Bezoekers¶
In the Odoo Frontdesk application, a visitor is defined as any non-employee (e.g., repair person, job candidate, etc.). These visitors can be logged upon arrival and departure for security purposes. This ensures an accurate list of people on the premises.
Bezoekerslijst¶
Navigeer naar om een volledige lijst van ingecheckte bezoekers te openen.
Notitie
Standaard verschijnen de filters Gepland of ingecheckt en Vandaag in de Zoeken… balk.
Alle bezoekers worden weergegeven in een lijstweergave met de volgende gegevens die bij het inchecken zijn ingevoerd:
Naam: de naam van de gast.
Bedrijf bezoeker: het bedrijf dat de gast vertegenwoordigt.
Telefoon: het telefoonnummer van de gast.
Drankjes*: het drankje dat de gast heeft aangevraagd.
Gastheer: wie de gast wil ontmoeten.
Inchecken: de datum en tijd waarop de gast is ingecheckt.
Checkout*: the date and time the guest checked out. In the default view, only guests with a Checked-In or Planned status are visible. Guests with check-out times are only visible if the Today filter is not active.
Duur: de hoeveelheid tijd dat de gast is ingecheckt.
Station: de locatie waar de gast is ingecheckt.
Status: the status of the guest. The options are Checked-In, Planned, Checked-Out, or Canceled.
E-mail*: het e-mailadres van de gast.
* These fields are not visible in the default Visitor list. These must be enabled using the (settings adjust) icon in the top-right of the list.
Helemaal rechts van de kolommen met titels op de pagina Bezoekers staat een kolom zonder titel, waar de status van een gast kan worden bijgewerkt.
Klik wanneer een gast vertrekt op de beschikbare knop Uitchecken om het record van de gast bij te werken en de datum en tijd dat ze vertrokken zijn te registreren.
If a scheduled guest arrives, and they did not check in using the Frontdesk kiosk, they can be checked in here, by clicking the available Check in button to log the date and time they arrived.
Naast de kolom zonder titel voor de status verschijnt een knop Drankje geserveerd, maar alleen als die specifieke bezoeker een drankje heeft aangevraagd.
Klik wanneer hun drankje is geserveerd op de knop Drankje geserveerd om aan te geven dat het drankje aan de gast is bezorgd. Zodra erop is geklikt, verdwijnt die knop.
If any column is not visible, or if a visible column is preferred to be hidden, click the (additional options) icon, located at the end of the column name list. Doing so, reveals a reveals a drop-down menu of column options to enable or disable. A (check) icon indicates the column is visible.
Geplande bezoekers¶
Enter expected guest information in advance by creating a planned guest in the Frontdesk app.
Een geplande gast aanmaken door naar te gaan en op Nieuw te klikken. Voer vervolgens dezelfde informatie in als bij elke andere bezoeker op het gastformulier dat verschijnt. De enige verplichte velden zijn de Naam van de bezoeker en het Station waar ze naar verwachting zullen aankomen.
Belangrijk
If a guest is planned in advance, they must be checked in from the list on the Visitors page in the Frontdesk application (). If a planned guest checks in using a kiosk, they will be checked in separately, and their planned visitor entry remains listed as Planned.
De Gepland status van een geplande gast verandert alleen in Ingecheckt wanneer ze binnen de Bezoekers lijst van de applicatie worden ingecheckt.
Als een gast incheckt via een kiosk, controleer dan of alle gegevens actueel zijn en of de lijst van gasten die momenteel op locatie zijn correct is. Zorg ervoor dat de juiste invoeren in- en/of uitgecheckt worden, zodat de bezoekerlijst correct weergeeft wie er momenteel op het terrein is.
Zorg ervoor dat geplande gasten geïnformeerd worden dat ze niet moeten inchecken via de kiosk als ze van tevoren als geplande gast zijn vermeld.
Bezoekersflow¶
Bezoeker inchecken¶
When a visitor arrives at a facility, they approach a Frontdesk kiosk, and click Check in. The information requested from the visitor is what was configured for that specific Frontdesk station. If any information is required, the field displays a red asterisk (*). The visitor must enter the required information in order to check in.
Zodra alle informatie is ingevoerd, tikt de bezoeker op de Inchecken knop.
Notitie
Als er op enig moment tijdens het incheckproces tien seconden verstrijken zonder selectie, keert de kiosk terug naar het hoofdwelkomstscherm.
Dranken¶
Als er dranken zijn geconfigureerd voor het station, wordt na het tikken op Inchecken een registratiebevestigingsscherm geladen, samen met de vraag: Wil je iets drinken?
De bezoeker kan op Ja, graag of Nee, dank je tikken.
If they select Yes, please, a drink selection screen appears, and the pre-configured options are listed. The visitor then taps the desired selection, or, if they do not want anything, they can tap the Nothing, thanks button at the bottom of the screen.
Als er een drankje is geselecteerd, verschijnt een Dank je voor het registreren! Je drankje is onderweg.-bericht.
Meldingen¶
Zodra de bezoeker is ingecheckt, wordt de persoon die ze bezoeken, en alle andere gebruikers die zijn geconfigureerd om te worden geïnformeerd wanneer check-ins bij de kiosk plaatsvinden, op de hoogte gebracht. De melding wordt verzonden via e-mail, sms-bericht, een Chat-gesprek, of een combinatie van deze drie opties.
If the visitor requested a drink, the user(s) configured as the People to Notify on the drink form, are notified, via the Discuss application. The message that appears is: (Visitor Name) just checked-in. They requested (Drink Name).
Zodra het drankje bij de gast is afgeleverd, is de persoon die het drankje heeft bezorgd verantwoordelijk voor het markeren van het drankje als afgeleverd.
Om een drankje als afgeleverd te markeren, navigeer je naar , en kies je de gewenste stationkaart met (#) Te serveren drankjes.
Dit opent een lijst van alle bezoekers die zijn ingecheckt bij dat station en wachten op een drankje. Klik op de knop Drankje geserveerd aan het einde van de regel voor de bezoeker die is bediend. Zodra ze zijn gemarkeerd als ontvanger van hun drankje, verdwijnt de bezoeker uit de lijst.
Uitchecken¶
Zodra de bezoeker zijn of haar zaken heeft afgerond en het pand heeft verlaten, is het belangrijk om ze uit te checken voor nauwkeurige administratie.
Om bezoekers correct uit te checken, navigeer je naar , en kies je de gewenste stationkaart met (#) Te serveren drankjes. Dit opent een lijst van alle bezoekers die momenteel zijn ingecheckt bij dat station.
Klik op de knop Uitchecken aan het einde van de regel voor de bezoeker die is vertrokken. Zodra ze zijn gemarkeerd als uitgecheckt, verdwijnt de bezoeker uit de lijst.
Belangrijk
Visitors do not check themselves out when they leave. It is important for Frontdesk users to check out visitors for accurate record keeping.
Zorg altijd voor een nauwkeurige lijst van wie er op elk moment op het terrein aanwezig is. Dit is belangrijk voor beveiligingsdoeleinden en in geval van nood.