Utläggsrapporter

När utgifterna är redo att skickas in (t.ex. i slutet av en affärsresa eller en gång i månaden) måste en utgiftsrapport skapas. Öppna huvudpanelen i Expenses app, som visar My Expenses`panelen som standard. Alternativt kan du navigera till :menuselection:`Expenses app –> My Expenses –> My Expenses.

Utläggen är färgkodade efter status. Utlägg med statusen To Report (utlägg som fortfarande måste läggas till i en utgiftsrapport) visas med blå text. Alla andra statusar (To Submit, Submitted och Approved) visas med svart text.

Skapa utgiftsrapporter

Välj först varje önskad utgift som ska läggas till i rapporten på instrumentpanelen My Expenses genom att markera kryssrutan bredvid varje post, eller välj snabbt alla utgifter i listan genom att markera kryssrutan bredvid kolumnrubriken Expense Date, om det behövs.

Ett annat sätt att snabbt lägga till alla utgifter som inte finns på en utgiftsrapport är att klicka på knappen Create Report, utan att välja några utgifter, så väljer Odoo automatiskt alla utgifter med status To Submit som inte redan finns på en rapport.

Observera

Alla utgifter kan väljas från listan My Expenses, utom utgifter med status Approved.

Knappen Create Report är synlig så länge det finns minst en utgift i listan med status antingen To Report eller To Submit.

När du klickar på knappen Create Report visas alla utgifter med status To Submit som inte finns på en annan utgiftsrapport i den nyskapade utgiftsrapporten.

Om alla utlägg i rapporten My Expenses redan är associerade med en annan utgiftsrapport visas ett popup-fönster med Invalid Operation där det står You have no expenses to report.

När utgifterna har valts klickar du på knappen Create Report. Den nya rapporten visas med alla utgifter listade på fliken Expense. Om det finns ett kvitto kopplat till en enskild utgift visas en (gem)-ikon mellan kolumnerna Kund till vidarefakturering och Objekt fördelning.

När rapporten skapas visas datumintervallet för utläggen som standard i fältet Expense Report Summary. Vi rekommenderar att du redigerar det här fältet med en kort sammanfattning för varje rapport för att hålla utgifterna organiserade. Ange en beskrivning för utgiftsrapporten, t.ex. ”Kundresa NYC” eller ”Kontorsmaterial för presentation”, i fältet Expense Report Summary.

Fälten Employee, Paid By och Company anpassas automatiskt till den information som anges på de enskilda utläggen.

Välj sedan en Manager i rullgardinsmenyn för att utse en chef som ska granska rapporten. Uppdatera vid behov fältet Journal med hjälp av rullgardinsmenyn.

Om vissa utgifter saknas i rapporten kan de ändå läggas till från detta rapportformulär. Klicka på Lägg till en rad längst ner på fliken Utgifter.

Ett Add: Expense Lines” visas och visar alla tillgängliga utgifter (med statusen :guilabel:`To Submit) som kan läggas till i rapporten.

Om du behöver lägga till en ny utgift som inte visas i listan klickar du på Ny för att skapa en ny utgift och lägga till den i rapporten.

Markera kryssrutan bredvid varje kostnad som ska läggas till och klicka sedan på Välj.

Popup-fönstret försvinner och posterna visas nu i rapporten.

Observera

Utläggsrapporter kan skapas på en av tre platser:

1. Navigera till huvudpanelen i Expenses app (även tillgänglig via Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses)

2. Navigera till Utgiftsappen ‣ Mina utgifter ‣ Mina rapporter

3. Navigera till :menyval:`Utgifter app --> Utgiftsrapporter`

I någon av dessa vyer klickar du på New för att skapa en ny utgiftsrapport.

Skicka in utgiftsrapporter

När en utläggsrapport är klar är nästa steg att skicka rapporten till en chef för godkännande. För att visa alla utläggsrapporter, navigera till Utläggsappen ‣ Mina utlägg ‣ Mina rapporter. Öppna den specifika rapporten från listan över utläggsrapporter.

Observera

Rapporterna måste lämnas in individuellt och kan inte lämnas in i omgångar.

Om listan är stor kan det vara bra att gruppera resultaten efter status, eftersom endast rapporter med statusen To Submit behöver skickas in, medan rapporter med statusen Approved eller Submitted inte behöver skickas in.

Utgifter som är To Submit identifieras genom statusen To Submit och genom blå text, medan all annan utgiftstext visas i svart.

Observera

Statusen för varje rapport visas i kolumnen Status. Om kolumnen Status inte är synlig klickar du på ikonen (additional options) i slutet av raden och markerar kryssrutan bredvid Status i rullgardinsmenyn som visas.

Klicka på en rapport för att öppna den och klicka sedan på Submit To Manager. När du har skickat in en rapport är nästa steg att vänta på att chefen ska godkänna den.

Viktigt

Approving expenses, posting expenses, and reimbursing expenses are only for users with the appropriate access rights documentation.