Calendrier

Odoo Calendrier est une application de planification qui permet aux utilisateurs d’intégrer le flux d’activité d’une entreprise dans une seule plateforme de gestion. En s’intégrant aux autres applications de l’écosystème Odoo, Calendrier permet aux utilisateurs de planifier et d’organiser des réunions, de planifier des événements, de planifier des évaluations d’employés, de coordonner des projets, et plus encore – le tout depuis la même plateforme.

Upon opening the Calendar app, users have an overview of their current meetings. The selected view option appears as a Day, Week, Month, or Year drop-down menu. Under the view options drop-down menu, users can also enable or disable Show weekends.

Overview of Calendar app.

Astuce

Depending on the selected view option, users can click the (left or right arrow) buttons to switch between days, weeks, etc., and switch back to the current day with the Today button.

Sync third-party calendars

Users can sync Odoo with existing Outlook and/or Google calendars, by heading to Calendar app ‣ Configuration ‣ Settings. From here, enter Client ID and Client Secret. There is also an option to pause synchronization by ticking the checkbox, or automating synchronization by keeping it blank.

Une fois les configurations souhaitées terminées, cliquer sur Enregistrer avant de continuer.

Events created in synced calendars automatically appear across the integrated platforms.

Voir également

Create activities from chatter

Créer instantanément de nouvelles réunions n’importe où dans Odoo via le chatter d’un enregistrement individuel, comme dans une carte d’opportunité CRM ou une tâche dans l’application Projets.

Depuis le chatter, cliquer sur le bouton Activités. Dans la fenêtre contextuelle Planifier une activité, sélectionner le Type d’activité souhaité, ce qui affiche un ensemble de boutons, selon l’activité.

Les activités qui impliquent d’autres plannings, comme Réunion ou Appel pour démo, sont liées à l’application Calendrier. Sélectionner l’une de ces activités pour créer un lien vers l’application Calendrier, puis cliquer sur Ouvrir le calendrier pour revenir à l’application. Il est également possible de Planifier et marquer comme terminé pour clôturer l’activité, ou de sélectionner Terminé et planifier le suivant pour garder la fenêtre Planifier une activité ouverte afin d’en créer une autre.

Voir également

Schedule activities in Odoo

Planifier un événement

To put an event on the calendar, open the Calendar app, and click into the target date. On the New Event pop-up window that appears, start by adding the event title.

Schedule an event window on Calendar app.

The target date auto-populates in the Start field. This can be changed by clicking into the date section, and selecting a date from the calendar. For multi-day events, select the end date in the second field, then click Apply.

Tick the All Day checkbox if there is no specific start or end time.

For events with specific start and stop times, ensure the All Day checkbox is unticked to enable time selection. With the All Day checkbox unticked, time selections appear in the Start field.

The signed-in user auto-populates as the first attendee. Additional Attendees can be added or created from here, as well.

Pour les réunions virtuelles, copier et coller l’URL dans l’espace prévu dans le champ URL de visioconférence. Ou cliquer sur Réunion Odoo pour créer un lien.

Next, either create the event by clicking Save & Close, or select More Options to further configure the event.

Astuce

Once the event is created, users can click into the virtual meeting directly from the calendar event to access more configuration options.

The full event form for a new calendar event.

The Description field allows users to add additional information and details about the meeting.

Click More Options to navigate to the meeting form, which provides additional configurations for the event:

  • Duration: Define the length of the meeting in hours, or toggle the All Day switch.

  • Recurrent: Tick the checkbox to create a recurring meeting. Once selected, this opens new fields:

    • Timezone: Select the timezone for which this meeting time is specified.

    • Repeat: Select the recurring period of this meeting. Depending on what type of recurrence has been selected, a subsequent field appears, in which users can indicate when the meeting should recur. For example, if Monthly is selected as the Repeat option, a new field appears, in which the user decides on what Day of Month the meeting should recur.

    • Until: Select the limited Number of repetitions this meeting should recur, the End date of when the recurrences should stop, or if the meetings should recur Forever.

  • Tags: Add tags to the event, like Customer Meeting or Internal Meeting. These can be searched and filtered in the Calendar app when organizing multiple events.

  • Rendez-vous : lier des rendez-vous existants ou nouveaux. Ceux-ci peuvent être configurés via le bouton Partager les disponibilités depuis le tableau de bord principal de Calendrier.

  • Confidentialité : basculer entre les options de visibilité pour contrôler qui peut voir l’événement.

  • Organizer: This is defaulted to the current Odoo user. Select a new one from existing users, or create and edit a new user.

  • Description : ajouter des informations ou des détails supplémentaires sur la réunion.

  • Reminders: Select notification options to send to attendees. Choose a default notification, or configure new reminders.

Coordinate with teams” availability

When scheduling an event for multiple users, on the Calendar app dashboard, tick the checkbox next to Attendees to view team members” availability. Tick (or untick) the checkbox next to listed users to show (or hide) individual calendars.

View of Attendees section on Calendar app.

Partager les disponibilités

Sur le tableau de bord principal de l’application Calendrier, cliquer sur le bouton Partager les disponibilités en haut de la page. Ensuite, cliquer et faire glisser pour sélectionner les heures et dates disponibles sur le calendrier afin de les ajouter comme options dans l’invitation.

Astuce

To remove a selected time range, hover over the availability to click the (trash) icon.

Note

Dans la fonctionnalité Partager les disponibilités, la sélection des heures n’est possible que dans les vues calendrier Jour.

Une fois la disponibilité sélectionnée, cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au rendez-vous associé.

Share availability window on Calendar app.

Plusieurs options de configuration sont disponibles sur le formulaire de rendez-vous :

Dans le champ Planification, définir une fenêtre d’heures minimale pour garantir que les rendez-vous sont confirmés un certain temps à l’avance. Par exemple, définir 01:00 pour exiger que les participants confirment au moins une heure avant l’heure de leur rendez-vous.

Dans le champ Autoriser l’annulation, définir une fenêtre d’heures maximale avant le rendez-vous pendant laquelle les participants peuvent annuler.

Le champ Disponibilité sur permet aux participants de réserver des Utilisateurs ou des Ressources, comme des salles de réunion ou des tables. Après avoir sélectionné Utilisateurs ou Ressources, saisir l’utilisateur ou la ressource souhaité dans l’espace ci-dessous.

Le champ Affichage frontal est utilisé pour choisir Pas d’image ou Afficher les images liées à l’utilisateur ou à la ressource sélectionné sur la page de rendez-vous.

Si Ressources a été sélectionné dans le champ Disponibilité sur, les utilisateurs ont la possibilité de Gérer les capacités.

Cocher la case pour limiter le nombre maximum de personnes pouvant utiliser la ressource en même temps.

Le champ Méthode d’attribution permet de définir l’ordre dans lequel les participants réservent leur heure et utilisateur/ressource :

  • Choisir Utilisateur/Ressource puis Heure

  • Sélectionner Heure puis Utilisateur/Ressource

Si Ressources a été sélectionné dans le champ Disponibilité sur, une troisième option est disponible, Sélectionner Heure puis assigner automatiquement.

Optionally, configure the following tabs:

Click the Preview button to see how the appointment link looks for attendees.

Once the configurations are finished, click the Share button to generate a link to send directly, or click Publish to publish the appointment selection on the connected Odoo website.

Schedule tab

Dans l’onglet Planning du formulaire de rendez-vous, les créneaux horaires peuvent être gérés. La date et l’heure cibles s’affichent comme premiers créneaux horaires.

Pour ajouter un nouveau créneau horaire, cliquer sur Ajouter une ligne. Cliquer dans le nouvel espace vide sous le champ De, puis sélectionner et saisir respectivement la nouvelle date et heure de début cibles. Répéter sous le nouvel espace vide sous À pour sélectionner et saisir la nouvelle date et heure de fin cibles.

Onglet Options

The Options tab provides additional configurations:

  • Website: Specify which website this meeting invitation will be published on.

  • Timezone: This defaults to the company’s timezone selected in the Settings app. To change the timezone, select the desired option from the drop-down menu.

  • Lieu : sélectionner ou créer de nouveaux lieux à partir du menu déroulant. Si ce champ est laissé vide, la réunion est considérée comme ayant lieu en ligne.

  • Lien de visioconférence : sélectionner Odoo Discussion ou Google Meet pour inclure un lien de visioconférence dans l’invitation à la réunion, ou laisser vide pour empêcher la génération d’une URL de réunion.

  • Confirmation manuelle : affiché uniquement si Ressources a été sélectionné dans le champ Disponibilité sur. Cocher la case et saisir un pourcentage maximal de la capacité totale de la ou des ressources sélectionnées pour créer une exigence de confirmation manuelle afin de finaliser la réunion.

  • Up-front Payment: Tick the checkbox to require users to pay before confirming their booking. Once this is ticked, a link appears to Configure Payment Providers, which enables online payments.

  • Limiter aux heures de travail : si Utilisateurs a été sélectionné dans le champ Disponibilité sur, cocher la case pour limiter les créneaux horaires de réunion aux heures de travail des utilisateurs.

  • Créer des opportunités : lorsque cette option est sélectionnée, chaque rendez-vous planifié crée une nouvelle opportunité CRM.

  • Rappels : ajouter ou supprimer des rappels de notification dans ce champ. Sélectionner l’espace vide pour des options supplémentaires.

  • E-mail de confirmation : cocher la case pour envoyer automatiquement un e-mail de confirmation aux participants une fois la réunion confirmée. Sélectionner parmi les modèles d’e-mail ou cliquer sur Rechercher plus…, puis Nouveau pour créer un modèle personnalisé.

  • E-mail d’annulation : cocher la case pour envoyer automatiquement un e-mail d’annulation aux participants si la réunion est annulée. Sélectionner parmi les modèles d’e-mail ou cliquer sur Rechercher plus…, puis Nouveau pour créer un modèle personnalisé.

  • Copie à : ajouter des contacts à notifier des mises à jour de la réunion dans ce champ, qu’ils assistent ou non à la réunion.

  • Autoriser les invités : cocher la case pour permettre aux participants d’inviter des personnes.

Onglet Questions

Dans l’onglet Questions, ajouter des questions auxquelles le participant devra répondre lors de la confirmation de sa réunion. Cliquer sur Ajouter une ligne pour configurer une Question. Ensuite, sélectionner un Type de question, éventuellement ajouter une réponse Indicative, et choisir s’il s’agit d’une Réponse obligatoire.

To learn how to create more comprehensive questionnaires, head to the Survey app documentation on creating and configuring data-capturing questions.

Messages tab

Dans le champ Message d’introduction de l’onglet Messages, ajouter des informations supplémentaires sur la réunion qui apparaîtront sur l’invitation.

Les informations ajoutées au champ Message supplémentaire à la confirmation apparaissent une fois la réunion confirmée.