経費を記録する

Before expenses can be reimbursed, each individual expense needs to be logged in the database. Expense records can be created in four different ways: manually enter an expense record, upload a receipt, drag and drop a receipt onto the Expenses app dashboard, or email a receipt to a preconfigured email address.

経費を手動で入力する

To record a new expense, open the Expenses app, which displays the My Expenses page, by default.

ちなみに

This view can also be accessed at any time by navigating to Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses.

Click the New button and fill out the following fields on the blank expense form that loads:

• Description: Enter a short description for the expense. This should be concise and informative, such as Lunch with client or Hotel for trade show.

• Category: Using the drop-down menu, select the expense category that most closely corresponds to the expense.

• Total: 経費の支払総額を2つの方法のいずれかで入力して下さい:

  1. 経費が単一の項目/経費であり、選択したカテゴリが単一の項目であった場合、合計 フィールドに原価を入力します(数量 フィールドは非表示です)。

  2. If the expense is for multiples of the same item/expense with a fixed price, the Unit Price is displayed. Enter the number of units in the Quantity field, and the total cost is automatically updated with the correct total. The total cost appears below the Quantity.

     Example

     An employee received one dollar for each mile driven for work. The Category is [MIL] Mileage. The Unit Price is automatically populated with $1.00, which is the cost per mile configured for the expense Category [MIL] Mileage. The Quantity is set to 48, which is the number of miles driven, and the total is calculated to $48.00.

• Included Taxes: If taxes were configured on the selected expense category, the tax percentage and amount appear automatically after entering either the Total or the Quantity.

  注釈

  経費カテゴリに税が設定されている場合、合計 または:guilabel:数量 が更新されると、含まれる税 の値もリアルタイムで更新されます。

• Employee: Using the drop-down menu, select the employee associated with the expense.

• Paid By: Click the radio button to indicate who paid for the expense and should be reimbursed. Select either Employee (to reimburse) or Company. Depending on the expense category selected, this field may not appear.

• 経費日付: このフィールドをクリックすると表示されるカレンダポップオーバーウィンドウを使用して、経費が発生した日付を入力します。

• Account: If the selected expense Category has a specific account linked to it, that account appears in the Account field. If no account is specified, the default 600000 Expenses account populates this field. If a different account is desired, select the account the expense should be logged in.

• Customer to Reinvoice: If the expense should be paid for by a customer and the selected Category allows for reinvoicing of expenses, select the SO and customer to be invoiced for the expense using the drop-down menu. All sales orders in the drop-down menu list both the SO, as well as the company the sales order is written for. After the expense is saved, the customer name disappears, and only the SO is visible on the expense.

  Example

  A customer wishes to have an on-site meeting for the design and installation of a custom building, and agrees to pay for all expenses associated with the meeting, including travel, hotel, and meals for the traveling employees. All expenses tied to that meeting would indicate the sales order for the custom building (which also references the customer) as the Customer to Reinvoice.

• 分析分配: 経費を計上する勘定科目を、ドロップダウンメニューから選択します。 プロジェクト、部署、またはその両方から選択します。必要に応じて、各カテゴリに複数の勘定科目をリストアップできます。各分析勘定科目のパーセンテージを調整するには、各勘定科目の横にあるパーセンテージの値を入力します。

• Company: If in a multi-company database, select the company the expense should be filed for using the drop-down menu. The current company automatically populates this field.

• メモ...: 経費を明確にするためにメモが必要な場合は、メモ欄に入力して下さい。

領収書を添付する

経費記録を作成したら、次に領収書を添付します。領収書を添付 ボタンをクリックすると、ファイルエクスプローラーが表示されます。添付する領収書に移動し、開く をクリックします。

新しい領収書はチャターに記録され、領収書の数は (紙クリップ) アイコンの隣に表示されます。必要に応じて、個々の経費記録に複数の領収書を添付することができます。

経費をアップロードする

It is possible to have expense records created automatically by uploading a PDF receipt. To utilize this feature, a setting must be enabled, and IAP credits must be purchased.

デジタル化設定

領収書スキャンを有効にするには、経費アプリ ‣ 設定 ‣ 管理設定 に移動し、経費デジタル化(OCR) オプションの横にあるチェックボックスにチェックを入れます。次に、保存 をクリックします。有効にすると、追加のオプションが表示されます。対応するラジオボタンをクリックして、以下のオプションのいずれかを選択します。

• Do not digitize: Disables receipt digitization but does not uninstall the related digitization module.

• Digitize on demand only: Only digitizes receipts when requested. A Digitize document button appears on expense records. When clicked, the receipt is scanned and the expense record is updated.

• Digitize automatically: Automatically digitizes all receipts when they are uploaded.

Beneath these options are two additional links. Click the Manage Service & Buy Credits link to view account details and settings, and purchase credits for receipt digitization. Click the View My Services link to view a list of all current services, and their remaining credit balances.

ドキュメントのデジタル化および IAP の詳細については、アプリ内課金(IAP) のドキュメントを参照して下さい。

注釈

経費デジタル化(OCR) オプションを有効にすると、必要なモジュールがインストールされ、領収書をスキャンできるようになります。このオプションを無効にすると、モジュールがアンインストールされます。

もし、一時的に領収書のデジタル化を停止したい場合は、デジタル化しない オプションを選択して下さい。このオプションが利用できる理由は、モジュールがアンインストールされないようにするためであり、今後、他の2つのオプションのいずれかを選択することでデジタル化を有効にできるようにするためです。

領収書をアップロードする

経費アプリ を開き、自分の経費 ダッシュボードから アップロード をクリックすると、ファイルエクスプローラーが表示されます。目的のレシートに移動し、選択してから 開く をクリックします。

領収書がスキャンされ、新しい経費記録が作成されます。 経費日付 フィールドには、合計 などスキャンされたデータに基づくその他のフィールドとともに、本日の日付が入力されます。

新しい仕訳をクリックして個々の経費フォームを開き、必要に応じて変更を加えます。スキャンされた領収書が チャター に表示されます。

Drag and drop an expense

If digitalization is enabled, drag and drop a receipt onto the Expenses app dashboard. The receipt is scanned and appears by itself on the Generate Expenses dashboard.

Click on the expense record, and modify the details as needed. After changes are made, return to the My Expenses dashboard, and the expense now appears in the list.

経費をEメール送信する

経費 アプリで経費を個別に作成する代わりに、エイリアスにEメールを送信することで、経費を自動的に作成することができます。

注釈

セキュリティ上の理由により、Eメールから経費を作成する際、Odooが受付けるのは認証済の従業員Eメールのみです。認証済の従業員Eメールアドレスを確認するには、従業員アプリ の従業員カードに移動し、勤務先Eメール フィールドを参照して下さい。

これを行うには、まずEメールエイリアスを設定する必要があります。 経費アプリ ‣ 設定 ‣ 管理設定 に移動します。 受信メール の横にあるチェックボックスがオンになっていることを確認します。 デフォルトのEメールエイリアスは　expense@(domain).com です。 エイリアス の右側のフィールドに希望するEメールアドレスを入力して、Eメールエイリアスを変更します。 その後、保存 をクリックします。

注釈

ドメインエイリアスを設定する必要がある場合、メールアドレスフィールドの代わりに、 受信Eメール チェックボックスの下に ドメインエイリアスを設定 と表示されます。

設定方法とさらに詳しくは ドメイン名 ドキュメントを参照して下さい。

ドメインエイリアスが設定されると、経費 アプリの 管理設定 ページにある 受信メール 機能の下にEメールアドレスのフィールドが表示されます。

メールアドレスが入力されると、Odooデータベースに存在しなくても、そのエイリアスにEメールを送信して新しい経費を作成することができます。

To submit an expense via email, create a new email, and enter the product's reference code (if available) and the amount of the expense as the subject of the email. Next, attach the receipt to the email. Odoo creates the expense by taking the information in the email subject, and combining it with the receipt.

ちなみに

To check an expense category's reference code, go to Expenses app ‣ Configuration ‣ Expense Categories. Reference codes are listed in the Reference column.

To add a reference code to an expense category, click on the category to open the expense category form. Enter the reference code in the Reference field.

Example

出張中の$25の食事の経費をEメールで申請する場合、Eメールの件名は`食事 $25.00` となります。

説明:

• The Reference for the expense category Meals is FOOD

• :guilabel:支出の`経費`は`$25.00`です。