Registrar gastos

Before expenses can be reimbursed, each individual expense needs to be logged in the database. Expense records can be created in four different ways: manually enter an expense record, upload a receipt, drag and drop a receipt onto the Expenses app dashboard, or email a receipt to a preconfigured email address.

Registrar gastos de forma manual

To record a new expense, open the Expenses app, which displays the My Expenses page, by default.

Truco

This view can also be accessed at any time by navigating to Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses.

Click the New button and fill out the following fields on the blank expense form that loads:

• Description: Enter a short description for the expense. This should be concise and informative, such as Lunch with client or Hotel for trade show.

• Category: Using the drop-down menu, select the expense category that most closely corresponds to the expense.

• Total: introduzca el importe total pagado por el gasto de una de estas dos formas:

  1. Si el gasto corresponde a un solo artículo o gasto, y la categoría seleccionada correspondía a un solo artículo, escriba el coste en el campo Total (el campo Cantidad está oculto).

  2. If the expense is for multiples of the same item/expense with a fixed price, the Unit Price is displayed. Enter the number of units in the Quantity field, and the total cost is automatically updated with the correct total. The total cost appears below the Quantity.

     Example

     An employee received one dollar for each mile driven for work. The Category is [MIL] Mileage. The Unit Price is automatically populated with $1.00, which is the cost per mile configured for the expense Category [MIL] Mileage. The Quantity is set to 48, which is the number of miles driven, and the total is calculated to $48.00.

• Included Taxes: If taxes were configured on the selected expense category, the tax percentage and amount appear automatically after entering either the Total or the Quantity.

  Nota

  Al configurar un impuesto en una categoría de gasto, el valor en Impuestos incluidos se actualizará en tiempo real a medida que se actualice el total o la cantidad.

• Employee: Using the drop-down menu, select the employee associated with the expense.

• Paid By: Click the radio button to indicate who paid for the expense and should be reimbursed. Select either Employee (to reimburse) or Company. Depending on the expense category selected, this field may not appear.

• Fecha del gasto: Seleccione la fecha en la que realizó el gasto con el calendario que aparece al hacer clic en este campo.

• Account: If the selected expense Category has a specific account linked to it, that account appears in the Account field. If no account is specified, the default 600000 Expenses account populates this field. If a different account is desired, select the account the expense should be logged in.

• Customer to Reinvoice: If the expense should be paid for by a customer and the selected Category allows for reinvoicing of expenses, select the SO and customer to be invoiced for the expense using the drop-down menu. All sales orders in the drop-down menu list both the SO, as well as the company the sales order is written for. After the expense is saved, the customer name disappears, and only the SO is visible on the expense.

  Example

  A customer wishes to have an on-site meeting for the design and installation of a custom building, and agrees to pay for all expenses associated with the meeting, including travel, hotel, and meals for the traveling employees. All expenses tied to that meeting would indicate the sales order for the custom building (which also references the customer) as the Customer to Reinvoice.

• Distribución analítica: Seleccione la cuenta en la que debe registrar el gasto desde con el menú desplegable Proyectos, Departamentos o ambos. Puede usar varias cuentas para cada categoría en caso de que sea necesario. Escriba el valor porcentual junto a cada cuenta para ajustar el porcentaje.

• Company: If in a multi-company database, select the company the expense should be filed for using the drop-down menu. The current company automatically populates this field.

• Notas…: Escriba las notas necesarias para aclarar el gasto en este campo.

Adjuntar recibos

Luego de crear el registro de gasto deberá adjuntar un recibo. Haga clic en el botón Adjuntar recibo, aparecerá el explorador de archivos, allí busque el recibo que desea adjuntar y haga clic en Abrir.

El nuevo recibo se registra en el chatter y el número de recibos aparece junto al icono (clip). Si es necesario, puede adjuntar varios recibos a un registro de gasto.

Subir gastos

It is possible to have expense records created automatically by uploading a PDF receipt. To utilize this feature, a setting must be enabled, and IAP credits must be purchased.

Ajustes de digitalización

Vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Ajustes para habilitar el escaneo de recibos, seleccione la casilla junto a la opción Digitalización de gastos (OCR) y luego haga clic en Guardar. Una vez que esté habilitado aparecerán otras opciones. Haga clic en el botón de opción correspondiente para seleccionar una:

• Do not digitize: Disables receipt digitization but does not uninstall the related digitization module.

• Digitize on demand only: Only digitizes receipts when requested. A Digitize document button appears on expense records. When clicked, the receipt is scanned and the expense record is updated.

• Digitize automatically: Automatically digitizes all receipts when they are uploaded.

Beneath these options are two additional links. Click the Manage Service & Buy Credits link to view account details and settings, and purchase credits for receipt digitization. Click the View My Services link to view a list of all current services, and their remaining credit balances.

Consulte la documentación sobre compras dentro de la aplicación (IAP) para obtener más información sobre la digitalización de documentos y compras IAP.

Nota

Cuando la opción Digitalización de gastos (OCR) está habilitada, se instala el módulo necesario para poder escanear los recibos. Si deshabilita esta opción también desinstalará el módulo.

Si en algún momento desea dejar de digitalizar los recibos de forma temporal solo seleccione la opción No digitalizar. Esta opción está disponible para que no desinstale el módulo y pueda habilitar la digitalización después.

Subir recibos

Abra Gastos y en el tablero Mis Gastos haga clic en Subir. Aparecerá la ventana del explorador de archivos, busque el recibo deseado, selecciónelo y luego haga clic en Abrir.

Al escanear el recibo se crea un nuevo registro de gastos. El campo Fecha de gasto se completa con la fecha de hoy y los otros campos también con los datos escaneados, como el total.

Haga clic en la nueva entrada para abrir el formulario y hacer las modificaciones necesarias. El recibo escaneado aparece en el chatter.

Drag and drop an expense

If digitalization is enabled, drag and drop a receipt onto the Expenses app dashboard. The receipt is scanned and appears by itself on the Generate Expenses dashboard.

Click on the expense record, and modify the details as needed. After changes are made, return to the My Expenses dashboard, and the expense now appears in the list.

Gastos por correo electrónico

En lugar de crear cada gasto por separado en la aplicación Gastos puede crearlos en automático al enviar un correo a un seudónimo de correo electrónico.

Nota

Por motivos de seguridad, Odoo solo acepta los correos electrónicos autenticados de empleados al crear un gasto con un correo electrónico. Para confirmar una dirección de correo, vaya a la tarjeta del empleado en la aplicación Empleados y verifique el campo Correo de trabajo.

Para ello, primero debe configurar un seudónimo de correo electrónico. Vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Ajustes y asegúrese de que la casilla junto a Correos electrónicos entrantes esté seleccionada. El seudónimo de correo electrónico predeterminado es gasto@(dominio).com. Escriba el correo deseado en el campo situado a la derecha de Seudónimo para cambiarlo y después haga clic en Guardar.

Nota

Si debe configurar el seudónimo del dominio aparece Configure su seudónimo de dominio abajo de la casilla Correos electrónicos entrantes en lugar del campo de dirección de correo.

Consulte Nombres de dominio para conocer las instrucciones de instalación y obtener más información.

Una vez que haya configurado el seudónimo de dominio, el campo de dirección de correo electrónico aparecerá abajo de la función Correos electrónicos entrantes en la página Ajustes de la aplicación Gastos.

Luego de ingresar la dirección de correo puede enviar mensajes a ese seudónimo para crear nuevos gastos sin tener que acceder a la base de datos de Odoo.

To submit an expense via email, create a new email, and enter the product’s reference code (if available) and the amount of the expense as the subject of the email. Next, attach the receipt to the email. Odoo creates the expense by taking the information in the email subject, and combining it with the receipt.

Truco

To check an expense category’s reference code, go to Expenses app ‣ Configuration ‣ Expense Categories. Reference codes are listed in the Reference column.

To add a reference code to an expense category, click on the category to open the expense category form. Enter the reference code in the Reference field.

Example

Si envía un gasto de alimento por correo electrónico por $250.00 durante un viaje de trabajo, el asunto del correo electrónico sería COMIDA $250.00.

Explicación:

• The Reference for the expense category Meals is FOOD

• El coste del gasto es $25.00