Närvaro

Odoos applikation Attendances fungerar som en stämpelklocka. Anställda kan checka in och ut från arbetet med hjälp av en dedikerad enhet i kioskläge, medan användare också kan checka in och ut från arbetet direkt från databasen. Chefer kan snabbt se vilka som är tillgängliga vid varje given tidpunkt, skapa rapporter för att se allas timmar och få insikter om vilka anställda som arbetar övertid eller checkar ut från jobbet tidigare än förväntat.

Tillträdesrättigheter

Det är viktigt att förstå hur de olika åtkomsträttigheterna påverkar vilka alternativ och funktioner som användarna kan komma åt i applikationen Attendances.

Varje användare i databasen kan checka in och ut direkt från databasen, utan att behöva tillgång till Attendances-applikationen. Dessutom kan alla användare komma åt sina egna närvaroregister från sitt anställningsformulär i appen Employees.

Åtkomst till både applikationen Attendances och de olika funktionerna i applikationen bestäms av åtkomsträttigheter.

För att se vilka rättigheter en användare har, gå till :menyval:`Inställningar --> Användare & Företag: Användare" och klicka på en enskild användare. Fliken :guilabel:`Access Rights` är synlig som standard. Bläddra ner till avsnittet Human Resources för att se inställningen. För fältet Attendances finns alternativen att antingen lämna fältet tomt eller välja Administrator.

Om alternativet Administrator är valt har användaren full tillgång till hela applikationen Attendances, utan några begränsningar. De kan visa alla anställdas närvaroposter, gå in i Kiosk mMode från applikationen, komma åt alla rapporteringsmått och göra ändringar i inställningarna. Om fältet lämnas tomt har användaren inte tillgång till applikationen Attendances.

Godkännare

Det enda andra scenariot där annan information kan vara tillgänglig i applikationen Attendances är för godkännare. Om en användare inte har administrativa rättigheter för applikationen Attendances, men de är inställda som en anställds godkännare för applikationen Attendances, kan den användaren visa närvaroregistreringarna för den specifika anställda, samt göra ändringar i den anställdas närvaroregistreringar, om det behövs. Detta gäller för alla anställda för vilka användaren är listad som godkännare av Attendances-applikationen. Godkännare är vanligtvis chefer, men detta är inte ett krav.

För att se vem som godkänner närvaron för en anställd, gå till Employees application och klicka på den specifika anställde. Klicka på fliken Arbetsinformation, bläddra till avsnittet Godkännare och markera fältet Närvaro. Den valda personen kan se den anställdes närvaroregister, både i programmets Attendances instrumentpanel och i närvarorapporterna, och göra ändringar i deras register.

Konfiguration

Få konfigurationer behövs i applikationen Attendances. Hur anställda checkar in och ut, hur kioskerna fungerar och hur extratimmar beräknas ställs alla in i menyn Konfiguration. Navigera till Attendances-applikationen ‣ Konfiguration för att komma till konfigurationsmenyn.

Lägen

• Attendances from Backend: aktivera detta val för att tillåta användare att checka in och ut direkt från Odoo-databasen. Om detta inte är aktiverat måste användarna använda en kiosk för att checka in och ut från arbetet.

Extra timmar

Detta avsnitt specificerar hur mertid beräknas, inklusive när mertid räknas och vilken tid som inte loggas.

• Count of Extra Hours: aktivera denna ruta för att tillåta anställda att logga extra timmar utöver den fastställda arbetstiden (ibland kallad övertid). Om du aktiverar detta val visas även följande inställningar. Om detta inte är aktiverat visas inga andra konfigurationer.

  • Start From: det aktuella datumet anges automatiskt i detta fält. Om du vill kan du klicka på detta fält och använda kalenderväljaren för att ändra det startdatum då extra timmar loggas.

  • Toleranstid till förmån för företaget: ange den tid, i minuter, som inte räknas som övertid för en anställd. När en anställd checkar ut, och den extra tid som loggats är under de angivna minuterna, räknas den extra tiden inte som övertid för den anställde.

  • Tolerance Time In Favor Of Employee: ange den tid, i minuter, som en anställd ges, som inte påverkar deras närvaro negativt om de loggar mindre tid än sina arbetstimmar. När en anställd checkar ut och den totala tid som loggats för dagen är mindre än den angivna arbetstiden och mindre än den angivna toleransperioden, straffas de inte för sina reducerade timmar.

    Example

    Ett företag ställer in båda Tolerans-fälten till 15 minuter och arbetstiden för hela företaget ställs in från 9:00 AM till 5:00 PM.

    Om en anställd checkar in kl. 09.00 och checkar ut kl. 17.14, räknas de extra 14 minuterna inte som övertid.

    Om en anställd checkar in kl. 9.05 och checkar ut kl. 16.55, trots att han eller hon har arbetat totalt 10 minuter mindre än sin fulla arbetstid, straffas han eller hon inte för denna avvikelse.

  • Display Extra Hours: aktivera denna ruta för att visa de extra timmar som en anställd har loggat när de checkar ut i en kiosk, eller när en användare checkar ut i databasen.

Observera

Anställda kan fortfarande logga övertidstimmar även om alternativet Count of Extra Hours inte är aktiverat. Skillnaden är att när Count of Extra Hours är aktiverat, kan de extra timmarna avräknas från en godkänd ledighetsansökan.

Översikt

När du går in i applikationen Attendances visas instrumentpanelen Overview, som innehåller all in- och utcheckningsinformation för den inloggade användaren. Om användaren har specifika åtkomsträttigheter och/eller är godkännare för specifika anställda, visas även dessa ytterligare anställdas in- och utcheckningsinformation på Overview-instrumentpanelen.

Vyer

För att ändra vy från standard Gantt-diagram till en listvy, klicka på List-ikonen längst upp till höger på instrumentpanelen, under användarens foto. För att växla tillbaka till Gantt-diagrammet, klicka på Gantt-knappen, som finns bredvid List-knappen.

Standardvyn visar information för den aktuella dagen. Om du vill visa informationen för Week, Month eller Year klickar du på knappen Day för att visa en rullgardinsmeny med de andra alternativen. Välj önskad vy och instrumentpanelen uppdateras med den valda informationen. För att ändra Day, Week, Month eller Year klickar du på knapparna ← (vänsterpil) eller → (högerpil) på båda sidor av rullgardinsmenyn. Om du vill hoppa tillbaka till en vy som innehåller den aktuella dagen klickar du på knappen Today. Detta uppdaterar instrumentpanelen och visar information som innehåller den aktuella dagens information.

I vyn Day är kolumnen för den aktuella timmen gulmarkerad. Om vyn Week eller Month är markerad, är kolumnen för aktuell dag markerad. Om vyn År är markerad är den aktuella månaden markerad.

Alla poster som har fel visas i rött, vilket indikerar att de måste åtgärdas av en användare med rätt behörighet och/eller är approvers för den/de anställda som har fel.

Filter och grupper

Om du vill filtrera resultaten i översiktspanelen eller presentera olika grupper av information klickar du på knappen 🔻 (triangle drop down) till höger i fältet Search ovanför instrumentpanelen och väljer ett av de tillgängliga alternativen Filters eller Group By. Det finns flera förkonfigurerade filter och grupper att välja mellan, samt ett alternativ för att skapa anpassade sådana.

Filter

De standardfilter som kan väljas är:

• My Attendances: detta filter visar endast användarens närvarodata.

• Mitt team: detta filter visar närvarodata för användarens team.

• At Work: detta filter visar närvarodata för alla som för närvarande är incheckade.

• Errors: detta filter visar alla poster med errors som behöver åtgärdas.

• Check In: detta filter har en rullgardinsmeny för att ytterligare välja en specifik tidsperiod. Välj önskad tidsperiod från de alternativ som presenteras, en specifik månad, kvartal eller år.

• Senaste 7 dagarna: detta filter visar närvarodata för de senaste sju dagarna.

• Add Custom Filter: skapa ett anpassat filter med hjälp av popup-fönstret som visas när detta väljs.

Grupper

De standardgrupper som kan väljas är:

• Check In: denna gruppering visar en rullgardinsmeny med följande alternativ för tidsperiod: Year, Quarter, Month, Week, och Day. Välj tidsperiod för att visa all incheckningsinformation, grupperad efter den valda tidsperioden.

• Employee: denna grupp presenterar närvarodata organiserade efter anställd.

• Check Out: denna gruppering visar en rullgardinsmeny med följande alternativ för tidsperiod: Year, Quarter, Month, Week, och Day. Välj tidsperiod för att visa all utcheckningsinformation, grupperad efter den valda tidsperioden.

• Add Custom Group: detta alternativ visar en rullgardinsmeny med en mängd olika alternativ att gruppera närvarodata efter, inklusive City, Country, Mode, och IP Address.

Uppgifter om närvarologg

Odoo registrerar olika tids- och platsuppgifter när en användare checkar in och ut. De specifika uppgifter som tillhandahålls bestäms av den metod som användaren checkade in och ut.

För att se specifik information om incheckning och/eller utcheckning för en anställd, klicka på en enskild post i översiktspanelen.

En detaljerad närvarologg för användaren visas i ett popup-fönster. För att stänga den detaljerade närvarologgen, klicka på Spara & Stäng knappen i det nedre vänstra hörnet av formuläret.

Den detaljerade närvarologgen innehåller följande information:

Viktiga detaljer

• Employee: namnet på den anställde.

• Check In: datum och tid då den anställde checkade in.

• Check Out: datum och tid då den anställde checkade ut. Detta visas endast om den anställde har checkat ut.

• Arbetstimmar: den totala tid som den anställde loggat in för dagen, i formatet timme och minut (HH:MM). Detta värde beräknar alla in- och utcheckningar för dagen, om den anställde checkade in och ut flera gånger.

• Extratimmar: alla extratimmar som den anställde har registrerat utöver sin förväntade arbetstid.

Uppgifter om incheckning/utcheckning

Följande information visas för både Check In och Check Out sektionerna.

• Mode: den metod med vilken närvarouppgifterna samlades in. Systray visas om den anställde loggade in och ut direkt från databasen, Manual visas om den anställde loggade in och ut med hjälp av en närvarokiosk.

• IP Address: IP-adressen för den dator som den anställde använde för att logga in eller ut.

• Browser: den webbläsare som den anställde använde för att logga in eller ut.

• Lokalisering: den stad och det land som är kopplat till datorns IP-adress.

• GPS Coordinates: de specifika koordinaterna när användaren loggade in eller ut. Om du vill visa de specifika koordinaterna på en karta klickar du på knappen → Visa på kartor under GPS-koordinater. Detta öppnar en karta i en ny webbläsarflik, med den specifika platsen utpekad.

Fel

Poster som innehåller ett fel visas i rött på översiktspanelen. I Gantt-vyn visas posten med röd bakgrund. Om du befinner dig i List view visas postens text i rött.

Ett fel uppstår vanligtvis när en anställd har checkat in men inte checkat ut under de senaste 24 timmarna, eller när en anställd har en incheckning och utcheckningsperiod som sträcker sig över 16 timmar.

För att åtgärda felet måste närvaroposten ändras eller tas bort. Klicka på posten för att öppna ett popup-fönster med information om den aktuella posten. För att ändra Check In och/eller Check Out information, klicka på Check In eller Check Out fältet och en kalenderväljare visas. Klicka på önskat datum och använd sedan tidsväljaren under kalendern för att välja den specifika tiden för inmatningen. När informationen är korrekt klickar du på Apply.

När all information i popup-fönstret är korrekt klickar du på Spara & Stäng. När posten inte längre har något fel visas posten i grått istället för rött.

Om du vill ta bort en post klickar du på Remove i popup-fönstret istället för att göra ändringar i posten.

Rapporter

För att visa närvarorapporter, klicka på Rapportering i toppmenyn. Standardrapporten visar varje anställds närvaroinformation för de senaste 3 månaderna i ett Linjediagram.

Standardvyn är en Graph. Om du vill visa data i en pivottabell klickar du på knappen Pivottabell längst upp till höger i rapporten. Om du vill växla tillbaka till grafvyn klickar du på knappen Graph, som finns bredvid knappen Pivot Table.

För att presentera annan information, justera filter och grupper på samma sätt som i Overview instrumentpanelen.

Data kan presenteras i antingen ett Bar Chart, Line Chart, Pie Chart, Stacked diagram, eller i Descending eller Ascending ordning. Om du vill ändra vy till något av dessa diagram klickar du på motsvarande knapp ovanför det visade diagrammet.

För att ändra Mått, klicka på knappen Mått och välj önskat mått från rullgardinsmenyn.

Rapporten kan också infogas i ett kalkylblad. Klicka på knappen Insert in Spreadsheet och ett popup-fönster visas. Välj önskat kalkylblad och klicka på Confirm.

Se även

• närvaro/check_in_check_out

• närvaro/kiosks

• uppmärksamhet/hårdvara

• Checka in och ut
• Kiosks
• Hårdvara