Närvaro¶
Odoos applikation Attendances fungerar som en stämpelklocka. Anställda kan checka in och ut från arbetet med hjälp av en dedikerad enhet i kioskläge, medan användare också kan checka in och ut från arbetet direkt från databasen. Chefer kan snabbt se vilka som är tillgängliga vid varje given tidpunkt, skapa rapporter för att se allas timmar och få insikter om vilka anställda som arbetar övertid eller checkar ut från jobbet tidigare än förväntat.
Tillträdesrättigheter¶
It is important to understand how the different access rights affect what options and features users can access in the Attendances application.
Every user in the database is able to check in and out directly from the database, without needing access to the Attendances application. Additionally, all users can access their own attendance records from their employee form in the Employees app.
Access to both the Attendances application, and the various features within the application is determined by access rights.
To see what access rights a user has, navigate to the , and click on an individual user. The Access Rights tab is visible by default. Scroll down to the Human Resources section to see the setting. For the Attendances field, the options are either to leave the field blank or select Administrator.
If the Administrator option is selected, the user has full access to the entire Attendances application, with no restrictions. They can view all employee attendance records, enter Kiosk mMode from the application, access all reporting metrics, and make modifications to the settings. If left blank, the user does not have access to the Attendances application.
Godkännare¶
Det enda andra scenariot där annan information kan vara tillgänglig i applikationen Attendances är för godkännare. Om en användare inte har administrativa rättigheter för applikationen Attendances, men de är inställda som en anställds godkännare för applikationen Attendances, kan den användaren visa närvaroregistreringarna för den specifika anställda, samt göra ändringar i den anställdas närvaroregistreringar, om det behövs. Detta gäller för alla anställda för vilka användaren är listad som godkännare av Attendances-applikationen. Godkännare är vanligtvis chefer, men detta är inte ett krav.
För att se vem som godkänner närvaron för en anställd, gå till och klicka på den specifika anställde. Klicka på fliken Arbetsinformation, bläddra till avsnittet Godkännare och markera fältet Närvaro. Den valda personen kan se den anställdes närvaroregister, både i programmets Attendances instrumentpanel och i närvarorapporterna, och göra ändringar i deras register.
Konfiguration¶
Få konfigurationer behövs i applikationen Attendances. Hur anställda checkar in och ut, hur kioskerna fungerar och hur extratimmar beräknas ställs alla in i menyn Konfiguration. Navigera till för att komma till konfigurationsmenyn.
Lägen¶
Kiosk Mode: Använd rullgardinsmenyn för att välja hur en anställd ska checka in vid användning av en kiosk. Alternativen är Barcode/RFID, Barcode/RFID och manuellt val, eller Manuellt val.
Viktigt
Applikationen Barcode behöver inte installeras för att använda en av inställningarna Barcode/RFID.
Attendances from Backend: aktivera detta val för att tillåta användare att checka in och ut direkt från Odoo-databasen. Om detta inte är aktiverat måste användarna använda en kiosk för att checka in och ut från arbetet.
Inställningar för kiosker¶
Detta avsnitt behöver endast konfigureras om anställda använder kiosker för in- och utcheckning. Om kiosker inte används, påverkar ändring av något av dessa fält inte applikationen Attendances negativt.
Streckkodskälla: denna inställning visas endast om något av de två alternativen Streckkod/RFID har konfigurerats för inställningen Kioskläge. Välj hur streckkoder ska skannas i kiosken, antingen med en särskild streckkods Scanner, eller med enhetens Frontkamera, eller Bakkamera.
Employee PIN Identification: aktivera detta alternativ om anställda ska använda en unik PIN-kod för att checka in. PIN-koder konfigureras på varje enskild anställds post. Se dokumentationen Nya medarbetare för mer information om hur du ställer in PIN-koder.
Display Time: ange hur länge (i sekunder) bekräftelseskärmen för incheckning och utcheckning ska vara kvar på kiosken innan den går tillbaka till huvudskärmen för incheckning.
Attendance Kiosk Url: Odoo genererar en unik webbadress (URL) för att använda en enhet som en kiosk utan att behöva logga in i Odoo-databasen. När du konfigurerar en kioskenhet, navigera till denna unika webbadress i en webbläsare för att presentera Attendances applikationskiosk.
Viktigt
Dessa kiosk-URL:er är inte säkrade med någon typ av åtkomstkod. Alla som har URL:en kan komma åt Attendances applikationskiosk. Om URL:en av någon anledning komprometteras, t.ex. vid ett säkerhetsintrång, klicka på Generate a new Kiosk Mode URL, som finns under länken, för att generera en ny URL och uppdatera kiosken i enlighet med detta.
Extra timmar¶
Detta avsnitt specificerar hur mertid beräknas, inklusive när mertid räknas och vilken tid som inte loggas.
Count of Extra Hours: aktivera denna ruta för att tillåta anställda att logga extra timmar utöver den fastställda arbetstiden (ibland kallad övertid). Om du aktiverar detta val visas även följande inställningar. Om detta inte är aktiverat visas inga andra konfigurationer.
Start From: det aktuella datumet anges automatiskt i detta fält. Om du vill kan du klicka på detta fält och använda kalenderväljaren för att ändra det startdatum då extra timmar loggas.
Toleranstid till förmån för företaget: ange den tid, i minuter, som inte räknas som övertid för en anställd. När en anställd checkar ut, och den extra tid som loggats är under de angivna minuterna, räknas den extra tiden inte som övertid för den anställde.
Tolerance Time In Favor Of Employee: ange den tid, i minuter, som en anställd ges, som inte påverkar deras närvaro negativt om de loggar mindre tid än sina arbetstimmar. När en anställd checkar ut och den totala tid som loggats för dagen är mindre än den angivna arbetstiden och mindre än den angivna toleransperioden, straffas de inte för sina reducerade timmar.
Example
Ett företag ställer in båda Tolerans-fälten till
15minuter och arbetstiden för hela företaget ställs in från 9:00 AM till 5:00 PM.Om en anställd checkar in kl. 09.00 och checkar ut kl. 17.14, räknas de extra 14 minuterna inte som övertid.
Om en anställd checkar in kl. 9.05 och checkar ut kl. 16.55, trots att han eller hon har arbetat totalt 10 minuter mindre än sin fulla arbetstid, straffas han eller hon inte för denna avvikelse.
Display Extra Hours: aktivera denna ruta för att visa de extra timmar som en anställd har loggat när de checkar ut i en kiosk, eller när en användare checkar ut i databasen.
Observera
Anställda kan fortfarande logga övertidstimmar även om alternativet Count of Extra Hours inte är aktiverat. Skillnaden är att när Count of Extra Hours är aktiverat, kan de extra timmarna avräknas från en godkänd ledighetsansökan.
Kiosk mode¶
Vissa företag kan välja att använda en särskild enhet (en bärbar eller stationär dator, en surfplatta eller en mobiltelefon) som de anställda kan checka in och ut från. Kioskläget används för dessa scenarier.
Viktigt
Om användare checkar in och ut med antingen en bricka eller en RFID, måste en tillgänglig enhet i kioskläge vara tillgänglig för in- och utcheckning med dessa två metoder.
Kioskläget är endast tillgängligt för användare med specifika behörigheter.
Kioskläget kan aktiveras på tre olika sätt:
Navigera till applikationen Attendances och klicka på Kiosk Mode i toppmenyn. Enheten går då in i kioskläge.
Navigera till . I avsnittet Kiosk Settings klickar du på länken i fältet Attendance Kiosk Url. En ny flik öppnas i kioskläge. Vi rekommenderar att du stänger databasfliken för att hålla databasen säker.
Navigera till . I avsnittet Kiosk Settings klickar du på Copy bredvid länken under fältet Attendance Kiosk Url. Klistra in denna URL i en webbläsare på kioskenheten och navigera till den.
Som en säkerhetsåtgärd är det inte möjligt att lämna kioskläget och gå tillbaka till databasen utan att logga in igen när en enhet är i kioskläge. För att lämna kioskläget klickar du på bakåtknappen i webbläsaren. Användaren loggas då ut ur databasen och återgår till huvudskärmen för inloggning. Detta ger ett extra lager av säkerhet och förhindrar att vem som helst får tillgång till databasen.
Utmärkelse¶
För att checka in eller ut med en bricka trycker du på 📷 (kamera) Tryck för att skanna-bilden i mitten av kiosken. Skanna sedan streckkoden på brickan med den metod som konfigurerats i avsnittet kiosk settings i konfigurationsmenyn. Alternativen är en dedikerad streckkodsläsare eller kioskens främre eller bakre kamera. När streckkoden har skannats checkas den anställde in eller ut, och ett bekräftelsemeddelande visas med all information om incheckning eller utcheckning.
RFID¶
För att checka in eller ut med hjälp av en RFID-nyckelbricka skannar du helt enkelt brickan med en RFID-läsare. Efter skanningen checkas den anställde antingen in eller ut, och ett bekräftelsemeddelande visas med all information om incheckning eller utcheckning.
Manuellt¶
Användare som inte har en skanningsbar bricka eller en RFID-fob kan checka in och ut manuellt vid en kiosk. Tryck på knappen Identify Manually på kiosken, så visas en skärm med alla anställda som kan checkas in eller ut. Detta är samma vy som i applikationens Employees instrumentpanel. Tryck på personen och de checkas antingen in eller ut, och ett bekräftelsemeddelande visas.
När ett stort antal anställda visas i listan, vilket gör bläddringen ineffektiv, finns det två sätt att snabbt hitta en viss person:
Sök…: tryck på fältet Sök… och ange personens namn. När namnet skrivs in visas de matchande resultaten på skärmen.
Avdelning: för att snabbt filtrera de anställda som presenteras, tryck på en avdelning för att endast visa de anställda som är en del av den avdelningen. Avdelningar listas på vänster sida av skärmen, och siffran i slutet av varje avdelning anger hur många anställda som ingår i avdelningen, och visas när den väljs.
PIN-KOD¶
Om alternativet Employee PIN Identification aktiverades i kiosk settings i konfigurationsmenyn, uppmanas den anställde att ange en PIN-kod vid manuell incheckning eller utcheckning.
När den anställde har valts visas en nummerplatta med ett meddelande. När du checkar in, (Anställd) Välkommen! Ange din PIN-kod för att checka in visas ovanför siffrorna. Vid utcheckning visas (Anställd) Vill du checka ut? Ange din PIN-kod för att checka ut visas ovanför siffrorna.
Knappa in PIN-koden med hjälp av nummerplattan och tryck sedan på OK när du är klar. Den anställde checkas sedan in eller ut, och ett bekräftelsemeddelande visas.
Bekräftelse av meddelande¶
När en anställd checkar in eller ut visas ett bekräftelsemeddelande med all information om incheckning eller utcheckning. Vid incheckning visas ett välkomstmeddelande samt datum och tid för incheckning. Ett Timmar tidigare idag: HH:MM visas också och visar eventuell tid som redan loggats för den anställde för dagen. Om ingen tid redan har loggats visas värdet 00:00. Under meddelandet finns en OK-knapp. Om du vill lämna skärmen före den förinställda tiden i kiosken trycker du på knappen OK.
När du checkar ut visar skärmen ett avskedsmeddelande med datum och tid för utcheckningen och det totala antalet timmar som loggats för dagen. Under meddelandet finns en Goodbye-knapp. För att avsluta skärmen före den förinställda tiden trycker du på Goodbye-knappen.
Översikt¶
När du går in i applikationen Attendances visas instrumentpanelen Overview, som innehåller all in- och utcheckningsinformation för den inloggade användaren. Om användaren har specifika åtkomsträttigheter och/eller är godkännare för specifika anställda, visas även dessa ytterligare anställdas in- och utcheckningsinformation på Overview-instrumentpanelen.
Vyer¶
För att ändra vy från standard Gantt-diagram till en listvy, klicka på List-ikonen längst upp till höger på instrumentpanelen, under användarens foto. För att växla tillbaka till Gantt-diagrammet, klicka på Gantt-knappen, som finns bredvid List-knappen.
Standardvyn visar information för den aktuella dagen. Om du vill visa informationen för Week, Month eller Year klickar du på knappen Day för att visa en rullgardinsmeny med de andra alternativen. Välj önskad vy och instrumentpanelen uppdateras med den valda informationen. För att ändra Day, Week, Month eller Year klickar du på knapparna ← (vänsterpil) eller → (högerpil) på båda sidor av rullgardinsmenyn. Om du vill hoppa tillbaka till en vy som innehåller den aktuella dagen klickar du på knappen Today. Detta uppdaterar instrumentpanelen och visar information som innehåller den aktuella dagens information.
I vyn Day är kolumnen för den aktuella timmen gulmarkerad. Om vyn Week eller Month är markerad, är kolumnen för aktuell dag markerad. Om vyn År är markerad är den aktuella månaden markerad.
Alla poster som har fel visas i rött, vilket indikerar att de måste åtgärdas av en användare med rätt behörighet och/eller är approvers för den/de anställda som har fel.
Filter och grupper¶
Om du vill filtrera resultaten i översiktspanelen eller presentera olika grupper av information klickar du på knappen 🔻 (triangle drop down) till höger i fältet Search ovanför instrumentpanelen och väljer ett av de tillgängliga alternativen Filters eller Group By. Det finns flera förkonfigurerade filter och grupper att välja mellan, samt ett alternativ för att skapa anpassade sådana.
Filter¶
De standardfilter som kan väljas är:
My Attendances: detta filter visar endast användarens närvarodata.
Mitt team: detta filter visar närvarodata för användarens team.
At Work: detta filter visar närvarodata för alla som för närvarande är incheckade.
Errors: detta filter visar alla poster med errors som behöver åtgärdas.
Check In: detta filter har en rullgardinsmeny för att ytterligare välja en specifik tidsperiod. Välj önskad tidsperiod från de alternativ som presenteras, en specifik månad, kvartal eller år.
Senaste 7 dagarna: detta filter visar närvarodata för de senaste sju dagarna.
Add Custom Filter: skapa ett anpassat filter med hjälp av popup-fönstret som visas när detta väljs.
Grupper¶
De standardgrupper som kan väljas är:
Check In: denna gruppering visar en rullgardinsmeny med följande alternativ för tidsperiod: Year, Quarter, Month, Week, och Day. Välj tidsperiod för att visa all incheckningsinformation, grupperad efter den valda tidsperioden.
Employee: denna grupp presenterar närvarodata organiserade efter anställd.
Check Out: denna gruppering visar en rullgardinsmeny med följande alternativ för tidsperiod: Year, Quarter, Month, Week, och Day. Välj tidsperiod för att visa all utcheckningsinformation, grupperad efter den valda tidsperioden.
Add Custom Group: detta alternativ visar en rullgardinsmeny med en mängd olika alternativ att gruppera närvarodata efter, inklusive City, Country, Mode, och IP Address.
Uppgifter om närvarologg¶
Odoo registrerar olika tids- och platsuppgifter när en användare checkar in och ut. De specifika uppgifter som tillhandahålls bestäms av den metod som användaren checkade in och ut.
För att se specifik information om incheckning och/eller utcheckning för en anställd, klicka på en enskild post i översiktspanelen.
En detaljerad närvarologg för användaren visas i ett popup-fönster. För att stänga den detaljerade närvarologgen, klicka på Spara & Stäng knappen i det nedre vänstra hörnet av formuläret.
Den detaljerade närvarologgen innehåller följande information:
Viktiga detaljer¶
Employee: namnet på den anställde.
Check In: datum och tid då den anställde checkade in.
Check Out: datum och tid då den anställde checkade ut. Detta visas endast om den anställde har checkat ut.
Arbetstimmar: den totala tid som den anställde loggat in för dagen, i formatet timme och minut (HH:MM). Detta värde beräknar alla in- och utcheckningar för dagen, om den anställde checkade in och ut flera gånger.
Extratimmar: alla extratimmar som den anställde har registrerat utöver sin förväntade arbetstid.
Uppgifter om incheckning/utcheckning¶
Följande information visas för både Check In och Check Out sektionerna.
Mode: den metod med vilken närvarouppgifterna samlades in. Systray visas om den anställde loggade in och ut direkt från databasen, Manual visas om den anställde loggade in och ut med hjälp av en närvarokiosk.
IP Address: IP-adressen för den dator som den anställde använde för att logga in eller ut.
Browser: den webbläsare som den anställde använde för att logga in eller ut.
Lokalisering: den stad och det land som är kopplat till datorns IP-adress.
GPS Coordinates: de specifika koordinaterna när användaren loggade in eller ut. Om du vill visa de specifika koordinaterna på en karta klickar du på knappen → Visa på kartor under GPS-koordinater. Detta öppnar en karta i en ny webbläsarflik, med den specifika platsen utpekad.
Fel¶
Poster som innehåller ett fel visas i rött på översiktspanelen. I Gantt-vyn visas posten med röd bakgrund. Om du befinner dig i List view visas postens text i rött.
Ett fel uppstår vanligtvis när en anställd har checkat in men inte checkat ut under de senaste 24 timmarna, eller när en anställd har en incheckning och utcheckningsperiod som sträcker sig över 16 timmar.
För att åtgärda felet måste närvaroposten ändras eller tas bort. Klicka på posten för att öppna ett popup-fönster med information om den aktuella posten. För att ändra Check In och/eller Check Out information, klicka på Check In eller Check Out fältet och en kalenderväljare visas. Klicka på önskat datum och använd sedan tidsväljaren under kalendern för att välja den specifika tiden för inmatningen. När informationen är korrekt klickar du på Apply.
När all information i popup-fönstret är korrekt klickar du på Spara & Stäng. När posten inte längre har något fel visas posten i grått istället för rött.
Om du vill ta bort en post klickar du på Remove i popup-fönstret istället för att göra ändringar i posten.
Rapporter¶
För att visa närvarorapporter, klicka på Rapportering i toppmenyn. Standardrapporten visar varje anställds närvaroinformation för de senaste 3 månaderna i ett Linjediagram.
Standardvyn är en Graph. Om du vill visa data i en pivottabell klickar du på knappen Pivottabell längst upp till höger i rapporten. Om du vill växla tillbaka till grafvyn klickar du på knappen Graph, som finns bredvid knappen Pivot Table.
För att presentera annan information, justera filter och grupper på samma sätt som i Overview instrumentpanelen.
Data kan presenteras i antingen ett Bar Chart, Line Chart, Pie Chart, Stacked diagram, eller i Descending eller Ascending ordning. Om du vill ändra vy till något av dessa diagram klickar du på motsvarande knapp ovanför det visade diagrammet.
För att ändra Mått, klicka på knappen Mått och välj önskat mått från rullgardinsmenyn.
Rapporten kan också infogas i ett kalkylblad. Klicka på knappen Insert in Spreadsheet och ett popup-fönster visas. Välj önskat kalkylblad och klicka på Confirm.
Se även