Înregistrați cheltuielile

Before expenses can be reimbursed, each individual expense needs to be logged in the database. Expense records can be created in four different ways: manually enter an expense record, upload a receipt, drag and drop a receipt onto the Expenses app dashboard, or email a receipt to a preconfigured email address.

Introduceți manual cheltuielile

To record a new expense, open the Expenses app, which displays the My Expenses page, by default.

Sfat

This view can also be accessed at any time by navigating to Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses.

Click the New button and fill out the following fields on the blank expense form that loads:

• Description: Enter a short description for the expense. This should be concise and informative, such as Lunch with client or Hotel for trade show.

• Category: Using the drop-down menu, select the expense category that most closely corresponds to the expense.

• Total: Introduceți suma totală plătită pentru cheltuială într-unul din două moduri:

  1. Dacă cheltuiala este pentru un singur articol/cheltuială și categoria selectată a fost pentru un singur articol, introduceți costul în câmpul Total (câmpul Cantitate este ascuns).

  2. If the expense is for multiples of the same item/expense with a fixed price, the Unit Price is displayed. Enter the number of units in the Quantity field, and the total cost is automatically updated with the correct total. The total cost appears below the Quantity.

     Example

     An employee received one dollar for each mile driven for work. The Category is [MIL] Mileage. The Unit Price is automatically populated with $1.00, which is the cost per mile configured for the expense Category [MIL] Mileage. The Quantity is set to 48, which is the number of miles driven, and the total is calculated to $48.00.

• Included Taxes: If taxes were configured on the selected expense category, the tax percentage and amount appear automatically after entering either the Total or the Quantity.

  Notă

  Când o taxă este configurată pe o categorie de cheltuială, valoarea Taxe Incluse se actualizează în timp real, pe măsură ce Totalul sau Cantitatea este actualizată.

• Employee: Using the drop-down menu, select the employee associated with the expense.

• Paid By: Click the radio button to indicate who paid for the expense and should be reimbursed. Select either Employee (to reimburse) or Company. Depending on the expense category selected, this field may not appear.

• Data Cheltuielii: Folosind fereastra de calendar care apare când acest câmp este apăsat, introduceți data când cheltuiala a fost efectuată.

• Account: If the selected expense Category has a specific account linked to it, that account appears in the Account field. If no account is specified, the default 600000 Expenses account populates this field. If a different account is desired, select the account the expense should be logged in.

• Customer to Reinvoice: If the expense should be paid for by a customer and the selected Category allows for reinvoicing of expenses, select the SO and customer to be invoiced for the expense using the drop-down menu. All sales orders in the drop-down menu list both the SO, as well as the company the sales order is written for. After the expense is saved, the customer name disappears, and only the SO is visible on the expense.

  Example

  A customer wishes to have an on-site meeting for the design and installation of a custom building, and agrees to pay for all expenses associated with the meeting, including travel, hotel, and meals for the traveling employees. All expenses tied to that meeting would indicate the sales order for the custom building (which also references the customer) as the Customer to Reinvoice.

• Distribuție Analitică: Selectați contul împotriva căruia cheltuiala ar trebui înregistrată din meniul derulant pentru fie Proiecte, Departamente sau ambele. Mai multe conturi pot fi listate pentru fiecare categorie, dacă este necesar. Ajustați procentajul pentru fiecare cont analitic tastând valoarea procentajului lângă fiecare cont.

• Company: If in a multi-company database, select the company the expense should be filed for using the drop-down menu. The current company automatically populates this field.

• Note…: Dacă sunt necesare note pentru a clarifica cheltuiala, introduceți-le în câmpul de note.

Atașați chitanțele

După ce înregistrarea cheltuielii este creată, următorul pas este să atașați o chitanță. Faceți clic pe butonul Atașează Chitanța și apare un explorator de fișiere. Navigați la chitanța de atașat și faceți clic pe Deschide.

Noua chitanță este înregistrată în conversație și numărul de chitanțe apare lângă pictograma (agrafă). Mai multe chitanțe pot fi atașate la o înregistrare individuală de cheltuială, după caz.

Încărcați cheltuielile

It is possible to have expense records created automatically by uploading a PDF receipt. To utilize this feature, a setting must be enabled, and IAP credits must be purchased.

Setări de digitalizare

Pentru a activa scanarea chitanțelor, navigați la Aplicația Cheltuieli ‣ Configurare ‣ Setări și bifați caseta de selectare de lângă opțiunea Digitizarea Cheltuielilor (OCR). Apoi, faceți clic pe Salvează. Când este activată, apar opțiuni suplimentare. Faceți clic pe butonul radio corespunzător pentru a selecta una dintre următoarele opțiuni:

• Do not digitize: Disables receipt digitization but does not uninstall the related digitization module.

• Digitize on demand only: Only digitizes receipts when requested. A Digitize document button appears on expense records. When clicked, the receipt is scanned and the expense record is updated.

• Digitize automatically: Automatically digitizes all receipts when they are uploaded.

Beneath these options are two additional links. Click the Manage Service & Buy Credits link to view account details and settings, and purchase credits for receipt digitization. Click the View My Services link to view a list of all current services, and their remaining credit balances.

Pentru mai multe informații despre digitizarea documentelor și IAP-uri, consultați documentația Achiziție în aplicație (IAP).

Notă

Când opțiunea Digitizarea Cheltuielilor (OCR) este activată, este instalat un modul necesar, astfel încât chitanțele să poată fi scanate. Dezactivarea acestei opțiuni dezinstalează modulul.

Dacă, la un moment dat, există dorința de a opri temporar digitizarea chitanțelor, selectați opțiunea Nu digitiza. Motivul pentru care această opțiune este disponibilă este ca modulul să nu fie dezinstalat, permițând ca digitizarea să fie activată în viitor prin selectarea uneia dintre celelalte două opțiuni.

Încărcați chitanțele

Deschideți Aplicația Cheltuieli și din panoul Cheltuielile Mele, faceți clic pe Încarcă și apare un explorator de fișiere. Navigați la chitanța dorită, selectați-o, apoi faceți clic pe Deschide.

Chitanța este scanată și este creată o nouă înregistrare de cheltuială. Câmpul Data Cheltuielii este populat cu data de astăzi, împreună cu orice alte câmpuri bazate pe datele scanate, cum ar fi Totalul.

Faceți clic pe noua intrare pentru a deschide formularul individual de cheltuială și faceți orice modificări, dacă este necesar. Chitanța scanată apare în conversație.

Drag and drop an expense

If digitalization is enabled, drag and drop a receipt onto the Expenses app dashboard. The receipt is scanned and appears by itself on the Generate Expenses dashboard.

Click on the expense record, and modify the details as needed. After changes are made, return to the My Expenses dashboard, and the expense now appears in the list.

Cheltuieli prin email

În loc să creați individual fiecare cheltuială în aplicația Cheltuieli, cheltuielile pot fi create automat prin trimiterea unui email la un alias de email.

Notă

Din motive de securitate, doar email-urile angajaților autentificați sunt acceptate de Odoo când se creează o cheltuială dintr-un email. Pentru a confirma o adresă de email a unui angajat autentificat, mergeți la cardul angajatului în Aplicația Angajați și consultați câmpul Email de Lucru.

Pentru a face acest lucru, un alias de email trebuie mai întâi configurat. Navigați la Aplicația Cheltuieli ‣ Configurare ‣ Setări. Asigurați-vă că caseta de selectare de lângă Email-uri Primite este bifată. Aliasul de email implicit este expense@(domeniu).com. Schimbați aliasul de email introducând email-ul dorit în câmpul din dreapta lui Alias. Apoi, faceți clic pe Salvează.

Notă

Dacă aliasul de domeniu trebuie să fie configurat, Configurați aliasul de domeniu apare sub caseta de selectare Email-uri Primite, în loc de câmpul adresei de email.

Consultați documentația Nume de domeniu pentru instrucțiuni de configurare și mai multe informații.

Odată ce aliasul de domeniu este configurat, câmpul adresei de email este vizibil sub funcția Email-uri Primite pe pagina Setări din aplicația Cheltuieli.

Odată ce adresa de email a fost introdusă, email-urile pot fi trimise la acel alias pentru a crea cheltuieli noi, fără să fie nevoie să fiți în baza de date Odoo.

To submit an expense via email, create a new email, and enter the product’s reference code (if available) and the amount of the expense as the subject of the email. Next, attach the receipt to the email. Odoo creates the expense by taking the information in the email subject, and combining it with the receipt.

Sfat

To check an expense category’s reference code, go to Expenses app ‣ Configuration ‣ Expense Categories. Reference codes are listed in the Reference column.

To add a reference code to an expense category, click on the category to open the expense category form. Enter the reference code in the Reference field.

Example

Dacă trimiteți o cheltuială, prin email, pentru o masă de 25,00 $ în timpul unei călătorii de afaceri, subiectul email-ului ar fi MÂNCARE $25.00.

Explicație:

• The Reference for the expense category Meals is FOOD

• Cost pentru cheltuială este de $25.00