Batchbetalingen¶
Een batchbetaling is een hulpmiddel om meerdere individuele klant- of leveranciersbetalingen te groeperen in één bestand. In plaats van transacties één voor één te verwerken, kun je ze samenvoegen om een gedetailleerde stortingsbon of één elektronisch betalingsbestand te genereren. Dit vereenvoudigt bankaflettering aanzienlijk: wanneer een totaalbedrag op je bankafschrift verschijnt, gebruikt Odoo de batchreferentie om automatisch alle onderliggende betalingen in één stap te matchen en af te letteren.
Voor klantbetalingen ondersteunt de functie zowel fysieke betalingen, zoals cheques en contant geld, als elektronische overboekingen. Groepeer binnenkomende contante of chequebetalingen in batches om bankstortingsbonnen af te drukken om ervoor te zorgen dat je interne administratie overeenkomt met de totaalstorting op je bankafschrift. Voor betalingen aan leveranciers vereenvoudigen batchbetalingen elektronische overboekingen in bulk. In plaats van leveranciersfacturen handmatig te verwerken, selecteer je meerdere leveranciersfacturen en genereer je één uitgaand betalingsbestand om direct te uploaden naar je bankportaal. Omdat deze bestandsformaten verschillen per regio (bv. SEPA in Europa, NACHA in de VS, of de wereldwijde ISO 20022-standaard), raadpleeg je best de documentatie van de fiscale lokalisatie van je land om ondersteunde formaten te verifiëren.
Zie ook
Configuratie¶
Je kunt batchbetalingen inschakelen in de app Boekhouding, via . Scrol naar het gedeelte Klantbetalingen en schakel Batchbetalingen in.
Notitie
Dit schakelt zowel klant- als leveranciersbatchbetalingen in.
Tip
Controleer naargelang je behoeften of de volgende apps zijn geïnstalleerd in de app Apps:
Batch aanmaken¶
Volg deze stappen om klant- of leveranciersbatchbetalingen aan te maken en bestaande betalingen eraan toe te voegen:
Zorg ervoor dat alle betalingen die in de batch moeten worden opgenomen, zijn geregistreerd.
Open de app Boekhouding en ga naar of afhankelijk van de aard van de betaling en klik op Nieuw.
Configureer vervolgens de batchbetaling:
Batchtype: selecteer of het geld naar jouw rekening wordt overgemaakt (Inkomend) of naar de rekening van iemand anders (Uitgaand).
Bank: het bank-dagboek dat voor deze batch wordt gebruikt.
Betaalmethode: de betaalmethode die voor de betalingen van de verkoopfacturen wordt gebruikt. Alleen betalingen die overeenkomen met de geselecteerde betaalmethode worden weergegeven.
Datum: de aanmaakdatum van de batch.
Referentie: de referentie van de batch. Laat leeg om deze automatisch te genereren.
Regel toevoegen: klik hierop om de betalingen te selecteren die in de batch moeten worden opgenomen.
Zodra alle gewenste betalingen zijn opgenomen, klik je op Bevestigen om de batch te voltooien.
Je kunt ook de relevante betalingen selecteren en direct vanaf daar een batchbetaling aanmaken:
Zorg ervoor dat alle betalingen die in de batch moeten worden opgenomen, zijn geregistreerd.
Open de app Boekhouding en ga naar of en selecteer alle betalingen die in de batch moeten worden opgenomen.
Klik op Batch aanmaken, of (Acties) en selecteer Batchbetaling aanmaken.
Bekijk de geselecteerde betalingen in het formulier. Als er individuele betalingen ontbreken, klik dan op Regel toevoegen en selecteer vervolgens de ontbrekende betalingen om in de batch op te nemen.
Als je ISO 20022 gebruikt als Betaalmethode, kun je de kostendragersopties definiëren in het veld Kostendrager.
Zodra alle gewenste betalingen zijn opgenomen, klik je op Bevestigen om de batch te voltooien.
Om bestaande batchbetalingen te bekijken, ga je naar of .
Notitie
Alle betalingen in een batch moeten dezelfde betaalmethode gebruiken.
Zodra de batch is gevalideerd, kunnen er geen betalingen meer aan worden toegevoegd. Je kunt de batch indien nodig verwijderen door op (Acties) te klikken en vervolgens op (Verwijderen).
Tip
Klik op Afdrukken om een lijst van de opgenomen betalingen te downloaden.
Om betalingen op betaalmethode te filteren, klik je tijdens de aanmaak van de batchbetaling op de kolomkop Betaalmethode.
Bankaflettering¶
Zodra de banktransacties in je database zijn aangemaakt, kun je ze afletteren met de batchbetaling.
Notitie
Als een specifieke betaling niet door de bank kon worden verwerkt of ontbreekt, verwijder dan de regel die overeenkomt met die betaling met de knop (Verwijderen) voordat je het afletteren van de batchbetaling valideert.
Bankrekeningen¶
Odoo maakt onderscheid tussen Banken (de financiële instelling die de rekening uitgeeft) en Bankrekeningen (het specifieke rekeningnummer en routeringsgegevens).
Je kunt bankgegevens opslaan voor zowel je eigen bedrijf als je contacten. Odoo gebruikt deze informatie automatisch wanneer nodig, zoals bij het genereren van batchbetalingsbestanden.
Om je bedrijf te beschermen tegen phishingfraude, configureert Odoo alle nieuwe bankrekeningen standaard als ‘niet-vertrouwd’, waardoor uitgaande overschrijvingen worden tegengehouden totdat je de rekening handmatig verifieert en vertrouwt.
Zie ook
Configuratie¶
Notitie
De app Contacten kan worden geïnstalleerd vanaf het Apps-dashboard.
Om je bankgegevens te configureren, open je de app Contacten en ga je naar Configuratie. Vanaf hier kun je Banken en Bankrekeningen beheren.
Een bank aanmaken¶
Ga naar en klik op Nieuw. Vul de volgende velden in:
Naam: De naam van de bank.
Bank Identifier Code: De SWIFT- of BIC-code van de bank.
Bankadres: Voer het Land in. De velden Straat, Stad, Staat en Postcode zijn optioneel.
Telefoon en E-mail: Optionele contactgegevens.
Een bankrekening aanmaken¶
Notitie
Vereiste: Een bankrekening moet gekoppeld zijn aan een specifieke bankrecord. Zorg ervoor dat je de vereiste bank hebt aangemaakt met de bovenstaande stappen voordat je een bankrekening instelt.
Ga naar en klik op Nieuw. Voer de volgende gegevens in:
Rekeningnummer: Het unieke identificatienummer voor de bankrekening.
Bank: Selecteer de gekoppelde bank uit het vervolgkeuzemenu.
ABA/Routing: Het routingnummer van de American Bankers Association (indien van toepassing).
Naam rekeninghouder: De volledige naam van de rekeninghouder, indien anders dan de naam op het contactrecord.
Rekeninghouder: Selecteer het contact van de rekeninghouder uit het vervolgkeuzemenu. Als het contact nog niet bestaat, kun je het later koppelen door de volgende stappen te volgen.
Schakel Betalen in om de rekening te markeren als Vertrouwd. Het markeren van de rekening als Vertrouwd stelt je in staat om geld naar deze rekening te verzenden, dus doe dit alleen wanneer je zeker weet dat de informatie correct is ingevoerd en niet werd verstrekt door een phishingaanval.
Een bankrekening koppelen aan een contact¶
Als je een bestaande bankrekening aan een contact moet koppelen:
Open een app met toegang tot contacten (zoals Boekhouding of Contacten).
Selecteer een contact en open het tabblad Boekhouding.
Click the Bank accounts field and select a bank account from the drop-down menu, or if no bank account is provided, click Create….
If creating a new bank account, fill out the fields:
Rekeningnummer,
Clearing Number,
Rekeninghouder,
Naam rekeninghouder,
Bank,
Send Money: Toggle to mark the account as Trusted,
Bedrijf en Valuta (indien van toepassing).
And Save.
Phishingaanvallen¶
Een phishingaanval is een online oplichting die is ontworpen om individuen of bedrijven te misleiden zodat ze gevoelige informatie of geld prijsgeven via frauduleuze communicatie. Oplichters doen zich voor als legitieme bedrijven en kunnen gedeeltelijke informatie gebruiken om hun verzoeken geloofwaardig te maken.
Er zijn verschillende soorten phishingaanvallen, waaronder factuurfraude. In dit geval doet de oplichter zich voor als een echte leverancier die onbetaalde leveranciersfacturen opvolgt of een nieuwe factuur stuurt, maar met andere betalingsgegevens dan gebruikelijk en met valse contactgegevens.
Om jezelf te beschermen tegen dit soort phishingaanvallen, moet je waakzaam blijven wanneer je onverwachte facturen of betalingsverzoeken ontvangt.
Belangrijk
In geval van twijfel raden we aan om de leverancier telefonisch te contacteren. Zorg ervoor dat je een officieel telefoonnummer belt door zelf te zoeken, aangezien de URL’s, e-mailadressen en telefoonnummers in de communicatie die je hebt ontvangen vals kunnen zijn.