichtig
The Social Post option only appears if the Social Marketing application is installed. The WhatsApp option only appears if the WhatsApp module is installed.
WhatsApp-Vorlagen können nicht während der aktiven Konfiguration bearbeitet werden. Eine separate Genehmigung von Meta ist erforderlich.
Then, select an existing email template from the second drop-down menu on the Template field.
Next, define the Interval and Unit from their respective drop-down fields, letting Odoo know when the communication should be sent. The Unit options are: Immediately, Hours, Days, Weeks, and Months.
Wählen Sie dann eine Option aus dem Dropdown-Menü Auslöser. Die Optionen sind: Nach jeder Registrierung, Vor der Veranstaltung und Nach der Veranstaltung.
The Sent column populates with the number of sent communications. Next to the number are different icons that appear, depending on the status of that particular communication. The Running status is represented by a (three gears) icon. The Sent status is represented by a (checkmark) icon. And, the Scheduled status is represented by an (hourglass) icon.
Any number of communications can be added in the Communication tab of an event form.
Example
Um eine Bestätigungs-E-Mail eine Stunde nach der Registrierung eines Teilnehmers für eine Veranstaltung zu senden, konfigurieren Sie die folgende Kommunikation:
Intervall:
1Einheit: Stunden
Auslöser: Nach jeder Registrierung
Bemerkung
Existing email templates can be modified directly from the Template drop-down menu, if necessary, by clicking the (Internal link) icon next to the template name. Doing so reveals a separate page where users can edit the Content, Email Configuration, and Settings of that particular email template.
Um alle E-Mail-Vorlagen anzuzeigen und zu verwalten, aktivieren Sie den Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus) und navigieren Sie zu . Ändern Sie diese mit Vorsicht, da sich E-Mail-Vorlagen auf alle Kommunikationen auswirken, in denen die Vorlage verwendet wird.
Reiter „Fragen“¶
Im Reiter Fragen eines Veranstaltungsformulars können Benutzer kurze Fragebögen erstellen, mit denen die Teilnehmer interagieren und die sie beantworten können, nachdem sie sich für die Veranstaltung angemeldet haben.
Diese Fragen können sich darauf konzentrieren, grundlegende Informationen über den Teilnehmer zu sammeln, seine Vorlieben, Erwartungen und andere Dinge dieser Art zu erfahren. Diese Informationen können auch verwendet werden, um detailliertere Berichtsmetriken zu erstellen und um spezielle Regeln für die Lead-Generierung zu erstellen.
Bemerkung
By default, Odoo provides three questions in the Questions tab for every event form. The default questions require one or more registrants to provide their Name, Email, and an optional Phone number as well.
The information gathered from the Questions tab can be found on the Attendees dashboard, accessible via the Attendees smart button. Odoo populates individual records that contain basic information about the registrants, as well as their preferences.
Um eine Frage im Reiter Fragen hinzuzufügen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster Frage erstellen. Von hier aus können Benutzer ihre Frage erstellen und konfigurieren.
Geben Sie zunächst die Frage in das Feld am oberen Rand des Formulars ein. Entscheiden Sie dann, ob eine Antwort erforderlich ist und/oder ob Odoo Einmal pro Bestellung fragen soll, indem Sie die entsprechenden Kästchen ankreuzen, falls gewünscht.
If the Ask once per order checkbox is ticked, the question will only be asked once, and its value is applied to every attendee in the order (if multiple tickets are purchased at once). If the checkbox is not ticked for this setting, Odoo presents the question for every attendee that is connected to that registration.
Wählen Sie dann eine Option für den Fragetyp aus:
Selection: Provide answer options to the question for registrants to choose from. Selectable answer options can be managed in the Answers column at the bottom of the pop-up window.
Text Input: Lets the users enter a custom response to the question in a text field.
Name: Provides registrants with a field for them to enter their name.
Email: Provides registrants with a field for them to enter their email address.
Phone: Provides registrants with a field for them to enter their phone number.
Company: Provides registrants with a field for them to enter a company they are associated with.
Wenn Sie alle erforderlichen Konfigurationen vorgenommen haben, klicken Sie entweder auf Speichern & schließen, um die Frage zu speichern und gehen Sie auf dem Veranstaltungsformular zum Reiter Fragen zurück, oder klicken Sie auf Speichern & neu, um die Frage zu speichern und sofort eine neue Frage in einem neuen Pop-up-Fenster Frage erstellen zu erstellen.
Wenn Fragen zum Reiter Fragen hinzugefügt werden, zeigen die informativen Spalten die Konfigurationen der einzelnen Fragen an.
Die informativen Spalten sind folgende:
Bezeichnung
Erforderlich
Einmal pro Bestellung
Typ
Antworten (falls zutreffend)
Bei den Typen Auswahl und Texteingabe erscheint eine Schaltfläche Statistik auf der rechten Seite der Fragezeile. Wenn Sie darauf klicken, öffnet Odoo eine separate Seite, auf der die Antwortmetriken zu dieser speziellen Frage angezeigt werden.
Um Fragen im Reiter Fragen zu löschen, klicken Sie auf das Symbol (Papierkorb) in der entsprechenden Fragenzeile.
Any number of questions can be added in the Questions tab of an event form.
Reiter „Notizen“¶
Im Reiter Notizen eines Veranstaltungsformulars können Benutzer detaillierte interne Notizen und/oder veranstaltungsbezogene Anweisungen/Informationen für die Teilnehmer hinterlassen.
Im Feld Notiz des Reiters Notizen können Benutzer interne Notizen für andere Mitarbeiter der Veranstaltung hinterlassen, wie z. B. To-Do-Listen, Kontaktinformationen, Anweisungen usw.
Im Feld Ticketanweisungen im Reiter Notizen können Benutzer spezielle Anweisungen für die Teilnehmer der Veranstaltung hinterlassen, die auf dem Ticket der Teilnehmer erscheinen.
Veranstaltungen veröffentlichen¶
Sobald alle Konfigurationen und Änderungen im Veranstaltungsformular abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, die Veranstaltung auf der Website zu veröffentlichen. Auf diese Weise wird die Veranstaltung für die Besucher der Website sichtbar und es ist möglich, sich für die Veranstaltung zu registrieren.
Um eine Veranstaltung zu veröffentlichen, nachdem alle Anpassungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Gehe zu Website am oberen Rand des Veranstaltungsformulars. Daraufhin wird die Webseite der Veranstaltung angezeigt, die Sie wie jede andere Webseite auf der Website über die Schaltfläche Bearbeiten anpassen können.
Wenn Sie mehr über die Funktionen und Optionen des Website-Designs erfahren möchten, lesen Sie die Dokumentation zu Bausteinen.
Once the event website is ready to be shared, click the red Unpublished toggle switch in the header menu, changing it to a green Published switch. At this point, the event web page is published and viewable/accessible by all website visitors.
Veranstaltungseinladungen versenden¶
Um Einladungen zu einer Veranstaltung an potenzielle Teilnehmer zu senden, navigieren Sie über zum gewünschten Veranstaltungsformular und klicken auf die gewünschte Veranstaltung. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Einladen in der oberen linken Ecke des Veranstaltungsformulars.
Daraufhin wird ein leeres E-Mail-Formular angezeigt, das Sie nach Belieben ausfüllen können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie E-Mails wie diese erstellen und anpassen können, lesen Sie die Dokumentation Eine E-Mail erstellen.
Proceed to create and customize an email message to send as an invite to potential attendees. Remember to include a link to the registration page on the event website, allowing interested recipients to register.
Tipp
Für den Versand von E-Mails aus Odoo gilt ein Tageslimit, das standardmäßig bei 200 liegt. Wenn Sie mehr über Tageslimits erfahren möchten, besuchen Sie die Dokumentation Tageslimit erreicht.