Rapoarte de cheltuieli¶
Când cheltuielile sunt gata să fie trimise (cum ar fi, la sfârșitul unei călătorii de afaceri, sau o dată pe lună), trebuie creat un raport de cheltuieli. Deschideți tabloul de bord principal , care afișează tabloul de bord Cheltuielile Mele, implicit. Alternativ, navigați la .
Cheltuielile sunt codificate prin culori după status. Orice cheltuială cu statusul De Raportat (cheltuieli care încă trebuie adăugate la un raport de cheltuieli) este afișată cu text albastru. Toate celelalte statusuri (De Trimis, Trimis, și Aprobat) textul apare în negru.
Crearea rapoartelor de cheltuieli¶
Mai întâi, selectați fiecare cheltuială dorită pentru a fi adăugată la raport pe tabloul de bord Cheltuielile Mele, bifând caseta de selectare de lângă fiecare intrare, sau selectați rapid toate cheltuielile din listă bifând caseta de selectare de lângă titlul coloanei Data Cheltuielii, dacă este necesar.
O altă modalitate de a adăuga rapid toate cheltuielile care nu sunt într-un raport de cheltuieli, este să apăsați butonul Creează Raport, fără să selectați cheltuieli, și Odoo selectează automat toate cheltuielile cu statusul De Trimis care nu sunt deja într-un raport.
Notă
Orice cheltuială poate fi selectată din lista Cheltuielile Mele, cu excepția cheltuielilor cu statusul Aprobat.
Butonul Creează Raport este vizibil atâta timp cât există cel puțin o cheltuială în listă cu statusul fie De Raportat fie De Trimis.
Când butonul Creează Raport este apăsat, toate cheltuielile cu statusul De Trimis care nu sunt în prezent într-un alt raport de cheltuieli apar în raportul de cheltuieli nou creat.
Dacă toate cheltuielile din raportul Cheltuielile Mele sunt deja asociate cu un alt raport de cheltuieli, apare o fereastră pop-up Operațiune Invalidă, care afirmă Nu aveți cheltuieli de raportat.
Odată ce cheltuielile au fost selectate, apăsați butonul Creează Raport. Noul raport apare cu toate cheltuielile listate în tab-ul Cheltuială. Dacă există o chitanță atașată la o cheltuială individuală, o pictogramă (agrafă) apare între coloanele Client de Refacturat și Distribuție Analitică.
Când raportul este creat, intervalul de date pentru cheltuieli apare în câmpul Rezumatul Raportului de Cheltuieli, implicit. Se recomandă să editați acest câmp cu un rezumat scurt pentru fiecare raport pentru a ajuta la menținerea cheltuielilor organizate. Introduceți o descriere pentru raportul de cheltuieli, cum ar fi Călătorie Client NYC, sau Materiale de Birou pentru Prezentare, în câmpul Rezumatul Raportului de Cheltuieli.
Câmpurile Angajat, Plătit De, și Compania se completează automat cu informațiile listate pe cheltuielile individuale.
Apoi, selectați un Manager din meniul derulant pentru a atribui un manager să revizuiască raportul. Dacă este necesar, actualizați câmpul Jurnal, folosind meniul derulant.
Dacă lipsesc anumite cheltuieli din raport, acestea pot fi încă adăugate din acest formular de raport. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Adaugă o linie în partea de jos a filei Cheltuială.
Apare o fereastră pop-up Adaugă: Linii de Cheltuială, afișând toate cheltuielile disponibile (cu statusul De Trimis) care pot fi adăugate la raport.
Dacă trebuie adăugată o cheltuială nouă care nu apare în listă, faceți clic pe Nou pentru a crea o cheltuială nouă și a o adăuga la raport.
Bifați caseta de selectare de lângă fiecare cheltuială adăugată, apoi faceți clic pe Selectează.
Făcând acest lucru se elimină fereastra pop-up, iar elementele apar acum în raport.
Notă
Rapoartele de cheltuieli pot fi create în unul dintre cele trei locuri:
Navigați la panoul principal (accesibil și prin )
Navigați la
Navigați la
În oricare dintre aceste vizualizări, faceți clic pe Nou pentru a crea un nou raport de cheltuieli.
Trimiteți rapoartele de cheltuieli¶
Când un raport de cheltuieli este finalizat, următorul pas este să trimiteți raportul către un manager pentru aprobare. Pentru a vizualiza toate rapoartele de cheltuieli, navigați la . Deschideți raportul specific din lista rapoartelor de cheltuieli.
Notă
Rapoartele trebuie trimise individual și nu pot fi trimise în loturi.
Dacă lista este mare, gruparea rezultatelor după status poate fi utilă, deoarece doar rapoartele cu statusul De Trimis trebuie trimise; rapoartele cu statusul Aprobat sau Trimis nu trebuie.
Cheltuielile De Trimis sunt identificabile după statusul De Trimis și prin textul albastru, în timp ce tot celălalt text de cheltuieli apare în negru.
Notă
Statusul fiecărui raport este afișat în coloana Status. Dacă coloana Status nu este vizibilă, faceți clic pe pictograma (opțiuni suplimentare) la sfârșitul rândului și bifați caseta de selectare de lângă Status din meniul derulant rezultat.
Faceți clic pe un raport pentru a-l deschide, apoi faceți clic pe Trimiteți managerului. După transmiterea unui raport, următorul pas este să așteptați ca managerul să îl aprobe.
Important
Aprobarea cheltuielilor, contabilizarea cheltuielilor și rambursarea cheltuielilor sunt doar pentru utilizatorii cu documentația drepturilor de acces corespunzătoare.