Besökare¶
I Odoo Frontdesk-applikationen definieras en besökare som en person som inte är anställd (t.ex. reparatör, arbetssökande etc.). Dessa besökare kan loggas vid ankomst och avresa av säkerhetsskäl. Detta säkerställer en korrekt lista över personer som befinner sig i lokalerna.
Besökslista¶
För att få tillgång till en fullständig lista över incheckade besökare, navigera till .
Observera
Som standard visas filtren Planned or Checked-In och Today i fältet Search….
Alla besökare presenteras i en listvy, med följande uppgifter som angavs vid incheckningen:
Name: gästens namn.
Visitor Company: det företag som gästen representerar.
Phone: gästens telefonnummer.
Drinks*: den dryck som gästen begärde.
Värd: den som gästen väntar på att få träffa.
CheckIn: datum och tid då gästen checkade in.
Checkout*: Datum och tid då gästen checkade ut. I standardvyn är endast gäster med statusen Checked-In eller Planned synliga. Gäster med utcheckningstid visas endast om filtret Today inte är aktivt.
Duration: den tid som gästen har checkat in för.
Station: platsen där gästen checkade in.
Status: the status of the guest. The options are Checked-In, Planned, Checked-Out, or Canceled.
Email*: gästens e-postadress.
* Dessa fält är inte synliga i standardlistan Visitor. De måste aktiveras med hjälp av (settings adjust)-ikonen längst upp till höger i listan.
Längst till höger om de rubricerade kolumnerna på sidan Visitors finns en obetitlad kolumn där en gästs status kan uppdateras.
När en gäst lämnar, klicka på den tillgängliga Check out -knappen för att uppdatera gästens post och logga datum och tid de lämnade.
Om en schemalagd gäst anländer och inte checkade in via Frontdesk-kiosken, kan de checkas in här genom att klicka på den tillgängliga Check in-knappen för att logga datum och tid då de anlände.
Vid sidan av den obetitlade statuskolumnen visas en Drink Served-knapp, men bara om den aktuella besökaren har begärt en drink.
När deras dryck har serverats klickar du på knappen Drink Served för att ange att drycken har levererats till gästen. När knappen har klickats försvinner den.
Om någon kolumn inte är synlig, eller om en synlig kolumn ska döljas, klickar du på ikonen (additional options) som finns i slutet av kolumnnamnslistan. Om du gör det visas en rullgardinsmeny med kolumnalternativ som kan aktiveras eller inaktiveras. En (check)-ikon indikerar att kolumnen är synlig.
Planerade besökare¶
Ange förväntad gästinformation i förväg genom att skapa en planerad gäst i Frontdesk-appen.
För att skapa en planerad gäst, navigera till , och klicka på New. Ange sedan samma information som alla andra visitor i gästformuläret som visas. De enda obligatoriska fälten är besökarens Namn och den Station som de förväntas anlända till.
Viktigt
Om en gäst är planerad i förväg måste de checkas in från listan på sidan Besökare i applikationen Frontdesk (). Om en planerad gäst checkar in via en kiosk, kommer de att checkas in separat, och deras planerade besökarpost förblir listad som Planerad.
Statusen Planned för en planerad gäst ändras endast till Checked-In när de checkas in inom programmets lista Visitors.
Om en gäst checkar in med hjälp av en kiosk, se till att alla register är aktuella och att listan över gäster som för närvarande är på plats är korrekt. Se till att checka in och/eller checka ut rätt poster, så att besökslistan korrekt återspeglar vilka som för närvarande befinner sig i lokalerna.
Se till att planerade gäster informeras om att de inte ska checka in via kiosken om de är listade som en planerad gäst i förväg.
Besökarflöde¶
Incheckning av besökare¶
När en besökare anländer till en anläggning går han eller hon till en Frontdesk-kiosk och klickar på Check in. Den information som begärs från besökaren är den som konfigurerats för den specifika Frontdesk-stationen. Om någon information krävs visas en röd asterisk (*) i fältet. Besökaren måste ange den information som krävs för att kunna checka in.
När all information har angetts trycker besökaren på knappen Check In.
Observera
Om det går tio sekunder utan att något val görs återgår kiosken till den huvudsakliga välkomstskärmen när som helst under incheckningsprocessen.
Drycker¶
Om drycker har konfigurerats för stationen laddas en skärm för registreringsbekräftelse efter att du tryckt på Check In, tillsammans med frågan: Vill du ha något att dricka?
Besökaren kan trycka på antingen Ja, tack, eller Nej, tack.
Om de väljer Yes, please, visas en skärm för val av dryck och de förkonfigurerade alternativen listas. Besökaren trycker sedan på önskat alternativ, eller om de inte vill ha något, kan de trycka på knappen Nothing, thanks längst ner på skärmen.
Om ett dryckesval gjordes visas ett Tack för att du registrerade dig! Din dryck är på väg. visas.
Aviseringar¶
När besökaren har checkat in får besökaren och eventuella andra användare som har konfigurerats för att få ett meddelande när check-in sker i kiosken ett meddelande. Notifieringen sker antingen via e-post, SMS, en Discuss-chatt eller en kombination av dessa tre alternativ.
Om besökaren begärde en drink meddelas den eller de användare som har konfigurerats som People to Notify på drinkformuläret via applikationen Discuss. Meddelandet som visas är: (Besökarens namn) checkade just in. De begärde (namn på dryck).
När drycken har levererats till gästen är den person som levererade drycken ansvarig för att markera drycken som levererad.
För att markera en dryck som levererad, navigera till , och välj önskat stationskort som visar (#) Drinks to serve.
Detta öppnar en lista över alla besökare som checkat in på den stationen och väntar på en drink. Klicka på knappen Drink Served i slutet av raden för den besökare som blev serverad. När de har markerats som att de har fått sin drink serverad försvinner besökaren från listan.
Kolla upp¶
När besökaren har avslutat sitt ärende och lämnat lokalen är det viktigt att kontrollera att han eller hon har registrerat sig korrekt.
För att checka ut besökare på rätt sätt, navigera till , och välj önskat stationskort som visar (#) Drinks to serve. Då öppnas en lista över alla besökare som för närvarande är incheckade på den stationen.
Klicka på Check out-knappen nära slutet av raden för den besökare som lämnade. När besökaren har markerats som utcheckad försvinner han eller hon från listan.
Viktigt
Besökare checkar inte ut sig själva när de går. Det är viktigt att Frontdesk-användare checkar ut besökare för korrekt registerhållning.
Ha alltid en noggrann lista över vilka som befinner sig i lokalerna vid varje given tidpunkt. Detta är viktigt av säkerhetsskäl och i händelse av en nödsituation.