Réception

The Odoo Frontdesk application provides a way for visitors to check in to a building or location, and alert the person they are meeting about their arrival. Additionally, they can request a pre-configured beverage to be brought to them, while they wait.

This application is ideal for businesses that do not have someone working at a reception desk, locations without a designated waiting area available to guests and visitors.

Configuration

The first item to configure with the Frontdesk application is the station, followed by any drink selections that might optionally be offered.

Guichets

In Odoo’s Frontdesk application, a Station can be thought of as any location where someone can sign in and wait for an employee. This is typically some form of waiting room, such as a lobby. Each station has a kiosk where visitors check in.

When setting up the Frontdesk application, a minimum of one station must be configured, but there is no limit to how many stations can be created and configured.

Pour créer une station, aller à application Réception ‣ Configuration ‣ Stations, et cliquer sur Nouveau. Un formulaire de réception vierge apparaît.

Saisir les informations suivantes dans le formulaire :

  • Frontdesk Name: enter a name for the specific frontdesk location. This should be short and easily identifiable, such as Reception Desk or Main Lobby. This field is required in order to create a station.

  • Responsables : sélectionner la personne (ou les personnes) qui est alertée lorsqu’un visiteur s’enregistre à cette réception. Plusieurs sélections peuvent être saisies. Ce champ est requis pour créer une station.

  • Kiosk URL: this field auto-populates once the frontdesk form is saved, with at least the Frontdesk Name and Responsibles fields filled. To save manually, click the (cloud with upward arrow) icon, located at the top of the form.

    Une fois enregistré, une URL est générée dans le champ URL du kiosque. Cette URL est un moyen d’accéder au kiosque de réception.

    Pour accéder au kiosque, cliquer sur le bouton Copier à la fin de l’URL, puis naviguer vers cette URL dans un navigateur web. Cette URL ouvre la page d’enregistrement de cette station spécifique.

    Astuce

    To add an image/photo to a frontdesk form, hover over the (camera with a “+” sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

    Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

    L’image sélectionnée pour la photo de la station apparaît comme image d’arrière-plan du kiosque de la station.

Onglet Options

  • Sélection de l’hôte : si le visiteur assiste à une réunion, cette option permet au visiteur de sélectionner l’hôte de la réunion dans une liste présentée, et de notifier cette personne. Lorsqu’elle est activée, des champs supplémentaires apparaissent, comme détaillé ci-dessous.

  • Authentifier l’invité : si des informations supplémentaires sont requises lors de l’enregistrement d’un invité, activer cette option et sélectionner lesquels des éléments suivants sont requis :

    • E-mail : sélectionner si l’adresse e-mail de l’invité est Requis, Facultatif, ou si l’information n’est pas du tout demandée (Aucun).

    • Téléphone : sélectionner si le numéro de téléphone de l’invité est Requis, Facultatif, ou si l’information n’est pas du tout demandée (Aucun).

    • Organisation : sélectionner si l’organisation de l’invité est Requis, Facultatif, ou si l’information n’est pas du tout demandée (Aucun).

  • Thème : sélectionner le mode de couleur du kiosque. Choisir soit Clair soit Sombre. La sélection Clair affiche un arrière-plan gris pâle sur le kiosque, tandis que la sélection Sombre affiche un arrière-plan gris foncé et noir.

  • Enregistrement automatique : activer cette option pour présenter un code QR d’enregistrement sur le kiosque. Le code QR permet aux invités de s’enregistrer en utilisant leur appareil mobile, au lieu d’utiliser le kiosque. Cette option est recommandée pour un kiosque occupé avec plusieurs invités s’enregistrant à tout moment.

  • Proposer des boissons : activer cette option pour proposer une boisson aux invités lors de l’enregistrement. Si cette option est activée, il est nécessaire de configurer les boissons proposées, via le lien Configurer les boissons qui apparaît lorsque l’option est activée. Une fois toutes les options de boissons configurées, sélectionner chaque boisson à proposer en utilisant le menu déroulant.

Note

Les options suivantes ne sont visibles dans l’onglet Options que si l’option Sélection de l’hôte est activée.

  • Notifier par e-mail : activer cette option pour qu’un e-mail soit envoyé à la personne que l’invité visite lors de l’enregistrement. Lorsqu’elle est activée, un champ Modèle d’e-mail apparaît en dessous, avec le Modèle d’e-mail de réception par défaut sélectionné.

    Pour modifier le modèle d’e-mail par défaut, cliquer sur le menu déroulant dans le champ Modèle d’e-mail, puis sélectionner un autre modèle d’e-mail.

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any edits to the template.

  • Notifier par SMS : activer cette option pour qu’un message SMS (texte) soit envoyé à la personne que l’invité visite lors de l’enregistrement. Lorsqu’elle est activée, un champ Modèle de SMS apparaît en dessous, avec le Modèle de SMS de réception par défaut sélectionné.

    Pour modifier le modèle SMS par défaut, cliquer sur le menu déroulant dans le champ Modèle SMS et sélectionner un autre modèle SMS.

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any desired edits to the content of the template. The SMS message may have a maximum of 242 characters, which fits in 4 SMS (UNICODE) messages.

  • Notify by Discuss: this option is enabled by default when the Host Selection option is enabled. This option opens a Discuss application message window with the person the guest is visiting upon check in.

    When enabled, a default message appears for the person the guest is visiting. The Discuss application must be installed in order for this option to work.

Note

Discussion est installée par défaut lors de la création d’une base de données Odoo et n’est pas comptabilisée dans la facturation. Tant que l’application Discussion n’est pas désinstallée intentionnellement, l’option Notifier par Discussion fonctionne.

Example

Le format de message par défaut pour l’option Notifier par Discussion est : (Station de réception) Enregistrement : (Nom de l'invité) (Numéro de téléphone de l'invité) (Organisation) pour rencontrer (Nom de l'employé).

An example of how that might appear in a Discuss message is: Main Lobby Check-In: John Doe (123-555-1234) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

Formulaire de station de réception avec toutes les informations renseignées.

Onglet message latéral

Saisir le texte souhaité pour qu’il apparaisse sur le kiosque de la station après l’enregistrement d’un invité, tel qu’un message de bienvenue ou toute instruction nécessaire. Le texte apparaît sur la page de confirmation, sur le côté droit de l’écran après qu’un invité a terminé le processus d’enregistrement.

Boissons

After a station is created, the next step is to configure the drinks to offer visitors, if desired. This step is not necessary or required for the Frontdesk application to work, and only needs to be configured if drinks are offered to guests.

Pour ajouter une option de boisson, aller à application Réception ‣ Configuration ‣ Boissons et cliquer sur Nouveau. Cela affiche un formulaire de boisson vierge à configurer.

Saisir les informations suivantes sur le formulaire de boisson :

  • Nom de la boisson : saisir le nom de l’option de boisson dans ce champ. Ce champ est obligatoire.

  • Personnes à notifier : utiliser le menu déroulant dans ce champ pour sélectionner qui est notifié lorsque la boisson est sélectionnée. Plusieurs personnes peuvent être saisies dans ce champ. Ce champ est obligatoire.

  • Séquence : saisir une valeur numérique dans ce champ pour indiquer où cette option spécifique apparaît dans la liste des options de boissons. Plus le nombre est bas, plus la boisson apparaît en haut de la liste. Par exemple, saisir le chiffre un placerait cette boisson en haut de la liste et apparaîtrait en premier dans la séquence.

Astuce

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a “+” sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

L’image sélectionnée apparaît maintenant dans le champ image et est définie comme l’image de la boisson.

Formulaire de boisson avec les informations renseignées pour un expresso.

Tableau de bord de la station

Astuce

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a “+” sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

L’image sélectionnée apparaît maintenant dans le champ image et est définie comme l’image de la boisson.

Configuration du kiosque

Configurer chaque kiosque après avoir configuré les différentes stations. Il est recommandé d’utiliser un appareil dédié pour chaque kiosque de réception, comme une tablette.

Accéder au kiosque de deux manières :

  • Navigate to the main Frontdesk application dashboard, and click the Open Desk button on the desired station card. The kiosk loads in a new browser tab.

  • Accéder à Application Frontdesk ‣ Configuration ‣ Stations, puis cliquer sur la station souhaitée. Ensuite, cliquer sur le bouton Copier à la fin de la ligne URL du kiosque, puis coller l’URL dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre du navigateur.

Important

It is recommended to log out of the database, and close the tab, after navigating to the kiosk. That way, there is no possibility of a visitor accessing the database when checking-in.

Analyse

The Frontdesk application has two reports available: Visitors and Drinks.

Pour accéder à l’un de ces rapports, aller à Application Frontdesk ‣ Rapports pour afficher un menu déroulant contenant les options : Visiteurs et Boissons.

Le rapport Visiteurs affiche le nombre de visiteurs par mois pour l’année en cours. Le rapport Boissons indique le nombre total de demandes effectuées pour chaque boisson.

Comme pour tous les rapports dans Odoo, les filtres et les groupes peuvent être modifiés pour afficher d’autres indicateurs.

Voir également